Documents administratius
Certificat
Definició
El certificat és un document expedit per l’Administració, en el qual una persona autoritzada legalment dóna fe d’un fet, del contingut d’un document o de les circumstàncies que consten en arxius, registres, llibres d’actes, etc.
Normalment el certificat s’expedeix a petició de la persona interessada i sovint amb una finalitat concreta.
Té una destinació externa i l’emet el secretari de l’òrgan. Quan es transcriuen acords d’òrgans col·legiats, el vistiplau del president és obligatori (Llei 40/2015).
Parts del document
Capçalera
1. Dades de qui signa el certificat
2. Nucli
3. Fórmula de certificació
4. Datació
5. Signatura
Esquema del document
Esquema del certificat en format PDF
Consells per redactar un certificat
Consells generals
En la redacció del certificat, convé respectar els aspectes següents:
-
L’estructuració lògica i en blocs homogenis de la informació.
-
La claredat i el rigor, amb una exposició acurada de la informació que s’hi detalla.
-
El to formal i concís, atès el valor de constatació oficial del document.
Tractament personal
-
Emissor: 1a persona del singular (jo). Certifico / signo / expedeixo…
-
Receptor: no hi ha tractament per a la persona destinatària.
1. Dades de qui signa el certificat
-
Nom i cognoms de la persona que signa el certificat, sense les formes senyor/senyora ni cap altre tractament.
-
El càrrec, entre comes (no cal que vagi precedit per la forma com a o en qualitat de).
Aquestes dades no es destaquen amb cap marca tipogràfica (negreta, subratllat, etc.).
Neus Arana Gómez, secretària de l’Ajuntament de Romagosa,…
2. Nucli
S’introdueix amb la forma CERTIFICO, en majúscules i seguida de dos punts. A continuació, amb la conjunció que, s’escriuen els fets o les circumstàncies que se certifiquen.
Si hi ha més d’un fet, és convenient que els paràgrafs quedin separats visualment (1, 2, etc.).
Quan al nucli es transcriuen acords d’un òrgan col·legiat o parts dispositives d’una resolució, cal escriure’ls entre cometes, ja que són una citació literal.
3. Fórmula de certificació
Té una estructura bàsica fixa, amb algunes variants. Quan la fórmula final inclou la referència al vistiplau del president, el càrrec no ha d’anar acompanyat de cap tractament protocol·lari.
I, perquè consti, signo / expedeixo aquest certificat.
I, perquè així consti, signo aquest certificat (per ordre i) amb el vistiplau del president.
I, perquè consti, signo aquest certificat a petició de la persona interessada.
I, perquè consti, signo aquest certificat a petició de la persona interessada, amb el vistiplau del president.
I, perquè així consti i a petició de la senyora Júlia Martí Saavedra, expedeixo aquest certificat.
I, perquè consti, només a l’efecte de presentar-lo davant [organisme], signo aquest certificat.
4. Datació
La datació del document es compon de:
-
població, seguida d’una coma
-
data (el dia del mes i l’any, en xifres)
Barcelona, 1 de març de 2017
La població mai no ha d’anar precedida de la preposició a i al final no s’hi ha d’escriure punt.
5. Signatura
-
Signatura de qui certifica i segell de l’organisme (el nom i cognoms i el càrrec ja figuren a l’encapçalament).
-
La fórmula Vist i plau (si escau), situada a la dreta de la signatura de qui expedeix el certificat. A continuació, el càrrec, precedit per l’article, i a sota de la signatura, el nom i els cognoms
Remarques
Remarques
-
Tot i que tradicionalment l’emissor tenia el tractament de tercera persona (certifica), actualment s’utilitza la primera persona, perquè contribueix a l’estil directe que ha de caracteritzar la documentació administrativa.
-
Qui expedeix el certificat se’n queda còpia, perquè l’original és per a la persona destinatària.
-
El certificat no es registra; el que es registra és l’ofici de tramesa.
-
La fórmula final i la datació no s’han d’escriure en un sol paràgraf, sinó en paràgrafs diferents.
x
I, perquè consti, expedeixo aquest certificat, a Barcelona, a 20 de gener de 2017.
-
El nom i els cognoms de la signatura no han d’anar precedits de l’expressió Signat.
Dubtes freqüents
La locució a l’efecte de és sinònima de a fi de, amb la finalitat de, i es fa servir en el certificat quan cal especificar l’ús o la destinació que es donarà al document.
√
I, perquè consti, signo aquest certificat a petició de la persona interessada, a l’efecte de presentar-lo davant de l’organisme corresponent.
Les formes de plural (als efectes i a efectes de) s’han de correspondre amb una suma d’efectes.
√
I, perquè consti, signo aquest certificat a petició de la persona interessada, als efectes de justificació dels estudis cursats i de valoració en la fase de concurs de la convocatòria indicada.
√
La finca s’inclou al registre a efectes tributaris.
En canvi, les expressions a tots els efectes o als efectes que corresponguin, calcades del castellà, són buides i convé prescindir-ne.
x
Als efectes que corresponguin, signo aquest certificat amb el vistiplau del president.
Les expressions vistiplau i vist i plau tenen el mateix significat, però es fan servir en contextos diferents.
-
Vistiplau actua com a nom i, per tant, porta l’article al davant: el vistiplau, un vistiplau. L’utilitzem quan redactem un text.
Aquest certificat ha de dur el vistiplau del president.
-
Vist i plau són dos verbs coordinats que s'han convertit en una expressió fixa. El posem al final d’alguns documents, com el certificat, per introduir la signatura del càrrec que hi dóna l’aprovació.
Check list per a la revisió final
Document
| L’he encapçalat amb el nom, cognoms i càrrec de la persona que certifica? | ☐ |
| Si se certifiquen diferents fets, els he separat en paràgrafs? | ☐ |
| La fórmula final de certificació és correcta? | ☐ |
| He situat la datació a continuació de la fórmula de certificació? | ☐ |
| A la signatura, he evitat repetir el nom i cognoms de la persona que certifica? | ☐ |
Paraules
| He utilitzat paraules precises? | ☐ |
| He evitat les paraules jòquer i els verbs buits (realitzar, procedir...)? | ☐ |
| Totes les expressions i termes que s’hi utilitzen s’entenen i són correctes? | ☐ |
Frases
| He mantingut preferentment l’ordre natural dels elements de la frase? | ☐ |
| He evitat les passives incorrectes o innecessàries? | ☐ |
| He evitat els gerundis incorrectes? | ☐ |
| He utilitzat preferentment verbs simples, en lloc construccions menys concises? | ☐ |
| Les frases tenen la llargada adequada? | ☐ |
| Els incisos estan preferentment situats a l’inici o al final de la frase? | ☐ |
| Hi ha paraules, expressions o informacions supèrflues? | ☐ |
| Les frases estan ben puntuades, especialment en relació amb les comes? | ☐ |
| He utilitzat el verb en present per expressar l’obligació? | ☐ |
Paràgrafs
| Cada paràgraf tracta d’un aspecte diferent del contingut del document? | ☐ |
| Els paràgrafs estan numerats? | ☐ |
| Els paràgrafs estan separats per una línia en blanc? | ☐ |
Convencions
| Les negretes, cursives i cometes s’utilitzen adequadament? | ☐ |
| L’ús de les majúscules i minúscules és correcte? | ☐ |
| Si hi ha una transcripció literal, l’he distingit d’alguna manera del text general? | ☐ |
| Les enumeracions són coherents? | ☐ |
Revisió global
| Entenc jo tot el que s’hi diu a la primera lectura? | ☐ |
| Ho entendrà el destinatari? | ☐ |
Cas pràctic. Com milloraries aquest certificat?
A continuació us mostrem un exemple pràctic de com millorar la redacció de documents fent propostes i canvis concrets.
A continuació et presentem un certificat.
Creus que podries millorar el seu redactat?
Agafa paper i llapis. Llista tots aquells aspectes que creus que es podrien millorar o canviar. Aplica tot el que has pogut consultar en apartats anteriors.
Un cop realitzada aquesta primera anàlisi, consulta el model didàctic on trobaràs una proposta de resolució de l'exercici pas a pas i una proposta de millora del redactat.
Cas pràctic - Com milloraries aquest certificat?
En aquest document trobaràs pas a pas, els canvis a realitzar en un text i dues possibilitats de redacció i presentació final.