Criteris de redacció del correu electrònic
-
Determinar l’objectiu del correu que volem redactar.
-
Tenir clar el grau de formalitat que ha de tenir.
-
Ordenar les idees i la informació de més a menys rellevància.
-
Separar la informació en paràgrafs: cada tema, un paràgraf diferent.
-
Redactar el missatge de manera concisa i concentrar-se en l’essencial.
-
Aplicar els criteris de redacció administrativa (llargada de la frase, ordre dels elements, puntuació…).
-
Evitar qualsevol ambigüitat en el contingut.
-
Revisar el correu abans d’enviar-lo.
Recordem les parts d’un correu electrònic:
L’assumpte i el missatge són les parts del correu que més hem de cuidar quan redactem
L’assumpte és el primer que es llegeix quan arriba un correu electrònic i el que, un cop guardat, ajuda a localitzar-lo d’una llarga llista.
Per això, ha de ser breu i concís i ha de recollir la idea principal; per exemple, un sintagma nominal amb dades específiques.
Si es respon un correu, convé deixar el mateix assumpte
És el contingut pròpiament dit i generalment està format per aquestes parts: Salutació, Cos, Comiat i Signatura.
Recomanacions de redacció i estil
Ha d’expressar amb claredat l’objectiu del missatge.
Cal aplicar els criteris sobre:
-
Ordre dels elements, llargada de la frase, puntuació, etc.
-
L’ús de la tipografia (negreta, cursiva, cometes, etc.).
Les diverses informacions que s’exposen han d’estar ordenades de més a menys rellevància.
Una mica de fraseologia
-
Us agrairé que m’informeu sobre…
-
Respecte de XXXXXXXX, cal que em trameteu…
-
Et demano que m’enviïs tota la informació sobre…
-
Us informo que es preveu obrir el termini per…
-
Us convoco a la reunió de personal laboral, que tindrà lloc…
-
Et comunico que s’ha aprovat l’esborrany de l’informe XX…
-
Et recordo que resta pendent enviar…
La salutació i el comiat
-
Les fórmules de salutació i comiat marquen el to del correu.
-
Han de ser coherents entre elles i s’han d’ajustar al grau de formalitat del correu.
Salutació
Comiat
Benvolguts,
Benvolgut, / Benvolguda,
Benvolgut / Benvolguda + [nom propi]
Benvolguda amiga,
Benvolguts companys,
Benvolguts senyors,
Hola, + [nom propi],
[Nom propi],
Cordialment,
Ben cordialment,
Una salutació cordial,
Senyor, / Senyora,
Distingit senyor, / Distingida senyora,
Atentament,
Ben atentament,
Elements a revisar abans d’enviar un missatge
Aquí tens una llista ràpida per a que no et deixis cap detall
-
He escrit correctament l’adreça electrònica del destinatari o destinataris?
-
L’assumpte és adequat i representatiu del missatge?
-
En el missatge, queda clara la informació que vull transmetre?
-
He utilitzat el to adequat segons la persona a la qual m’adreço?
-
He ordenat les idees i la informació de forma lògica i entenedora?
-
Si he d’enviar un arxiu, l’he adjuntat al correu?
Exemple 1
Exemple 2
