Organització d’esdeveniments i atenció protocol·lària

1. El protocol i les relacions públiques

1.1. Conceptes de protocol i relacions públiques organitzacionals

Per introduir els continguts bàsics i conèixer les diferències entre els conceptes de protocol i relacions públiques, suggerim llegir l’extracte de les entrevistes fetes a quatre responsables de protocol, dos són d’administracions públiques, un d’empresa i un quart de l’àmbit docent.

Preguntes per reflexionar

Cal considerar el protocol més important que les relacions públiques?
Les dues disciplines poden dissociar-se?
Després de la lectura, quines tres qualitats o característiques específiques destacaríem de la persona responsable de protocol?

Començarem per conèixer les definicions i els termes específics del món protocol·lari. Et recomanem llegir el glossari que hi ha al final d’aquest manual.

També pots revisar el quadre resum següent amb les principals tècniques de relacions públiques:

INTERNES Dins la mateixa institució (amb el personal)	El procediment d’acollida El tauler d’anuncis La bústia de suggeriments El butlletí intern Projecte d’empresa/Pla de mandat Missatge d’alta direcció Reunions i seminaris La comunicació telefònica Intranet
EXTERNES Amb els mitjans de comunicació	El comunicat de premsa. Nota Convocatòria de premsa Conferència de premsa Dossier de premsa L’entrevista personal
EXTERNES Amb la comunitat (ciutadania)	Esdeveniments especials Jornada de portes obertes Participació en fires Mecenatges, etc. Presentació de llibres Inauguració d’una seu, servei, exposició… Lliurament de premis, diplomes…
TRANSVERSALS Per a tot tipus de públic, del municipi i extern: veïnatge, visitants, altres institucions…	Identificació visual (manual d’imatge corporativa) Papereria corporativa Al·locucions (discursos) Web d’institucions Xarxes socials: Twitter, Facebook, Flick, Instagram…

Tècniques de relacions públiques. Font: Elaboració pròpia a partir de Xifra, J. (2007).

1.2. Tipus de protocol

Existeixen diversos tipus de protocols, però ara ens n'interessen 3: oficial, empresarial i social.

El protocol oficial, segons descriu el Decret 2099/1983, s’emprarà a:

a) Actos de carácter general, que son todos aquellos que organice la Corona, el Gobierno o la Administración del Estado, las Comunidades Autónomas o las Corporaciones Locales, con ocasión de conmemoraciones o acontecimientos nacionales, de las autonomías, provinciales o locales.

b) Actos de carácter especial, que son los organizados por determinadas instituciones, organismos o autoridades, con ocasión de conmemoraciones o acontecimientos propios del ámbito específico de sus respectivos servicios, funciones y actividades.

El protocol no oficial és el de l’àmbit empresarial i social. Tot allò que no preveu el protocol oficial però que diàriament estableixen les empreses, les entitats culturals, esportives i de tota mena, i el comportament social.

Si una empresa automobilística organitza una presentació d’un nou vehicle, parlarem d’acte empresarial, perquè està subjecte a la manera de fer d’aquella empresa.

En canvi, quan un ens (sigui estatal, autonòmic o local) organitza un acte, parlem de protocol oficial perquè així ho determinen les normatives vigents.

Els actes socials englobarien els organitzats per particulars (una festa d’aniversari o un sopar en l’àmbit privat).

Però, en el dia a dia, treballem i ens relacionem institucions, empreses i entitats, amb la qual cosa cal conciliar els tres tipus de protocols, ja que s’interrelacionen constantment.

1.3. Les regles bàsiques del protocol

Les regles del protocol són bàsicament quatre:

Acatar normes legals, usos, tradicions i costums.
Ordenar l’acte (a través d’una logística i una jerarquia). Abarca temps, espai i persones.
Establir una seguretat.
Comunicar (transmetre) una imatge positiva de la institució.

1.4. Els actes com a vehicle de la imatge institucional i de comunicació

Els actes de caràcter general són aquells que s’organitzen a la ciutat amb motiu de festivitats, commemoracions o esdeveniments que poden ser solemnes. Compten amb la presència de tots els membres de la corporació.

Els actes de caràcter especial són aquells que organitzen les diferents àrees d’actuació municipal i els organismes autònoms relacionats amb els seus serveis i les seves competències.

Els actes han de ser dissenyats per donar resposta a uns objectius concrets i portats a terme amb exactitud per tal que compleixin amb la missió que tenen. Un acte públic pot ser classificat segons:

El seu contingut cultural o esportiu: un congrés tècnic o una presentació d’un llibre.
La seva modalitat: un acte recreatiu o social, un cinefòrum, un concert, una conferència, una ponència sobre una tradició recuperada, etc.
El seu àmbit: és un criteri territorial que s’aplica en funció de si s’organitza a nivell nacional, autonòmic, municipal o per part d’una entitat. Aquesta apreciació marcarà el tipus d’autoritats i de públic que hi sol assistir.

Els actes públics sempre persegueixen una repercussió social. Per tant, o bé tenen lloc davant un nombre de persones i tenen un notable abast davant la societat de manera presencial i directa, o bé els mitjans de comunicació se’n fan ressò, els difonen i indirectament es multiplica l’efecte de projecció de la imatge pública de la institució (en positiu o en negatiu).

D’aquí la importància de tenir cura en:

El contingut dels missatges
La posada en escena
L’organització interna
El compliment amb el cronograma previst
L’escenificació
El tracte dispensat, conjugant la comunicació verbal i no verbal de l’acte

És a dir, que el que diem i com ho diem sigui coherent i el resultat de l’organització d’aquell acte sigui globalment positiu per a la institució.

Els actes públics no han d’entendre’s com una despesa, sinó com una inversió per transmetre uns valors i uns missatges a la ciutadania que reforcin la corporació i la confiança que aquesta inspira com a garant i gestora de serveis.

1.5. Les preguntes clau per dissenyar un acte: les 5 W

“Sis honrats servidors em van ensenyar tot el que sé; els seus noms són com, quan, on, què, qui i per què“ (Kipling, 1902)

D’aquesta manera l’autor anglès proposava una metodologia per reflexionar i esbrinar tota la informació necessària per prendre decisions.

Si ens fem totes aquestes preguntes, arribem a tenir la informació imprescindible per marcar un full de ruta de treball en qualsevol àmbit.

Aquesta tècnica del periodisme i de la investigació científica també ens serveix per a l’organització dels actes. Abans que ens posem a treballar, necessitem pensar i estructurar la informació, i disposar d’un informe que ens guiï en les tasques posteriors.

Les 5 W (inicials en anglès) seran una manera fàcil de recordar-ho:

WHAT? Què cal fer? Quin acte és? Ens facilitarà el títol, de què es tracta.

WHEN? Quan? La data de l’acte. Millor si sabem també l’hora (matí, tarda o nit).

WHERE? On? L’espai on el farem. Cal saber el nombre orientatiu de persones que hi poden assistir (quanta gent preveiem?). La climatologia i l’època de l’any marcaran si el podem fer a l’aire lliure o a l’interior.

WHY? Per què? El motiu pel qual es vol organitzar l’acte. A quin objectiu respon?: demanda ciutadana, proposta d’un programa electoral, compromís del Pla de mandat…

WHO? Qui? Aquí ens preguntarem si som amfitrions o convidats. Si som amfitrions, qui representarà la corporació (l’alcalde, un tinent d’alcalde, un regidor)? Quin és el contingut? Així sabrem si hem de convidar gent del món esportiu, cultural, mediambiental, etc.

5W + 1H + 1N

HOW? Llavors només cal preguntar-nos Com ho farem? Acte informal, solemne, asseguts, drets…?

N (NEED) Finalment, prepararem un llistat (check list) amb tot allò que ens caldrà per portar-ho a terme i no oblidar-nos res.

Tot seguit disposeu d’una taula que identifica quina finalitat té cada pregunta: