Organització d’esdeveniments i atenció protocol·lària

Les administracions organitzen dos tipus d’àpats:

• Dinars de treball: únicament afecten els càrrecs electes o tècnics. Són exclusivament professionals o laborals.
• Banquets (habitualment sopars): són actes socials, en què sovint els càrrecs electes poden venir acompanyats de les seves parelles.

El tractament i l’organització dels banquets són diferents. Tot seguit analitzarem en quins aspectes i com afecten la ubicació de les persones convidades.

En el cas dels banquets oficials, per qüestions de protocol social, aquestes quatre premisses ens faran canviar l’ordre dels seients a les taules:

• El matrimoni amfitrió ocupa el lloc central (junts enfrontats).
• La resta de matrimonis se separen.
• No han de quedar dones als extrems de la taula.
• No han de situar-se dues dones de costat a la taula (si és possible).

És important tenir en compte aquestes normes d’etiqueta, però no sempre es poden complir.

Respecte a les mides, cal tenir en compte que un comensal necessita com a mínim 50 cm, tant d’amplada com de profunditat a la taula, i encara més si volem posar centres de taula o decoracions centrals.

Si disposem d’una taula de 3 m de llargada per 2 m d’amplada, hi podrem acomodar 12 persones i tindrem espai per situar centres de taula.

Per altra banda, hem de calcular quantes taules podrem ubicar dins un saló. Tot seguit oferim unes pautes generals.

Segons el croquis, necessitaríem un mínim de 8 m (2 de taula + 1 + 1 de cadires = 4 per taula) x 7 m (3 + 3 + 1 de pas). Per tant, 8 x 7 = 56 m².

Si disposem d’un espai de 52 m², podrem situar, com a màxim, 4 taules de 2 x 3 m. Per tant, 48 comensals. Podríem reduir espai entre taules, però amb mesura, per tal que els cambrers puguin circular i fer la seva feina. Si és un espai diàfan, podrem calcular aproximadament 1 m² / pax.

Els amfitrions se situen al centre de la taula rectangular o imperial. Per tant, s’asseuen frontalment l’un davant de l’altre al mig de la taula (centralment) entre els comensals situats a dreta i esquerra. Es crea un únic pol de conversa al centre de la taula.

Aquest sistema és molt emprat per l’Administració, ja que si hi ha una trobada de dues institucions, permet mantenir una conversa amb molta fluïdesa.

Els amfitrions seuen a les capçaleres de la taula rectangular o imperial. Es creen dos pols de conversa a la taula, un al voltant de l’amfitrió i l’altre al voltant de l’amfitriona o del convidat d’honor.

Aquest sistema normalment no el volen les administracions perquè no permet que es pugui mantenir una conversa ni arribar a acords durant l’àpat.

Hi ha dos tipus de col·locació dels comensals: el sistema de les agulles del rellotge i el sistema cartesià o d’ics.

Els comensals se situen en una espècie d’espiral o de cercles al voltant dels amfitrions o les presidències, sempre girant en el sentit de les agulles del rellotge. L’ordre és el següent:

Dreta de la 1a presidència (1P), esquerra de la 1a presidència, dreta de la 2a presidència (2A), esquerra de la 2a presidència…

Aquest sistema de col·locació segueix la direcció de les aspes d’una ics (X).

En la presidència anglesa, el primer convidat seuria a la dreta de la 1a presidència, el segon convidat a la dreta de la 2a presidència, el tercer a l’esquerra de la 1a presidència i el quart a l’esquerra de la 2a presidència, i a partir d’aquí en X.

La taula rectangular va bé si el nombre de comensals és parell; si no, queda descompensada. Si emprem aquest tipus de taula, de vegades les dones es podrien quedar a les puntes i no complirien el precepte que no han de quedar dones als extrems de la taula.

En la taula rodona mai tindrem aquest problema, ja que, com que no té angles, tant si el nombre de comensals és parell com senar, la taula sempre queda compensada.

Unes altres opcions són la taula ovalada i la imperial, que tenen els mateixos avantatges que la rodona i més capacitat.