2. Quines necessitats formatives tenim? Elaboració de plans de formació

Descripció de l'episodi:

En aquesta conversa, l’Anna Ferri, referent de formació de governs locals de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona, reflexiona sobre les necessitats formatives de les administracions locals. Aquestes reflexions se centren en la identificació d’aquestes necessitats, en quines metodologies es poden emprar per fer-ho i en com es poden plasmar les mesures formatives que se’n derivin en un pla de formació.

Al principi de cada episodi hi ha una dramatització fictícia curta. Aquesta dramatització està protagonitzada per tres personatges: la Marta, el Marc i el David, tres empleats de l’administració local que ens ajudaran a copsar els temes que es tracten en cada episodi.

Transcripció:

Transcripció literal de l’àudio. Si trobeu cap error agrairem que ho reporteu a ds.formació@diba.cat

LOCUTOR: Benvinguts a Audioformació, un pòdcast de Formació DIBA.

ESCENA TEATRALITZADA:

ESCENA ÚNICA: CAFETERIA DE L’AJUNTAMENT.

MARTA: No ho entenc. Zero respostes. Ni una sola persona ha omplert l'enquesta sobre necessitats formatives.

MARC: Potser perquè ningú l'ha llegit.

MARTA: L'he enviat tres vegades. He posat l'assumpte en majúscules, he enviat recordatoris… Fins i tot vaig afegir una frase simpàtica. Només són dos minuts. Prometo que no us preguntarem la talla de la vostra sabata.

MARC: Clar, perquè el problema era la falta d'humor.

MARTA: (so de trucada telefònica) Ai, no. És el David. Sí, digui.

DAVID: Ei, ja ho has assumit o encara estàs en fase de negació?

MARTA: Hola, David.

DAVID: Com ha anat la superenquesta? Què diu la gent? Estan desesperats per formar-se?

MARTA: Ningú ha respost.

DAVID: Hahaha! Uau, quin xoc! Potser perquè ningú té temps per cursos poc útils.

MARTA: No són poc útils! Però si la gent no ens diu què necessita, com volen que els oferim formacions útils?

MARC: Marta, penso que potser el problema és el format. És a dir, una enquesta és fàcil d'ignorar, però si fem entrevistes curtes i directes la gent segurament parlarà.

DAVID: Uf! Jo no perdria el temps. Però escolta'm, feu el que vulgueu. Només dic que la gent no s'apunta a cursos perquè sí.

MARTA: Però és que alguna necessitat formativa hem de tenir.

DAVID: Home, jo mateix aquest matí m'he trobat amb un problema… amb la nova plataforma de gestió i m'he hagut d'espavilar sol. Perquè ningú sabia fer-la servir.

MARC: Amic meu, però això és una necessitat formativa.

DAVID: No, no és el mateix. És que aquest sistema està mal fet.

MARTA: O potser és que ningú ha rebut la informació per utilitzar-lo bé.

DAVID: Bé, no ho sé.

MARC: I potser si algú t'hagués preguntat directament hauries dit que necessites formació en la nova plataforma, oi?

MARTA: I això demostra que les enquestes ara mateix potser no ens estan servint per detectar les necessitats reals. Però si fem entrevistes directes descobrirem aquests problemes molt més fàcilment.

DAVID: D'acord, d'acord. Potser fer entrevistes tindrà més sentit.

MARC: Som-hi, doncs. Provaré de parlar amb alguns equips i veiem què ens diuen.

LOCUTOR: Audioformació. Un pòdcast de Formació DIBA.

ENTREVISTA:

ENTREVISTADORA: Doncs ja veus que seguim coneixent detalls sobre aquest departament de l'Ajuntament de Vallmajor, aquest poble fictici. Pobra Marta, que està lluitant perquè tothom entengui la importància de la formació com a eina estratègica per als ens locals, que és el que pretenem també amb aquesta audioformació.

I en aquest episodi volem parlar de com identificar les necessitats formatives que tenim i com elaborar plans de formació. I per això està amb nosaltres l’Anna Ferri, que és referent de formació de governs locals de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona. Anna, benvinguda.

ANNA FERRI: Gràcies.

ENTREVISTADORA: Escolta'm, en aquesta situació que acabem d'escoltar, una paròdia d'alguna manera, veiem com una enquesta per detectar necessitats formatives en aquest cas no funciona com s'esperava i finalment se n'identifiquen algunes, però d'una manera més informal. No sé que n’opines, que té d'això de relació amb la realitat que viviu vosaltres en el dia a dia i quins són els errors més habituals en la detecció de necessitats formatives.

ANNA FERRI: De fet, la paròdia no s'acostaria gaire a la realitat. La realitat és que moltes vegades utilitzem enquestes per fer detecció de necessitats.

És una eina més, no és l'eina bàsica més important. Potser l'eina més important per nosaltres i per qualsevol ens local seria fer la detecció de necessitats a partir que els comandaments i directius de l’ens en concret poden anar detectant en els seus equips. La formació s'ha d'entendre com un procés viu, com un procés que es va creant al llarg del dia a dia i les necessitats formatives també van sorgint al llarg del dia a dia.

Per tant, qui millor coneix les necessitats formatives d'una plantilla de treballadors i treballadores són els comandaments que tenen aquests equips i que van proposant i van demanant als seus equips que desenvolupin una sèrie de projectes, d'accions, cada dia. Van veient quines són les dificultats.

ENTREVISTADORA: Clar, aquí és important aquesta implicació. Parlàvem amb l'Enric Herranz en l'anterior episodi d'aquest pòdcast de la implicació dels comandaments en tot el que és la formació. És crucial perquè es prengui aquesta formació en el seu rol estratègic, en aquest sentit. I quines serien les millors estratègies per detectar les necessitats formatives reals dins d'un ajuntament o d'un ens local?

ANNA FERRI: A més del que parlàvem, del rol que té el comandament, en moments determinats també està bé utilitzar altres eines, per exemple, es podrien utilitzar enquestes, també es poden utilitzar sessions de treball…

Nosaltres, moltes vegades, convoquem comandaments i directius i els demanem que partint dels seus projectes estratègics com a ajuntament, del que seria el Pla d'Acció Municipal, doncs, ens diguin quines necessitats formatives veuen en els seus equips de treball. Com els seus equips poden arribar a desenvolupar els projectes que té marcats l'ajuntament. I aquí també fem servir, amb el que ens diuen aquests comandaments, una enquesta formativa que es dissenya i que es llança a tota la plantilla de treballadors i treballadores. Normalment, pel capbaix acostumen a respondre entre un 30 i un 40% de les persones de la plantilla.

ENTREVISTADORA: Això que li passa a la Marta, que hem escoltat a la situació d'abans, no és gens habitual?

ANNA FERRI: No, no és gens habitual, què va, no, no. Moltes vegades, ja et dic, pel capbaix acostuma a ser entre un 30 i un 40% de la plantilla. Fins i tot hi ha plantilles que en el seu dia a dia segurament estan acostumades a portar a terme més projectes participatius i fins i tot podem arribar a un 50% o sobrepassar el 50% de la plantilla que respon a aquestes enquestes.

ENTREVISTADORA: Que bo, per tant, les enquestes són un bon mitjà per prendre la temperatura d'aquestes necessitats formatives. No sé si això també es dona en la realitat o no: aquestes necessitats formatives ocultes, d'alguna manera, que escoltàvem. Aquelles que els equips potser no saben que tenen o no expressen. Això es pot arribar a identificar, d'alguna manera?

ANNA FERRI: Sí, jo crec que es pot arribar a identificar. Ells plantegen en l'inici una eina força important com són les entrevistes individuals. Moltes vegades nosaltres utilitzem també el que serien els grups de discussió en petit format, que vol dir grups de 5 a 10 persones, com a màxim 15 persones, d'un mateix col·lectiu professional. Vull dir: d'administratius, o personal de brigada, o de policia local, que els reunim i, d'alguna manera, els plantegem quines pensen que serien les seves necessitats formatives. Aquí podem anar estirant la corda perquè de les persones, d’una o altra, sempre va sortint alguna necessitat que potser una altra persona no hi havia pensat i pots anar estirant d'aquí. És un fil que vas estirant i que vas fent llarg.

ENTREVISTADORA: Clar, que potser allò que diu aquella persona en aquest petit grup d'estudi és extrapolable després a equips més grossos.

ANNA FERRI: Clar, moltes vegades és extrapolable fins i tot al col·lectiu en concret.

ENTREVISTADORA: Exacte. Doncs, un cop identificades aquestes necessitats formatives, parlem de com elaborar un bon pla de formació. Anna, quins són aquests aspectes bàsics que hem de tenir en compte si volem elaborar un bon pla de formació?

ANNA FERRI: A veure, per començar un bon pla de formació sempre de partida la detecció de les necessitats formatives. Fer una bona detecció és important. Serà el què ens donarà les pistes per poder treballar després el pla de formació, el resultat, sobretot, del pla de formació. Hem de partir també de la implicació de l'equip de comandaments abans del pla per fer la detecció de les necessitats durant el pla, per fomentar que la gent participi i amb posterioritat a l'elaboració del pla perquè, d'alguna manera, permetin que el seu equip es formi. Però, una vegada tenim aquests dos elements, jo diria, el pla sobretot ha de basar-se en aquestes necessitats formatives i en obrir també la vista.

Moltes vegades, quan plantegem un pla de formació, pensem en quines accions formatives, quins cursos, quins tallers… Hem d'obrir una miqueta la mirada i també pensar que no totes les persones, sobretot les persones adultes, aprenem de la mateixa manera. Hi ha moltes maneres d'aprendre. Això que estem fent ara mateix, aquest pòdcast, és una manera d'aprendre, però també tenim persones que aprenen molt millor llegint. Per això tenim manuals elaborats que ens permetran que aquesta persona es llegeixi aquells temes que l’interessin. Tenim petits vídeos, per exemple. Hi ha gent que és molt més visual, que aprèn molt més a partir de coses que pot veure i no tant que pot llegir o escoltar.

ENTREVISTADORA: Clar, i adaptar-nos, no? A més a més, se m'acut pensar, les necessitats formatives també són canviants, van canviant al llarg del temps. Com es pot fer un pla de formació? Com es pot dissenyar un pla que sigui estructurat però també flexible?

ANNA FERRI: Sobretot nosaltres el que aconsellem en aquest aspecte és fer plans de formació a curt termini. Fa anys, fa força anys, nosaltres, per exemple, quan dissenyàvem un pla de formació, ho fèiem a quatre anys vista. El dia a dia ens ha demostrat que això no és factible, no és realista, pel que tu deies, perquè les necessitats canvien molt de pressa.

Llavors, un pla de formació ha de ser una proposta formativa a poquet termini, com a molt, a un o dos anys. I, a més a més, ha de permetre no tenir tot el pla de formació dissenyat, sinó permetre anar incorporant al pla de formació totes aquelles propostes que vagin sortint de necessitats noves. Qui ens havia de dir que havia de venir una pandèmia? Que tota la formació que nosaltres teníem dissenyada presencialment de cop i volta l'hauríem de fer en línia. I això ens va passar. Doncs, coses com aquestes es poden donar en molts moments.

Ens canvia una normativa. Què hem de fer? Esperar que s'acabi el pla de formació perquè les persones que necessiten aplicar aquella normativa la sàpiguen? No, no. El que hem de fer és veure com podem fer que, en el termini més curt, aquestes persones puguin veure aquesta normativa, veure quines noves incorporacions hi ha, quines actualitzacions han de fer en el seu dia a dia, en la seva feina.

ENTREVISTADORA: És molt interessant el que deies, que fa uns anys feien plans formatius a quatre anys vista, i ara, si ens parem a pensar com ha canviat el món i la situació que vivim en els darrers quatre anys, doncs déu-n'hi-do. I el que s'espera que canviï en els propers anys, ara per exemple, amb tot el tema de la intel·ligència artificial. Les necessitats formatives segurament evolucionin moltíssim i d'una manera molt ràpida. Anna, tu creus que és recomanable recórrer suport extern per elaborar un pla de formació, o és millor fer-ho des de dins?

ANNA FERRI: Jo crec que, sobretot, les primeres vegades que es fa un pla de formació, va bé. Com a tot arreu hi ha equips més madurs i equips més novells, com si diguéssim. I llavors, quan un equip és molt novell, doncs val la pena buscar el suport en altres, un suport extern. Quan un equip és madur i coneix la seva plantilla, i fa anys que hi treballa, i, sobretot, té la confiança de la seva plantilla, jo crec que és bo que s'intenti tirar endavant des del propi equip.

ENTREVISTADORA: És a dir, que això també va evolucionant amb el temps, com deies?

ANNA FERRI: Sí, sí. I, a més a més, el que deia, la primera vegada jo crec que és important buscar de vegades el suport extern. Perquè aquest suport et pot donar una visió, com et diria, potser més escèptica del teu equip. Com ve de fora, potser et pot donar una visió més diferent.

Però és important que s'incorpori la detecció de necessitats formatives en el propi dia a dia, perquè és el que tu deies abans, les necessitats són canviants. Per tant, no només hem de fer la detecció de necessitats cada dos anys, cada vegada que fem un pla de formació. Hem d'intentar que les necessitats formatives es detectin contínuament. Per tant, s'ha de fer a nivell intern, perquè no podràs comptar amb un suport extern en el teu equip sempre.

ENTREVISTADORA: De forma continuada i en aquest nivell de detall, no? I quin marge hi ha per adaptar els plans de formació a realitats molt diferents, com les que poden tenir els petits municipis respecte als grans ajuntaments?

ANNA FERRI: Aquí sí que tenim un marge molt ampli. Nosaltres, quan treballem, sempre intentem adaptar el suport i el producte que finalment acabarem lliurant als municipis en funció del què nosaltres anem treballant amb l'equip al què li estem fent suport. Si tenim municipis petits, segurament, el que farem serà adreçar més la formació a les persones quasi a nivell individual. Pensa que a la província de Barcelona, en aquests moments, ens trobem amb ajuntaments que tenen des de tres treballadors a milers de treballadors.

Per tant, quan tens un ajuntament amb tres treballadors, gairebé els dissenyes la formació a mida per aquells tres treballadors. Dius: “Pel de la brigada, farem això. Per la persona que està a la secretaria, farem aquesta altra formació…”. Perquè has pogut parlar amb aquestes persones. Quan tens un ajuntament més gran, normalment el que fas és dissenyar pel col·lectiu professional. Per exemple, pel col·lectiu d'administratius, veient les eines que has utilitzat, que normalment poden ser: una enquesta, grups de discussió, què has parlat amb els comandaments… Dius: “Pel grup d'administratius farem aquestes accions formatives”.

ENTREVISTADORA: I ja per acabar, Anna, què recomanaries a un ajuntament que comença ara a elaborar el seu primer pla de formació?

ANNA FERRI: Bé, els recomanaria coses que ja hem dit fins ara.

Una, que busquin el suport dels comandaments. Dues, que pensin, abans de començar a fer la detecció de necessitats formatives, que pensin: en el nombre de treballadors que tenen, en el què els serà més útil i en el què podran deixar com a establert ja en el seu pla de formació.

De vegades utilitzem molt temps en eines, per exemple en fer una enquesta molt ben feta, molt ben dissenyada, i després resulta que els resultats no s'adiuen al temps que has fet servir per elaborar aquesta eina.

Una miqueta que pensin que el que agafaran com a eines els sigui útil i si aquestes eines, a més a més, les poden ja deixar com a establertes. Fer una bona enquesta, està molt bé, però si, a més a més, la pots utilitzar un cop l'any, és perfecte.

Tu pots enviar un cop l'any l'enquesta als teus treballadors i els teus treballadors agafen l'hàbit de dir: “El mes de desembre, des de Recursos Humans i des de Formació, sempre m'envien l'enquesta per detectar les necessitats formatives”. Això és un bon hàbit.

ENTREVISTADORA: I és un bon consell amb el que ens quedem en aquest episodi en què hem volgut tractar com identificar les necessitats formatives que tenim i també com elaborar plans de formació.

Ho hem fet de la mà de l’Anna Ferri, referent de Formació de Governs Locals de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona. Anna, ha estat un autèntic plaer. Gràcies.

ANNA FERRI: Gràcies a vosaltres.

ENTREVISTADORA: I a tu que ens escoltes, no et perdis el següent episodi, perquè parlarem de dos recursos formatius molt interessants pels ens locals: els itineraris formatius i l'Espai 5.000.

LOCUTOR: Heu escoltat un pòdcast de Formació DIBA.