Documents administratius
Diligència
Definició
Una diligència és un certificat intern que es produeix dins les actuacions administratives i que acredita l’execució d’un tràmit, com el desglossament d’un document d’un expedient, la presa de possessió d’un funcionari, una modificació de sou, etc.
A diferència del certificat, pot ser interna o externa, la pot expedir qualsevol funcionari autoritzat i no necessita el vistiplau del president de l’òrgan.
Si escau, pot incloure la signatura d’una persona aliena a l’Administració que hi ha comparegut per fer un tràmit (El / La compareixent).
Parts del document
Capçalera
1. Nucli
2. Datació
3. Signatura
Esquema del document
Esquema de la diligència en format PDF
Consells per redactar una diligència
Consells generals
S’ha de redactar de manera clara i concisa.
Tractament personal
Emissor:
1a persona del singular (jo). FAIG CONSTAR que…
Impersonal. DILIGÈNCIA per fer constar que…
Receptor:
no té destinatari, per la qual cosa no hi ha referència a la persona interessada
1. Nucli
S’introdueix amb una d’aquestes dues fórmules:
FAIG CONSTAR que […]
DILIGÈNCIA per fer constar que […]
A continuació cal exposar el fet que es constata, d’una manera concisa.
Si hi ha més d’un fet, és convenient que els paràgrafs en què es presenten quedin diferenciats visualment (1, 2, etc.).
2. Datació
La datació del document es compon de:
-
població, seguida d’una coma
-
data (el dia del mes i l’any, en xifres)
Barcelona, 1 de març de 2017
La població mai no ha d’anar precedida de la preposició a i al final no s’hi ha d’escriure punt.
3. Signatura
La disposició dels diferents elements de la signatura és la següent:
-
càrrec, precedit de l’article corresponent
-
signatura
-
nom i cognoms
En les diligències que porten la signatura d’una persona aliena a l’Administració, aquesta firma apareix a la dreta del càrrec que certifica els fets.
Remarques
Remarques
Qui expedeix la diligència se’n queda l’original, que s’arxiva a l’expedient. Se’n pot fer còpia a la persona compareixent, si n’hi ha.
Check list per a la revisió final
Document
| L’estructura s’ajusta la diligència? | ☐ |
| He identificat la persona que signa únicament al peu de signatura? | ☐ |
| Si es fa constar més d’un fet, s’han separat en paràgrafs? | ☐ |
| He situat la datació a continuació dels fets que es fan constar? | ☐ |
Paraules
| He utilitzat paraules precises? | ☐ |
| He evitat les paraules jòquer i els verbs buits (realitzar, procedir...)? | ☐ |
| Totes les expressions i termes que s’hi utilitzen s’entenen i són correctes? | ☐ |
Frases
| He mantingut preferentment l’ordre natural dels elements de la frase? | ☐ |
| He evitat les passives incorrectes o innecessàries? | ☐ |
| He evitat els gerundis incorrectes? | ☐ |
| He utilitzat preferentment verbs simples, en lloc construccions menys concises? | ☐ |
| Les frases tenen la llargada adequada? | ☐ |
| Els incisos estan preferentment situats a l’inici o al final de la frase? | ☐ |
| Hi ha paraules, expressions o informacions supèrflues? | ☐ |
| Les frases estan ben puntuades, especialment en relació amb les comes? | ☐ |
| He utilitzat el verb en present per expressar l’obligació? | ☐ |
Paràgrafs
| Cada paràgraf tracta d’un aspecte diferent del contingut del document? | ☐ |
| Els paràgrafs estan numerats? | ☐ |
| Els paràgrafs estan separats per una línia en blanc? | ☐ |
Convencions
| Les negretes, cursives i cometes s’utilitzen adequadament? | ☐ |
| L’ús de les majúscules i minúscules és correcte? | ☐ |
| Si hi ha una transcripció literal, l’he distingit d’alguna manera del text general? | ☐ |
| Les enumeracions són coherents? | ☐ |
Revisió global
| Entenc jo tot el que s’hi diu a la primera lectura? | ☐ |
| Ho entendrà el destinatari? | ☐ |
Cas pràctic. Com milloraries aquesta diligència?
A continuació et presentem una diligència.
Creus que podries millorar el seu redactat?
Agafa paper i llapis. Llista tots aquells aspectes que creus que es podrien millorar o canviar. Aplica tot el que has pogut consultar en apartats anteriors.
Un cop realitzada aquesta primera anàlisi, consulta el model didàctic on trobaràs una proposta de resolució de l'exercici pas a pas i una proposta de millora del redactat.
Cas pràctic - Com milloraries aquesta diligència?
En aquest document trobaràs pas a pas, els canvis a realitzar en un text i una possible redacció i presentació final.