Gestió de projectes

La planificació és la segona fase del cicle de vida del projecte. Consisteix en un seguit de processos que serveixen per definir l’abast del treball que cal efectuar per donar compliment als objectius generals establerts en la fase d’iniciació i concretar la forma en què es desenvoluparà aquest treball, tenint en compte els diferents factors que influeixen en el desenvolupament del projecte.

Alguns aspectes importants que has de tenir en compte quan es tracta de planificar un projecte són:

• La planificació és quelcom més que la programació. Tot i que la programació és una part molt important de la planificació (tant, que li dedicarem un mòdul complet en aquest curs), aquesta ha de considerar molts més aspectes que el temps i els recursos de les tasques:
  • Els costos i el pressupost
  • La gestió de la qualitat
  • La preparació de l’equip de treball
  • L’obtenció dels recursos materials
  • La gestió de les comunicacions
  • La gestió dels riscos que afecten el projecte
  • La relació amb les parts interessades

• La planificació ha de ser un referent viu durant tota l’execució del projecte. Ha de ser objecte de revisió i reelaboració sempre que es produeixen incidències que afecten el desenvolupament del projecte, i particularment les que alteren o poden alterar el seu abast.

El diagrama següent mostra quins són els processos bàsics de la fase de planificació del projecte:

Durant la fase de planificació, una de les accions més importants és definir l’abast del projecte:

L’abast de les activitats que s’han de dur a terme durant el decurs d’un projecte depèn de molts factors:

• Dels objectius que hom vol assolir. Caldrà definir les actuacions necessàries que, de forma coherent, condueixin a aconseguir aquests objectius.
• Dels condicionants operatius (tècnics i administratius) i normatius que incideixen sobre les actuacions que es faran.
• D’altres condicionants, com poden ser la voluntat de qui formula l’encàrrec, les necessitats i expectatives d’altres parts interessades, etc.

Hem de tenir en compte que en el context de l’Administració l’abast dels projectes es veu gairebé sempre condicionat per la dimensió política de l’organització. Molt sovint s’han de tenir en compte en l’abast aspectes que potser no són imprescindibles des del punt de vista tècnic, però que són requisits des de l’òptica del nivell polític; aquests aspectes normalment suposaran un increment del temps i dels recursos necessaris per executar el projecte.

Contràriament, és també freqüent que l’execució del projecte en l’entorn de l’Administració es vegi constret per condicionants normatius d’obligat compliment (per exemple, els processos legals de contractació administrativa) que algunes parts interessades poden interpretar com a obstacles i demores innecessàries en el projecte.

És important, abans de continuar amb altres aspectes de la planificació, elaborar de forma acurada les especificacions o els requisits tècnics del projecte. S’ha de tenir en compte que, en l’entorn de treball de l’Administració pública, cal ser molt rigorós en l’aplicació dels procediments corresponents a cada tipus de tasca del projecte.

Tot seguit, es proposen algunes pautes per elaborar especificacions efectives per als requisits dels teus projectes:

1. Plasma per escrit els requisits i les especificacions de les tasques del projecte en un document i assegura’t que tot l'equip els coneix i els comprèn.
2. Sigues realista: si sospites que un requisit pot ser mal interpretat, serà mal interpretat. És millor que el tornis a formular.
3. Sempre que sigui possible, incorpora informació visual: fotografies, gràfics, diagrames, plànols…
4. Estableix un sistema per registrar els possibles canvis a les especificacions (quin canvi és; qui el demana, quan i per què; qui l'autoritza…). Pensa que els projectes són sistemes coherents; un canvi en una especificació pot afectar molts vessants del projecte (abast, programació, recursos necessaris…). A més, els canvis originen costos que cal tenir en compte.

És molt important que tinguis en compte que serà excepcional la situació en què l’abast d’un projecte es defineix en l’etapa de planificació i es manté inalterable durant la resta de fases del cicle de vida.

El més normal és que durant el decurs de l’execució del projecte es produeixin esdeveniments que facin aconsellable (o obligatòria) una revisió de l’abast del projecte.

És per això que, durant les fases d’execució i de control, cal monitoritzar l’abast del projecte per ajustar-lo quan sigui necessari i procurar que l’impacte sobre els altres dos vèrtexs del triangle d’equilibri del projecte (temps i recursos) sigui el mínim possible.

La tasca d’establir l’abast del projecte es concreta a fer una definició detallada i pràctica de les activitats per desenvolupar i del resultat (producte, servei…) que es vol obtenir. Així es descriuen els límits del resultat del projecte, que han de ser acceptats per qui formula l’encàrrec.

Una de les tècniques més adequades per definir l’abast del projecte és l’estructura de descomposició del treball (EDT).

Aquesta divisió es basa en la identificació jerarquitzada dels elements lliurables que cal obtenir per arribar al resultat final desitjat.

El propòsit de l’EDT és:

• Poder identificar les activitats necessàries per obtenir cadascun dels lliurables. El conjunt de l’EDT mostra quin és l’abast del projecte.
• Simplificar la gestió de projectes complexos, gràcies a la seva desagregació en fragments que siguin més fàcils de controlar.

L'EDT és un instrument bàsic de la planificació del projecte, que s'ha d'elaborar abans de procedir a la programació i a l’estimació del cost del projecte i que ajudarà a tenir un bon coneixement del projecte i de com es desenvoluparà.

Fer l'estructura de descomposició del treball d'un projecte serà molt útil per:

• Determinar i mostrar clarament l'abast del projecte.
• Definir quines són les tasques que cal realitzar per obtenir els lliurables intermedis i el resultat final i per poder programar-les i assignar-los les responsabilitats i els recursos.
• Explicar l'origen del cost i el temps necessari per executar les tasques i obtenir els resultats intermedis.
• Comunicar com es pensa executar el projecte a totes les parts interessades.

Tot seguit es descriu la metodologia per elaborar l'estructura de descomposició del treball d'un projecte:

1. Identificar el resultat final del projecte, que s'ha de lliurar quan aquest acabi i que constituirà el nivell superior de l'estructura.
2. Identificar i analitzar els lliurables i, a partir d’aquests, el treball necessari per poder produir-los.
3. Desglossar cada nivell de l’EDT, a partir dels lliurables, en els components necessaris del nivell inferior.
4. Elaborar el diccionari de l'EDT, assignant codis d’identificació a cada component, amb una estructura jerarquitzada.
5. Revisar l'EDT, comprovant que el grau de detall és l’adequat, i contrastar-la amb cadascuna de les parts interessades, fins que s'acordi que l'estructura proposada proporcionarà el resultat final desitjat.

Com ja s’ha dit, una representació gràfica de l'EDT mitjançant un diagrama d'arbre ajudarà al seu estudi i la seva comprensió. Moltes de les aplicacions informàtiques de suport a la programació de projectes us ajudaran en aquesta tasca.

Cal tenir en compte que el gràfic o diagrama de l’EDT equival a un mapa del projecte i del seu abast, però no recull la dimensió temporal de l’execució de les tasques.

A l'hora d'elaborar l'EDT, s'aconsella tenir en compte els criteris següents:

• La divisió de les tasques s'ha de fer amb un criteri funcional, que no necessàriament ha de coincidir amb l'estructura organitzativa de l'entitat (àrees, serveis, unitats…).
• Cada element subordinat ha de correspondre a un únic element superior. No hi pot haver solapaments entre activitats o tasques.
• S'han d'incloure en l'EDT totes les tasques del projecte, encara que siguin executades per un agent extern a l'organització.

L’EDT també es pot elaborar desglossant el resultat final en les fases del cicle de vida del projecte.

Per a cadascun dels punts de l’EDT cal definir un seguit de dades, que es recullen en un document denominat diccionari de l’EDT. Aquest document proporciona informació detallada sobre els lliurables i les tasques associades, que serà molt valuosa per fer després la programació del projecte.

La informació bàsica que cal incloure en el diccionari de l’EDT és:

• Codi o identificació, jerarquitzats, de cada element.
• Descripció del lliurable.
• Tasques que cal fer per obtenir el lliurable.
• Condicionants (tècnics, polítics, etc.) que afectaran les tasques.
• Recursos necessaris.
• Durada estimada de les tasques.
• Cost estimat de les tasques.

El diccionari de l’EDT és un document viu que s’haurà de revisar, modificar i completar en les etapes posteriors del projecte. Bona part de la informació s’utilitzarà en el moment de la programació, i d’aquest procés s’obtindran també dades significatives que caldrà recollir.

Tot seguit, es presenta un exemple simplificat de l'estructura de descomposició del treball en el projecte d’elaboració de les cartes de serveis d’un ajuntament. En aquest cas es tracta d’un model il·lustratiu que no representa amb tot el detall el procés administratiu, sinó que té la voluntat de servir de model per a casos reals.

Aquest exemple s’ha elaborat descomponent el resultat final que es vol assolir (les cartes de serveis) en els seus lliurables. A partir d’aquests lliurables es poden definir les tasques necessàries per obtenir-los.

Tot seguit, podem veure alguns exemples d’elements del diccionari d’aquesta EDT:

Una qüestió important és determinar fins a quin nivell de detall hem d'arribar en la descomposició del treball del nostre projecte.

La naturalesa de cada projecte i el grau en què hàgim de controlar la seva execució seran els factors que determinaran el detall adequat.

Alguns criteris per orientar-se a l'hora de definir el grau de detall de l'EDT són els següents:

1. Cal desglossar-lo fins a un nivell en què es pugui estimar amb precisió el cost i la durada de les tasques.
2. S'ha de poder assignar responsabilitats individuals sobre les tasques i sobre els resultats que han de produir. L'EDT ha de ser prou detallada com perquè totes les parts interessades, inclosos tots els membres de l'equip de treball, entenguin quina és la seva responsabilitat i quins resultats s'esperen de les tasques que tenen assignades.
3. El detall de les tasques ha de poder subministrar informació suficient sobre l'estat d'execució, per tal de fer possible la monitorització i el control de l'avenç del projecte.

L'elaboració de l'estructura de descomposició del treball del projecte és l'ocasió adequada per assignar les responsabilitats concretes de cada membre de l'equip de treball del projecte.

Cada element de l'EDT ha de tenir un responsable únic i individual, clarament identificat. La seva responsabilitat consistirà, genèricament, a executar el treball necessari per obtenir el resultat esperat, aplicant els recursos i el temps que es determini posteriorment (en la programació).

L’EDT és una eina fonamental per poder procedir a la programació del projecte, ja que aquest instrument mostra quines tasques cal fer i qui les farà.

La programació del projecte es basarà en:

• Les estimacions que es facin de diverses variables: temps d’execució, cost, recursos necessaris…
• La consulta de la documentació de projectes anteriors similars.

Si les estimacions es realitzen amb la participació de l'equip de treball, és més probable que les persones que realitzaran el treball puguin aportar el seu coneixement; no obstant, el responsable del projecte haurà de tenir en compte els requisits generals del projecte i ser conscient que aquestes persones poden tenir interessos que condicionin les seves estimacions.

No s'ha d'oblidar, en tot cas, que les estimacions poden ser més o menys precises, però que rarament són exactes; per això és important saber quin marge de tolerància es pot acceptar per a cada activitat.

Per tractar amb detall tot allò relatiu a la programació del projecte, et remetem al mòdul següent d’aquest curs.

El pressupost del projecte és el document que recull les despeses que es preveu que originarà la seva execució (sobretot a partir del cost dels recursos que s’han programat) i la forma com es finançarà.

Si bé la pretensió d’eficiència és comuna a qualsevol projecte, en el cas de l’Administració pública s’ha de recordar que els recursos necessaris provenen de la ciutadania, per la qual cosa l’interès d’una correcta gestió no és particular, sinó públic.

Disposar del pressupost del projecte és necessari, així, per:

• Conèixer els recursos econòmics disponibles i les fonts de finançament del projecte.
• Controlar la utilització d’aquests recursos i la materialització del finançament per detectar a temps possibles desviacions i actuar de la forma necessària (per exemple, replantejant la programació del projecte).
• Avaluar l’execució econòmica i financera del projecte quan aquest hagi conclòs (fase de tancament) i treure’n els aprenentatges corresponents amb vista a projectes futurs i al desenvolupament de la mateixa organització.
• Donar compte de la gestió econòmica i financera del projecte a les parts interessades que calgui, en particular, a l’òrgan de govern que va fer l’encàrrec i, si escau, a la ciutadania.

El pressupost del projecte s’estructurarà com segueix:

1. Despeses, és a dir, en què es gastaran els fons disponibles. Per analogia amb els pressupostos de les entitats locals, les despeses habituals en els projectes s’agruparan en els capítols següents:
   • Capítol 1. Despeses de personal
   • Capítol 2. Despeses corrents en béns i serveis
   • Capítol 3. Despeses financeres
   • Capítol 4. Transferències corrents
   • Capítol 5. Inversions reals
   • Capítol 6. Transferències de capital
2. Ingressos, és a dir, com es finançarà el projecte. En aquest cas, cal distingir els ingressos directes que es produiran com a resultat de l’execució del projecte, com podrien ser l’obtenció d’una subvenció ordinària (transferència corrent, capítol 4) o una subvenció de capital (transferència de capital, capítol 7) o la venda d’un terreny (alienació d’inversions reals, capítol 6), dels provinents del finançament del projecte a partir del pressupost de l’administració que l’impulsa.

Normalment, un projecte en rares ocasions es finançarà al 100% amb ingressos directes, tret d’alguns casos específics d’inversions. El més freqüent és que sempre hi hagi una aportació neta de fons procedents del pressupost general de l’administració impulsora que no corresponen específicament al projecte, sinó a ingressos generals, com ara els impostos o determinades taxes.

En el model de pressupost que s’ha explicat, es recullen només els costos directes.

Entre els costos directes més freqüents trobem:

Però en la majoria de casos, aquestes despeses directes no són les úniques que fan possible l'execució del projecte. El més habitual és que per desenvolupar-lo calgui també incórrer en costos indirectes.

Quant als costos indirectes, destaquen els següents:

En molts casos, els costos indirectes es determinen com un percentatge del cost total del projecte, que pot oscil·lar entre el 10 i el 15%.

Una forma més acurada, tot i que també convencional, de calcular aquestes despeses indirectes és determinar quin és el pes relatiu del pressupost de despeses del projecte respecte al pressupost de despeses corrents total de l’organització i aplicar el percentatge resultant a les aplicacions pressupostàries de despeses generals.

Finalment, en molts projectes es considera una partida de despesa corresponent a un fons de reserva per a imprevistos. En projectes amb un baix nivell d'incertesa, aquest fons es calcula com una xifra al voltant del 5% del cost total del projecte.

A més dels esmentats anteriorment, la planificació comprèn altres vessants que cal tenir en compte per tal de possibilitar una gestió acurada dels projectes:

• La qualitat del projecte
• L’equip de treball
• Les comunicacions
• Els riscos
• Les adquisicions
• Les parts interessades

Tot seguit, s’enuncien els aspectes més importants d’aquests vessants o processos de la planificació.

La planificació de la gestió de la qualitat del projecte consisteix a identificar els requisits de qualitat per al conjunt del projecte i per a cadascun dels elements lliurables i determinar com es verificarà que es compleixen aquests requisits.

Els requisits de la qualitat del projecte es fixaran tenint en compte almenys tres aspectes:

• Les necessitats i expectatives de les parts interessades
• Els requisits tècnics del projecte, de les seves tasques i dels elements lliurables
• Els costos derivats de la gestió de la qualitat

L’equip del projecte és format pel conjunt de persones que treballen organitzadament per a l’assoliment de l’objectiu comú del projecte des dels seus rols i les seves responsabilitats.

Són responsabilitats del director o la directora del projecte:

• Determinar quin equip de treball és el més adequat per al desenvolupament del projecte.
• Assignar a les persones que integren l’equip les responsabilitats necessàries per a l’execució de les tasques.
• Definir com s’organitzarà l’equip.
• Traslladar a l’equip la missió i els objectius del projecte i aconseguir la seva motivació per assolir-los.
• Capacitar, directament o amb recursos externs, les persones membres de l’equip per a l’execució de les seves comeses quan sigui necessari.
• Preveure les formes de reconeixement que escaiguin a les persones membres de l’equip.

En l’entorn de l’Administració local, la major part de les vegades la persona responsable del projecte no seleccionarà lliurement qui formarà part de l’equip. Habitualment el nucli de persones de l’equip amb més responsabilitat coincidirà amb un equip de treball estable (unitat, departament) o es constituirà a partir de llocs de treball estructurals. En altres casos ens trobarem amb equips estables orientats a la gestió de projectes (oficines de gestió de projectes).

La planificació de les comunicacions del projecte és el procés consistent a desenvolupar un enfocament i un pla apropiats per donar resposta als objectius de la direcció de l’organització amb relació al projecte i a les necessitats d’informació de les diferents parts interessades.

És important insistir que cal equilibrar adequadament els dos vessants esmentats:

• D’una banda, la direcció del projecte haurà de copsar quins missatges vol traslladar la direcció de l’organització que impulsa el projecte, tant a l’exterior (ciutadania en general, parts interessades concretes, etc.) com a la pròpia organització i a l’equip de treball. Podem trobar casos en què aquest sigui un tema de gran importància (projectes estrella), com d’altres en què cal actuar amb summa discreció.
• I d’una altra, no es pot perdre de vista que una bona gestió general del projecte comporta que les parts interessades disposin de la informació necessària i suficient perquè puguin intervenir en els moments que els correspon. Pensem, per exemple, en els casos de col·laboradors externs contractats o de funcionaris municipals que han d’elaborar informes relacionats amb el projecte.

També formen part de la fase de planificació els processos de preveure quins riscos poden afectar el projecte i de preparar mecanismes de resposta (plans de contingències).

És essencial, si es vol que la planificació sigui pràctica i efectiva, que s’adapti a les circumstàncies que sorgeixen durant l’execució de tot projecte.

Per tal que aquestes circumstàncies no siguin obstacles insalvables que provoquin la cancel·lació del projecte o, més freqüentment, que alterin l’equilibri entre l’abast, el temps i els recursos de forma significativa, la direcció del projecte ha de fer el següent:

• Identificar quins riscos poden afectar el projecte.
• Analitzar, tant des d’un vessant qualitatiu com quantitatiu, quines probabilitats existeixen que aquests riscos es materialitzin.
• Planificar quina resposta es donarà si els riscos efectivament apareixen.

Amb la planificació de les adquisicions, la direcció del projecte ha de preveure:

1. Quines adquisicions seran necessàries, tant de recursos materials com de serveis, per al correcte desenvolupament del projecte.
2. Quines característiques (enfocament, especificacions tècniques…) han de tenir aquestes adquisicions.
3. Quins seran els costos derivats d’aquestes adquisicions.
4. Amb quins procediments caldrà fer aquestes adquisicions.

A l’Administració pública, els processos de planificació i, posteriorment, de gestió de les adquisicions del projecte es desenvolupen amb algunes particularitats molt significatives:

• Els processos de contractació són detalladament i estrictament regulats per una normativa específica, la Llei de contractes del sector públic. Aquesta norma determina tots els procediments que cal aplicar quan una organització del sector públic vol adquirir obres, béns o serveis. L’aplicació d’aquests procediments i dels seus criteris és obligatòria en tots els casos.
• En molts casos, els processos de contractació es troben parcialment o totalment centralitzats i la direcció del projecte s’ocupa de definir les necessitats i posar a disposició els crèdits pressupostaris, però la tramitació la realitzen aquells òrgans centralitzats.
• Normalment la direcció d’un projecte no té les facultats per poder fer adquisicions. Aquesta potestat és reservada als òrgans de govern, amb l’actuació prèvia d’altres òrgans gestors.
• Els fons destinats a les adquisicions són crèdits pressupostaris que han d’existir prèviament i que només es poden modificar seguint determinades regles. Això fa que les adquisicions d’un projecte s’hagin d’ajustar a les previsions que s’hagin fet en el moment d’elaborar els pressupostos.

No ens estendrem aquí analitzant les característiques de la Llei de contractes del sector públic, però sí que farem esment d’alguns trets que es relacionen directament amb la gestió de projectes pel que respecta als procediments adequats per a l’adquisició d’obres, recursos o serveis necessaris:

És freqüent que en alguns projectes s’externalitzi la major part dels treballs que cal realitzar.

En aquests casos, el rol de la direcció de projectes es concentra en la coordinació i supervisió de recursos externs, a vegades amb el suport d’un altre contractista que fa funcions de controller del projecte.

En moltes ocasions, l’empresa adjudicatària d’un contracte administratiu que forma part d’un projecte gestiona al seu torn el treball que ha de fer com un altre projecte. En aquesta situació, l’administració és el client destinatari del resultat del projecte contractat. Aquest resultat pot ser un lliurable parcial del projecte general o el resultat final.

Quan es dona aquesta situació, en què es contracta una part significativa de l’execució d’un projecte, la direcció d’aquest ha de tenir en compte que, malgrat els compromisos adquirits pel contractista, els riscos de desviacions quant a cost, temps i abast no desapareixen. De fet, en introduir-se un nou agent en la cadena de producció del projecte (el contractista) que no està subjecte a la disciplina organitzativa de la mateixa administració, aquest risc pot fins i tot augmentar.

Per tant, en aquests casos és imprescindible preveure mecanismes específics de control i seguiment de les prestacions encarregades, els quals s’han de fer constar en el contracte o en el plec de prescripcions tècniques. En especial, és important establir:

• Quina informació necessitarem sobre l’avenç del projecte i en quins moments.
• De quina forma (per exemple, en quin suport) es farà arribar aquesta informació, de manera que sigui fàcilment processable per l’equip del projecte.
• Quins lliurables haurà de subministrar el contractista i en quins moments.
• Quines característiques de qualitat hauran de tenir aquests lliurables.
• Com es farà el seguiment i el control dels treballs contractats (reunions, informes, visites d’obres…).
• Quins mecanismes correctius s’aplicaran en cas de desviacions.
• Qui està autoritzat per aprovar qualsevol modificació dels factors crítics d’equilibri del projecte: abast, temps i cost.

El darrer procés de la fase de planificació del projecte és el que es correspon amb la definició dels termes de la relació que l’equip del projecte ha de tenir amb les diferents parts interessades (que, recordem, s’han identificat en la fase d’iniciació).

L’objectiu d’aquest procés és doble:

1. Preveure com obtenir i subministrar informació per procurar la satisfacció de les necessitats i expectatives de les parts interessades.
2. Planificar com es gestionaran les relacions amb aquestes parts per tal que s’impliquin positivament en el desenvolupament del projecte (i esdevinguin un element afavoridor de l’èxit).

El procés de planificació de la relació amb les parts interessades del projecte ha de seguir tres etapes essencials:

1. Analitzar el posicionament inicial de cadascuna de les parts interessades davant del projecte.
2. Definir el grau d’implicació que l’equip del projecte considera que és desitjable que tingui cadascuna d’aquestes parts interessades.
3. Preveure les accions, bàsicament de comunicació, que cal dur a terme per aconseguir el grau d’implicació desitjat.

Hem vist fins ara quins són els processos que cal desenvolupar per aconseguir una bona planificació del projecte.

Tot seguit et plantegem alguns suggeriments importants per planificar amb efectivitat i perquè aquesta fase del cicle de vida dels projectes sigui realment efectiva:

• Implica l’equip de treball en els processos de la planificació, si escau, organitzant una o més reunions ben preparades, amb la informació necessària disponible, i estudiada amb antelació, i els recursos materials (pissarres, paper, ordinadors…) suficients perquè la reunió sigui productiva.
• Tingues en compte que, per bona i detallada que sigui la planificació, hi haurà canvis. Cap projecte s’executa literalment tal com es va planificar. Per tant, la planificació ha de ser considerada un instrument de treball viu i ha de preveure els mecanismes necessaris de seguiment, control i actualització.
• Concentra’t en el resultat que s'ha d'assolir. La planificació d’un projecte, sobretot si aquest és complex, pot donar lloc a reflexions extenses i intenses. Si el procés es fa participatiu, tothom hi dedicarà un temps valuós, per la qual cosa és necessari concentrar-se en el resultat que es vol obtenir, tant en el moment de la planificació com en les fases posteriors. Els aspectes secundaris poden registrar-se, però han de posposar-se al moment en què sigui adequat tractar-los.
• «Divideix i venceràs». Si el projecte que has de treballar és de molta complexitat, una bona estratègia és dividir-lo en projectes menors autònoms a partir dels elements lliurables intermedis. D’una banda, això facilitarà el treball, ja que el farà més abastable (fins i tot ens evitarà haver d’utilitzar grans plecs de paper per als cronogrames!), i d’una altra, permetrà fer estimacions i previsions més acurades.

La planificació del projecte s’ha de formalitzar en un document anomenat Pla general del projecte, que serà una de les guies de treball de la direcció i del seu equip durant tot el desenvolupament del projecte.

Els continguts bàsics d’un pla general de projecte són els següents:

1. Dades d’identificació del projecte.
2. Declaració de la missió del projecte. Explicació sintètica de l’objectiu fonamental del projecte.
3. Descripció dels objectius generals que es volen assolir.
4. Descripció de l’abast del projecte, tant en termes quantitatius com qualitatius. Per concretar l’abast és recomanable haver fet abans l’estructura de descomposició del treball (EDT).
5. Detall dels resultats intermedis o lliurables que s’han d’assolir: informes, documents, productes materials, etc. És recomanable identificar els lliurables que s’han d’obtenir al final de cada tasca per facilitar el seguiment dels projectes. Cal indicar si hi ha algun termini que pugui condicionar la programació del projecte.
6. Especificacions que han de complir les tasques o els resultats esperats, per exemple, regulacions o normatives que s’han de seguir, codis sectorials, normes de qualitat, etc.
7. Recursos necessaris per al desenvolupament del projecte: econòmics, materials, humans i altres possibles. El pressupost es detalla en un formulari diferenciat.
8. Requisits de qualitat que afecten les tasques del projecte, els lliurables o el resultat final.
9. Equip del projecte, amb indicació del rol de cadascuna de les persones membres i la pertinença o no a la mateixa organització, així com de les dades de contacte. Es detalla en un formulari diferenciat.
10. Sistema de comunicació interna i externa que emprarà l’equip de treball.
11. Resum dels riscos detectats i dels corresponents plans de contingència. Es detallen en un formulari diferenciat.
12. Descripció de les adquisicions de recursos o treballs externs que caldrà fer per al desenvolupament del projecte.
13. Sistema previst per al control del projecte.
14. Descripció del sistema d’arxiu de la documentació del projecte.
15. Observacions finals.

El Pla del projecte hauria de ser aprovat per qui formula l’encàrrec. Sovint també és recomanable que sigui conegut i validat per algunes de les parts interessades (per exemple, per una administració que subvencioni part del projecte).

Una bona ocasió per obtenir aquesta aprovació és fer una reunió d’explicació i revisió del Pla que hagis elaborat amb el teu equip; en aquesta reunió es poden aclarir els aspectes que convingui i, si escau, fer esmenes.

La signatura del Pla és un acte que implica compromís amb el projecte: cal tenir-ho en compte.

Cal controlar especialment els canvis que comporten modificacions de l’abast del projecte, perquè acostumen a generar increment de costos i en ocasions demores en la temporització. Documentar aquests canvis i les seves causes serà molt útil quan en el futur vulguem emprendre projectes de naturalesa similar.

L’elaboració del Pla del projecte et serà útil també si has de promoure la contractació externa d’algunes tasques o, fins i tot, de l’execució de fases substancials. Molt bona part de la informació que ha de contenir el Pla s’haurà de reflectir en la documentació necessària per a la contractació:

• Descripció del treball per realitzar
• Requisits i especificacions
• Resultats que s’han de lliurar
• Elements que proporcionarà l'administració (per exemple, informació)
• Termini de lliurament del resultat
• Contingut de les propostes

Molt bona part de les tasques que la direcció i l’equip del projecte han de dur a terme en la fase de planificació es poden realitzar amb el suport d’aplicacions informàtiques específicament dissenyades a aquest efecte.

En el mòdul següent del curs, dedicat a la programació del projecte, s’esmentaran algunes d’aquestes aplicacions específicament orientades a facilitar algunes de les tasques pròpies d’aquest procés (com fer el diagrama de Gantt o un diagrama PERT del projecte).

Existeixen altres aplicacions, tant d’escriptori com en xarxa, que, a més d’aquestes funcions bàsiques de programació, n’inclouen també d’altres com:

• Eines per a la col·laboració i comunicació de l’equip de treball
• Seguiment d’incidències del projecte
• Gestió de carteres de projectes
• Gestió dels recursos del projecte
• Gestió de la documentació del projecte
• Definició de fluxos de treball
• Elaboració d’informes i anàlisis
• Gestió del pressupost del projecte
• Seguiment dels terminis del projecte

Destacarem aquí tres d’aquestes aplicacions que poden donar una resposta suficient a les necessitats bàsiques de gestió de projectes en l’entorn de l’Administració local:

Asana

És una aplicació web i mòbil dissenyada per a la gestió de projectes per professionals procedents de Google i Facebook. Es tracta d’un programari que dona un servei orientat a la col·laboració de l’equip de treball i a la gestió de les tasques dels projectes.

Trello

És una aplicació per a la gestió de projectes, basada també en web i que es fonamenta en la metodologia Kanban mitjançant l’ús de targetes, llistes i taulers. Les tasques dels projectes es mostren, d’acord amb el seu estat, a cada membre de l’equip que les té assignades. Aquestes tasques es poden definir amb un nombre molt alt d’atributs. L’aplicació permet diferents formes de personalització.

Wrike

És també un programari de servei basat en web que permet gestionar i monitoritzar projectes amb els terminis d’execució, les programacions i els fluxos bàsics de treball. També permet la col·laboració entre els membres de l’equip per definir, assignar i validar l’execució de tasques.

En aquest mòdul ens hem concentrat a estudiar la planificació del projecte i comprendre la finalitat i la importància d’aquesta fase.

La planificació, que cal revisar i actualitzar durant tot el desenvolupament del projecte, abasta diferents aspectes que cal preparar i analitzar abans de la seva execució, des del pressupost a l’equip de treball, passant per la gestió dels riscos que el poden afectar i la relació amb les diferents parts que hi tenen interès.

Hem vist com cal establir l’abast del projecte per tal de determinar quines actuacions cal dur a terme per aconseguir l’objectiu final. Una eina que ajudarà en aquesta comesa és l’elaboració de l’EDT, que consisteix a desglossar el projecte en tasques prenent com a referència els lliurables; aquesta tècnica et serà de gran utilitat quan entris en el terreny de la programació.

També s’ha de confeccionar el pressupost del projecte, que serà una síntesi, expressada en valors monetaris, dels recursos necessaris per executar-lo i de la manera com es finançarà, per la qual cosa s’han de tenir en compte tant els ingressos com les despeses.

Així mateix, hem fet una revisió dels altres processos que formen part de l’àmbit de la planificació: planificació de la qualitat, preparació i organització de l’equip de treball, planificació de les comunicacions, anàlisi i previsió dels riscos que poden afectar el projecte, planificació de les adquisicions i planificació de les relacions amb les diferents parts interessades.

El conjunt de la planificació ha de quedar sintetitzada en el Pla general del projecte, un document que recull els seus aspectes essencials i que ha de servir de referència a l’equip de treball, per exemple, quan calgui corregir incidències o desviacions o quan s’hagi de fer l’avaluació.

El mòdul es clou amb una breu revisió d’algunes aplicacions informàtiques que estan dissenyades per donar suport a la gestió de projectes, especialment en la seva planificació.

DIVERSOS AUTORS (2017). Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos. Guía del PMBOK ®. 6a. edició. Newton Square, Pennsilvània: Project Management Institute.

DIVERSOS AUTORS (2018). UNE-ISO 10006. Gestión de la calidad. Directrices para la gestión de la calidad en los proyectos. Madrid: AENOR.

SERER, M. (2001). Gestión integrada de proyectos. Barcelona: Edicions de la Universitat Politècnica de Catalunya.