Gestió de projectes

Com s’ha pogut veure en el mòdul 1, una de les característiques que distingeix els projectes d’altres tipus de processos és que tenen un final.

Concloure correctament un projecte és una activitat tan necessària com la seva planificació, tot i que sovint la pressió del temps i el fet que els resultats ja s’hagin assolit, o s’estigui a punt de fer-ho, poden fer caure en la temptació de donar per acabats els treballs abans de temps i posar fil a l’agulla a una nova comesa.

Una organització intel·ligent, un equip intel·ligent i un responsable de projecte intel·ligent dedicaran el temps necessari a aquesta activitat.

El tancament del projecte permet, com hem dit:

• Enllestir totes les activitats previstes en el projecte i concloure tots els processos de gestió en marxa.
• Avaluar el desenvolupament i els resultats del projecte.

A banda dels efectes pràctics que un bon desenvolupament de la fase de tancament té sobre el resultat final del projecte, també contribueix de forma notable a generar una sensació positiva en l’equip de treball i ajuda a motivar les persones que l’integren amb vista a futurs projectes.

Tancar precipitadament un projecte comporta, la majoria de vegades, deixar temes pendents, la qual cosa pot generar insatisfaccions i percepcions negatives en algunes de les parts interessades que poden condicionar de forma significativa projectes futurs.

El fet que no es dediqui l’atenció i els recursos necessaris a la fase de tancament no és producte de la negligència dels responsables dels projectes (almenys, no sempre), sinó que normalment és fruit de l’existència d’algunes dificultats objectives que la direcció del projecte ha de preveure, entre les quals podem assenyalar:

• Problemes amb la gestió de la informació necessària per fer un tancament correcte.
• Retorn dels membres de l’equip a les seves unitats operatives o integració en nous equips de projecte, amb nous objectius que concentren la seva atenció, tot just en assolir el resultat final i sense haver realitzat el tancament complet.
• Pèrdua d’interès de qui ha fet l’encàrrec una vegada aconseguit el resultat buscat.
• Manca de temps per la necessitat d’atendre altres qüestions o projectes en fase d’execució.

Per evitar l’efecte negatiu d’aquestes circumstàncies, cal que tinguis en compte com faràs el tancament del projecte ja en la fase de planificació. Això vol dir que hauràs de preveure la gestió dels processos de tancament a l’inici del projecte i amb el mateix rigor que qualsevol altre dels que hem examinat fins aquest moment, considerant les accions necessàries per al tancament i preparant les eines que calguin per dur-lo a terme, com per exemple, una llista de comprovacions que s’hauran de realitzar abans de donar per concloses les activitats programades.

Com que en la fase de tancament s’ha assolit ja el resultat final esperat (o és a punt d’assolir-se) i l’interès de l’equip i de les altres parts interessades per dedicar més temps al projecte probablement haurà disminuït, caldrà que facis un esforç final per atreure la seva atenció i fer una correcta finalització.

Algunes coses que pots fer respecte a això són:

• Posar en relleu els avantatges individuals i col·lectius que comportarà un correcte tancament del projecte. Per exemple, no caldrà que els membres de l’equip interrompin la seva activitat normal d’aquí a uns mesos per omplir els formularis de justificació d’una subvenció rebuda, la documentació de la qual ja no recorden on van arxivar. A més, els membres de l’equip rebran un retorn del resultat del seu treball amb propostes de millora, aspecte que sempre és ben acollit.
• Recordar que l’equip es va comprometre en el seu moment a fer les coses bé fins al final, i que és necessari constatar que això s’ha aconseguit.
• Implicar-te personalment en les tasques finals del projecte i fer-ne un seguiment directe, amb la qual cosa podràs copsar quin és l’estat de l’equip i donar els ànims finals per concloure adequadament els treballs.

El primer dels processos de treball de la fase de tancament és finalitzar totes les activitats previstes en la planificació del projecte.

Aquest procés, al seu torn, es pot dividir en dues parts:

1. Comprovar que s’han executat totes les tasques compreses en la programació.
2. Realitzar totes les activitats necessàries per poder donar per acabat el projecte. Aquest vessant és el que sovint es denomina tancament administratiu del projecte.

Així, en primer lloc, és molt important que abans que l’equip del projecte es dissolgui i els seus membres es reintegrin a les seves unitats operatives originals, la direcció del projecte verifiqui que s’han executat totes les tasques previstes a la programació. Aquest vessant és particularment important quan aquestes tasques han estat realitzades, totes o en part, per proveïdors externs.

Però no només cal assegurar que s’han realitzat les tasques operatives programades: també s’han de fer les accions necessàries per tal que el projecte es pugui donar per tancat. Aquestes accions, que constitueixen el tancament administratiu del projecte, comprenen:

Finalment, dins de la fase de tancament, és de gran importància fer una correcta avaluació del desenvolupament del projecte.

Aquesta avaluació hauria de comprendre les accions següents:

1. Obtenir informació actualitzada sobre l’execució del projecte, fonamentalment derivada dels processos de control. Aquesta informació haurà de ser revisada i contrastada amb la planificació i les previsions inicials per posar de manifest les possibles desviacions.
2. Recopilar les propostes i els suggeriments rebuts, tant de les parts interessades com del mateix equip de treball.
3. Mesurar la satisfacció de les parts interessades amb el desenvolupament del projecte i amb els resultats assolits.
4. Identificar els aprenentatges i compartir-los amb el conjunt de l’equip. En aquest sentit, s’han d’identificar tant les pràctiques que han proporcionat un resultat satisfactori i han ajudat a l'assoliment dels objectius (per tal que puguin ser estudiades i, si escau, incorporades a projectes futurs) com aquelles actuacions que no han produït el resultat esperat o que han dificultat la marxa del projecte.
5. Reconèixer l’activitat feta per l’equip i els resultats assolits i traslladar recomanacions personals.
6. Formalitzar el procés d’avaluació i arxivar la documentació resultant de forma que pugui ser útil per a l’organització en projectes posteriors i per al desenvolupament de les persones que han integrat l’equip de treball.

L’avaluació ha de tenir en compte, com a mínim, els aspectes següents del projecte:

• Desenvolupament tècnic del projecte, considerant el compliment de l'abast, la qualitat dels resultats i els canvis que s'han introduït sobre la planificació inicial.
• Execució real de la programació prevista pel que fa a l'acompliment de la temporització i de l'assignació de recursos.
• Execució del pressupost i els costos reals del projecte, amb l’anàlisi de les desviacions que s’hagin produït.
• Grau d’eficàcia del sistema de control del projecte.
• Incidències en la gestió de la informació, la comunicació i les relacions amb les diferents parts interessades.
• Desenvolupament i funcionament de l'equip de treball.
• Problemes identificats i solucions aportades per a la seva resolució.

Entre els diferents recursos i eines existents que et poden ajudar a tirar endavant un bon tancament del projecte, en aquest curs en destacarem dos:

• Les reunions de tancament
• El memoràndum final del projecte

Les reunions de tancament són un instrument útil per fer diverses de les tasques pròpies de la fase de tancament del projecte.

És molt aconsellable fer aquestes reunions amb l’equip de treball, ja que són una de les formes més adequades per dur a terme l'avaluació final del projecte amb caràcter participatiu.

L'ordre del dia podria assemblar-se a aquest:

Quan es convoqui la reunió hauria de quedar clar que l'objectiu no és detectar errors i culpabilitats, sinó aprendre de les bones pràctiques i analitzar els aspectes que cal millorar, amb la qual cosa tot l'equip ha de tenir interès a participar-hi, perquè tothom tindrà alguna cosa a guanyar.

Si durant la reunió apareixen situacions conflictives d'atacs o retrets entre els membres de l'equip, la persona responsable ha de reconduir-les demanant quines han estat les solucions aplicades o quines s'haurien de tenir en compte per al futur. Una bona idea és fer la reunió en un lloc diferent de l'ambient de treball habitual.

És recomanable que una persona diferent de qui exerceix la direcció del projecte assumeixi la funció de secretària de la reunió i aixequi acta dels temes tractats i dels acords assolits. Dades d’aquesta acta s’incorporaran en el memoràndum final del projecte (el document complet en pot ser un annex).

Reunions semblants a aquesta, i amb finalitats similars, es poden fer amb algunes de les parts interessades en el projecte i, particularment, amb qui ha fet l’encàrrec.

Els aspectes principals del tancament del projecte es poden recollir en un informe o memoràndum final.

El seu contingut bàsic és el següent:

1. Descripció resumida del projecte.
2. Compliment de la planificació. Descripció de les incidències produïdes i de les accions dutes a terme per respondre pel que fa a aspectes com l’abast, la temporització, l’assignació i utilització de recursos, l’equip de treball, la qualitat, el pressupost i els costos, les adquisicions, la relació amb les parts interessades i altres.
3. Avaluació del projecte, que ha de considerar el grau de satisfacció de les necessitats i expectatives de les parts interessades, les millores introduïdes amb relació al plantejament inicial del projecte, les accions que cal destacar per l’impacte positiu obtingut (bones pràctiques) i les accions que cal tenir en compte per a la millora o per a la correcció en nous projectes.
4. Tancament administratiu del projecte. Aquest bloc pot prendre la forma d’una llista de comprovació (chek list), amb l’enumeració dels elements més importants del tancament del pressupost, de les adquisicions externes i de les accions que afecten els recursos assignats al projecte.

El memoràndum final del projecte serà complementat per altres documents annexos, com poden ser el pressupost final, actes de recepció de prestacions externes, actes de reunions de l’equip de treball o amb parts interessades, resultats d’enquestes de satisfacció, etc.

Les persones membres de l’equip han de disposar d’aquest memoràndum: pot ser un document que serveixi de base per a la reunió de tancament. En alguns casos, es poden lliurar còpies a algunes de les parts interessades i, en especial, a l’òrgan de govern que va formular l’encàrrec del projecte.

En aquest mòdul final del curs has treballat la fase de tancament del projecte, que, com has vist, comprèn dos grans processos de treball: la conclusió de les activitats corresponents a tots els vessants de la gestió i l’avaluació del projecte.

Pel que fa la cloenda de les activitats planificades, s’ha de comprovar que s’han executat totes les tasques compreses en la programació, i també s’ha de fer el tancament administratiu del projecte, que inclou l’actualització de la documentació, la transferència dels lliurables als seus destinataris, el tancament pressupostari, la recepció formal de les possibles prestacions externes, l’alliberament dels recursos assignats al projecte, les aprovacions finals i la dissolució de l’equip de treball.

Finalment, s’han estudiat els aspectes més importants de l’avaluació, que forma part també d’aquesta fase i que és el moment en què el conjunt de l’equip examina i revisa els aprenentatges assolits durant tot el cicle de vida del projecte.

Has pogut comprovar la importància de preparar i executar amb rigor també aquesta fase, ja que els seus objectius són de gran transcendència per a les organitzacions i els professionals que vulguin millorar en els seus processos de treball; en aquest sentit, has repassat algunes orientacions que et poden ajudar a millorar el desenvolupament del tancament.

Una vegada executats aquests processos, el projecte es pot donar per finalitzat, i l’organització originària, el teu equip i tu mateix disposareu d’una valoració de l’esforç realitzat, els resultats obtinguts i els aprenentatges efectuats, la qual cosa us serà de gran utilitat per afrontar nous projectes en el futur.

DIVERSOS AUTORS (2017). Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos. Guía del PMBOK ®. 6a. edició. Newton Square, Pennsilvània: Project Management Institute.

DIVERSOS AUTORS (2018). UNE-ISO 10006. Gestión de la calidad. Directrices para la gestión de la calidad en los proyectos. Madrid: AENOR.

SERER, M. (2001). Gestión integrada de proyectos. Barcelona: Edicions de la Universitat Politècnica de Catalunya.