Aquest curs revisa les pautes de treball i el sistema de planificació que cal portar a terme per organitzar un acte públic oficial. Tot i que, mirat des de fora, sembla que un acte és únicament una reunió pública formal i que tot s’esdevé de manera natural, en realitat respon a una estratègia de comunicació de l’ens.
Els actes han de ser entesos com una eina de projecció pública de la institució; per aquest motiu han de ser dissenyats, preparats, executats i avaluats de manera minuciosa per tal que reforcin les relacions públiques, però el primer que cal és preguntar-se quina és la filosofia i quins són els objectius de cada acte. Haurem de saber:
Difícilment podem organitzar alguna cosa bé sense saber del cert què es pretén.
Aquest document planteja cinc qüestions bàsiques:
Aquestes i altres preguntes són les que aquest document revisarà i les que és imprescindible fer-se com a persona responsable de Protocol o d'Organització a l’hora de preparar els actes.
Portar a terme actes amb èxit respon a la combinació de:
Hi ha moltes persones que es posen nervioses i pateixen durant un acte. El motiu és que se senten insegures i ho somatitzen suant, tartamudejant o amb mal de cap o d’estómac.
El gràfic representa com podem arribar a la zona còmoda o zona de confort (ZC) amb entusiasme, mantenint una actitud positiva (A+), amb intel·ligència emocional, conservant la calma, amb un estat d’ànim tranquil, confiat i positiu.
Cal també adquirir la seguretat a través dels coneixements (C), saber el que hem de fer i els límits establerts per la normativa i pels costums de la institució. Cal aprendre, estudiar i estar permanentment actualitzant la informació per estar al dia dels canvis i poder-los aplicar.
Però no n’hi ha prou si en sabem i no ho fem. Per tant, cal posar-ho en pràctica (P), fer actes. La dita popular diu que “la pràctica fa mestres”, i així és, perquè en qualsevol ofici s’aprèn amb l’experiència, amb l’error/encert. L’error erosiona la nostra autoestima, però és útil per adquirir un nou coneixement; l’encert ens afalaga, però no és profitós per seguir aprenent.
I per últim, la pràctica ens porta a la naturalitat, d’una manera espontània, amb un somriure, combinant la professionalitat i les habilitats socials (H). Només quan hàgim fet tot aquest cicle, passant per èxits i fracassos, treballant l’autoestima, actuant i aprenent de manera simultània, superant les pors, les crítiques, les opinions i les emocions, arribarem a la zona de confort o de seguretat, que ens permetrà un major rendiment, fent la nostra feina i gaudint fent-la.
El manual s’estructura en quatre parts:
En els apartats següents es desenvoluparan les qüestions que entenem que són fonamentals per organitzar actes protocol·laris:
Preparació llarga, execució curta.