Organització d’esdeveniments i atenció protocol·lària

A l’Administració local, i especialment als ajuntaments, s’organitzen molt freqüentment actes de diversa tipologia, i tot i la introducció dels costums locals, responen a una estructura bàsica comuna. Tot seguit analitzarem les característiques generals com a guia per portar-los a terme amb correcció.

La constitució de les corporacions municipals i l'elecció d'alcalde estan legislades a la Llei orgànica del règim electoral general 5/1985, de 19 de juny.

Aquesta Llei orgànica legisla, en el títol III “Disposicions especials per a les eleccions municipals”, el mandat i la constitució de les corporacions municipals, corresponent al capítol VIII. L'article 195 d’aquest capítol estableix que:

• Les corporacions municipals es constitueixen en sessió pública el vintè dia posterior a la celebració de les eleccions, tret que s'hagués presentat recurs contenciós electoral contra la proclamació dels regidors electes, supòsit en què es constitueixen el quarantè dia posterior a les eleccions.
• Amb aquest fi, es constitueix una mesa d'edat integrada pels electes de major i menor edat presents en l'acte, en la qual actua com a secretari el de la corporació.
• La mesa d’edat comprova les credencials presentades, o acreditacions de la personalitat dels electes, d’acord amb les certificacions que la Junta Electoral de Zona ha enviat a l’Ajuntament.
• Realitzada l'operació anterior, la mesa d’edat declararà constituïda la corporació si concorren la majoria absoluta dels regidors electes. En cas contrari, se celebrarà sessió l'endemà passat, en què quedarà constituïda la corporació qualsevol que sigui el nombre de regidors presents.

El capítol IX estableix com s'ha de procedir en l'elecció d'alcalde. Es tracta en l'article 196:

• Poden ser candidats tots els regidors que encapçalin les seves corresponents llistes.
• Si algun d'ells obté la majoria absoluta dels vots, és proclamat electe.
• Si cap d'ells obté aquesta majoria, és proclamat alcalde el regidor que encapçali la llista que hagi obtingut més vots populars en el corresponent municipi (en les eleccions). En cas d'empat es resoldrà per sorteig.

En aquest mateix article s'especifica que:

També els ajuntaments aproven els seus reglaments orgànics (ROM), en els quals s'articula la constitució del consistori i el procediment d'elecció dels regidors.

El ROM d’un Ajuntament pot resumir l’acte de presa de possessió en els punts que es descriuen en el document següent: Resum d’un acte de presa de possessió.

Normalment les taules rodones són públiques, i s’acostuma a obrir un torn de paraules o preguntes al final de les exposicions dels ponents. De vegades es fan a través dels mitjans de comunicació (televisió o ràdio).

En la taula rodona sempre s’incorpora un moderador, que és una persona imparcial que garanteix la participació de tots els membres de la taula amb els mateixos drets de temps.

Els participants en una taula rodona són persones que, per la seva trajectòria professional o personal, poden aportar informació o punts de vista diferents sobre el tema escollit.

Per organitzar una taula rodona haurem de tenir en compte els passos següents:

1. Cal fer una llista provisional de possibles participants i alguna persona de reserva (per si falla algun dels candidats).
2. Després cal contactar particularment (telefònicament i, posteriorment, per escrit) per demanar la participació en aquella jornada. Cal explicar amb precisió què es demana al ponent i les condicions de la participació. Per escrit confirmem la invitació (s’aconsella enviar una carta, mai una invitació).
3. Una vegada confirmats els ponents, es reserva (o confirma) la sala on es durà a terme la sessió. S’estudien i s’encarreguen tots els materials als proveïdors segons la fitxa de l’acte.
4. Cal preveure qui farà l’acolliment i la rebuda dels participants (si han d’anar a l’hotel, etc.) i els trasllats (si els ponents vénen sense mitjà de transport propi).
5. Caldrà fer anuncis, cartells, invitacions, etc.
6. Preparació de la sala (segons full de ruta ADD).
7. Celebració de l’acte.
8. Posteriorment, se sol convidar a dinar o sopar els ponents com a mostra d’agraïment institucional (cal preveure quines autoritats han d’assistir-hi per qüestions de rang i regidoria).

A diferència de l’acte descrit abans, no es tracta de generar cap mena de debat, sinó de conèixer una classe magistral d’un expert en un tema.

En aquest cas, la presidència acostuma a ser parell, i el ponent és acompanyat només de l’alcalde o regidor de l’àrea corresponent.

Per organitzar una conferència haurem de tenir en compte els punts següents:

• Cal preveure si el ponent desitja fer la conferència assegut o dret. En cas que sigui dret, cal tenir preparat un faristol per facilitar l’exposició.
• El conferenciant pot fer l’exposició durant un màxim d’1 hora. Si es desitja, es pot obrir un torn de preguntes en acabar l’exposició.
• Com a cortesia, s’acostuma a convidar el ponent a un àpat restringit amb 2 o 3 autoritats locals. Se li pot entregar un obsequi local com a mostra d’agraïment.
• Cal preveure fotògraf.

En la inauguració de seus o serveis cal preveure:

• Quin recorregut es farà de la instal·lació.
• Quines persones formaran la comitiva.
• Si posteriorment hi haurà jornada de portes obertes per tal que tothom pugui conèixer el nou espai o l’espai rehabilitat.

Aquest tipus d’acte comporta:

• Dissenyar els recorreguts interns.
• Considerar el nombre de persones que conformarà cada grup de visitants.
• Formar l’equip que guiarà els grups per tal que tothom expliqui el mateix sobre la nova instal·lació.
• Fer un guió del que succeirà pas a pas.
• Cronometrar el temps de les explicacions i del recorregut.
• Assajar el dispositiu.

La signatura de conveni és un acte que sol ser restringit (sense públic). De vegades hi ha la premsa.

Quan es porti a terme, s’hauran de tenir en compte diferents aspectes abans, durant i després de l’acte.

Difusió

• Persones relacionades directament amb el motiu de l’acte
• Mitjans de comunicació

Convidats especials

• Representants de les institucions signants
• Persones del departament de l’Ajuntament que hagin estat relacionades amb els preparatius del conveni (regidor de l’àrea, tècnics implicats)
• Mitjans de comunicació

Elements de cerimonial i d’organització necessaris

• Documents per signar
• Carpeta que conté els convenis
• Bolígrafs de qualitat mitjana i, si convé, safata de presentació
• Dossier de premsa amb còpia del conveni
• Contractació del fotògraf

Acollida

• Al vestíbul del departament o lloc de la signatura i en funció de quina sigui l’autoritat o les persones que signin, hi haurà el responsable de protocol, un regidor i el secretari o persona que per rang correspongui esperant els signants per tal d’acompanyar-los.
• Al despatx del responsable hi haurà la resta d’assistents, juntament amb l’amfitrió, esperant els convidats externs.

Desenvolupament

• Arribada dels convidats.
• Salutacions.
• Col·locació dels assistents al voltant de la taula de signar.
• Cal tenir la precaució (si s’escau) de reservar un espai per als mitjans de comunicació en cas que hagin de presenciar la signatura. Una altra opció és convocar una roda de premsa al final per donar a conèixer amb més detall la signatura del conveni.

Signatura

• Paraules (parlaments) dels representants de les entitats signants.

• Es procedeix a la signatura (cal l’ajut d’una persona de suport per a aquest moment, especialment si són diverses les entitats que signen; també és important recollir fotogràficament aquest moment de l’acte).
• Lliurament d’un exemplar del conveni a cadascuna de les persones que han signat.
• Copa de cava (opcional).

Comiat

• L’amfitrió acompanyarà els convidats a la porta de sortida.

• Agraïments per escrit
• Tramesa de fotografies de l’acte als representants de les entitats signants
• Tramesa del recull de premsa

El lliurament de premis o diplomes és un acte que sol ser públic amb invitacions, però també pot ser obert al públic general, anunciat mitjançant cartells al carrer i sense petició de confirmació d’assistència. Acostuma a haver-hi premsa.

Quan es porti a terme, haurem de tenir en compte diferents aspectes abans, durant i després de l’acte.

Difusió

• Persones relacionades directament amb el motiu de l’acte (invitació).
• Mitjans de comunicació (invitació específica).

Convidats especials

• Tots els participants al premi.
• Les persones o entitats premiades (han de confirmar que hi assistiran).
• Familiars dels premiats o membres de les entitats premiades (s’ha de valorar si, per capacitat de la sala, cal restringir el nombre d’acompanyants per cada persona o entitat premiada)

Acollida

• Es farà al vestíbul de l’espai o, si és una autoritat rellevant, com escaigui protocol·làriament.
• En una sala annexa hi reunim els premiats mentre la resta d’assistents s’acomoden al saló.

Desenvolupament

• Arribada dels convidats.
• Salutacions.
• Acompanyament i ubicació dels assistents a les cadires reservades.
• Entrada dels premiats i acomodació.
• Entrada de la presidència.
• Paraules de benvinguda i lliurament dels premis (per l’ordre que s’hagi establert, per importància dels premis o alfabèticament).
• Una única persona d’entre els premiats fa l’agraïment en nom de tots.
• Fotografia de família amb tots els premiats. És aconsellable també fer-la amb tots els participants.
• Paraules de comiat per part de l’amfitrió.
• Trasllat de tots els convidats a l’espai on hi hagi el refrigeri.
• Copa de cava (opcional).

Comiat

• L’amfitrió acompanyarà els convidats a la porta de sortida, segons el protocol que s’hagi establert per a l’acte. Sigui quin sigui, serà el mateix que s’hagi dispensat a l’arribada.

• Felicitacions per escrit (carta o saluda).
• Tramesa de fotografies de l’acte als premiats.
• Tramesa del recull de premsa amb la notícia (recomanable).