Una vegada decidit que s’organitzarà un acte, el primer i més important és pensar com el portarem a terme, des de la màxima abstracció fins a la concreció total, i valorar els pros i contres. Com si es tractés de pintar un quadre, primer triaríem perspectiva, tema, personatges i colors i faríem un esbós. Posteriorment, inclouríem els detalls i els efectes.
Abans de l’acte
En aquest apartat hem inclòs tots els preparatius que tindrem en compte des que s’ha pres la decisió de portar a terme un acte fins a la vigília.
Internament: Pensar. Fase de disseny:
Internament i externament: Fer. Amb l’alternativa escollida (programa):
Durant l’acte
En aquest apartat s’inclou tot el que s’esdevé el dia de l’acte, que engloba:
Internament i externament: Executar. El dia de l’acte, seguir el guió o improvisar. Resoldre conflictes i prendre decisions.
Després de l’acte
Internament i externament: Avaluar. Analitzar com ha anat l’acte, extreure’n conclusions i el possible pla de millora per al futur. Trametre documentació, certificats i agraïments. Finalitzar tràmits burocràtics i pagar els proveïdors.
A continuació hem inclòs un quadre resum del procés ADD amb totes les tasques que s’han de tenir en compte abans, durant i després de l’organització d’un acte.