3. Reunions de llarga durada o amb necessitats especials

Quan es preveu reunions de llarga durada, és recomanable optar per un espai allunyat de l'entorn habitual.

Canviar de planta, d'edifici o, fins i tot, sortir de la ciutat permetrà a les persones participants:

  • Major concentració, ja que no hi ha interrupcions o distraccions per temes de rutina diària.
  • Major planificació, perquè caldrà preveure el desplaçament.
  • No encadenar o realitzar vàries activitats alhora (evitarà els coneguts «surto un moment»).
  • Trencarà la rutina, en no tractar-se d'un espai «habitual».

Les reunions celebrades en espais no habituals precisaran d'una feina prèvia de logística:

  • Informar adequadament de l'accessibilitat els participants.
  • Preveure, si s'escau, disponibilitat d'aparcament o accés en transport públic.
  • Garantir que hi ha tot el material necessari abans de l'inici de la sessió.
  • Verificar que es compta amb els mitjans tecnològics necessaris, o que els que es porta són compatibles amb els equipaments de la sala.
  • Identificar la persona responsable per al suport tecnològic, per si fos necessari.
  • Horari i persones de suport per a eventualitats.
  • Preveure les pauses per al cafè o dinar, si s'escau. Màquines de vending, cafès i/o restaurants propers, catering.
  • Recollida del material sobrant.

En el cas d'actuacions singulars (com la presentació d'un gran projecte, una trobada anual o una conferència nacional/internacional), l'espai ha de ser adequat a la dimensió i repercussió de l'esdeveniment.

Cal valorar la inversió en funció del retorn en imatge, de la credibilitat, de la solvència, etc. L'entorn no garanteix el resultat, però predisposa a una determinada actitud.

En aquest sentit, les activitats outdoor proporcionen un canvi en la definició clàssica de les reunions i uneixen els participants mitjançant activitats lúdiques que afavoreixen un ambient més proper i amistós i generen, en molts casos, millors resultats en finalitzar la reunió.

Consisteixen en jocs de rol, esports d'aventura, balls, jocs d'equip, etc., que se solen realitzar, normalment, en plena natura, i sovint duren un cap de setmana o més, depenent del tipus de reunió i dels resultats que es pretenguin aconseguir. Permeten a les persones conèixer els seus seves companys de treball en contextos diferents del laboral i relaxen l'ambient en les reunions de treball.

El lloc importa. Ni tots els espais de reunió són apropiats per a totes les dinàmiques ni totes les dinàmiques són apropiades per a cada lloc. Quan allò important és l'agenda, caldrà garantir el lloc més adient per portar-la a terme. Si l'indret és una limitació, caldrà ser realista en el disseny de la conducció. L'entorn no garanteix el resultat, però predisposa a una actitud determinada.