Fases
Les dades de formalització de cada assistència s'informen a SIGAC en la pestanya Formalització. Aquestes dades poden referir-se a l'aprovació o a la denegació de l'assistència.
En el Catàleg de la Xarxa de Governs Locals, els responsables de tramitar els actes de concessió o denegació de les assistències són els centres gestors en el cas dels recursos tècnics, els recursos materials, els fons de prestació i els ajuts econòmics que es gestionen per concessió directa. La Direcció de Serveis de Cooperació Local s'encarrega de tramitar els actes de concessió o denegació en el cas dels ajuts econòmics que es gestionen per concurrència competitiva i es resolen en unitat d'acte per la Junta de Govern de la corporació.
Un dels objectius de tenir informades les dades de les puntuacions dels criteris de valoració i l'assoliment dels requisits de concessió, és poder comunicar aquest detall als ens locals a través dels expedients del PMT. Pel que fa a les convocatòries vigents a la data de publicació d'aquest manual, aquesta opció no està activa. En la configuració de futures convocatòries adreçades als ens locals, es podrà preveure per endavant l'opció esmentada, la qual es vincularà a les comunicacions de formalització de les assistències (aprovació o denegació).
Per codificar les assistències a SIGAC, cliqueu el botó Codificar ubicat al detall de l'assistència, el qual permet fer aquesta acció de manera automàtica. Quan l'assistència està codificada, l'eina presenta la data de codificació al costat del codi.
El codi assignat a cada assistència té com a objectiu identificar-la de forma inequívoca i individualment i, alhora, és la dada que permet vincular l'actuació aprovada amb les seves dades al sistema comptable SIGC-SAP ja que, en incloure's el codi en l'operació comptable corresponent, les dades de la comptabilitat resten vinculades a l'actuació codificada. Aquesta vinculació és la que permet consultar les dades comptables i l'estat d'execució de cada actuació en la pestanya 'SIGC' de SIGAC, dades comptables associades a la seva aprovació i també al seu pagament. Totes les actuacions aprovades s'han de codificar a efectes de garantir-ne el seguiment; els dos primers dígits del codi corresponen a l'any de la data de codificació, a continuació s'afegeix la lletra “Y” per a les assistències del Catàleg de serveis, i la lletra “X” per a les assistències del Programa general d'inversions i dels programes específics. La lletra “E” s'aplica a la convocatòria del Programa d'ajuts per a emergències municipals.
La codificació es pot fer de forma individual per a una actuació o de forma massiva, per a un conjunt d'actuacions, a través de l'acció massiva 'SIGAC: Codificació assistències' i, a continuació, premeu el botó 'Processar'. L'acció de codificar es realitza en el moment previ a l'aprovació de les actuacions i permet preparar la documentació administrativa (decrets/dictàmens) i comptable d'aprovació (fase d'autorització i disposició de la despesa / fase de disposició de la despesa).
En el cas de recursos tècnics i materials que es presten mitjançant contractació externa, el camp “Import Formalització' es correspondrà amb el valor de l'assistència que consti en el decret d'aprovació, tot tenint en compte que aquest és un valor estimatiu ja que depèn de l'execució efectiva del contracte i la seva possible vinculació a un conjunt d'assistències. En cas que no se sàpiga el valor concret d'una assistència determinada, l'import de formalització es deixa en blanc. Sense perjudici que aquests recursos es prestin amb mitjans propis o mitjançant contractació externa, el camp “Unitats” es correspondrà amb les unitats que constin en el decret d'aprovació. La informació d'aquests camps per part dels centres gestors és necessària per tramitar l'acceptació.
En cas d'error és possible eliminar el codi i la data de codificació d'una assistència. Aquesta opció només està disponible per als perfils d'usuari següents: Administrador total i Administrador DSCL.
Per indicar les dades d'aprovació de l'assistència, els camps per informar són els següents:
-
Data d'aprovació: data d'aprovació administrativa de l'actuació.
-
Òrgan d'aprovació: òrgan que aprova l'actuació.
El camp 'Concessió' permet identificar i explotar ràpidament les assistències aprovades o denegades. Aquest camp s'informa amb l'opció 'Aprovada' quan l'assistència està codificada i té data i òrgan d'aprovació en la pestanya 'Formalització'. L'opció 'Denegada' es correspon amb una assistència desestimada que ha estat formalitzada (té informats els camps 'data' i 'òrgan' de la pestanya 'Formalització').
En les assistències derivades dels recursos econòmics i dels recursos tècnics i materials amb operacions comptables associades (AD), una vegada aquestes es comptabilitzen a SIGC-SAP, les dades corresponents a la data i l'òrgan d'aprovació es carreguen a SIGAC de manera automàtica.
Per als ajuts econòmics del Catàleg de serveis, després de la seva resolució per l'òrgan competent de la Diputació de Barcelona, la Direcció de Serveis de Cooperació Local actualitza en SIGAC les assistències aprovades i les denegades de manera massiva, i realitza les comunicacions d'aprovació/denegació corresponents.
En el cas dels fons de prestació, els recursos tècnics i materials i els ajuts econòmics de concessió directa del Catàleg de serveis, els centres gestors són els referents per actualitzar les dades i les comunicacions de formalització (aprovació o denegació) de les assistències en tant que promotors dels actes administratius corresponents.
Per a les assistències estimades de recursos tècnics i materials del Catàleg de serveis que es trobin en tràmit de formalització, seran els corresponents centres gestors els encarregats d'actualitzar la data i l'òrgan d'aprovació, llevat dels casos en què comportin operacions comptables. Cal tenir present que les aprovacions d'assistències que no tenen efectes comptables, no es carreguen a SIGAC de manera automàtica i és necessari que el centre gestor informi la data d'aprovació manualment d'acord amb l'acte de concessió. Pel que fa als terminis d'execució i justificació, s'informaran d'acord amb allò especificat en els corresponents decrets d'aprovació.
La informació de les dades de formalització de l'assistència i, en concret, les referents a la data i òrgan d'aprovació, implica necessàriament que la pestanya 'Valoració' de SIGAC estigui correctament actualitzada de manera que, en cap cas, es produeixi una formalització de l'assistència si aquesta no ha estat prèviament estimada. Les dades d'aprovació de les assistències a SIGAC es poden informar de manera individual per a cada assistència o de manera massiva. L'acció massiva requerirà també la data i l'òrgan d'aprovació, i aplica aquests valors a les assistències seleccionades.
En el cas dels recursos econòmics (ajuts i fons de prestació), el camp 'Import Formalització' (ubicat al detall de l'assistència) es correspondrà amb la dotació econòmica final aprovada per a l'assistència, i cal garantir que estigui correctament informat abans de fer la comunicació d'aprovació corresponent. En cas contrari, en el detall de l'expedient del PMT l'import formalitzat no estarà informat.
Per informar l'Import Formalització procediu de manera similar a la que se segueix per informar el camp Import Valoració. Si no hi ha periodificació, podeu informar directament el camp 'Import Formalització'. Si hi ha periodificació, per informar 'l'Import Formalització', seguiu els passos següents:
-
En el detall superior de l'assistència, feu clic a la icona de la calculadora ubicada al costat de l'import de formalització per accedir a la pantalla 'Periodificació de la formalització'.
-
A la pantalla 'Periodificació de la formalització', feu clic sobre el botó 'Edita' de cada anualitat periodificada. No podreu afegir ni esborranys anys.
-
A continuació, informeu el camp de l'import de formalització i deseu els canvis.
-
Si voleu modificar un import ja informat, a la pantalla 'Periodificació de la Formalització', feu clic sobre el botó 'Edita' de l'anualitat que voleu modificar, introduïu el nou import i deseu els canvis.
El botó 'copy' permet copiar l'import i les unitats de valoració de manera automàtica en els camps de formalització.
El règim del Catàleg de la Xarxa de Governs Locals estableix, com a via alternativa a la forma ordinària de concessió (acord o resolució administrativa d'aprovació), la possibilitat de concedir determinats recursos per mitjà de la comunicació prèvia. Aquests recursos són els següents, sempre que concorrin circumstàncies que aconsellin la seva prestació amb caràcter urgent: “Redacció de plans, projectes i informes” amb mitjans propis, “Gestió relacional”, “Provisió de béns, equips i subministraments” no inventariables i “Realització de serveis i activitats” amb mitjans propis.
Els usuaris dels centres gestors que són administradors de SIGAC tenen disponible, en el menú d’assistències, l’opció per poder carregar massivament les dades de formalització. Amb aquesta funcionalitat, a partir d’una plantilla Excel que cal emplenar degudament, es poden carregar de manera massiva les dades de formalització de les assistències sense haver d’informar-les una a una.
En aquest apartat trobareu un enllaç per descarregar la plantilla que conté una pestanya d’ajuda amb les instruccions necessàries per emplenar les dades de formalització i, posteriorment, fer la càrrega del fitxer Excel a SIGAC.
Aquesta funcionalitat inclou:
-
Els camps de formalització de les assistències: data i òrgan d'aprovació, tipus document, expedient SIGC i periodificacions (anualitats i imports).
-
Els camps d'execució: terminis d'execució.
-
Els camps de justificació: si s'ha prorrogat el termini de justificació de l'assistència i la data de termini.
Aplicació SIGAC. Plantilla Excel per a la càrrega massiva de les dades de formalització de les assistències
La comunicació d'aprovació a l'expedient PMT es genera a través del botó ‘Fer tràmits (per Diba)' de SIGAC una vegada l'assistència ha estat aprovada per l'òrgan competent i, per tant, l'assistència ha estat codificada i té informats els camps corresponents a l'aprovació en la pestanya ‘Formalització': data, òrgan i tipus de formalització (‘Comunicació prèvia', ‘Decret', ‘Decret amb conveni', ‘Dictamen', ‘Dictamen amb conveni').
Per a totes les assistències estimades que siguin objecte d'aprovació per l'òrgan competent de la corporació, després de la seva formalització, cal realitzar la comunicació de la seva aprovació. Amb aquesta operació l'expedient PMT passa a la fase de ‘Formalització/Aprovada' la qual permet que l'ens local tingui actius els tràmits de justificació i de renúncia. Aquest procés genera correus informatius a les bústies de l'ens local (contacte tècnic i corporatiu) i de l'usuari de la Diputació que ha fet el tràmit. Una vegada realitzada aquesta comunicació, la pantalla ‘Formalització' de l'assistència presenta la data i l'hora en què s'ha realitzat el tràmit.
Per a les assistències que s'aprovin per comunicació prèvia, es requereix que s'hagi tramès a l'ens destinatari l'esmentada comunicació i completar les dades d'aprovació de la pestanya ‘Formalització' (data i òrgan de la comunicació prèvia) i, posteriorment, es pot comunicar el tràmit al PMT (comunicació de l'aprovació).
La comunicació d'aprovació també permet crear expedients sense sol·licitud prèvia al PMT, com és el cas dels fons de prestació del Catàleg de serveis i dels programes específics del Pla Xarxa de Governs Locals.
Des de SIGAC, la comunicació d'aprovació de les assistències pot fer-se de dues maneres:
-
Individualment per a cada assistència
L'operació crea un nou tràmit a l'expedient PMT (‘Comunicació de l'aprovació') i actualitza l'import ‘Formalitzat' del PMT amb el valor del camp ‘Import Formalització' de SIGAC.
-
Massivament, seleccionant les assistències corresponents
En el cas del fons de prestació del Catàleg de serveis, els centres gestors són els responsables d'informar les dades de formalització (data i òrgan d'aprovació) i fer les comunicacions d'aprovació corresponents. Des de SIGAC es pot fer una acció massiva per informar aquests camps: a través del cercador de SIGAC apliqueu els filtres (convocatòria i recurs) per identificar els expedients dels fons de prestació afectats, i en el botó ‘Accions massives' seleccioneu ‘SIGAC. Aprovació d'assistències'.
En el cas dels ajuts econòmics, la Direcció de Serveis de Cooperació Local és l'encarregada d'actualitzar massivament l'estat de les assistències aprovades i denegades. Aquesta operació processa automàticament la comunicació corresponent a cada expedient del PMT. La versió actual de les aplicacions permet afegir informació complementària en tots els tràmits que es realitzen des de SIGAC a l'expedient PMT per mitjà del camp 'Descripció detallada'.
En el cas de recursos tècnics i materials que es presten mitjançant contractació externa, el camp 'Import Formalització' (ubicat en el detall de l'assistència) és un valor estimatiu ja que depèn de l'execució efectiva del contracte. En aquests casos, per simplificar la tramitació, per a cada assistència que s'aprovi es realitzarà una comunicació d'aprovació única, amb el valor estimatiu de la contractació i, posteriorment, si fos necessari ampliar la informació a l'ens en funció de l'execució del contracte, es farà servir la comunicació general per traslladar ajustos en el valor de l'assistència.
La comunicació de l'aprovació es pot realitzar amb notificació electrònica o sense, a criteri del centre gestor. En cas que seleccioneu l'opció d'enviar la comunicació de l'aprovació amb notificació electrònica, es generen els registres corresponents: de sortida de la Diputació i d'entrada en l'ens destinatari que s'evidencia a través de la plataforma telemàtica EACAT del Consorci Administració Oberta de Catalunya.
En la comunicació de l'aprovació, i en la resta de tràmits de sortida de la Diputació cap a l'ens que es realitzen des de SIGAC i PMT, és possible annexar documentació, si escau. Així, en el cas de la comunicació de l'aprovació, és recomanable adjuntar l'acte administratiu de concessió perquè facilita la gestió als referents dels ens locals amb un accés ràpid a la informació.
SIGAC. Pantalla de gestió de la comunicació de l'aprovació, amb l'opció d'annexar documentació i realitzar la comunicació amb notificació a l'ens.
La comunicació de la denegació a l’expedient PMT es genera a través del botó “Fer tràmits (per Diba)” de SIGAC, una vegada l’assistència ha estat desestimada i aquesta desestimació ha estat aprovada per l’òrgan competent. Es requereix, per tant, informar els camps corresponents a la data i òrgan de la pestanya ‘Formalització’.
En el cas de les assistències desistides, quan es formalitzi el decret de denegació corresponent, es procedirà a realitzar la comunicació de la denegació. Cal recordar que les assistències denegades es donen per tancades amb la comunicació de la denegació, és a dir, no és necessari que es finalitzin.
SIGAC. Pantalla de gestió de la comunicació de la denegació.
La pestanya ‘Formalització’ de SIGAC, a través del botó ‘Consulta l’expedient’, permet accedir al visor de documents (RDD, VNIS i TeDIBA) per a aquelles assistències que tenen informat el número d'expedient SIGC.
SIGAC.Visor RDD: documents de l’expedient.