En el Portal de tramitació (PMT), per a les convocatòries actives, els ens locals poden consultar els recursos disponibles i crear les sol·licituds del seu interès. Una vegada aquestes sol·licituds són signades i presentades electrònicament, passen a l’estat de ‘lliurada’ i s’assignen automàticament a la unitat orgànica de la Diputació de Barcelona referent de la seva gestió.
En el cas dels esborranys de sol·licitud, els centres gestors no han de realitzar cap operació a través del PMT, per bé que hi tenen accés i poden donar suport als equips locals en la seva elaboració. Aquests esborranys són documents de treball dels ens locals que poden arribar o no a la Diputació, d’acord amb els seus interessos. Els esborranys de sol·licitud s’eliminen de manera automàtica als noranta dies de la seva creació.
Per preparar una sol·licitud d’una convocatòria determinada, els referents locals accedeixen al Portal de tramitació a través de l’accés restringit de la Diputació de Barcelona. En l’apartat ‘Convocatòries actives’ poden seleccionar la convocatòria i el recurs o recursos del seu interès. Posteriorment, per mitjà del botó ‘Crea esborrany de sol·licitud’ es generaran els esborranys de sol·licitud corresponents als recursos seleccionats.
PMT. Convocatòries actives.
PMT. Convocatòries actives, selecció d’un recurs i generació de l’esborrany de sol·licitud.
Els centres gestors realitzen la revisió de cada sol·licitud en estat de ‘Lliurada’ i, en cas que considerin que és correcta, avançaran la fase de gestió a l’estat ‘en curs’. Aquesta operació es pot fer des del PMT i també des de SIGAC per mitjà del botó ‘Fer tràmits per DIBA’ i l’opció ‘Comunicació de sol·licitud verificada’. D’aquesta manera, l’operativa dels centres gestors per al tractament de les sol·licituds és més flexible perquè les comunicacions de sol·licitud verificada i els requeriments d’esmena es poden gestionar tant des del PMT com des de SIGAC. És recomanable que tota la gestió de les assistències, des de la sol·licitud fins a la finalització, el centre gestor la realitzi des de SIGAC.
En el camp ‘Descripció detallada’ de la comunicació de sol·licitud verificada es pot informar qualsevol aspecte que sigui considerat d’interès pel centre gestor, i és recomanable destacar que aquesta verificació significa que la sol·licitud ha estat validada o admesa a tràmit (canvia a estat ‘En curs’) però, en cap cas, suposa una concessió o una denegació definitiva.
SIGAC. Comunicació de sol·licitud verificada
La realització de la comunicació de sol·licitud verificada genera un correu electrònic informatiu a les bústies de l'ens local (bústia corporativa i la del contacte tècnic que s’ha fet constar en la sol·licitud) i de l’usuari de la Diputació que ha fet el tràmit. Els peus d’aquests correus electrònics es personalitzen en funció del tràmit de sortida. En el cas de la comunicació de sol·licitud verificada, s’inclou el text següent: “La vostra sol·licitud ha estat acceptada a tràmit”.
PMT. Model de correu electrònic informatiu destinat al contacte tècnic de l’ens local.
En cas que la sol·licitud presenti errors esmenables, el centre gestor realitzarà el tràmit ‘Requeriment d’esmena’ per mitjà del botó ‘Fer tràmits per Diba’ des de PMT o bé des de SIGAC. Amb aquesta acció, la sol·licitud passa a l’estat de ‘pendent d’esmena’.
Quan s’activa l’opció ‘Requeriment d’esmena’, s’obre una pantalla (descripció detallada) des de la qual el centre gestor indicarà el motiu de l’error que cal esmenar per part de l’ens sol·licitant, així com qualsevol altre aspecte que es consideri rellevant.
Una vegada s’ha fet el requeriment, es genera de manera automàtica la notificació electrònica corresponent i un correu electrònic informatiu a les bústies de l’ens local (bústia corporativa i del contacte tècnic) i de l’usuari de la Diputació que ha fet el tràmit. El procés de notificació electrònica genera una anotació en el registre d’entrada de l’ens destinatari que s’evidencia a través de la plataforma telemàtica EACAT del Consorci Administració Oberta de Catalunya.
En el cas del requeriment d’esmena a la sol·licitud, el correu electrònic informatiu incorpora el peu següent: “El termini per subsanar els defectes assenyalats és de set dies hàbils des de l’endemà de rebre el requeriment. Transcorregut aquest termini sense haver efectuat l’esmena, se us tindrà per desistit tàcitament de la sol·licitud”.
Quan l’ens local rep un requeriment d’esmena, pot respondre’l en l’expedient corresponent a través de la ‘Sol·licitud d’esmena’ del botó ‘Fer tràmits per ens’ del PMT.
En el cas de les convocatòries del Catàleg de la Xarxa de Governs Locals, d’acord amb el seu règim i el termini de sol·licitud definit per a cada tipus de recurs, en el Portal de tramitació es programen les dates màximes per subsanar l’esmena per part dels ens locals. Després d’aquesta data màxima, el PMT no permet presentar als ens locals la sol·licitud d’esmena. Per això, és molt important que els centres gestors facin les esmenes fins a la data límit que es fixa en el règim del catàleg.
PMT. Requeriment d’esmena a la sol·licitud amb l’opció de notificar a l’ens (assenyalada per defecte).
PMT. Rebut de sortida d’un requeriment d’esmena a la sol·licitud amb notificació electrònica (evidència de l’apunt en el registre d’entrada de l’ens a través de la plataforma EACAT).
En el marc del Catàleg de serveis es pot produir que els ens locals sol·licitin recursos per error. Aquesta situació està recollida en el règim regulador de la convocatòria del Catàleg que s’emmarca en el Pla Xarxa de Governs Locals, i requereix que els centres gestors promoguin el canvi d’aquelles sol·licituds que no siguin de la seva responsabilitat per raó de la matèria, en el termini màxim de cinc dies hàbils des de l’endemà de la recepció de la sol·licitud.
En aquests casos, el centre gestor ha de fer un requeriment d’esmena assenyalant a l’ens quin és el recurs correcte que ha de sol·licitar.
Quan l’ens local faci la sol·licitud d’esmena corresponent, haurà de seleccionar el nou recurs que vol sol·licitar a través del desplegable del camp ‘Recurs’. Si aquesta operació es fa correctament, l’expedient del PMT restarà assignat al nou recurs i a la seva unitat prestadora responsable.
PMT. Exemple de derivació d’una sol·licitud entre centres gestors (requeriment d’esmena i selecció del nou recurs que es sol·licita).