1. El rol estratègic de la formació en el desenvolupament organitzatiu

+

Descripció de l'episodi:

En aquesta conversa, l’Enric Herranz, director del Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona, reflexiona sobre el paper estratègic de la formació en les organitzacions. Aquestes reflexions se centren en les avantatges de la planificació per sobre de la improvisació, la necessitat d’alinear la formació amb els objectius estratègics i les passes necessàries per aconseguir-ho.

Al principi de cada episodi hi ha una dramatització fictícia curta. Aquesta dramatització està protagonitzada per tres personatges: la Marta, el Marc i el David, tres empleats de l’administració local que ens ajudaran a copsar els temes que es tracten en cada episodi.

Transcripció:

Transcripció literal de l’àudio. Si trobeu cap error agrairem que ho reporteu a ds.formació@diba.cat

LOCUTOR: Benvinguts a Audioformació, un pòdcast de Formació DIBA.

ESCENA TEATRALITZADA:

ESCENA ÚNICA: SALA DE REUNIONS DE L’AJUNTAMENT.

ALCALDESSA: Bé, anem al gra. Tenim problemes d'eficiència en alguns departaments i necessitem solucions. Marta, com a responsable del Departament de Formació de Vallmajor, explica'ns la teva proposta.

MARTA: Gràcies, alcaldessa. Avui us presento el nou pla de formació per millorar les competències de l'equip. Si aconseguim posar-lo en marxa, ens ajudarà a treballar més eficientment i a donar un millor servei a la ciutadania.

DAVID: Un altre pla formatiu? Escolta, Marta, amb tots els respectes, però aquests cursos només serveixen per omplir hores. El que necessitem són resultats, no més teoria.

MARC: Bé, a veure, jo crec que pot ser interessant, però com garantim que sigui realment útil? És a dir, quins recursos tenim? Com ens assegurem que cada departament a més rebi la formació que realment necessita?

MARTA: Entenc els vostres dubtes, però aquest pla no és com els anteriors. No es tracta només de fer cursos, sinó d'aprendre competències claus que ens ajudin a ser més àgils i eficients.

ALCALDESSA: Marta, el pla de formació està molt bé, però la clau és comprovar si funciona. Ara mateix no podem perdre temps amb cursos que no tinguin un impacte clar.

MARTA: Precisament per això inclourem un sistema d'avaluació. No es tracta només de formar-se, sinó de veure com això es tradueix en millores reals.

DAVID: No ho sé, Marta, hem fet tantes formacions que després no han canviat res. La gent assisteix, signa i torna a la feina exactament igual.

MARC: Potser el problema és que la formació no s'ha connectat mai amb els objectius reals de cada departament. Si podem garantir que el que aprenem es posi en pràctica, llavors té sentit.

ALCALDESSA: Aquesta és la clau. Formació sí, però amb resultats visibles.

DAVID: Bé, si realment podem demostrar que la formació té un impacte real, potser no serà una pèrdua de temps.

ALCALDESSA: D'acord. Marta, prepareu una proposta concreta amb indicadors clars d'impacte. Vull resultats, no només bones intencions.

L’ALCALDESSA SURT DE LA SALA.

MARTA: Perfecte, comencem a treballar-hi.

LOCUTOR: Audioformació. Un pòdcast de Formació DIBA.

ENTREVISTA:

ENTREVISTADORA: Acabes d'escoltar la primera de les situacions d'aquesta col·lecció de pòdcast sobre la formació com a eina estratègica per als ens locals. Una col·lecció que té com a objectiu donar a conèixer diferents eines, solucions formatives i experiències d'èxit en formació amb la finalitat de reflexionar sobre el paper clau de la formació en la millora organitzativa dels ens locals i també l'assoliment dels seus objectius estratègics.

I, precisament, d'aquest rol estratègic de la formació en el desenvolupament organitzatiu és del que parlarem tot seguit amb Enric Herranz. Ell és director del Servei de Formació de la Diputació de Barcelona. Enric, benvingut. Com estàs?

ENRIC HERRANZ: Molt bon dia. Moltes gràcies. Molt bé. Encantat d'acompanyar-vos.

ENTREVISTADORA: Escolta'm, en la situació que acabem d'escoltar fa un moment hem vist com el David qüestionava la utilitat de la formació i la Marta, pobra, defensava que sí que pot ser una eina transformadora. Nosaltres sabem ja que això és una dramatització que pretén introduir al tema, però què hi ha de cert, què hi ha de realitat en aquesta resistència a veure la formació com una peça estratègica dins de les organitzacions públiques?

ENRIC HERRANZ: Bé, jo diria que ho és bastant, de real. No sé si és només resistència o desconeixement o manca de perspectiva. Dona la sensació una mica que quan hem esgotat tots els cartutxos tothom pensa en la formació com a motor de canvi.

A mi m'agrada molt situar el context de la formació respecte a si és tàctica o si és estratègia. Diuen que la tàctica és allò que podem fer quan hi ha alguna cosa a fer i en canvi l'estratègia és allò que hem de fer quan no hi ha res a fer. Molt sovint s'acudeix a la formació com un element de canvi en aquest sentit, tot i que sempre predomina d'alguna manera aquesta cultura de reacció immediata als problemes en lloc d'una visió estratègica a llarg termini.

Detectem que hi ha una certa desorientació del perquè no s'inverteix en el procés previ de la formació, en el perquè volem la formació. Penso que és una aposta molt estratègica d'una organització que no vol improvisar, sinó que el que vol fer és planificar a llarg termini i d'alguna manera relacionar molt els objectius de l’organització amb què les persones estiguin ben orientades, ben formades.

ENTREVISTADORA: Que interessant, la veritat. Com diries que pot contribuir aquesta formació a alinear els equips amb aquests objectius estratègics quan parlem d'un ajuntament o d'un ens local?

ENRIC HERRANZ: Bé, doncs, sobretot això, alineant-ho. La formació ha d'estar alineada amb aquests objectius estratègics que sovint es plasmen en plans estratègics, plans directors, plans d'actuació, etc. Hi ha fórmules, la bona notícia és que hi ha maneres d'alinear aquests objectius.

Ho pots fer traçant itineraris formatius que d'alguna manera marquin prospectiva, marquin l'alineació d'aquestes prioritats públiques amb les feines reals dels treballadors. Hi ha alternatives, per exemple, intentar alinear els comandaments. Nosaltres pensem que una de les claus de l'alineament del discurs organitzatiu amb el formatiu és precisament que els comandaments vetllin perquè tot aquest procés estigui supervisat en tot moment.

No es tracta tant d'enviar gent a formar-se… Allò de “arriba el full, el clàssic full de càlcul, en què la gent ha de marcar creuetes i apuntar-se a cursos”. Això és una desorientació. Aquí l'objectiu és que hi hagi un diàleg efectiu entre empleats i comandaments per veure quines són les veritables necessitats formatives i com aquestes s'han d'alinear amb les accions formatives que després es duen a terme en la pràctica.

ENTREVISTADORA: Tornant al que deies a l'inici, que era molt interessant, hi ha riscos de plantejar una formació com una resposta a una necessitat puntual en lloc d'integrar-la dins aquesta visió a llarg termini que comentes. Quins són aquests riscos?

ENRIC HERRANZ: Al final, si només programem o planifiquem formació reactiva, el risc és perpetuar una cultura de tallar focs en lloc de crear capacitats a llarg termini.

I això el que genera és una desconnexió entre la formació i els objectius de l'organització. Una determinada falta de continuïtat i una percepció de poca utilitat, que és el que escoltàvem en la dramatització. Al final, l'objectiu és que davant de reptes organitzatius de tot tipus, i més tenint en compte el context en què ens movem actualment, la gent sàpiga a què atenir-se. Ara, per exemple, estem en èpoques de transformació digital, d'irrupció de la intel·ligència artificial. Es parla molt de com capacitem digitalment els empleats públics.

Bé, aquí el que es necessita no només és una qüestió formativa, és una qüestió de preveure què necessitem, quines eines tenim a l'organització perquè els empleats després a la pràctica la puguin dur a terme i puguin capacitar-se al respecte. Al final, el risc que la formació no estigui alineada amb la visió estratègica de l'organització és precisament aquest, que al final la gent tendeixi a formar-se en diferents programes que no estan relacionats directament amb el que fan en el dia a dia.

ENTREVISTADORA: Clar, clar. Llavors aquesta és la percepció que sentíem, que té el David, de poca utilitat de la formació per aquesta manca de planificació. I des la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació, quines estratègies s'han implementat per reforçar aquest enfocament estratègic del que estem parlant en els darrers anys?

ENRIC HERRANZ: Doncs mira, el que intentem sobretot… Nosaltres tenim una responsabilitat en l'acompanyament als ens locals, als governs locals, i el nostre objectiu en aquest suport tècnic, en aquest acompanyament, és apoderar la formació a l'organització. I el que procurem no és tant vendre un producte, que podria ser, no? És a dir, estem per fer plans de formació en la teva realitat organitzativa per contextualitzar, per situar, per ordenar les accions formatives que han de fer els empleats i empleades…

Però això… jo diria que això és la vessant pràctica. El més important és ajudar les organitzacions a reflexionar estratègicament sobre el que volem ser. I a partir d'aquí, vincular la formació a diferents productes: plans de desenvolupament competencial, ús d'indicadors per mesurar l'impacte, etcètera. Però pensem que l'objectiu principal és que la formació ocupi un rol molt estratègic en el desenvolupament organitzatiu. I que quan es parli d'això, de la visió, del que volem ser, això tingui l'acompanyament necessari perquè les persones s’apoderin a l'hora de desenvolupar plans, programes d'actuació futura.

ENTREVISTADORA: I ens podries compartir algun exemple que ens serveixi d'inspiració d'algun ajuntament que hagi aconseguit millorar de manera significativa gràcies a aquesta aposta clara per la formació que estàs dient amb aquest rol estratègic del que parles?

ENRIC HERRANZ: Normalment, les bones pràctiques no tenen una dinàmica integral del tot. Això és molt complicat. L'organització s'ho ha de creure, ha d'invertir força en l'àmbit. No vull dir el Departament de Formació perquè pensem que aquesta és una responsabilitat compartida. Normalment, a les organitzacions, quan intentem que piloti aquest procés un departament, fracassem.

Pensem que això s'ha de pilotar des de tota l'estructura de comandament. Una altra cosa és que el Departament de Formació o el Departament de Recursos Humans, diguem-ne com vulgueu, ajudi, col·labori en tot aquest procés. Però és molt important estendre el missatge en totes les unitats de línia.

I aquí ens trobem, per exemple, amb experiències concretes d'ajuntaments que han fet apostes molt decidides en àmbits com, per exemple, l'atenció al públic. Els ajuntaments són primera línia, atenen sovint situacions complexes, col·lectius vulnerables, etcètera. Aquí hem fet, per exemple, accions, programes formatius, pràctics, en comunicació efectiva, en gestió d'emocions, en resolució de conflictes, que hem pogut corroborar amb indicadors com disminuíem, per exemple, el percentatge de queixes. Es veia una major confiança dels treballadors en la gestió de situacions difícils, etcètera.

Ara, parlant també, per exemple, de la capacitació digital del personal per facilitar processos, com hem viscut recentment, en la implementació de l'administració electrònica, de l'administració digital, etcètera. Aquí també hem pogut desenvolupar programes de capacitació en eines digitals, en gestió de tràmits electrònics, etcètera, que han incrementat, per exemple, percentatges d'ús de transmissió electrònica per part de la ciutadania. Hem aconseguit reduir el temps mitjà de resolució de gestions administratives en percentatges molt importants.

I també, per exemple, per acabar, hem invertit en alguns programes de capacitació de directius, de comandaments d'ajuntaments, que ens han permès aconseguir millores visibles en gestió de projectes. Projectes que al final tenen un trasllat directe cap a la millora en l'atenció ciutadana i, per tant, el ciutadà veu d'alguna manera satisfetes algunes de les necessitats.

ENTREVISTADORA: Que bo, perquè moltes d'aquestes coses que estàs dient les anirem tractant i desenvolupant al llarg d'aquesta col·lecció de pòdcasts formatius, de la qual ara n'estem fent el primer episodi.

Però, quins passos, Enric, recomanaries fer als equips que vulguin començar a donar aquest enfocament més estratègic a la formació, però que no saben per on començar?

ENRIC HERRANZ: Bé, això no és fàcil. Això, evidentment, requereix d'una inversió, no? No econòmica, sinó una inversió en temps i de reflexió, no?

Jo diria que, en primer lloc, caldria diagnosticar quines són les competències clau de l'organització per assolir aquests objectius estratègics. I això que podria semblar que és uniforme, independentment de l'ajuntament o del govern local al qual ens adrecem, això no és veritat. És a dir, totes les organitzacions tenen reptes diferents. Alguns coincidents, però que han d'abordar de manera diferent en funció de la seva idiosincràsia, en funció del seu organigrama, dels seus comandaments, dels seus electes, etcètera. Per tant, primer diríem que hem de diagnosticar quines són aquestes competències clau.

Després hem d'involucrar, implicar els comandaments i els equips de treball en la definició d'aquestes necessitats formatives. I lluny de pensar que aquest és un procés puntual, que es fa una vegada cada dos anys o cada quatre anys. Això és un error de concepte, aquest és un procés cíclic.

És a dir, el procés formatiu ha d'estar involucrat en la gestió diària. I, de fet, és un error pensar que això s'ha de fer puntualment en un moment determinat. Això, de fet, és una responsabilitat del comandament que ha de ser cíclica.

Tots els comandaments i, si no, no ho són, saben quines són les mancances dels seus equips de treball. El que passa és que a l'administració no tenim gaire cultura d'aquesta, ja no només avaluació, sinó d'aquest contrast, d'aquest feedback, d'identificar quines són les millores, els aspectes de millora de les persones en el desenvolupament dels llocs de treball i, per tant, atacar-los d'alguna manera, sigui en formació o sigui en una inversió d'un altre tipus. Després, el que hem de fer és vincular aquesta formació a projectes i reptes concrets.

I, per últim, mesurar l'impacte, que això és una cosa que també sovint és una assignatura pendent. Hem de veure com la formació ens ajuda a millorar. No només es tracta d'avaluar una acció formativa, de si ha anat bé, si el professor ha impartit l'acció formativa de manera correcta, sinó es tracta de veure quina transferència hi ha hagut en el lloc de treball, d’aquesta inversió en formació i, després, en quin impacte hem obtingut d'això, tant a nivell organitzatiu com de prestació de serveis a la ciutadania.

ENTREVISTADORA: Clar, i això com es mesura? Hi ha eines o indicadors que ens puguin ajudar a valorar si aquesta política formativa que hem engegat està realment contribuint al desenvolupament de l'organització?

ENRIC HERRANZ: Sens dubte, sí que n'hi ha. De fet, hi ha moltes organitzacions que s'hi dediquen. En l'àmbit de la formació, ens hem quedat a mitges, jo diria… Hem avaluat, en termes de satisfacció. Normalment, aquestes avaluacions són molt positives. No ens trobem amb avaluacions negatives de la formació, tot i que hi ha excepcions. Ara bé, aquí crec que el repte, que és això que dèiem abans, és ser capaços de construir indicadors de transferència, de veure quins canvis es produeixen en les pràctiques laborals després de la formació.

I després veure també inclús l'impacte que això genera en el nostre client, que en aquest cas és la ciutadania, en termes d'enquestes de satisfacció i utilitat, dades sobre les millores en la qualitat de serveis públics. Això, tot i que pugui semblar molt complex, és relativament senzill. Altra cosa és que això requereix que l'organització s'hi involucri, perquè al final el seguiment de si una persona ha millorat en el seu rendiment després d'haver passat per una formació és una responsabilitat directiva, és una responsabilitat del comandament, que és el que d'alguna manera té una visió més genèrica, més integral, més holística, de la pràctica de l'activitat d'aquella entitat.

ENTREVISTADORA: Molt interessant aquest primer episodi d'aquest pòdcast formatiu. Enric Herranz, director del Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona, moltíssimes gràcies per acompanyar-nos.

ENRIC HERRANZ: Moltes gràcies a vosaltres.

ENTREVISTADORA: Doncs fins aquí aquest primer episodi, però en el següent parlarem de l'elaboració dels plans de formació i com detectar quines necessitats formatives tenim. Et recomano que no t'ho perdis.

LOCUTOR: Heu escoltat un pòdcast de Formació DIBA.