Conducció de reunions

Un conflicte mal resolt pot posar en risc el resultat de la reunió. Certament, quan se'n convoca una, es fa amb la voluntat d'assolir un objectiu. Hi ha, però, situacions en què cal valorar si continuar la reunió és més profitós que aturar-la.

Per exemple, podem trobar-nos que:

• Manquen persones clau per a la presa de decisions.
• Es necessita informació addicional.
• Cal temps per valorar alternatives que han sorgit en el transcurs de la reunió.
• S'ha esgotat el temps.
• El nombre elevat de persones que componen el grup dificulta l'operativa i es pot delegar a un grup més petit.
• S'han esgotat tots els recursos per fomentar la participació activa dels/de les participants i no s'aconsegueix (resistència passiva).
• El grau de conflicte augmenta.

Una reunió és, doncs, un bon marc en què posar sobre la taula diferents punts de vista, interessos diversos i posicions particulars. És un camp de cultiu ideal per a la discrepància.

Lluny de provar d'evitar la discrepància, una bona conducció de la reunió ha de permetre que aquesta discrepància enriqueixi, amb aportacions plurals, el contingut de les reunions, per permetre així que els objectius s'assoleixin havent valorat un ampli ventall de possibilitats.

El límit està, però, en el moment que aquestes discrepàncies deriven en conflicte. En aquests casos, el moderador ha de poder disposar de les eines necessàries per gestionar la situació i vetllar perquè es mantingui el procés i s'assoleixin els resultats esperats. Cal actuar de manera assertiva.

Un dels primers indicadors que poden suggerir l'aparició d'un possible conflicte són els comportaments dels assistents. Cal estar especialment atent quan s'hi observin:

• Intervencions amb l'objectiu de dominar la dinàmica de la reunió.
• Intervencions per bloquejar els temes que es tracten.
• Personalitzar en excés, tant en la narració com en els exemples.
• No escoltar i/o tallar reiteradament els/les altres participants.
• Inflexibilitat.
• Incorporar elements col·laterals per apartar l'atenció sobre el tema principal.
• Atacar o culpabilitzar terceres persones.
• Treure les situacions de context.

En aquestes situacions, caldrà reconduir la situació posant en pràctica les eines proposades anteriorment.

El conflicte es pot originar tant entre els/les participants com entre les expectatives del moderador i els participants.

A continuació es proposen algunes actuacions per desactivar fases inicials de conflictes eventuals:

• Augmentar la participació del grup.
• Incentivar-ne l'interès i la implicació.
• Contrarestar participants que proven de dominar el grup.
• Aclarir aportacions i idees.
• Desequilibrar la neutralitat del facilitador.
• Desqualificacions.
• Prevenir propostes ignorades.
• La dinàmica s'allunya del procés previst.
• Impasse o atzucac.
• Interrupcions a la dinàmica.
• Participants alterats.
• Discussions pujades de to.
• Converses paral·leles.

Si sentim que el conflicte se'ns escapa de les mans i la reunió es fa ingestionable, es recomana aturar-la i tractar-ho en privat amb les parts implicades.