Gestió de projectes

Recurs elaborat per la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.

Creative Commons Reconeixement-NoComercial-SenseObraDerivada 4.0 Internacional

Una vegada conclosa la fase de planificació, és necessari dur els seus resultats a la pràctica i materialitzar el projecte tal com s'ha previst. L'objectiu del projecte és obtenir uns resultats esperats, i per això cal executar els processos previstos en la fase de planificació i les tasques incorporades a la programació.

Podem dir que la fase d’execució del projecte es desenvolupa en dos vessants que s’han de realimentar constantment:

• l’execució material de la programació i
• la direcció de l’execució del projecte.

L'execució material d’un projecte correctament planificat no hauria de comportar en principi dificultats si es compta amb els recursos adients en el moment adequat i si les persones realitzen els treballs que els han estat assignats.

Tot i això, sempre existeixen factors no previsibles, esdeveniments accidentals o situacions que no havien estat anticipades adequadament per manca d’informació suficient o simplement per errors en les previsions.

A més, els riscos previstos en la planificació es poden transformar en situacions reals, la qual cosa farà que la direcció del projecte hagi d’implantar accions de correcció dels seus efectes i d’adaptació de la planificació i la programació a la nova situació.

És per això que, paral·lelament a l’execució de les tasques previstes, una correcta gestió del projecte implica que la direcció (i segurament alguns altres membres de l’equip) haurà d’executar altres processos, que seran els que ajudaran a evitar o a minimitzar l’efecte de tot allò que podria succeir i provocar desviacions respecte als objectius.

En primer lloc, la direcció del projecte ha d’actuar com a tal i ha de dirigir l’execució fent algunes accions específiques.

A més, haurà de tenir cura que, d’acord amb allò planificat:

• Es gestiona la qualitat.
• Es disposa dels recursos i s’utilitzen.
• Es dirigeix i es desenvolupa l’equip de treball.
• Es gestionen les comunicacions.
• Es respon als riscos quan aquests es materialitzen.
• S’adquireixen els recursos externs necessaris.
• Es gestiona la relació amb les parts interessades.

Vegem amb més detall alguns aspectes importants d’aquests processos.

En primer lloc, la direcció del projecte té la responsabilitat de vetllar perquè el conjunt de recursos assignats al projecte, inclosos l’equip de treball i els proveïdors externs que puguin existir, actuïn d’acord amb allò previst de forma harmònica.

Així, la persona responsable del projecte, amb visió de conjunt i amb certa perspectiva, ha de:

• Dirigir i gestionar la integració de tots els processos de treball previstos en la planificació del projecte.
• Coordinar i supervisar les diferents tasques per tal que s’orientin en tot moment a l’assoliment de l’objectiu final.

Per això ha de tenir informació completa i actualitzada de l’execució del projecte i capacitat d’incidir en qualsevol dels processos i de les tasques que inclouen. Amb això s’aconsegueix que la planificació es vagi materialitzant progressivament.

Però la direcció no és només coordinació de tasques. Recordem que el projecte es desenvolupa sempre amb un determinat grau d’incertesa i que poden succeir esdeveniments no previstos inicialment.

Durant la fase d’execució, la direcció també ha de gestionar el coneixement que es va generant sobre el projecte i ha de saber interpretar la informació que va rebent de cada procés per tal de poder actuar sempre que sigui convenient de la forma més adequada; si escau, reformulant la planificació per tal d’adaptar-la a les circumstàncies concretes.

Vegem tot seguit els aspectes més importants dels altres processos de la fase d’execució del projecte.

Com hem vist, l’execució del projecte no és només l’execució de les tasques previstes a la programació, sinó també d’altres processos complementaris que, en conjunt, garanteixen que el projecte avança cap a l’assoliment dels seus objectius.

En els apartats següents s’explica breument en què consisteix cadascun d’aquests processos.

La gestió de la qualitat durant l’execució del projecte consisteix a aplicar les accions previstes per assolir els nivells de qualitat previstos per a totes les tasques programades i per a tots els resultats del projecte. Això comporta:

• Garantir que tots els lliurables que resulten de les diferents tasques s’obtenen amb les característiques previstes a les especificacions.
• Assegurar que s’apliquen mecanismes per al tractament adequat de tots els productes i totes les tasques que no resultin conformes a les especificacions i els requisits formulats, de manera que no arriben al destinatari del projecte.
• Detectar i aplicar possibles millores dels processos de treball per tal d’assolir millors resultats.

Cada membre de l’equip ha de vetllar perquè els tasques que executa i els resultats que obté s’adeqüen a les especificacions de qualitat previstes.

Durant l’execució cal dur a terme les accions adients per aconseguir que el projecte disposi en tot moment dels recursos necessaris per al seu desenvolupament d’acord amb el que es preveu a la planificació.

Això implica assegurar que es compta amb els equips humans, els recursos materials, les instal·lacions i els estris, els equips informàtics, els subministraments, etc. en el moment i la forma adequats.

Quan la mateixa organització no disposa d’algun d’aquests recursos, s’haurà de procedir a la seva adquisició externa.

S’hauran de tenir en compte, com ja hem vist en la fase de planificació, les peculiaritats que en l’entorn de l’Administració local comporta disposar dels recursos necessaris per al projecte:

• L’adquisició de recursos externs ha de seguir els camins previstos per la normativa en matèria de contractació i de gestió del pressupost.
• L’obtenció de recursos propis també haurà de preveure els condicionants que imposa l’estructura jeràrquica i funcional de les administracions.

Sovint, obtenir recursos comportarà negociar.

S’ha de recordar que la programació del projecte és un procés que equilibra el temps demanat per a l’execució de les tasques en l’ordre més adient i amb els recursos disponibles. Per això, qualsevol dificultat a disposar dels recursos previstos implicarà normalment una alteració de l’equilibri pel que fa a l’abast o el temps del projecte. Sempre que sigui possible, s’han de reservar els recursos en la fase de planificació.

Una de les funcions clau de la direcció del projecte és procurar que l’equip de treball executi les accions previstes de la forma més eficient. Aquest objectiu no depèn tan sols de supervisar les tasques de l’equip, sinó especialment d’aconseguir un grau de motivació que faci que les persones que l’integren assumeixin com a propis els objectius generals i el nivell de qualitat compromès.

La direcció de l’equip de treball consisteix a fer el seguiment de l’execució de les tasques assignades a cada persona que integra l’equip donant orientacions sempre que sigui necessari i ajudant a resoldre els problemes que sorgeixin. En ocasions, implicarà també fer canvis en l’equip, com modificar l’assignació de tasques o fins i tot la seva composició.

Però, a més, la persona responsable del projecte ha de vetllar per millorar les competències professionals de l’equip. Això és el que es coneix com a desenvolupament del l’equip de treball, i requereix procurar que hi hagi unes bones relacions de cooperació i un treball conjunt i generar un clima laboral positiu i motivador.

La gestió de l’execució del projecte ha de garantir també que la informació que es va generant a mesura que aquell es desenvolupa, es capta, es registra, es distribueix (tant internament com externa) i s’emmagatzema de forma que fa possible la correcta aplicació de la planificació i l’actuació davant de la materialització de riscos. També ha de preveure que aquesta informació pugui ser utilitzada tant en el mateix projecte com en projectes futurs per a la millora de la gestió.

En tot cas, és important procurar que els membres de l’equip que ho necessitin tinguin les habilitats necessàries per comunicar-se (per exemple, dirigir o intervenir en reunions, fer presentacions o elaborar informes).

Així mateix, s’ha d’assegurar que la informació (sovint en registres informàtics o en documents específics del projecte) estigui disponible per a la consulta de les persones destinatàries.

Has pogut comprovar com en la fase de planificació s’ha insistit en la necessitat de preveure quins riscos poden afectar el desenvolupament del projecte i de preparar mecanismes de resposta (plans de contingències) en cas que acabin materialitzant-se.

Durant l’execució del projecte, la seva direcció ha de ser capaç d’activar, amb les autoritzacions que calguin, aquests plans de resposta per tal de minimitzar l’impacte que les incidències puguin tenir sobre el projecte.

Anteriorment has vist que la mateixa organització no sempre disposa dels recursos necessaris per poder executar totes les tasques previstes.

La gestió de l’execució del projecte necessitarà en aquests casos:

• Executar els processos de licitació o contractació menor adients per obtenir els subministraments, els serveis o l’execució de les obres necessàries. Amb aquests processos s’obtindran les proposicions adients dels licitadors i es podran adjudicar els contractes pertinents.
• Aplicar els contractes vigents vinculats amb el projecte, vetllant per què les prestacions adquirides compleixin amb els requisits i els condicions aprovades.

El darrer dels processos propis de la fase d’execució del projecte és la gestió de la relació amb les parts interessades, que consisteix a aplicar allò previst pel que fa a comunicar-se i treballar conjuntament, quan així correspongui, amb les diferents parts identificades.

També és necessari obtenir realimentació d’aquestes parts per tal de comprovar com evolucionen les seves expectatives amb relació al projecte, rebre possibles queixes o suggeriments i tractar aquests de forma constructiva.

Sempre que sigui necessari, cal mantenir converses i reunions amb les parts interessades, trametre informació i fer enquestes (que poden ser informals) sobre les seves percepcions amb relació al projecte.

En aquest mòdul s’han repassat diversos aspectes vinculats a la fase d’execució del projecte.

Per una banda, hem vist com en aquest moment de l’execució el treball es pot agrupar en dos grans blocs: l’execució material de la programació (la successió de tasques que generarà el resultat final) i el desenvolupament de diferents processos de gestió del projecte.

Entre aquests processos de gestió, distingim al seu torn entre la funció de direcció integradora del projecte, que implica la coordinació i supervisió de les diferents tasques per tal que totes s’orientin en tot moment a l’assoliment de l’objectiu final, i la gestió del coneixement del projecte, que consisteix a interpretar la informació que es rep de cada procés per tal de poder actuar sempre que sigui convenient de la forma més adequada i, si és convenient, reformular la planificació per adaptar-la a les noves circumstàncies.

A més d’aquests processos de direcció integradora o general del projecte, hem pogut repassar un seguit de processos vinculats a sengles vessants de la planificació del projecte:

• La gestió de la qualitat de les tasques i dels resultats que es van obtenint.
• La gestió dels recursos necessaris per tal de disposar-ne en el moment adequat.
• La direcció i el desenvolupament de l’equip de treball.
• La gestió de les comunicacions, tant internes com externes.
• La resposta als riscos quan aquests esdevenen reals.
• L’adquisició dels recursos externs que siguin adients.
• La gestió de la relació amb les parts interessades.

DIVERSOS AUTORS (2017). Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos. Guía del PMBOK ®. 6a. edició. Newton Square, Pennsilvània: Project Management Institute.

DIVERSOS AUTORS (2018). UNE-ISO 10006. Gestión de la calidad. Directrices para la gestión de la calidad en los proyectos. Madrid: AENOR.

SERER, M. (2001). Gestión integrada de proyectos. Barcelona: Edicions de la Universitat Politècnica de Catalunya.