Organització d’esdeveniments i atenció protocol·lària

Aquest curs revisa les pautes de treball i el sistema de planificació que cal portar a terme per organitzar un acte públic oficial. Tot i que, mirat des de fora, sembla que un acte és únicament una reunió pública formal i que tot s’esdevé de manera natural, en realitat respon a una estratègia de comunicació de l’ens.

Els actes han de ser entesos com una eina de projecció pública de la institució; per aquest motiu han de ser dissenyats, preparats, executats i avaluats de manera minuciosa per tal que reforcin les relacions públiques, però el primer que cal és preguntar-se quina és la filosofia i quins són els objectius de cada acte. Haurem de saber:

• Què volem celebrar.
• Què pretenem amb això.
• A qui ens adrecem.
• Quin benefici n’obtindrem.

Aquest document planteja cinc qüestions bàsiques:

• Motivació. Un acte obeeix a alguna cosa. Pot ser la celebració d'un fet nou, la consecució d'una fita, la commemoració d'alguna cosa, la reobertura d’un servei, un casament, una presentació d’un llibre, etc. Pretén donar-hi resposta. Per què?
• Objectius. Què pretén l'amfitrió organitzant l'acte?, amb quina finalitat l’organitza? Donar a conèixer un servei nou, un producte o una actuació de govern; acostar-se a un col·lectiu; captar vots; etc. Què?
• Projecció. A qui ens volem adreçar? A la ciutadania en general; a un col·lectiu (persones residents en un barri); a sectors determinats: empresaris, joves, gent gran, etc. Desitgem que tingui projecció en tota la ciutadania a través dels mitjans de comunicació? Ens adrecem a una zona concreta o més àmplia? Per a qui?
• Cerimonial. Com desitja l'amfitrió que es faci l'acte? Amb solemnitat, senzill, amb rigor protocol·lari, amb atencions, amb facilitats… Com?
• Ratificació. Quines institucions o persones necessita l'amfitrió perquè amb la seva presència es vegin potenciats els seus objectius? Tracta de les aliances. Amb qui?

Aquestes i altres preguntes són les que aquest document revisarà i les que és imprescindible fer-se com a persona responsable de Protocol o d'Organització a l’hora de preparar els actes.

Portar a terme actes amb èxit respon a la combinació de:

• Coneixement del que hem de fer obligatòriament segons la normativa vigent.

• Habilitats com l’empatia, el do de gents i el que en català en diem “mà esquerra” per tractar amb les persones convidades i amb els diversos professionals que hi intervindran.
• Coneixement i aplicació de tècniques de negociació amb els representants d’altres ens participants.
• Un accentuat sentit de l’organització, la planificació i la responsabilitat, perquè a través del nostre savoir faire la institució ha de sortir-ne reforçada, i hem d’aconseguir que l’acte sigui un instrument per prestigiar l’ens per al qual treballem.

Hi ha moltes persones que es posen nervioses i pateixen durant un acte. El motiu és que se senten insegures i ho somatitzen suant, tartamudejant o amb mal de cap o d’estómac.

El gràfic representa com podem arribar a la zona còmoda o zona de confort (ZC) amb entusiasme, mantenint una actitud positiva (A+), amb intel·ligència emocional, conservant la calma, amb un estat d’ànim tranquil, confiat i positiu.

Cal també adquirir la seguretat a través dels coneixements (C), saber el que hem de fer i els límits establerts per la normativa i pels costums de la institució. Cal aprendre, estudiar i estar permanentment actualitzant la informació per estar al dia dels canvis i poder-los aplicar.

Però no n’hi ha prou si en sabem i no ho fem. Per tant, cal posar-ho en pràctica (P), fer actes. La dita popular diu que “la pràctica fa mestres”, i així és, perquè en qualsevol ofici s’aprèn amb l’experiència, amb l’error/encert. L’error erosiona la nostra autoestima, però és útil per adquirir un nou coneixement; l’encert ens afalaga, però no és profitós per seguir aprenent.

I per últim, la pràctica ens porta a la naturalitat, d’una manera espontània, amb un somriure, combinant la professionalitat i les habilitats socials (H). Només quan hàgim fet tot aquest cicle, passant per èxits i fracassos, treballant l’autoestima, actuant i aprenent de manera simultània, superant les pors, les crítiques, les opinions i les emocions, arribarem a la zona de confort o de seguretat, que ens permetrà un major rendiment, fent la nostra feina i gaudint fent-la.

El manual s’estructura en quatre parts:

1. Principis i conceptes bàsics. Introducció, glossari, definicions i marc legal. Abasta la teoria i la legislació que cal conèixer. Inclou tot allò que hem de complir obligatòriament en l’organització d’actes oficials. El que hem de saber.
2. Les habilitats organitzatives i comunicatives per organitzar actes, el tracte i el tractament que cal desenvolupar per a l’atenció dels diversos públics d’un esdeveniment. La imatge que projectem. Com hem de saber ser i saber estar.
3. Coneixements específics i aplicació pràctica per muntar diversos tipus de presidències: la col·locació de banderes, la presidència i acomodació dels convidats en banquets, així com les diverses tipologies de taules que ens permeten organitzar reunions segons els objectius concrets establerts. El que hem de saber fer.
4. Metodologia que cal aplicar per a la planificació de qualsevol esdeveniment. El sistema ADD. La bibliografia i els referents que aprofundiran els coneixements en aquesta matèria. Com ho hem de fer.

En els apartats següents es desenvoluparan les qüestions que entenem que són fonamentals per organitzar actes protocol·laris:

• Protocol són unes determinades normes, decrets i reglamentacions que cal complir.

• Un acte ha de respondre a uns objectius executats amb qualitat, cosa que implica saber el que cal fer i fer-ho bé, sense errades i sense crear conflicte o incomoditat en altres participants, siguin institucions o persones convidades.

• La diplomàcia i les negociacions formaran part de les tasques del dia a dia. És part de la nostra feina protegir els interessos de la institució per a la qual treballem buscant acords i bones relacions amb les altres institucions participants en cada acte. En certs aspectes, amb la nostra conducta farem d’ambaixadors, amb sòlids coneixements i bones maneres, i evitarem els conflictes.

• El cerimonial és la formalitat d’un acte públic, i aquest podrà ser més o menys solemne segons el que requereixi cada situació i objectiu. El cerimonial pren del protocol les eines per a l'organització, i d’aquesta manera permet crear l'escenari i l'atmosfera que s’hi projectarà.

• L’etiqueta està relacionada amb els costums de cada acte i la vida social que l’envolta. Inclou el fet de saber ser i saber estar en cada situació.

• La indumentària és la imatge cultural i social que es transmet segons la roba que ens posem. Per tant, el cerimonial i l’etiqueta indicaran la indumentària que socialment un amfitrió requereix per estar ben vist i ser admès al seu acte. És una voluntat expressada o un requisit que cal respectar.

• La gestió del temps en l’organització dels actes és imprescindible. La part que més dedicació demana és el disseny i la planificació. Per tant, la preparació, tot el que cal preveure i fer inicialment, el que anomenen “abans”. L’execució és seguir un guió i tenir previst un pla B per si de cas cal introduir canvis. L’anomenem “durant”. Malgrat el que se sol pensar, un acte no acaba en finalitzar el programa. Cal fer una valoració constructiva, aprendre dels errors i preveure canvis en futurs esdeveniments. L’anomenem “després” i, inclou tasques administratives, de gestió amb els proveïdors i d’agraïment als participants. Per tenir èxit en un esdeveniment, es recomana: