Documents administratius
Acta
Definició
L'acta és un document formal amb el qual es deixa constància d’una deliberació, un acord o una manifestació de voluntat. És la forma utilitzada per recollir el que s’ha tractat, debatut i acordat en una reunió d’un òrgan col·legiat.
Exemple d'acta
Parts del document
Capçalera
1. Identificació de la reunió
2. Assistència.
3. Ordre del dia (opcional).
4. Desenvolupament de la sessió i resum del torn obert de paraules.
5. Acords i resum de les votacions (opcional, però convenient).
6. Assumptes pendents (opcional).
7. Fórmula final de tancament.
8. Signatures.
9. Annexos.
Esquema del document
Esquema de l'acta en format PDF
Consells per redactar una acta
Criteris generals
La redacció del desenvolupament de la sessió ha de ser clara, rigorosa i sintètica i ha de contenir la informació essencial, que s’ha d’estructurar en paràgrafs numerats.
Si l’acta conté l’ordre del dia, convé que la numeració dels temes tractats coincideixi amb la dels punts a tractar.
Convé tenir en compte els criteris següents:
-
Cal mantenir l'ordre lògic de la frase (subjecte-verb-complements).
-
S’han d’utilitzar els termes precisos i adequats i fer frases de la llargada adequada.
-
Pel que fa al temps verbal, es recomana l'ús del present, tot i que la persona que redacti l'acta ho faci després de la reunió, a partir de les notes preses durant la sessió o de la transcripció de l'enregistrament.
-
Si hi ha insercions textuals d’altres documents, s’han de marcar amb cometes a l’inici i al final. S’han de distingir clarament del text de l’acta, amb recursos com el sagnat o un cos de lletra més petit.
-
Pel que fa al tractament personal del secretari o de la secretària, en la redacció de l'acta s'ha de fer servir la tercera persona del singular (com amb la resta d’assistents) i en la fórmula final, la primera persona del singular.
Estructura
S’ha d’estructurar en els diferents blocs d'informació que recull, que cal definir amb encapçalaments o títols.
Aquesta estructura preveu els diferents apartats que hi pot haver en una acta de reunió, alguns dels quals són opcionals o no es donen sempre.
Les pàgines s’han de numerar i, si l’acta és molt extensa, convé fer-ho amb el sistema pàgina / nombre de pàgines (3/24 o bé pàgina 3 de 14).
1. Identificació de la reunió
S’hi fan constar les dades identificatives de la reunió:
-
Número de la sessió
-
Data (no s’ha de repetir al final del document)
-
Hora d’inici i hora d’acabament
-
Lloc de la sessió
2. Assistència
En aquest apartat, s’hi fan constar tant les persones assistents a la reunió com les absents. En un primer bloc se situen el nom i els cognoms de les persones que hi han assistit, seguits del càrrec o si hi assisteixen com a representants d'algun organisme. En primer lloc hi ha d’aparèixer el president i en últim lloc, el secretari.
En un segon bloc s'hi consignen les persones que han estat convocades i no hi han assistit.
3. Ordre del dia
Com a recordatori dels punts que s'ha previst de tractar a la reunió, es pot reproduir l'ordre del dia que es detallava a la convocatòria de la reunió.
Les sessions ordinàries s’inicien amb el punt Lectura i aprovació de l’acta de la reunió anterior, al qual no s’han d’afegir expressions com si escau. Aquesta informació es considera supèrflua ja que és obvi que, si no escau, l’acta no s’aprovarà.
4. Desenvolupament de la sessió
En aquest apartat es fa constar l'evolució de la reunió. Se sintetitzen les intervencions que cal que quedin recollides a l’acta i es deixa constància de la presentació de documentació, si n’hi ha.
5. Acords
En aquest apartat es poden detallar els acords presos i el resum de les votacions, si es vol. En aquest cas, convé que cada acord quedi individualitzat en un paràgraf a part, numerat, i que l'ordre de presentació dels acords es correspongui amb el de l'ordre del dia.
6. Assumptes pendents
Si es vol, es pot deixar constància a l’acta dels temes que han quedat pendents, ja sigui perquè ho han acordat els assistents o perquè no hi ha hagut temps de tractar-los. En el primer cas, formen part dels acords presos. N'hi ha prou amb una breu enumeració.
7. Fórmula final
Les fórmules acostumen a ser frases fixades que tenen poques variacions. En aquest cas, la frase de tancament que s'utilitza habitualment és la següent:
El president aixeca la sessió, de la qual, com a secretari [com a secretària], estenc aquesta acta.
8. Signatures
L’acta es fa oficial mitjançant la signatura del secretari i el vistiplau del president, d’acord amb aquest criteri:
-
A l’esquerra, El secretari i, a sota, la rúbrica.
-
A la dreta, El president, precedit de l’expressió Vist i plau i, a sota, la rúbrica.
9. Annexos
En aquest apartat s'inclou la documentació que s'annexa, d'acord amb la numeració que s'indica en la remissió expressada a l'acta.
Remarques
Remarques
Sovint, a l’hora de fer constar les persones absents a una reunió, s’empra la forma incorrecta han excusat l’assistència.
En aquest context, el verb excusar es fa servir per disculpar-se per alguna cosa. Per tant, l’expressió excusar l’assistència significa disculpar-se per haver-hi assistit, just l’oposat del que es vol dir. Per tant, en aquest cas sempre cal dir han excusat l’absència, és a dir que s’han disculpat per ser absents a la reunió.
Dubtes freqüents
Ambdues expressions tenen el mateix significat, però es fan servir en contextos diferents.
-
Vistiplau és un nom i, per tant, porta un article: el vistiplau, un vistiplau. És sinònim de verificació i conformitat.
Aquest certificat ha de dur el vistiplau de la regidora.
Aquest certificat ha de dur la verificació i la conformitat de la regidora.
-
Vist i plau són dos verbs coordinats que s'han convertit en una locució o expressió fixa, sinònima de verificat i conformat. Sol anar a peu de pàgina d’alguns documents, per introduir la signatura del càrrec que l’aprova.
Ambdues són formes possibles per referir-se al document que reflecteix els aspectes fonamentals del desenvolupament d’una sessió d’un òrgan col·legiat.
Tot i això, la paraula reunió s’utilitza per referir-se a qualsevol conjunt de persones reunides, mentre que el terme sessió fa referència a una reunió prevista normativament per al funcionament d’un òrgan col·legiat. Per això, és habitual i recomanable emprar la denominació acta de sessió.