6. Com tenir èxit i influenciar a les reunions

Descripció de l'episodi:

Quants cops has sortit d’una reunió pensant que no has sabut transmetre el que volies? En aquest capítol, aprendrem a preparar-nos per aconseguir millorar la persuasió i efectivitat de les nostres trobades.

Transcripció:

Transcripció literal de l’àudio. Si trobeu cap error agrairem que ho reporteu a ds.formació@diba.cat

Capítol 6 - Emocions i comunicació Benvinguts a Àudio Formació, un podcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.

Benvingut, benvinguda al podcast sobre comunicació i influència on tens al teu abast un seguit d'eines per a desenvolupar les teves habilitats comunicatives i guanyar impacte, influència i persuasió. Avui parlarem d'un tema molt concret com tenir èxit i influenciar a les reunions. Quants cops ha sortit d'una reunió pensant que no ha estat efectiva, que no has aconseguit el que necessitaves o que no ha sabut transmetre allò que volies. En aquest capítol explorarem diversos aspectes relacionats amb les reunions com intervenir-hi. Aspectes bàsics per organitzar-les i consells per dur a terme les reunions que estan més de moda les reunions on-line. Tot amb l'objectiu d'assolir millorar la influència, persuasió i efectivitat de les nostres trobades. I és que al llarg de la nostra carrera professional gairebé tots passem una part important del temps en diversos tipus de reunions. De fet, es podria dir que les reunions són un dels principals maldecaps de molts professionals i directius. Només cal que pensis quant de temps sols dedicar-hi de la teva vida laboral, tant si ets tu la persona que porta la reunió com si participes. Quan parlem de reunions en l'entorn laboral, estem davant un espai de trobada entre professionals on es comuniquen i s'informen determinades coses, on es comparteix informació i on de vegades es fan encàrrecs. Com deia. Tant si ets tu la persona que lideres la reunió com si intervenim puntualment. Si vols tenir èxit i influenciar a les reunions, has de tenir en compte algunes claus que veurem en aquest nou capítol.

Abans d'entrar en els aspectes comunicatius. El gran volum de reunions que solem tenir mereix, però, que dediquem uns minuts a aprendre una petita tècnica. Les 4 peces que faran que una reunió sigui eficient. Saps quines són aquestes quatre peces? Te les comparteixo a continuació. Propòsit Participants Planificació i participació. En primer lloc, propòsit, és a dir, per què s'ha de realitzar una reunió per anunciar alguna qüestió relacionada amb el treball, per prendre decisions o per realitzar un brainstorming o tempesta d'idees. Anem al punt 2, participants i qui assistirà a la reunió. Hi seran totes les persones que tenen alguna cosa rellevant a aportar. Han rebut la convocatòria per assistir-hi. Saps què s'espera de tu? Cal que revisis prèviament algun informe o algun resum? Arribem a la tercera pregunta: planificació Una correcta preparació del que es farà i quan tindrà lloc ajuda a l'assoliment dels objectius de la reunió. Cal donar i tenir les directrius clares de quin és el format, durada i coordenades de la reunió, i això inclou, des de la data de la convocatòria, els documents que cal aportar perquè els assistents estiguin informats. I finalment, la quarta per participació. La situació ideal en una reunió es dona quan tots els assistents participen activament de la reunió, de manera que se senten compromesos amb els resultats i les solucions que s'aporten. I és aquí, en aquest punt on veurem com participar i aportar de manera clara, sobretot en aquelles reunions que són les que més sentit tenen les creades o convocades per fer-ho.

Una pluja d'idees o un brainstorming. Fem un repàs d'alguns aspectes comunicatius clau que hem de tenir en compte a l'hora de liderar o d'intervenir en una reunió. Claus per liderar reunions. En primer lloc, cal recordar que no podem obviar mai la nostra presentació personal, és a dir, en aquells casos on hi ha, ni que sigui una persona que no ens coneix, presentem nos amb el nostre nom i càrrec de manera ràpida i informal abans que comenci la reunió. Qui no s'ha quedat mai amb el dubte de si calia fer-ho o no? I finalment no ha fet el pas? I en començar la reunió ja no ha trobat el moment per fer-ho. A banda de la presentació per intervenir en una reunió has de saber que hi ha regles bàsiques tant de participació com de decisió. En cas de ser tu l'amfitrió o amfitriona de la reunió, has de deixar clares aquestes regles als assistents. És a dir, es pretén sortir amb una decisió presa sobre un tema o La reunió es concep com un espai per a debatre sobre un àmbit sense haver d'arribar a cap acord concret. Saber. Això ajudarà els participants a ordenar i enfocar les seves intervencions d'una manera o l'altra. Per exemple, en una reunió on es busca prendre una decisió, un cop escoltat el tema i presentada la informació, els participants poden aportar la seva opinió sobre el tema en qüestió. I aquí entra en joc un aspecte important que de vegades oblidem, i no és altre que la necessitat d'argumentar les nostres idees, allò que diem.

Què vol dir argumentar? Doncs és anar una mica més enllà de donar la nostra opinió, parer o de proposar la nostra solució preferida. Argumentar implica evitar afirmacions i asseveracions basades en impressions i opinions personals i enfocar-nos a mostrar exemples concrets que recolzin allò que estem exposant. En aquest sentit, és necessari acompanyar els arguments amb una evidència i raonament adequat. A més, en la nostra argumentació és important emprar un llenguatge clar i acurat amb la finalitat d'evitar al màxim els errors de comprensió. Evita també l'ús de tecnicismes o paraules confuses que puguin crear malentesos. Si aprenem a argumentar de forma clara i concisa les nostres idees. Projectarem una imatge professional davant dels altres i les nostres aportacions guanyaran impacte. Un altre aspecte important a l'hora d'intervenir a les reunions és mantenir un rigorós control del temps. Tant si fem la introducció del tema com si som assistents i intervenim quan és el nostre torn, les intervencions en el marc d'una reunió han de ser curtes i centrades en allò que estem tractant o donant resposta clara al que s'ha demanat. Prohibit queda treure un tema nou que ens desviarà del tema central de la reunió, per molt interessant que creiem que sigui. Tampoc es recomana posar exemples de temes que no són del tot adients al cas que s'està tractant, ni preguntar sobre àmbits que no són el tema central. Quan encara no hem acabat de tractar allò per què hem estat convocats.

Per molt que sigui un tema o un aspecte que ens inquieta o interessa. Si fem això, acabarem sent un obstacle per dur a terme la reunió, amb el consegüent impacte en la nostra imatge i reputació. De fet, si ho pensés a qui li agrada que hi hagi alguna persona que entri en bucle i boicotegi una reunió amb idees i projectes que queden fora del tema central A ningú, oi? A més, en aquest cas tingues en compte que un bon organitzador de reunions deixarà espai per obrir altres temes o per saber si hi ha altres inquietuds i en cas que no ho faci, només al final de la reunió podràs fer la consulta o aportació sobre un altre tema, convidant que es tingui en compte per una altra ocasió. Recorda aquestes claus. Presentar-te, intervenir quan és el teu torn, aportar la teva opinió emprant arguments que ajudin a mostrar el teu punt de vista. Emprar un llenguatge senzill i concret i formular les teves idees en un breu espai de temps, evitant sempre treure temes col·laterals o diferents. Com guanyarien les nostres reunions si tots poséssim en pràctica això. T'imagines? I no podem parlar de reunions sense fer referència a una de les tendències que en els darrers anys ha vingut per quedar-s'hi. Les reunions on-line, el teletreball i els canvis globals fan que, en ocasions o en uns altres ambients una mica estranys. En aquest context, es troba fora de l'entorn laboral. Pren especial rellevància que cuidem i tinguem cura dels aspectes comunicatius que transmetem a les reunions.

Aquí van alguns consells. Busca sempre un lloc neutre fugint d'espais on es poden veure massa aspectes personals. Tot hi seria casa. Cal mantenir cura del nostre aspecte físic, de la roba i de la imatge. Cuida l'acústica i el so emprant sempre auriculars per evitar sorpreses si se sent algun soroll o si hi ha alguna altra persona amb qui comparteixes l'espai. Fes servir sempre les eines virtuals que tens al teu abast, com ara aixecar la mà o emprar el xat per compartir algun link o alguna informació addicional. Les reunions virtuals ens han obert la porta al que es podria dir l'efecte fantasma. Ens connectem, però triem la càmera. Hi som, però realment no hi som, ja que estem fent-ho atenent una altra cosa. En quin cas aniries a la feina, a una reunió presencial i et posaria una bossa de cartró al cap per amagar-te en cap, oi? Doncs en el cas de les reunions virtuals passa el mateix, a no ser que sigui per un motiu molt justificat. És important la nostra presència i això significa mostrar-nos, intervenir, interactuar i fer-ho amb la càmera engegada. I si no pots, més val que no assisteixis i demanes després feedback de la reunió. Recorda que tot això forma part de la nostra reputació i de la imatge professional que projectem. Quina vols projectar tu? Vols seguir desplegant i activant les teves habilitats de comunicació i influència? Ens veiem al proper capítol.

Heu escoltat un pot de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.