Mapa conceptual del mòdul
El diagrama següent mostra de manera esquemàtica com s’ha de desenvolupar el procés de control del projecte:
Esquema del procés de control del projecte
Si observem el fluxograma, podem apreciar que el control del projecte és un procés iteratiu que s'ha d'anar executant simultàniament a les tasques programades i que consisteix a:
-
Obtenir la informació necessària sobre el desenvolupament de les tasques programades i del conjunt dels processos de gestió planificats. Lògicament, és imprescindible que la informació sigui real i fiable.
-
Comparar la informació recollida amb la planificació i la programació del projecte.
-
Determinar si hi ha desviacions sobre les previsions vigents a la planificació.
-
En cas afirmatiu: s'ha d'informar la persona responsable del projecte, per tal que aquesta determini quines són les accions correctives adients. Les accions correctives normalment comportaran ajustaments en la planificació. Una vegada fetes, es continua amb l’execució.
-
En cas negatiu: es continua amb el pas següent.
-
-
Determinar si hi ha riscos probables que es puguin materialitzar de forma que quedi afectada l’execució prevista del projecte.
-
En cas afirmatiu: cal que la persona responsable del projecte determini les accions preventives més adequades per evitar l’esmentada afectació del projecte o bé per minimitzar-ne l’impacte. Novament, les accions preventives comportaran ajustaments en la planificació que caldrà realitzar abans de continuar amb l’execució.
-
En cas negatiu: es continua amb el pas següent.
-
-
Determinar si de l’anàlisi de la informació del seguiment deriven possibilitats de millorar algun dels aspectes de la planificació del projecte.
-
En cas afirmatiu: la direcció del projecte haurà de revisar i adequar la planificació per introduir-hi aquestes millores.
-
En cas negatiu: es continua amb l’execució del projecte.
-
El procés es repeteix de forma continuada, normalment en moments prefixats en la planificació, fins que l’execució del projecte es culmina.
El control del projecte ha d’atendre també diferents dimensions o vessants i desenvolupar processos específics. Aquestes dimensions del control es corresponen amb les de la planificació i l’execució, i són:
Pel que respecta a l’abast, el control ha de fer el seguiment de l’estat d’aquest durant tota l’execució del projecte i ha de verificar que qualsevol modificació és aprovada per qui té la capacitat formal de fer-ho, tenint en compte l’impacte que es produirà en els terminis i els costos.
Normalment, sempre hi haurà alguna variació en l’abast del projecte definit inicialment, ja sigui quantitativament o qualitativa. El sistema de control ha de procurar que aquestes variacions siguin controlades, és a dir, que es reflecteixin en adequacions de la planificació convenientment autoritzades.
En tot cas, s’ha d’intentar que les variacions en l’abast no desnaturalitzin el projecte, és a dir, que aquest no s’allunyi excessivament dels seus objectius inicials.
Dimensions del control del projecte
El control de la programació s’ha de fer durant tot el cicle de vida del projecte i ha d’atendre els seus dos components interrelacionats:
-
La temporització: la qual cosa comporta la monitorització de l’estat d’execució del projecte a partir del cronograma elaborat en la programació (normalment, sobre la base del diagrama de Gantt). El control consistirà bàsicament en el contrast entre la situació temporal del projecte real i la prevista; a partir d’aquest control es podran definir, quan sigui necessari, accions per ajustar el cronograma, aprofitant el temps disponible de les tasques programades amb marge i tenint cura de les afectacions al camí crític. S’ha de recordar que una demora en alguna de les tasques d’aquest camí crític comportarà una demora en el conjunt del projecte.
-
Els recursos: la disponibilitat dels quals pot afectar també el cronograma. En aquest cas s’ha de controlar que es compleixen les previsions pel que fa a l’assignació i el consum de recursos per a les tasques programades, i en cas d’incidències, executar les accions correctives necessàries.
S’ha de tenir cura també, en relació directa amb el control de la programació, del seguiment del pressupost i dels costos del projecte, novament a través del contrast entre les previsions i les execucions (costos reals). Cal detectar i justificar qualsevol desviació (s’ha de tenir en compte que una disminució dels costos respecte a la previsió no necessàriament ha de ser positiva: pot ser un indici de retards en l’execució i d’incompliment d’especificacions o de requisits de qualitat).
Els possibles increments sobre les previsions planificades han de ser explicats i autoritzats formalment.
Pel que respecta a la qualitat, és necessari fer el seguiment i registrar els resultats de les activitats destinades a assegurar que els resultats del projecte s’adeqüen als requisits de qualitat establerts i satisfan les expectatives dels seus destinataris.
El control de la qualitat implica tot l’equip de treball i ha de ser adequat i proporcionat a les característiques i la naturalesa del projecte; en alguns casos, es pot realitzar en moments puntuals (que sovint coincideixen amb l’obtenció de lliurables), i en d’altres, pot ser una tasca continuada.
Eines freqüentment emprades per al control de la qualitat del projecte són:
-
Les llistes de verificacions basades en els requisits de qualitat (check lists).
-
Les inspeccions (de productes, obres, entorn de treball, equips…).
-
Les proves o avaluacions sobre elements lliurables i sobre el resultat final abans de traspassar-los als destinataris.
Els controls han de comprovar també que els processos de comunicació, tant els interns com els externs, són efectius; és a dir, que els missatges que es volen traslladar a les parts corresponents són rebuts i correctament compresos. A aquest efecte s’han de preveure mecanismes de realimentació (feedback) mitjançant els quals la direcció del projecte, normalment, comprova que les parts adequades reben i entenen la informació necessària.
Quant als riscos que es van preveure inicialment en la planificació, és necessari comprovar regularment si s’han incrementat les possibilitats que es vegin materialitzats; en cas afirmatiu, s’han de posar en marxa les accions preventives necessàries.
A més, s’ha de comprovar si han aparegut nous riscos i si els plans de contingències que havíem previst inicialment continuen essent aplicables.
El control ha d’afectar també les adquisicions de recursos i treballs externs, ja que cal comprovar que les prestacions rebudes es corresponen amb els requisits pactats als contractes.
En el cas de l’Administració pública, la modificació d’un contracte o d’un projecte d’obres no és un procés obert a la voluntat de les parts, sinó regulat per la normativa. Aquestes modificacions només les poden aprovar, en determinats casos, els òrgans adequats. És per això que és fonamental que la persona responsable del projecte tingui especial cura en el control de les adquisicions.
Finalment, en la fase de control s’ha de tenir cura del seguiment de l’actitud de les parts interessades envers el projecte. Habitualment, la direcció del projecte haurà de fer accions per comprovar que aquestes parts es posicionen segons allò planificat, i en cas negatiu, haurà de dur a terme accions per aconseguir-ho, si cal, modificant les estratègies previstes i la planificació.
En aquest mòdul s’han presentat conceptes relatius al seguiment i el control del projecte. Aquests conceptes t’han d’ajudar a determinar quina ha de ser la forma més adequada per tal de verificar, al llarg de tot el projecte, que la programació s’està seguint i que els objectius establerts en la planificació s’estan assolint segons les previsions.
S’ha presentat en primer lloc com dur a terme el seguiment de l’execució del projecte obtenint la informació més significativa que permeti prendre decisions.
Després has estudiat el procés bàsic del control del projecte, basat en el contrast entre la informació de seguiment i la planificació, i la determinació d’accions correctives, accions preventives i accions de millora que han d’adequar la planificació a les situacions concretes que es vagin produint.
S’ha insistit també que el control del projecte té un sentit pràctic (assegurar que els objectius del projecte són assolits d'acord amb les especificacions: abast, terminis, costos, qualitat…) i no és simplement un mecanisme de supervisió del treball.
Per acabar, s’han examinat els aspectes més importants de cadascun dels vessants que han de ser objecte de control durant l’execució del projecte: l’abast, la programació, el cost i el pressupost, la qualitat, les comunicacions, els riscos, les adquisicions i la relació amb les parts interessades.
DIVERSOS AUTORS (2017). Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos. Guía del PMBOK ®. 6a. edició. Newton Square, Pennsilvània: Project Management Institute.
DIVERSOS AUTORS (2018). UNE-ISO 10006. Gestión de la calidad. Directrices para la gestión de la calidad en los proyectos. Madrid: AENOR.
SERER, M. (2001). Gestión integrada de proyectos. Barcelona: Edicions de la Universitat Politècnica de Catalunya.