Organització d’esdeveniments i atenció protocol·lària

Tal com hem anat explicant, la projecció de la imatge pública d’una institució la portem a terme amb diverses tècniques de relacions públiques, concretament, com ja hem vist, amb l’organització d’actes protocol·laris.

Les persones que en formen part, siguin polítics o treballadors, també són imatge de la institució i comuniquen missatges. Per això la roba que triem en cada ocasió parla de nosaltres individualment i col·lectivament. La comunicació en el fet de vestir es considera també comunicació no verbal, perquè és la primera impressió (estètica) que les persones desconegudes reben de nosaltres, ja que transmetem informació i trets de la personalitat, sigui bon gust, estridència, elegància o provocació. La roba que decidim posar-nos també és un mitjà de diferenciació o integració en els col·lectius.

Per això, en funció del tipus d’acte públic i com a representants de l’Administració per a la qual treballem, s’exigeix una indumentària adequada a cada situació.

Pel que fa a la indumentària protocol·lària, tradicionalment la marca l’home, i la dona es vesteix en funció de les normes indicades a la invitació.

A continuació, pots consultar les normes bàsiques d’indumentària protocol·lària per saber vestir adequadament en cada ocasió:

Tot seguit, s’indiquen les expressions més utilitzades en les invitacions, que seran les que haurem de comprendre i respectar per no confondre’ns d’indumentària. Cal tenir en compte que són els requeriments que la persona organitzadora estableix per assistir al seu acte.

• Se suplica etiqueta. Vol dir que la persona amfitriona desitja que els seus convidats acudeixin amb una etiqueta senzilla (esmòquing o jaqué), però no implica obligatorietat, es pot portar vestit fosc. Les dones podran portar vestit curt o de còctel.
• Vestit fosc. És obligatori portar vestit fosc, i per tant, les dones han de portar vestit curt o de còctel. Si l’home porta vestit fosc, la dona mai pot anar amb vestit llarg.
• Jaqué o uniforme. És d’ús obligatori (no opcional). La dona portarà vestit curt. Com que es tracta d’un acte diürn, no permet portar vestit llarg.
• Frac o uniforme amb condecoracions. És d’ús obligatori per als homes. Les dones portaran vestit llarg. És la indumentària de més gala.
• Rigorosa etiqueta o etiqueta. És obligat el frac per als homes i el vestit llarg per a les dones.

Diferents denominacions de l’etiqueta (equivalències) segons els països:

La comunicació no verbal també es refereix al que expressem encara que estiguem en silenci. El nostre llenguatge gestual i corporal (la postura del nostre cos i la gesticulació facial) és part de la nostra conducta i és analitzat també per les persones que ens observen.

Hi ha moltes formes no verbals de comunicació que estan presents en els actes, com la il·luminació, les fotografies o imatges que projectem, la sonorització, els colors, la simbologia o les banderes.

Cal transmetre seguretat i sensació de control de la situació a través de:

• Tenir una bona postura. El cos ha d’estar dret, vertical (amb una correcta alineació corporal).
• Mantenir el somriure.
• Evitar la gesticulació facial i manual excessiva.
• Mantenir contacte visual amb la presidència i els col·laboradors per informar.
• Caminar amb pas segur, amb fermesa, en línia recta i evitant les corredisses.
• Seure i aixecar-nos correctament de la cadira. Mantenir els genolls junts mentre estem asseguts.
• Assentir amb el cap.

Cal evitar

• Rascar-se en públic i mastegar xiclet.
• Treure’ns les sabates, encara que ens facin mal els peus. Si hem d’estar molta estona dempeus, canviem el pes del cos d’un costat a l’altre alternativament.
• Riure sorollosament.
• Els crits.
• Les cantarelles.
• Transmetre sentiments amb el gest facial (disgust, tristesa, sorpresa…).