Mapa conceptual
Qualsevol projecte es pot veure condicionat per un nombre molt divers de factors: des de l’experiència prèvia dels que l’han d’executar a la climatologia, la situació política o l’actitud de les persones que són destinatàries del seu resultat.
No obstant, els experts tradicionalment han distingit tres d’aquests factors que constitueixen condicionants comuns a qualsevol projecte:
-
La temporització, ja que tot projecte té un moment d’inici i ha de ser finalitzat en un moment determinat.
-
Els recursos, ja que per executar un projecte disposarem normalment d’uns recursos concrets (econòmics, materials, humans) assignats a aquesta finalitat.
-
L'abast, és a dir, la dimensió del treball i les característiques d’allò que es vol aconseguir, tant en termes quantitatius com qualitatius.
Si combinem aquests tres condicionants amb la característica essencial de singularitat dels projectes, obtindrem un esquema que mostra l’equilibri que cal mantenir durant tot el desenvolupament del projecte.
Triangle de condicionants dels projectes
La modificació de qualsevol dels vèrtexs d’aquest triangle de condicionants suposarà una modificació en el projecte que volem executar.
Si és necessari reduir el termini d'execució d'un projecte però no es vol alterar el seu abast, probablement serà necessari aplicar-hi més recursos i, per tant, s’incrementaran els costos. És el cas que es produeix quan s’incorpora més personal a l’equip de treball per escurçar terminis.
Si durant l’execució del projecte es replanteja el seu abast, és probable que es modifiquin també els costos i que calgui canviar també els terminis (almenys s’haurà de redissenyar la planificació i la programació).
I finalment, si en qualsevol moment ens diuen que comptem amb menys recursos dels que havíem planificat inicialment, amb tota seguretat haurem de reduir l’abast o ampliar els terminis del projecte (si això és factible).
Tot i la seva singularitat i característiques particulars, hom pot comprovar que els projectes segueixen un cicle de vida que els experts han estandarditzat, amb petits matisos i variacions.
Aquests cicle de vida facilita la planificació, en determinar unes grans fases que podem aplicar a tota mena de projectes. Aquestes fases són:
És el moment en què es defineixen el problema o l’oportunitat que s’ha de resoldre i el resultat general que es vol assolir (la qual cosa constitueix la missió del projecte). També es tenen en compte els condicionants generals del projecte i es defineix l'estratègia general amb què es durà a terme.
Durant aquesta segona fase és quan es concreta de quina manera s'assolirà la missió, quins seran els objectius detallats del projecte i les activitats i tasques per desenvolupar. La planificació serveix per dibuixar el full de ruta del projecte, tan detallat com sigui possible amb la informació disponible, i inclou una activitat específica, que és la programació del projecte. Així mateix, durant la planificació s’han de definir mecanismes per actuar davant dels fets que poden alterar aquest full de ruta inicial, de forma que, tot i que succeeixin, puguem assolir igualment el resultat esperat amb la menor alteració possible pel que fa a temps i costos.
La implementació és la fase durant la qual passem a l’acció: els plans i les previsions s’executen per poder aconseguir el resultat esperat. Aquesta fase té dues etapes que és aconsellable desenvolupar en paral·lel:
-
Execució, que correspon a la realització material per l’equip de treball (o per col·laboradors externs) de les activitats programades.
-
Control, que és un conjunt de processos específics que serveixen per obtenir informació del desenvolupament del projecte (monitorització), contrastar-la amb la planificació i determinar si són necessaris ajustaments o reorientacions per evitar situacions no desitjades: que l’objectiu final estigui en perill o que s’alteri negativament el triangle de factors clau del projecte (recordem: temps, recursos i abast).
La fase de tancament és també un moment molt important en el procés de desenvolupament d’un projecte. No es redueix al lliurament del resultat als seus destinataris, sinó que inclou aspectes com el tancament administratiu i l’avaluació del projecte.
Fases d'un projecte
Un cas típic que respon a aquesta successió de fases pot ser la realització d'una obra pública.
-
La iniciació correspondria al plantejament inicial de la necessitat, l'avaluació d'alternatives pels serveis tècnics i l'elecció per l'òrgan de govern corresponent d'una aquestes solucions (sovint a partir d'un avantprojecte). També inclouria la decisió d’utilitzar recursos propis o externs per elaborar els projectes bàsic i executiu i per executar materialment l'obra i la definició dels processos de comunicació i participació veïnal que es considerin adequats.
-
En un projecte d’obres, la planificació es pot assimilar a l'elaboració del projecte bàsic i del projecte executiu, documents tècnics que contenen la programació i la major part del que necessitem per planificar l'obra: especificacions tècniques, objectius, definició de qualitats, activitats i tasques, cronograma, pressupost, etc. En el cas que s’utilitzin recursos externs, també formaria part de la fase de planificació el procés de contractació de l'execució de l'obra.
-
La implementació seria l'execució material de l'obra, si s’escau, per part de l'adjudicatari del contracte corresponent. S'ha de remarcar que és aconsellable que el control del projecte romangui en mans de l'Administració a través dels seus serveis tècnics especialitzats, fins i tot en el cas en què es contracti externament la direcció de l'obra.
-
La fase de tancament, finalment, inclouria l'acte de recepció de l'obra per part de l'Administració, amb la conformitat prèvia amb les especificacions del projecte i del contracte d'obra. Però no s'hauria de limitar a això, sinó que també hauria de comportar una activitat d'avaluació del projecte conjunt i dels resultats assolits (per exemple, amb relació als costos i els temps previstos inicialment).
En la majoria de casos, aquestes fases estandarditzades tenen un caràcter seqüencial i estan separades per alguna forma de transferència d'informació o d'un producte material (resultats intermedis o lliuraments).
Els moments en què es produeixen aquests lliuraments (avantprojecte, projecte bàsic, projecte executiu, contracte d’obra, certificacions parcials…) acostumen a ser bones oportunitats per dur a terme accions de control del treball fet i del grau d'assoliment dels objectius.
Amb això aconseguirem iniciar la fase o etapa següent amb informació real del desenvolupament del projecte, podrem actualitzar la planificació i, si s'escau, prendre mesures correctives, la qual cosa ajudarà a reduir la incertesa que acompanya el projecte.
Ocasionalment, pot succeir que al final d'una fase o etapa qui té l'autoritat sobre el projecte decideixi donar-lo per acabat, en funció de la informació d'execució de què es disposa, si és que es valora que existeix un risc massa alt de no assolir el resultat esperat o de fer-ho amb desviacions negatives massa importants pel que fa a temps, cost o abast.
En ocasions, les organitzacions que desenvolupen projectes amb característiques semblants defineixen cicles de vida estandarditzats per a tots els seus projectes, la qual cosa en facilita la gestió.
Amb tot, malgrat que es tingui com a referència una successió normalitzada de fases, la planificació i la programació s’han d’adaptar a les característiques específiques de cada projecte.
Totes les consideracions que hem fet fins ara respecte als condicionants, les característiques i el cicle de vida dels projectes són completament aplicables als projectes que es desenvolupen en el context de l’Administració local.
Amb tot, com hem vist en alguns exemples, existeixen algunes particularitats que condicionen la gestió de projectes a l’Administració.
Com es recull a l’article 1 del Reglament d'obres, activitats i serveis dels ens locals (ROAS), l’acció administrativa dels ens locals es desenvolupa sobre una estructura de matèries acotada: obres públiques, intervenció administrativa de l’activitat dels ciutadans, foment i establiment i gestió de serveis públics.
Formes d'acció dels ens locals
Típicament, les obres públiques són projectes. Però també hi pot haver projectes en qualsevol de les altres formes d’acció:
| Formes d’acció dels ens locals | Exemples de projectes |
|---|---|
| Obres | Qualsevol obra pública, tant d’urbanització com ordinària |
| Intervenció administrativa | Elaboració i aprovació d’una ordenança o d’un instrument de planejament |
| Foment | Confecció i aprovació de les bases específiques reguladores d’unes subvencions |
| Establiment i gestió de serveis | Establiment d’un servei públic local o modificació de la seva forma de gestió |
Amb tot, cal tenir en compte que l’Administració és un entorn de treball altament regulat. Tot i que cada projecte s’hagi d’estudiar i executar atenent les seves singularitats, molts aspectes no queden a la lliure decisió de la direcció, sinó que estan condicionats per formes d’actuació disposades per molt diverses normes (com el Reglament d'obres, activitats i serveis dels ens locals que hem esmentat anteriorment).
Molts projectes s’hauran d’adaptar o almenys hauran de tenir en compte les fases de desenvolupament del procediment administratiu comú (iniciació, ordenació, instrucció i finalització), cadascuna de les quals amb situacions i activitats també regulades.
Per altra part, la forma de gestió dels projectes es veu condicionada a l’Administració local pel fet que les formes d’organització del treball estan orientades a les operacions i no als projectes.
En una organització normalment es realitzen diferents tipus de treballs, que s'agrupen en dos grans tipus:
-
Operacions, que són els processos orientats a la producció contínua de béns o serveis.
-
Projectes, que com s'ha vist són processos únics i acotats temporalment.
Tradicionalment, les administracions s’han organitzat tenint en compte les necessitats estables de les operacions, ja que aquestes absorbien la major part del temps i dels recursos. A més, l’Administració pública sempre ha procurat ser estable i predictible, per tal de donar seguretat jurídica a totes les parts interessades. És per això que el model organitzatiu absolutament dominant és el jeràrquic i funcional: estructures estables organitzades verticalment, amb comandaments i subordinats, i horitzontalment, en àmbits i llocs de treball especialitzats funcionalment.
En canvi, els projectes han constituït habitualment excepcions en la forma de treballar, i molt sovint la seva gestió provoca disfuncions entre aquelles estructures estables i força rígides i les necessitats de flexibilitat i singularitat dels projectes.
Els departaments de personal estan molt preparats per fer una gestió ordinària d’operacions, com el pagament de la nòmina mensual, el tractament de les baixes per malaltia o altres aspectes quotidians, però poden trobar més dificultat amb la seva organització i forma de funcionament ordinari per fer la valoració de llocs de treball, dissenyar un sistema de retribució variable vinculat a resultats o elaborar un pla de formació. En molts d’aquests casos és freqüent haver de buscar suport extern.
Tret d’algunes excepcions, com succeeix en ocasions en els departaments d’urbanisme i obres, les persones que han de gestionar projectes han de tenir present el fet que l'estructura organitzativa de l'entitat està pensada per treballar amb operacions, no amb projectes. Així, les persones que integrin l’equip de treball tindran les seves comeses habituals i dependran dels seus comandaments formals; l’estructura organitzativa i els processos de treball continuaran funcionant durant el termini d’execució del projecte. Aquest i altres aspectes hauran de ser considerats per minimitzar els conflictes que puguin sorgir i assegurar l’èxit del projecte sense alterar el funcionament normal de l’Administració.
En aquest mòdul has pogut treballar els conceptes bàsics que t’ajudaran a identificar un projecte i a encarar correctament com gestionar-lo.
En primer lloc, has vist que els projectes són processos de treball únics que hom realitza per tal d’aconseguir un objectiu.
El fet que siguin processos únics comporta que es trobin condicionats per tres factors: la temporització que es fixa per dur-los a terme, amb un inici i un acabament previstos; els recursos que es preveu dedicar-hi, i l’abast de les activitats que es faran, tant en termes quantitatius com qualitatius.
A més, s’ha explicat que els projectes es caracteritzen, a diferència d’altres formes de treballar, per la seva singularitat, és a dir, que cadascun d’ells s’ha de plantejar cada vegada des de zero tenint en compte les circumstàncies concretes en què es desenvoluparà i un cert grau d’incertesa, i per la temporalitat.
Cal recordar, per altra banda, que un projecte no es defineix per la seva dimensió o per la seva complexitat: els projectes poden tenir una durada molt llarga o curta, poden consumir molts recursos o molt pocs. La grandària no defineix el projecte: ho fan la singularitat i la temporalitat.
Més endavant has comprovat que els projectes acostumen a ordenar-se en unes fases estandarditzades o cicle de vida: iniciació, planificació, implementació i tancament.
Per acabar aquest mòdul has repassat alguns trets particulars dels projectes quan es realitzen en l’Administració local. En primer lloc, es veuen condicionats per les formes d’actuació típiques de l’Administració (obres, intervenció administrativa, foment i serveis). També es desenvolupen en un entorn molt regulat per normatives, tant locals com superiors. I per acabar, els projectes a l’Administració es fan en organitzacions majoritàriament orientades a l’operació continuada i no al treball singular.
DIVERSOS AUTORS (2017). Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos. Guía del PMBOK ®. 6a. edició. Newton Square, Pennsilvània: Project Management Institute.
DIVERSOS AUTORS (2018). UNE-ISO 10006. Gestión de la calidad. Directrices para la gestión de la calidad en los proyectos. Madrid: AENOR.
SERER, M. (2001). Gestión integrada de proyectos. Barcelona: Edicions de la Universitat Politècnica de Catalunya.