PMT - SIGAC Manual d'operacions

Les convocatòries de la Xarxa de Governs Locals s’estructuren en fases d’acord amb l’estat de tramitació de les actuacions que es concerten amb els ens locals.

El Portal de tramitació (PMT) és l’aplicació que fan servir els ens locals per a la gestió de les sol·licituds i les actuacions concertades amb la Diputació de Barcelona.

El Sistema Integral de Gestió de l’Activitat (SIGAC) és l’eina interna de la Diputació de Barcelona que permet els canvis d’estat dels expedients dels ens locals per part dels centres gestors referents.

Per a tots els instruments de cooperació de la Xarxa de Governs Locals –Programa general d’inversions, Catàleg de serveis i programes específics—, els estats de tramitació de les sol·licituds són els següents:

• Lliurada: des del moment en què és tramesa per l’ens destinatari i fins a la seva revisió per part de la Diputació de Barcelona, a efecte de determinar l’existència o no de defectes esmenables.
• Pendent d’esmena: des del moment en què la Diputació efectua un requeriment d’esmena a l’ens, en haver detectat, durant la revisió de la sol·licitud, l’existència de defectes esmenables.
• En curs: des del moment en què la Diputació finalitza la revisió, en no haver-se detectat defectes esmenables, i fins a la concessió de l’ajut o desestimació de la sol·licitud.

L’estat de cada expedient es va actualitzant per mitjà dels tràmits que realitzen els ens locals i els centres gestors al llarg del cicle de gestió:

• Els centres gestors poden realitzar els tràmits corresponents a la fase de sol·licitud indistintament des del Portal de tramitació (PMT) o des de SIGAC. Les sol·licituds del PMT són copiades de manera automàtica a l’eina SIGAC i aquest fet permet que la gestió dels tràmits vinculats a la fase de sol·licitud es pugui fer amb qualsevol d’ambdues eines.
• Els tràmits de les fases d’acceptació i justificació també es poden fer indistintament des del PMT o des de SIGAC.
• Els tràmits de les fases de valoració, formalització i tancament dels expedients es realitzen des de SIGAC, i des d’aquesta eina es comuniquen als expedients del PMT.

Els tràmits disponibles per a cada assistència de SIGAC s’ubiquen en el botó

de manera similar a com es presenten en el PMT. A través d’aquest botó, podem fer tràmits com ara els següents:

A través dels filtres disponibles en la pestanya ‘Expedients’ del PMT, podem gestionar els expedients en funció del seu estat de tramitació i dels dies que han passat des de la realització del darrer tràmit, tant pel que fa a les operacions d’entrada (tràmits realitzats pels ens locals) com les de sortida (tràmits realitzats per la Diputació).

Els filtres anteriors són d’utilitat per al seguiment i control dels compromisos de qualitat vinculats al recursos del Catàleg de la Xarxa de Governs Locals i dels requeriments d’esmena (de sol·licitud, acceptació i justificació).

En la darrera actualització del Portal de tramitació, a la pàgina d’inici i només visible en el perfil dels ens locals, s’han incorporat nous avisos per destacar els recursos i els expedients pendents de tramitar que tenen terminis propers. Des dels cercadors del PMT (recursos i expedients) els equips dels ens locals també poden seleccionar-los a través del filtre “només candents”.

En la darrera actualització del Portal de tramitació, en els tràmits vinculats als expedients, s’ha afegit una columna inicial que inclou una bandera que permet assenyalar el tràmit com a llegit pel referent local i així facilitar les seves tasques. En fer doble clic sobre la bandera aquesta queda fixada per al tràmit.

A través dels filtres disponibles en la pestanya ‘Llistat d’assistències’ de SIGAC podem gestionar les assistències derivades dels expedients del PMT.

Un cop generat i descarregat el fitxer Excel, el podem tractar de manera personalitzada:

• Eliminant columnes que no farem servir
• Aplicant autofiltres
• Afegint càlculs (totals, subtotals, …)

Les eines PMT i SIGAC inclouen l’opció de realitzar comunicacions electròniques de determinats tràmits de manera integrada amb la plataforma EACAT, fet que permet deixar constància dels mateixos en el registre d’entrada dels ens destinataris i en el registre de sortida de la Diputació de Barcelona.

Les comunicacions electròniques que es realitzen a través del PMT i SIGAC no inclouen la signatura electrònica que evidenciï la identitat del remitent ni inclouen la transcripció de l’acte que es notifica, de forma que per si mateixes no tenen validesa com a notificació administrativa. Per tal de tenir aquesta condició, la praxi consensuada amb la Secretaria General és que en les comunicacions electròniques s’incorpori la notificació signada per la secretaria delegada.

Per tant, quan sigui necessari notificar un acte a més d’un ens, també es pot fer a través de l’eina SIGAC. Si aquest acte es publica íntegrament en la Seu electrònica o en algun diari oficial, es podrà tenir accés al seu contingut i serà possible generar una única notificació de l’acte íntegre, amb el peu de recurs oportú, que es pot adjuntar en la comunicació electrònica de SIGAC i, a través d’aquesta eina, enviar-la simultàniament a tots els ens que calgui notificar.

Aquesta operativa segueix els passos següents:

• El centre o departament responsable de notificar, a través del Gestor de Documents Digitals (GDD), genera una única notificació de l’acte íntegre sense ens a l’encapçalament. Posteriorment, és tramitada mitjançant l’eina TeDIBA perquè sigui firmada per la secretaria delegada que correspongui.
• Des de l’eina SIGAC, s’envia una única comunicació de manera massiva als expedients PMT afectats i s’annexa la notificació íntegra. S’evita així la tramesa de les notificacions individuals des del GDD, o bé l’acció massiva des d’EACAT, que resta desvinculada del Portal de tramitació.
• La plataforma EACAT del Consorci d’Administració Oberta de Catalunya (AOC), mitjançant l’ús de la signatura electrònica reconeguda i la gestió dels assentaments electrònics en els registres –registre de sortida de l’organisme emissor i registre d’entrada de l’organisme receptor–, s’encarrega de proporcionar a totes les administracions públiques un servei de tramitació interadministrativa.

En la taula següent, podeu consultar les comunicacions electròniques que es poden realitzar des del PMT i SIGAC a través d’EACAT, amb anotació en els registres –de sortida de la Diputació i d’entrada de l’ens destinatari-.

En els tràmits que realitza l’ens local des del Portal de tramitació (PMT) és habitual haver d’annexar documentació com ara formularis, memòries tècniques o altra documentació de l’ens. Actualment, els tipus de fitxers que admet el portal són els següents: