7. Com vèncer resistències i barreres comunicatives

Descripció de l'episodi:

Veurem eines i recursos que, davant els diferents obstacles que presenta la comunicació, ens permetin afrontar les relacions interpersonals amb flexibilitat, proactivitat i positivisme.

Transcripció:

Transcripció literal de l’àudio. Si trobeu cap error agrairem que ho reporteu a ds.formació@diba.cat

Capítol 7 - Practicant el feedback positiu

Benvinguts a Àudio Formació, un podcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.

Benvingut, benvinguda a un nou capítol del podcast sobre comunicació i influència. En aquest nou episodi parlarem d'un tema molt interessant com detectar i vèncer les barreres comunicatives i les resistències que de manera natural es generen en la comunicació. I és que en qualsevol interacció és habitual que apareguin aquestes dues coses, barreres que dificulten la comprensió i resistències envers el missatge que rebem. Aquesta és una combinació que apareix gairebé de manera natural en la majoria de les nostres converses i interaccions. En aquest sentit, cal tenir present que com a éssers humans que som, el nostre cervell està preparat per repetir hàbits i rutines. Se sent més còmode, així que, havent d'integrar les opinions i instruccions d'altres persones, sobretot quan són contradictòries amb allò que nosaltres pensem o tenim previst fer. Anem a veure com podem detectar i afrontar aquests fenòmens, les barreres i les resistències de la forma més efectiva possible. Comencem amb les barreres. En primer lloc, com sempre, el primer pas és saber detectar-les. A continuació comparteixo amb tu algunes de les més comunes. Primera barrera o omissió? Aquesta és una barrera habitual que apareix en moltes de les interaccions comunicatives en l'entorn laboral. A vegades el nostre cervell filtra la informació i omet o n'elimina una part. Això provoca que acabem donant un missatge incomplet. En els darrers temps, l'ús massiu de xats en l'entorn laboral ha augmentat encara més, això. Segur que en el teu dia a dia has viscut més d'un malentès.

Però emissió en recordes algun? I és que en ocasions parlem o escrivim pensant que l'altra persona ja coneix tota la informació. És com si en certa forma penséssim que ens pot llegir la ment. Però la realitat s'allunya molt de tot això. Et posaré un exemple. Potser arribes dilluns al matí i tens agenda d'una reunió al calendari, però recordes que en algun moment, la setmana passada, es va parlar de cancel·lar-la? Li escriu ràpidament pel xat el teu company. Bon dia, Tenim reunió avui. Ell en té una d'accent dada, però resulta que és un altre. El fet és que a la teva preguntar et contesta amb un rotund sí, però en realitat està parlant d'una altra reunió. Quina omissió detectem aquí. Doncs la primera pregunta, la de tenir reunió avui no ha estat suficientment clara. Què et sembla si la canviem per. Bon dia! Saps si tenim la reunió del projecte de transformació que va convocar direcció la setmana passada? Aquesta reformulació de la frase inicial, una mica més llarga, ens ajuda a delimitar el tema de la reunió, així com la persona responsable que la va convocar i a més dona informació sobre quan es va rebre la convocatòria, si la persona a qui estem escrivint per algun motiu no havia estat convocat o convocada a aquesta reunió, s'adonarà ràpidament que la informació no coincideix amb la que té i podrà, per tant, contestar de forma correcta.

D'una altra forma, el més probable és que t'acabis molestant per un malentès derivat d'una pregunta inicial mal formulada. Vistos els maldecaps que ens acostumen a portar les omissions, no creus que val la pena esforçar-te a donar tota la informació? Rotundament sí. A banda de l'omissió, que sol ser la barrera més habitual, en trobem una altra segona barrera Distorsió. Es tracta d'un malentès generat habitualment per l'aparició de filtres interns que provoquen que afegim informació al missatge rebut o que la interpretem de forma errònia. La distorsió és un fenomen una mica més difícil de detectar que l'omissió. Se sol produir quan mesclem els nostres perjudicis i el diàleg intern a l'hora de descodificar el missatge que ens dona un tercer. Anem a posar un exemple seguint el cas anterior. Recordes que has preguntat al teu company si tenia la reunió? Doncs bé, concretament no la tenia o no havia rebut la mateixa convocatòria que tu i en assabentar-se que era així la seva ment, crear una història o un relat per explicar aquest fet. Potser a mi no em volen explicar els projectes rellevants. És probable que no en tinguin en compte. I un llarg etcètera de motius pels quals pot pensar que no ha estat convocat o convocada a la reunió. En aquests casos, les maneres de combatre la distorsió són dues frenar el diàleg intern i preguntar per confirmar la informació correcta. És cert que moltes vegades no ens resulta fàcil contrastar la informació i precisament per això és rellevant aplicar sempre el primer pas i frenar els pensaments de distorsió que de manera natural apareixen a la nostra ment.

Tercera darrera generalització. La darrera de les barreres habituals és la generalització. D'aquesta n'hem parlat en algun capítol anterior, i és que es tracta d'un hàbit molt arrelat i que t'animo que li minis del teu vocabulari. Recordes allò d'emprar expressions com sempre, mai tot o res? Segur que sí. Doncs són expressions que ens allunyen de la realitat. És molt poc probable que la Maria no entengui res del nou projecte o que el Joan mai intervingui a les reunions. La nostra ment ens porta a generalitzar situacions i això crea precisament més distorsions en la comunicació. Com et deia a l'inici, combatre aquestes barreres passa per posar-hi consciència i ser més explícits a l'hora d'elaborar els nostres missatges i frenar els nostres pensaments interns. A més d'aquestes barreres, un altre aspecte rellevant que apareix en la comunicació són les resistències i apareixen quan demanem a alguna persona que faci una cosa de forma diferent a la qual forma part de la seva rutina o hàbits. A continuació, alguns consells bàsics de comunicació que t'ajudaran a aconseguir vèncer aquestes resistències. Incorpora el per favor i la gràcia a les teves comunicacions, tant si és una reunió com un correu, com una trucada de telèfon. A l'hora de formular peticions que pensis que poden ser difícils de rebre per part de les persones a qui t'adreces.

Fes ús d'aquestes dues paraules màgiques. Elimina del teu vocabulari la paraula. Però aquesta paraula té un efecte i impacte brutal en la comunicació. De fet, se sol dir que el però esborra tot l'anterior. Què vol dir això? Doncs que qualsevol cosa que diguem després del, però ja no té cap valor. M'agrada la teva proposta, però no la podem aplicar ara mateix. Has fet una bona feina i estic contenta del resultat, però pots esforçar-te més el pròxim cop. Fixa't bé en com estan formulades aquestes frases. Totes tenen un inici positiu que reconeix alguna cosa i de sobte apareix el. Però per introduir una idea negativa que fa que ens oblidem de tot l'anterior. Qui no ha rebut algun cop una frase d'aquest tipus com un gerro d'aigua freda? Doncs et diré que la manera d'arreglar ho és bastant simple. Et costarà potser posar-la en pràctica, ja que el teu cervell no està preparat per fer-ho. Tot i això, vull compartir amb tu el repte i animar-te que el mateix equip que va substituir el però per la conjunció i farà que puguis expressar dues idees contraposades de forma que no generin resistències en el receptor de la informació. Anem a fer la prova amb les frases anteriors. M'agrada la teva proposta i també vull compartir que no la podem aplicar ara mateix. Has fet una bona feina i estic contenta del resultat i al mateix temps et volia fer saber que penso que pots esforçar-te més el proper cop de més. El proper cop et sona diferent. La major part dels cops les persones no som conscients de l'impacte que tenen les paraules que escollim. A més, la resistència al canvi, a fer alguna cosa contrària o diferent del que estem acostumats o acostumades sol ser la norma i no l'excepció. D'aquí que sigui realment important dominar aspectes com el llenguatge i conèixer petits trucs per ajudar a la ment del nostre interlocutor a vèncer aquestes resistències i encarar els canvis amb una actitud de repte i superació. Recorda el que hem vist fins ara, Cal estar sempre atents a com formulem el missatge i aprendre a detectar les nostres pròpies omissions, distorsions i generalitzacions. Si a més incorpores el per favor i les gràcies i elimines el però del teu vocabulari, és molt més probable que aconsegueixis millorar els resultats de la teva comunicació. Què et sembla? T'animes a millorar la teva atenció per detectar les teves trampes mentals? Et sents preparat o preparada per incorporar algunes de les tècniques que hem vist quan trobis resistències internes o dels teus interlocutors. T'animo que ho provi. Ja tens tota una motxilla plena de recursos i només et falta posar-los en acció. Vols seguir desplegant i activant les teves habilitats de comunicació i influència.? Ens veiem al proper capítol.

Heu escoltat un podcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.