Gestió de projectes

Tal com s’explica a la Guia dels fonaments per a la direcció de projectes. Guia del PMBOK, les persones responsables poden decidir l’inici d’un projecte en resposta a diferents factors que poden afectar la seva organització. Aquests factors s’agrupen en quatre categories fonamentals:

• Complir amb requisits reguladors, legals o socials.
• Satisfer sol·licituds o necessitats de parts interessades.
• Implementar o canviar estratègies de gestió o tecnològiques.
• Crear, millorar o reparar productes, processos o serveis.

Durant la fase d’iniciació es duen a terme dos processos clau:

• Definir clarament el problema que cal resoldre o el propòsit del projecte.
• Identificar detalladament les parts interessades.

El procés de definició del problema i els resultats del procés d’identificació i caracterització dels grups d’interès es recullen en un document denominat acta de constitució del projecte.

El correcte desenvolupament d’aquests dos processos de treball facilitarà una bona definició de l’abast i de l’estratègia de gestió del projecte.

Podem dir que, des d’una de les quatre categories esmentades de factors que poden motivar la seva posada en marxa, en general un projecte és una forma de respondre a un problema.

Cal esmentar que amb el terme problema no es fa referència necessàriament a una situació negativa, sinó a una situació que es vol transformar, a una oportunitat.

Per assegurar l’èxit d’un projecte és de gran importància fer una correcta definició del problema que es vol afrontar. D’aquesta definició dependran tots els processos posteriors en cadascuna de les fases del cicle de vida del projecte.

La definició del problema o oportunitat és molt important, tant si hem de fer un encàrrec a un tercer com si hem de respondre a un encàrrec que ens facin a nosaltres, situacions totes dues ben freqüents.

Per tal de fer una bona definició del problema que ha de resoldre el projecte, la persona responsable ha de comptar amb dues eines bàsiques:

• Dades, tan detallades com sigui possible, sobre tot allò que pugui afectar el problema en qüestió.
• Aplicació del seu judici tècnic expert, si s’escau, reforçat per les opinions qualificades d’altres persones que puguin fer aportacions significatives sobre el problema.

Molt sovint, des de les administracions locals, demanem informes, dictàmens o estudis previs a la realització de projectes que serveixen per conèixer opcions, alternatives tècniques o detalls de les condicions jurídiques o econòmiques que afecten un determinat projecte. Des de molts àmbits de la Diputació de Barcelona, per exemple, es col·labora amb els ajuntaments en aquest sentit.

Tant en una eina com en l’altra, la persona responsable normalment utilitzarà:

• Fonts documentals, com registres, informes, plans, etc.
• Informació derivada de relacions interpersonals a través d’entrevistes, reunions i similars.

Per altra part, s'ha de tenir en compte que existeixen diverses parts que es poden veure afectades pel projecte o que poden afectar el seu desenvolupament, a més de qui formula l’encàrrec.

Un aspecte clau que pot condicionar l’èxit del projecte és detectar quines són aquestes parts interessades, saber quines són les seves necessitats i expectatives i definir una estratègia per gestionar la relació amb cadascuna d’elles, tenint en compte de forma equilibrada els objectius del projecte i els seus interessos.

El risc que una gestió incorrecta de les parts interessades generi dificultats o fins i tot el fracàs del projecte disminuirà si el procés d’identificació es fa tan aviat com sigui possible, en la fase d’iniciació.

Per fer una bona identificació de les parts interessades en el projecte és convenient seguir les pautes següents:

1. Ser exhaustiu i pensar en totes les possibles parts interessades, no només en un conjunt o sector limitat.
2. Intentar detallar les parts tant com sigui possible. Per exemple, si en un determinat projecte hi ha diverses entitats ciutadanes o grups veïnals amb actituds i visions diferenciades, cal identificar cadascun d’ells per separat, no genèricament com a ciutadania. El mateix passa amb qualsevol altre sector (electes, personal, proveïdors, etc.).
3. Indicar per a cadascuna de les parts interessades les necessitats i expectatives amb relació al projecte i la seva capacitat d’influència sobre aquest, tant si és negativa com positiva.

Els resultats del procés d’identificació i caracterització dels grups d’interès també es recull com un apartat específic a l’acta de constitució del projecte.

El procés de definició del problema té com a sortida o resultat principal un document denominat acta de constitució del projecte.

L’acta de constitució del projecte és un document amb diferents finalitats:

• En primer lloc, recull de forma sintètica els aspectes clau del projecte: propòsit, objectius, enfocament metodològic, etc., de forma que puguin ser coneguts i validats per qui formula l’encàrrec i, si és necessari, per altres parts interessades. Aquesta informació pot servir també de base per a processos de comunicació relacionats amb la posada en marxa del projecte.
• Per altra banda, és útil per fer la contextualització del projecte en el conjunt de les actuacions que es duen a terme des de l’organització o des d’un àmbit determinat d’aquesta (plans, programes, etc.), procurant la coherència de totes elles.
• I finalment, serveix per formalitzar la conformitat de qui formula l’encàrrec amb el plantejament del projecte que en fa el seu responsable i per dotar aquest de l’autoritat mínima necessària per disposar dels recursos assignats.

El contingut de l’acta de constitució del projecte inclou almenys:

1. Propòsit del projecte, en resposta al problema (o oportunitat) plantejat.
2. Objectius generals i criteris que definiran l’èxit del projecte.
3. Requisits tècnics generals del projecte.
4. Descripció bàsica dels treballs per desenvolupar, abast d’aquests i resultats intermedis més importants que es produiran en el decurs del projecte.
5. Descripció dels riscos generals que poden afectar el projecte.
6. Condicionants temporals del projecte pel que fa a l’inici, l’acabament o la durada.
7. Dotació pressupostària inicialment prevista per al projecte, amb indicació de l’aplicació pressupostària i l’import.
8. Criteris per donar per finalitzat el projecte, especialment si n’hi pot haver abans de l’assoliment del resultat final desitjat.

Pel que respecta a la conformitat de qui formula l’encàrrec amb el plantejament general del projecte, el més aconsellable és que aquesta es formalitzi amb la signatura de l’acta de constitució.

En aquest mòdul has estudiat la fase d’iniciació dels projectes. Aquesta fase sovint és obviada en la gestió de projectes a favor de la planificació i de la programació, però és la que defineix les bases sobre les quals després es dissenyarà, s’executarà i s’avaluarà el projecte. Aquesta és la raó per la qual s’ha de dur a terme sistemàticament i de forma correcta.

D’una banda, has vist la necessitat de definir amb precisió el problema o l’oportunitat que genera la necessitat que ha de cobrir el projecte, utilitzant tant les dades disponibles sobre la qüestió com l’opinió i el judici d’experts en la matèria.

I d’una altra, has repassat la importància d’identificar totes les parts interessades en el projecte (a més de qui fa l’encàrrec) i de detectar quines són les seves necessitats, expectatives i capacitat d’influència amb relació a aquell.

Has après també que tots dos processos, la definició del problema per resoldre i la identificació de les parts interessades, es registren mitjançant un document que es denomina acta de constitució del projecte, que serveix a més com a base i punt de partida per a les fases posteriors i que ha de ser validat per l’òrgan que correspongui de l’organització.

A partir de les conclusions de la fase d’iniciació, podràs decidir el camí més adequat per tirar endavant el projecte a través de la planificació i la programació.

DIVERSOS AUTORS (2017). Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos. Guía del PMBOK ®. 6a. edició. Newton Square, Pennsilvània: Project Management Institute.

DIVERSOS AUTORS (2018). UNE-ISO 10006. Gestión de la calidad. Directrices para la gestión de la calidad en los proyectos. Madrid: AENOR.

SERER, M. (2001). Gestión integrada de proyectos. Barcelona: Edicions de la Universitat Politècnica de Catalunya.