PMT - SIGAC Manual d'operacions

El tràmit electrònic de justificació de despeses està relacionat amb l’expedient i els ens locals el realitzen des de l’opció ‘Expedients’ del menú del PMT, a través del botó ‘Fer tràmits (per ens)’.

En el moment que l’ens local presenta la justificació de despeses, es fa l’anotació al Registre electrònic de documents de la Diputació de Barcelona i no s’envia al registre de factures fins que la justificació lliurada sigui acceptada pel centre gestor i, per tant, hagi passat a estat ‘en curs’.

L’ens pot presentar, segons la fase i l’estat de l’expedient, els tràmits següents:

• Justificació de despeses, mentre la fase/estat de l’expedient sigui ‘Formalització/Aprovada’ o ‘Justificació/En curs’ (en el cas de justificacions parcials). Una vegada realitzat el tràmit, l’expedient quedarà en fase i estat de ‘Justificació/Lliurada’.
• Sol·licitud d’esmena de justificació de despeses (per esmenar la darrera justificació de despeses lliurada) mentre la fase/estat de l’expedient sigui ‘Justificació/Pendent d’esmena’. Després de realitzar el tràmit, l’expedient quedarà en fase i estat de ‘Justificació/Lliurada’.

El centre gestor realitzarà el control i la valoració de la documentació associada a la justificació d’acord amb les condicions de l’acte de concessió i el règim regulador de cada convocatòria. Si la justificació és correcta, des del PMT o des de SIGAC, a través del botó ‘Fer tràmits per Diba’, es realitzarà l’operació ‘Comunicació de justificació verificada’ que implica que l’expedient passa a estat ‘en curs’ en la fase de justificació. En aquesta operació, el centre gestor pot comunicar qualsevol aspecte d’interès a l’ens local a través del camp ‘Descripció detallada’ i, en realitzar-la, es genera un correu electrònic a les bústies de l’ens (bústia corporativa i del contacte tècnic) i de l’usuari de la Diputació que ha fet el tràmit.

Aquest tràmit realitza l’anotació corresponent al registre de factures de la Diputació de Barcelona amb tota la documentació tramitada per l’ens local a través del PMT.

El règim regulador de la convocatòria del Catàleg del Pla Xarxa de Governs Locals estableix diferents terminis de justificació per als recursos econòmics (ajuts i fons de prestació) que s’estableixen en un període determinat, entre una data d’inici i una data final de justificació. Per aquest motiu, en aquells expedients de recursos econòmics que es trobin en fase de ‘Formalització/Aprovada’, el tràmit de justificació de despeses estarà disponible en el PMT per als ens locals a partir de la data d’inici del període de justificació.

Quan es concedeix un ajut s’han de completar les pestanyes de SIGAC següents:

En cas que s’aprovi una sol·licitud d’ampliació de terminis mitjançant l’acte administratiu oportú i d’acord amb el règim de la seva convocatòria, cal actualitzar els nous terminis a SIGAC en les pestanyes Execució i Justificació. L’actualització dels períodes permet presentar justificacions fins al nou termini que s’informi i fer el seguiment de l’execució i finalització per a la correcta liquidació de l’ajut i el tancament de l’assistència.

Els períodes de justificació voluntari i final són els establerts en l’acte d’aprovació de l’ajut. Pel que fa a la resta de períodes, per a una identificació correcta del període de justificació que s’actualitza, seleccioneu l’opció que correpongui i que us mostra el desplegable.

En el cas de les convocatòries del Pla Xarxa de Governs Locals, dins dels tres mesos següents a l’acabament del termini final de presentació de justificacions, s’ha de promoure la liquidació i revocació provisionals dels ajuts no justificats i habilitar un període d’audiència perquè els ens afectats puguin presentar les justificacions pendents i/o al·legar.

Els responsables de promoure aquesta liquidació són els centres gestors, en el cas d’ajuts econòmics en règim de concessió directa amb concurrència i de fons de prestació, i la Direcció de Serveis de Cooperació Local, en el cas d’ajuts econòmics en règim de concurrència competitiva. Aquest sistema també és d’aplicació en les pròrrogues de terminis instades pels centres gestors.

En cas d’actualitzacions massives de terminis de justificació, els centres gestors poden sol·licitar la càrrega de dades a la Direcció de Serveis de de Cooperació Local; en cas d’actualitzacions puntuals, l’actualització va a càrrec del propi centre gestor.

Per a les actualitzacions massives, cal enviar a la DSCL un arxiu d’Excel amb la relació d’assistències afectades i aquest contingut: 1. Convocatòria; 2. Nom de l’ens; 3. Nom de l’actuació; 4. Codi de l’actuació; 5. Nou període de justificació (data d’inici i data final). Trobareu el model d’Excel a: Eines tecnològiques de l’espai d’Intradiba de la Xarxa de Governs Locals (Manual d’operacions).

La pestanya ‘Revisió’ de SIGAC permet, de manera opcional, informar de l’estat de la gestió del centre gestor en relació amb la justificació de despeses de les assistències. Aquesta pestanya s’ordena en tres nivells: revisió tècnica, revisió econòmica i revisió global. Per a cada nivell es pot informar l’estat, la data d’inici de la revisió, la data de validació i la persona encarregada de la revisió.

En el llistat d’assistències de SIGAC s’inclouen filtres que permeten cercar pels camps esmentats.

Seguiment de les justificacions pendents de verificar

A petició de la Intervenció General, s’ha creat una nova funcionalitat a SIGAC que permet extreure una fotografia de l’estat de verificació de les justificacions i obtenir un llistat Excel amb les assistències que, en la data de l’extracció, es troben en l’estat de ‘Justificació lliurada’ o ‘Justificació pendent d’esmena’.

D’aquesta funcionalitat cal tenir en compte els aspectes següents:

• Només s’inclouen les assistències que en la data d’extracció tenen la ‘Justificació’ pendent de verificar.
• L’extracció correspon a una data determinada i, per tant, equival a una “fotografia” de quines eren les assistències amb justificació pendent de verificar en aquell moment. Per tenir la informació de les justificacions pendents en el moment actual, accediu a PMT des de l’enllaç de la pantalla d’‘Avisos Justificacions Pendents de verificar’.
• No es pot obtenir extracció en altres dates no programades.

En cas que el centre gestor detecti errors subsanables en la justificació lliurada, es realitzarà l’operació ‘Requeriment d’esmena’, que implica que l’expedient quedi en la fase de justificació en estat de ‘pendent d’esmena’. Aquesta operació es pot fer des del PMT i també des de SIGAC, a través del botó ‘Fer tràmits per DIBA’, i ofereix una pantalla des de la qual el centre gestor indicarà el motiu de l’error que cal esmenar per part de l’ens (descripció detallada), així com qualsevol aspecte que consideri rellevant.

Una vegada s’ha fet el requeriment anterior, l’aplicació PMT genera de forma automàtica la notificació electrònica corresponent i un correu electrònic de caràcter informatiu a les bústies de l’ens local (la corporativa i la del contacte tècnic) i de l’usuari de la Diputació que ha fet el tràmit. El procés de notificació genera una anotació en el registre d’entrada de l’ens destinatari i de sortida de la Diputació, que s’evidencien a través de la plataforma EACAT.

En el cas del requeriment d’esmena a la justificació, el correu electrònic informatiu incorpora el peu següent: “El termini per esmenar els defectes assenyalats i els efectes de no fer-ho es fixen en el règim regulador de la convocatòria i/o en l'acte de concessió. Aquest termini comença a comptar a partir de l’endemà de rebre el requeriment. Consulteu l'espai de tràmits de la Xarxa de Governs Locals”.

Cal tenir present que, quan es fa un requeriment d’esmena en el PMT, es carreguen totes les dades i documents de la justificació anteriorment presentada perquè l’ens esmeni les dades i/o documents que correspongui, i la torni a enviar amb tota la informació requerida correcta i completa. Així, quan el centre gestor realitza la comunicació de la justificació verificada, s’envia la darrera justificació amb la documentació adjunta d’aquesta, però no de les anteriors, al Registre de factures de SAP.

En el cas que sigui necessari afegir altres documents a la justificació carregada a SAP, el centre gestor pot fer-ho descarregant els documents des del PMT i pot adjuntar-los al registre de factures prement el botó que hi ha a l’esquerra del títol “Visualitzar factura” i seleccionant l’opció ‘Llista annexos’.

En el circuit de justificació a través del PMT, només les justificacions ‘en curs’ són les que passen, de manera automàtica, al registre de factures. Així, en les justificacions lliurades en les quals el centre gestor no hi està d’acord i requereix esmena a l’ens local, només és necessari fer aquesta operació al PMT. Quan l’ens soluciona la incidència esmenable i torna a tramitar la justificació, es genera un nou apunt en el registre general de la corporació a partir del qual computarà el termini de pagament.

A efectes de pagament, les justificacions lliurades pels ens locals poden ser de dos tipus:

• La justificació i la documentació associada no indueix al pagament, ja que aquest ha estat avançat i ara es presenta la documentació acreditativa.
• La justificació i la documentació associada generen un pagament.

Per aquests supòsits, les operacions dels centres gestors continuen de la manera següent: