Documents administratius
Ofici
Definició
L'ofici és una comunicació escrita monotemàtica de caràcter oficial, que emet l’Administració per comunicar qüestions relacionades amb la tramitació d’un procediment administratiu, demanar informació, contestar, trametre documents, etc.
Hi ha dos tipus d’oficis:
Parts del document
Capçalera
Identificació del document (opcional)
1. Destinació
2. Fórmula de salutació (opcional i només en l’ofici extern)
3. Nucli
4. Fórmula de comiat (opcional i només en l’ofici extern)
5. Signatura
6. Datació
7. Informacions addicionals
Esquema del document
Esquema de l'ofici en format PDF
Consells per redactar un ofici
Consells generals
-
S’ha de redactar de manera clara i concisa i utilitzant les formes verbals en primera persona del present d’indicatiu.
-
No s’han d’utilitzar construccions de tipus impersonal.
Tractament personal
-
Emissor: 1a persona del singular (jo). Us comunico…
-
Receptor: 2a persona del plural (vós). Vau sol·licitar…
Identificació del document (opcional)
Has de saber que hi ha fulls destinats expressament a la redacció d’oficis que porten imprès, a la part superior, el requadre destinat a consignar les dades del document: data, referències i assumpte.
1. Destinació
Els oficis interns s’han d’adreçar al càrrec, no a la persona. Els càrrecs no van precedits del tractament protocol·lari, si el tenen.
La disposició de les dades de la persona destinatària és la següent:
-
nom i cognoms, precedits del tractament corresponent (Sr./Sra.)
-
adreça, codi postal i població
Si es tracta d’un ofici intern i sempre que s’adreci a un càrrec de l’Administració per les seves atribucions, es pot fer constar únicament aquest càrrec (i el centre i/o l’edifici on té el despatx, si es vol), amb majúscules i precedit pel tractament protocol·lari, al peu del document:
GERENT DELS SERVEIS D’EDUCACIÓ. EDIFICI DEL RELLOTGE
IL·LMA. SRA. ALCALDESSA DE BADALONA
2. Fórmula de salutació
Els oficis externs poden incloure una fórmula de salutació formal (Senyor, Senyora, seguides d’una coma). Aquesta salutació no ha d’aparèixer als oficis interns.
3. Nucli
Perquè el text sigui clar i fàcil de comprendre, cal que sigui clar i concís. Si la comunicació és breu, el nucli pot constar d’un sol paràgraf. Però si és llarga i complexa, cal redactar l’ofici en diversos paràgrafs, que s’han de separar amb doble espai mecanogràfic, i ordenar la informació de manera lògica:
-
introducció de l’assumpte
-
exposició de fets, arguments, consideracions, etc.
-
conclusió a partir d’una síntesi, petició, etc.
4. Fórmula de comiat
Els oficis externs poden incloure una fórmula de comiat (Atentament,), que no ha d’aparèi¬xer en els de caràcter intern.
5. Signatura
La disposició dels diferents elements de la signatura és la següent:
-
càrrec, precedit de l’article corresponent
-
signatura
-
nom i cognoms
6. Datació
La datació del document es compon de:
-
població, seguida d’una coma
-
data (el dia del mes i l’any, en xifres)
Barcelona, 1 de març de 2017
La població mai no ha d’anar precedida de la preposició a i al final no s’hi ha d’escriure punt.
7. Informacions addicionals
De caràcter optatiu. S’escriuen al peu de l’ofici i les més habituals són les següents:
-
annexos
-
referència (també es pot indicar sota la capçalera impresa, alineada per la dreta del full)
-
inicials de la persona que dicta o redacta l’ofici (en majúscula) i de la persona que l’escriu (en minúscula), separades per una barra: NSG/mpc
Si el paper imprès que s’utilitza conté un apartat inicial per a la referència, no s’ha d’incloure aquí, sinó en aquell apartat del començament.
Remarques i fraseologia
Remarques
-
Quan en els oficis externs s’esmenten disposicions administratives, si tenen rang de llei cal que la primera vegada se n’indiqui el número, la denominació i la data de promulgació. Pel que fa a la resta de disposicions, cal indicar les dades del document oficial en què s’han publicat.
-
L’ofici és un document de tràmit; per tant, convé evitar-hi les formes de tractament protocol·lari.
-
En els oficis externs, o bé s’estalvien les fórmules de comiat i de salutació o bé s’utilitzen totes dues.
-
El verb acompanyar és transitiu i té el significat d’adjuntar una cosa a una altra considerada com la principal.
Acompanyo aquest ofici de la sol·licitud de la persona interessada.
Fraseologia
D’acord amb el que disposa l’article… del Reial decret…, us comunico que…
Us comunico que…
En relació amb…, us comunico que…
En resposta a…, us comunico que…
Per donar compliment a…, us adreço… Per tal que/de…, us demano que…
Us faig arribar la llista d…
Us trameto, annexos, els informes…
Vista la vostra sol·licitud…
Dubtes freqüents
L’adjectiu adjunt/a/s/es s’escriu generalment entre comes i ha de concordar en gènere i nombre amb la paraula a la qual es refereix.
Us trameto, adjunta, la documentació…
Adjunts, us trametem els documents…
En les referències a un document, l’expressió amb data es refereix a la data que porta el document. En canvi, en data indica el dia en què es fa una gestió amb un document.
-
Hem rebut la vostra sol·licitud amb data 20 de febrer de 2017. És la data que figura a la sol·licitud.
-
Hem rebut la vostra sol·licitud en data 20 de febrer de 2017. És la data en què s’ha rebut la sol·licitud.
En l’ofici, sovint veiem escrit sense article el complement de verbs com ara trametre, adjuntar, annexar, enviar, fer arribar, emetre, etc. El més recomanable és posar-hi l’article:
Us faig arribar una còpia de…
L’arquitecte municipal ha emès l’informe tècnic…
Check list per a la revisió final
Document
| L’estructura s’ajusta al tipus de document que he de redactar? | ☐ |
| He utilitzat la 1a personal per a l’emissor? | ☐ |
| He utilitzat el tractament de de vós per al destinatari? | ☐ |
| En l’ofici intern, he evitat les fórmules de salutació i comiat? | ☐ |
| En l’ofici extern, les fórmules de salutació i comiat són correctes? | ☐ |
| L’ordre dels elements del peu de signatura és correcte? | ☐ |
| He situat la datació a sota de la signatura? | ☐ |
Paraules
| He utilitzat paraules precises? | ☐ |
| He evitat les paraules jòquer i els verbs buits (realitzar, procedir...)? | ☐ |
| Totes les expressions i termes que s’hi utilitzen s’entenen i són correctes? | ☐ |
Frases
| He mantingut preferentment l’ordre natural dels elements de la frase? | ☐ |
| He evitat les passives incorrectes o innecessàries? | ☐ |
| He evitat els gerundis incorrectes? | ☐ |
| He utilitzat preferentment verbs simples, en lloc construccions menys concises? | ☐ |
| Les frases tenen la llargada adequada? | ☐ |
| Els incisos estan preferentment situats a l’inici o al final de la frase? | ☐ |
| Hi ha paraules, expressions o informacions supèrflues? | ☐ |
| Les frases estan ben puntuades, especialment en relació amb les comes? | ☐ |
| He utilitzat el verb en present per expressar l’obligació? | ☐ |
Paràgrafs
| Els paràgrafs són breus i ordenats? | ☐ |
| Cada paràgraf tracta d’un aspecte diferent del contingut del document? | ☐ |
| Els paràgrafs tenen la mida adequada? | ☐ |
| Hi ha algun paràgraf frase (formats per una sola frase, llarga o curta)? | ☐ |
| Els paràgrafs estan separats per una línia en blanc? | ☐ |
Convencions
| Les negretes, cursives i cometes s’utilitzen adequadament? | ☐ |
| L’ús de les majúscules i minúscules és correcte? | ☐ |
| Si hi ha una transcripció literal, l’he distingit d’alguna manera del text general? | ☐ |
| Les enumeracions són coherents? | ☐ |
Revisió global
| Entenc jo tot el que s’hi diu a la primera lectura? | ☐ |
| Ho entendrà el destinatari? | ☐ |
Casos pràctics. Com milloraries aquests documents?
A continuació us mostrem dos exemples pràctics de com millorar la redacció de documents fent propostes i canvis concrets.
Cas 1. Ofici Extern
A continuació et presentem un ofici extern.
Creus que podries millorar el seu redactat?
Agafa paper i llapis. Llista tots aquells aspectes que creus que es podrien millorar o canviar. Aplica tot el que has pogut consultar en apartats anteriors.
Un cop realitzada aquesta primera anàlisi, consulta el model didàctic on trobaràs una proposta de resolució de l'exercici pas a pas i una proposta de millora del redactat.
Cas pràctic - Com milloraries aquest ofici extern?
En aquest document trobaràs pas a pas, els canvis a realitzar en un text i dues possibilitats de redacció i presentació final.
Cas 2. Ofici Intern
A continuació et presentem un ofici intern.
Creus que podries millorar el seu redactat?
Agafa paper i llapis. Llista tots aquells aspectes que creus que es podrien millorar o canviar. Aplica tot el que has pogut consultar en apartats anteriors.
Un cop realitzada aquesta primera anàlisi, consulta el model didàctic on trobaràs una proposta de resolució de l'exercici pas a pas i una proposta de millora del redactat.
Cas pràctic - Com milloraries aquest ofici intern?
En aquest document trobaràs pas a pas, els canvis a realitzar en un text i dues possibilitats de redacció i presentació final.