Organització d’esdeveniments i atenció protocol·lària

Una vegada decidit que s’organitzarà un acte, el primer i més important és pensar com el portarem a terme, des de la màxima abstracció fins a la concreció total, i valorar els pros i contres. Com si es tractés de pintar un quadre, primer triaríem perspectiva, tema, personatges i colors i faríem un esbós. Posteriorment, inclouríem els detalls i els efectes.

Abans de l’acte

En aquest apartat hem inclòs tots els preparatius que tindrem en compte des que s’ha pres la decisió de portar a terme un acte fins a la vigília.

Internament: Pensar. Fase de disseny:

• Esborrany (preprograma)
• Anàlisi d’opcions i possibles espais
• Serveis que caldrà contractar (prereserves i logística)

Internament i externament: Fer. Amb l’alternativa escollida (programa):

• Reserva d’espai i contractació de serveis en ferm
• Llista de convidats
• Papereria institucional (disseny i impressió: cartes i invitacions)
• Divulgació de l’acte (invitacions, cartells, xarxes socials…)
• Relacions amb la premsa (anunci, roda de premsa, nota de premsa…)
• Confirmacions
• Check list de tot el material que necessitarem per fer el muntatge i desenvolupar l’acte (des de cinta adhesiva i tisores fins a bolígrafs i carpetes)

Durant l’acte

En aquest apartat s’inclou tot el que s’esdevé el dia de l’acte, que engloba:

• La verificació del que havíem previst prèviament i que hem vist en l’apartat anterior.
• L’atenció als convidats i participants en l’esdeveniment.
• La mateixa execució del programa.
• L’atenció a la premsa.
• L’enviament de comunicats, notes de premsa, valoracions o fotografies, tant als mitjans de comunicació habituals com a les xarxes socials.
• Comiat de les persones convidades.
• I finalment, el desmuntatge.

Internament i externament: Executar. El dia de l’acte, seguir el guió o improvisar. Resoldre conflictes i prendre decisions.

Després de l’acte

Internament i externament: Avaluar. Analitzar com ha anat l’acte, extreure’n conclusions i el possible pla de millora per al futur. Trametre documentació, certificats i agraïments. Finalitzar tràmits burocràtics i pagar els proveïdors.

A continuació hem inclòs un quadre resum del procés ADD amb totes les tasques que s’han de tenir en compte abans, durant i després de l’organització d’un acte.