Per introduir els continguts bàsics i conèixer les diferències entre els conceptes de protocol i relacions públiques, suggerim llegir l’extracte de les entrevistes fetes a quatre responsables de protocol, dos són d’administracions públiques, un d’empresa i un quart de l’àmbit docent.
Preguntes per reflexionar
Començarem per conèixer les definicions i els termes específics del món protocol·lari. Et recomanem llegir el glossari que hi ha al final d’aquest manual.
També pots revisar el quadre resum següent amb les principals tècniques de relacions públiques:
INTERNES |
El procediment d’acollida El tauler d’anuncis La bústia de suggeriments El butlletí intern Projecte d’empresa/Pla de mandat Missatge d’alta direcció Reunions i seminaris La comunicació telefònica Intranet |
EXTERNES |
El comunicat de premsa. Nota Convocatòria de premsa Conferència de premsa Dossier de premsa L’entrevista personal |
EXTERNES |
Esdeveniments especials Jornada de portes obertes Participació en fires Mecenatges, etc. Presentació de llibres Inauguració d’una seu, servei, exposició… Lliurament de premis, diplomes… |
TRANSVERSALS |
Identificació visual (manual d’imatge corporativa) Papereria corporativa Al·locucions (discursos) Web d’institucions Xarxes socials: Twitter, Facebook, Flick, Instagram… |
Tècniques de relacions públiques. Font: Elaboració pròpia a partir de Xifra, J. (2007).
Existeixen diversos tipus de protocols, però ara ens n'interessen 3: oficial, empresarial i social.
a) Actos de carácter general, que son todos aquellos que organice la Corona, el Gobierno o la Administración del Estado, las Comunidades Autónomas o las Corporaciones Locales, con ocasión de conmemoraciones o acontecimientos nacionales, de las autonomías, provinciales o locales.
b) Actos de carácter especial, que son los organizados por determinadas instituciones, organismos o autoridades, con ocasión de conmemoraciones o acontecimientos propios del ámbito específico de sus respectivos servicios, funciones y actividades.
Si una empresa automobilística organitza una presentació d’un nou vehicle, parlarem d’acte empresarial, perquè està subjecte a la manera de fer d’aquella empresa.
En canvi, quan un ens (sigui estatal, autonòmic o local) organitza un acte, parlem de protocol oficial perquè així ho determinen les normatives vigents.
Els actes socials englobarien els organitzats per particulars (una festa d’aniversari o un sopar en l’àmbit privat).
Però, en el dia a dia, treballem i ens relacionem institucions, empreses i entitats, amb la qual cosa cal conciliar els tres tipus de protocols, ja que s’interrelacionen constantment.
Les regles del protocol són bàsicament quatre:
Els actes de caràcter general són aquells que s’organitzen a la ciutat amb motiu de festivitats, commemoracions o esdeveniments que poden ser solemnes. Compten amb la presència de tots els membres de la corporació.
Els actes de caràcter especial són aquells que organitzen les diferents àrees d’actuació municipal i els organismes autònoms relacionats amb els seus serveis i les seves competències.
Els actes han de ser dissenyats per donar resposta a uns objectius concrets i portats a terme amb exactitud per tal que compleixin amb la missió que tenen. Un acte públic pot ser classificat segons:
Els actes públics sempre persegueixen una repercussió social. Per tant, o bé tenen lloc davant un nombre de persones i tenen un notable abast davant la societat de manera presencial i directa, o bé els mitjans de comunicació se’n fan ressò, els difonen i indirectament es multiplica l’efecte de projecció de la imatge pública de la institució (en positiu o en negatiu).
D’aquí la importància de tenir cura en:
És a dir, que el que diem i com ho diem sigui coherent i el resultat de l’organització d’aquell acte sigui globalment positiu per a la institució.
Els actes públics no han d’entendre’s com una despesa, sinó com una inversió per transmetre uns valors i uns missatges a la ciutadania que reforcin la corporació i la confiança que aquesta inspira com a garant i gestora de serveis.
“Sis honrats servidors em van ensenyar tot el que sé; els seus noms són com, quan, on, què, qui i per què.« (Kipling, 1902)
D’aquesta manera l’autor anglès proposava una metodologia per reflexionar i esbrinar tota la informació necessària per prendre decisions.
Si ens fem totes aquestes preguntes, arribem a tenir la informació imprescindible per marcar un full de ruta de treball en qualsevol àmbit.
Aquesta tècnica del periodisme i de la investigació científica també ens serveix per a l’organització dels actes. Abans que ens posem a treballar, necessitem pensar i estructurar la informació, i disposar d’un informe que ens guiï en les tasques posteriors.
Les 5 W (inicials en anglès) seran una manera fàcil de recordar-ho:
Tot seguit disposeu d’una taula que identifica quina finalitat té cada pregunta: