1. Introducció a la problemàtica

Descripció de l'episodi:

Aquest pòdcast és una introducció a una col.lecció d'episodis sobre gestió del temps i productivitat. Es destaca la problemàtica actual que enfronten els professionals en relació a la gestió del temps, la tecnologia i la connexió constant, i la cultura del multitasking. Es proposa abordar diferents temes com la gestió de tasques, la priorització, la delegació de tasques, l'ús d'eines de productivitat i la gestió del correu electrònic per millorar la productivitat. També s'explica com la mala gestió del temps pot afectar negativament la vida personal i professional. El primer episodi es centra en la presentació i la problemàtica i en els propers episodis s'aprofundirà en temes concrets com evitar distraccions i establir límits per millorar la salut mental i física.

Transcripció:

Transcripció literal de l’àudio. Si trobeu cap error agrairem que ho reporteu a ds.formació@diba.cat

Benvinguts a AudioFormació. Un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.

MÒNICA GÜNTHER: Benvinguts, benvingudes a la col·lecció d'episodis de pòdcast sobre gestió del temps i productivitat. En aquesta col·lecció tractarem un conjunt de temes pràctics relacionats amb com organitzar-nos els nostres projectes, les nostres tasques en un entorn on cada vegada estem més saturats. Jo crec que tots estarem d'acord en que a l'entorn professional actual la quantitat d'informació i de tasques a atendre pot resultar aclaparadora, de vegades, cosa que pot afectar negativament la nostra productivitat i el nostre rendiment. És per això que en aquesta col·lecció d'episodis explorarem eines i tècniques simples però efectives per afrontar aquests desafiaments i millorar el nostre valor com a professionals. A cada episodi abordarem diferents temes relacionats amb la gestió del temps i la productivitat, des de la planificació i priorització fins a la gestió de correu electrònic i les tasques. I també aprendrem sobre eines i metodologies concretes que ens ajudaran a ser més eficients en la nostra feina diària, tant en projectes professionals com en projectes personals. I per parlar-nos del tema avui tenim Marc Bara, doctor en Enginyeria per la Universitat Politècnica de Catalunya, especialista en gestió de projectes i d'equips i expert en eines i mètodes de productivitat. Ell és professor en diverses escoles de negoci i fundador de la seva consultora Project Work Lab. Treballa actualment com a consultor per a empreses i també com a docent. I en aquest primer episodi abordarem amb ell la problemàtica actual de la gestió del temps i les tasques. En un món, com dèiem, cada cop més connectat i més enfocat al treball amb múltiples projectes. Marc, què tal? Benvingut!

MARC BARA: Hola Mònica, què tal? Gràcies per convidar-me. Molt emocionat d'estar aquí i poder xerrar sobre aquests temes que deies tan interessants.

MÒNICA GÜNTHER: Excel·lent. La veritat és que sí, que aprendrem moltíssim. Així que comencem ja. Comencem amb la primera pregunta. Marc, Explica'ns quina és la problemàtica que enfrontem els professionals actualment en relació amb la nostra gestió del temps i amb la nostra productivitat en general.

MARC BARA: Potser, per començar, m'agradaria citar un informe recent de Gartner, aquesta consultora internacional, on afirmen que realment estem vivint en allò que ells anomenen l'era de la urgència. Tots ens sentirem identificats amb això de les urgències en aquesta era. Doncs, s'espera que tots els treballadors, i en concret els del coneixement, atenguem múltiples tasques, molts projectes, tots simultàniament, sense importar on som, ni el temps ni el lloc on estiguem. Llavors, ells analitzen que, per exemple, de mitjana, els treballadors del coneixement rebem al voltant de 120 correus electrònics al dia. Això ho patim tots. Estem absolutament inundats de correus i missatgeria instantània, ja siguin Whatsapps o missatges de Teams que cada cop està més de moda, també de Slack, una altra eina que a algú li sonarà… Tota mena de canals d'informació, i no només els que ens persegueixen, sinó els que nosaltres també anem a buscar. Com les xarxes socials, sembla que quan estiguem mig avorrits va i som nosaltres que anem a buscar la xarxa social a veure quin és l'últim like que hem rebut.

MÒNICA GÜNTHER: A vegades, fins i tot, per inèrcia ho fem, no?

MARC BARA: Sí, sí, sí. Ho comentarem al llarg de la col·lecció, que és una espècie de trampa, de parany. Anem a buscar-ho perquè busquem una mica de dopamina o d'una mica de plaer instantani. I llavors, entre el que ens bombardegen des de fora i el que nosaltres mateixos sembla que ens sabotegem de vegades i afegim encara més càrrega a la nostra feina i ens saturem en el temps. Per tant, realment la problemàtica, i crec que no estic descobrint res que tots ho patim, tot tipus de professionals, tant sectors privats com públics, hem d'atendre múltiples projectes cada vegada més. Se suposa que cada vegada tenim més eines, per tant, se'ns demana més, no? Quan abans te'n recordes que anàvem només amb màquines d'escriure i per tant, per fer un informe podies estar tres dies. Ara, serà en uns minuts, perquè pràcticament es pot fer sol, no?

MÒNICA GÜNTHER: I a més, ens demanen moltes vegades les coses per ahir mateix.

MARC BARA: Clar, ja se sap que tenim eines. Per tant, cada vegada més eines, però cada vegada hem de produir més en el mínim temps disponible. A més, se suposa que no val a dir que és que no estic a casa i per tant no et puc atendre. No, home. Ara pots atendre’m on sigui. Tens mobilitat, tens dades on sigui, no? Quan a l'any 2005 ja ens començàvem a queixar dels e-mails… doncs ara anem a pitjor en aquest sentit, no? Estem encara més saturats. Ara molts més missatges. És a dir, la tecnologia ens persegueix. També ens ajudarà, ho anirem veient en els episodis, però ens persegueix i ens porta a la saturació a l’aclaparament. I a més, això fa que si no tenim mètodes, eines, tècniques per enfrontar tota aquesta situació, doncs estem en un entorn, diguem-ne, de baixa productivitat, ja definirem què vol dir això. I fem un mal ús del temps, per tant, és clar.

MÒNICA GÜNTHER: És interessant això que estàs comentant Marc, perquè, és clar, és com si s'esperés que estiguéssim sempre connectats en tot moment. I una frase que és molt interessant de les que has dit i que m'agradaria remarcar i que expliquessis una mica més és: la tecnologia ens persegueix d’alguna manera.

MARC BARA: Sí, sí, jo diria que sí. La meva opinió és que ens persegueix. No pots dir ja que no utilitzes certs canals, no et pots allunyar del món. A més, dins d'una empresa segurament estàs obligat a fer servir el xat corporatiu, etcètera. Per tant, és connexió permanent, dispositius mòbils, ordinadors… I llavors crea la il·lusió, perquè en realitat som persones i tenim l'energia que tenim i tenim altres coses i interessos, doncs crea la il·lusió que sempre estem disponibles, sempre connectats, i això ens augmenta molt la pressió i la càrrega de treball. És el famós doble check blau del WhatsApp. Oi que sí? Ostres, com vegin que hem llegit el missatge i no responem immediatament se'ns comença enfadar la gent, no? Fixa't si estem perseguits, no. I diries bé, mira, es és part del món, el món evoluciona… Ja, però és que això afecta negativament no només la nostra productivitat, és a dir, produim menys valor tant a l'empresa on estiguem, o a l'organització, o al nostre entorn, sinó que ens afecta a tots i a mi també a la nostra salut mental física. Estem obligats a estar en línia, sempre disponibles i, a més, per respondre tot tipus de demandes i suposadament algunes urgències. Perquè si us hi fixeu, si analitzéssim les suposades urgències que tenim al llarg del dia, molt probablement veuríem que no són tals. Aquí també jo diria que hi ha aspectes culturals, no? Fixa't que a vegades està ben vist en algunes empreses, en algunes cultures, en alguns països potser més fins i tot que en el nostre, pensant, per exemple en Estats Units, que és una mica la meca de que tothom està estressadíssim, almenys es l'estereotip, no? Doncs allà li diuen el “busyness”, estar ocupat sempre. I d'alguna forma, si em permeteu, això, es podria dir que mola. En alguns entorns queda bé dir que és que vaig de bòlit, és que faig moltes coses, sóc molt guay, no?

MÒNICA GÜNTHER: Bé, això seria equiparable a la gent que mai marxa abans que el seu cap de la feina, oi?

MARC BARA: Sí, és un tema cultural. És gairebé, entre cometes, coacció, encara que no sigui explícita. Són temes culturals. Efectivament ens afecten, no? I això hi ha qui li diu que és com un efecte d’eixam d'abelles. Que pel que sé les abelles ho fa molt bé, eh? I estan molt ben organitzades. Elles s'organitza molt bé, però nosaltres no. Nosaltres aparentment fem veure, si no ho estem, que estem ocupats per que fins i tot en algunes cultures, com dic, queda bé. I per nosaltres mateixos, hi ha dies que dius “he estat responent aquí, responent allà, atenent això a urgències. Buf, és que sempre vaig igual…” i en el fons és reconfortant. A vegades tinc la sensació que estic avançant feina quan en realitat, si ho pares a pensar, poca cosa de valor has fet.

MÒNICA GÜNTHER: Clar, la productivitat no augmenta en aquest sentit. Per tant, és un desafiament, ho estem veient, que enfrontem cada cop més a la nostra vida laboral i per això és interessant aquesta col·lecció de pòdcast que avui estem iniciant. Explica'ns quines són les àrees principals que abordarem en aquest pòdcast per enfrontar aquesta problemàtica.

MARC BARA: Jo us proposaré tractar diferents aspectes clau de tot això. No només és queixar nos com estem fent ara, sinó primer aprendrem també a implementar un bon sistema de gestió de tasques per evitar tot això: tots aquests efectes negatius de tasques incomplertes, tasques oblidades, fins i tot manca de prioritats (estic atenent tot alhora, però què és realment important). Per tant, inclourà establir objectius clars, realistes, establir terminis, dates límit si les hi ha, diferenciar, molt important, entre tasques importants i no importants. Abordarem també la importància d'establir prioritats, tasques en cites, la diferència aquesta entre urgent i important. Això serà un aspecte clau. També hem d'aprendre a dir que no a algunes coses, a delegar i mantenir el focus. Aquesta és una mica la proposta que us faré i l'objectiu està clar que és millorar el nostre rendiment i eficiència en el nostre entorn laboral, és a dir, al mateix temps fer més coses que aportin valor, però també es pot aplicar a nivell personal. I no es tracta de sobrecarregar nos encara més el temps que tenim, sinó de fer us un ús una mica més intel·ligent.

MÒNICA GÜNTHER: Doncs com veiem, interessantíssim i molt útil tot això que aprendrem. Perquè quines conseqüències negatives, Marc, enfronten els professionals que no aconsegueixen gestionar adequadament el seu temps i la seva productivitat?

MARC BARA: Quan fem aquestes xerrades, jo sempre penso que estem parlant de temes súper importants. Realment això ens aplica a tots i pot aplicar qualsevol feina que facis. A part, com deia, les conseqüències són molt negatives de cara a fora. Estaré no complint alguns compromisos. No estaré realitzant tasques a temps. Per tant, això la gent del meu voltant, siguin clients o siguin amics, doncs no estaran contents amb mi en aquest sentit i em farà sentir malament això. Per tant, si és ja com a sistema que som poc fiables, doncs estem perdent valor. Ja dic, tant a nivell professional com personal. Realment llavors això m'acaba afectant a mi. Perdo motivació, perdo creativitat i realment la meva satisfacció tant laboral com personal baixa i per tant puc entrar en aquesta espiral negativa. Fixeu-vos que, a més, estic combinant temes professionals i temes personals, però farà que s'ajuntin les dues coses. Farà que si no estic content en l'àmbit professional potser començaré a no tenir gaire cura de la meva salut i per tant, patiré una manca de conciliació familiar i laboral. Per tant, fixeu-vos que són conseqüències negatives molt importants i per tant alguna cosa haurem de fer.

MÒNICA GÜNTHER: És clar, és fonamental, i ho estem veient definitivament, abordar aquestes qüestions per millorar la nostra qualitat de vida i també per millorar l'èxit a l'àmbit laboral. Aleshores posem-nos ja en matèria, Marc. Quin consell ens pots donar per començar a enfrontar aquests desafiaments des del primer moment?

MARC BARA: Si, a part del que ja he anat dient, jo crec que és important primer ser honestos i fer un diagnòstic, una anàlisi d'on som ara, quina és la nostra situació actual i començar, ja sé que és dur, començar a establir algunes metes, alguns objectius realistes per millorar tot això, aquest entorn. Perquè si no ens podem començar a aclaparar només per tot això que estem dient ara. Per tant, el primer és començar a analitzar i identificar les nostres fortaleses debilitats i començar a treballar. Altres consells que podem ja començar a plantejar des de la nostra mentalitat: aprendre a dir que no a tasques i projectes que no són prioritaris.

MÒNICA GÜNTHER: Que no és fàcil.

MARC BARA: No és fàcil. Parlarem també en algun episodi de la facilitat que tenim per dir que sí a tot. Una altra recomanació serà dedicar temps a la planificació i la organització. Normalment estem una mica afectats per allò del “just do it”: fes, fes coses. No sé si és cultural, també, això de planificar potser ens sembla una mica avorrit, no cal, no tira, tira i ja ens ho trobarem, no? Llavors, aconsellaria també ser una mica més estratègic i invertir temps en planificar i una mica afilar la serra que diuen… No estar sempre tallant l'arbre, sinó de tant en tant parar-te i esmolar les eines. En resum, jo crec que necessitem establir prioritats clares planificar, organitzar el nostre treball, evitar distraccions. Tots estem distrets a vegades en aquesta col·lecció i sempre dic que bé, em fa una mica de vergonya, diguem, a vegades parlar d'aquestes coses, perquè a mi també em passen i soc el primer que a vegades soc un desastre i per tant no vull pontificar aquí, sinó compartir una mica coses que m'afecten a mi i segur que els oients també.

MÒNICA GÜNTHER: Bé, en castellà hi ha una frase que diu “en casa de Herrero, cuchillo de palo”.

MARC BARA: Sí, sí, exacte. Llavors jo segurament soc el millor per parlar d'això, perquè soc molt desendreçat de mena. Per tant, he hagut d'espavilar-me.

MÒNICA GÜNTHER: Jo crec que aquests consells que ens acabes de donar, Marc, ens donen una bona base per començar a treballar i a millorar la nostra gestió del temps i de la productivitat. Però al llarg d'aquests episodis seguirem aprofundint en aquests temes i aprendrem a establir aquestes prioritats que deies, a organitzar el nostre temps de manera efectiva i a utilitzar totes aquelles eines que ens poden ajudar a augmentar la nostra productivitat a la feina i també a la nostra vida personal. Perquè, com bé has dit a l'inici, van entrellaçades.

MARC BARA: Sí, exactament, sí, jo realment estic segur que amb el que hem preparat els oients trobaran tot aquest suport i eines necessàries per enfrontar aquests desafiaments en múltiples projectes i en la vida actual i futura.

MÒNICA GÜNTHER: Escolta una pregunta personal, podries compartir alguna cosa interessant sobre com la bona gestió del temps i la productivitat t'han ajudat a tu en la teva vida personal, Marc?

MARC BARA: Sí, jo crec que realment sempre dic que és com una mica salvavides per mi, perquè primer de mena soc molt distret i molt desendreçat i amb els anys et fas gran i ja tinc dues filles adolescents i com molts oients sé el que significa ja haver d'equilibrar aquesta feina amb la vida familiar. I com sabeu els que sou pares, els fills donen molta feina. Si a això li sumes molts projectes on estic involucrat perquè estic treballant això de dir que no a més coses, però no ho aconsegueixo, doncs tot pot ser molt caòtic. Doncs ha sigut un tema de supervivència. M'ha servit per intentar mantenir-me enfocat, organitzat i intentar complir al màxim compromisos professionals i familiars, amb l'èxit que relatiu que hagi pogut tenir i fent-me a l'abast, amb horaris d'activitats de les meves filles o treballant en projectes amb clients importants.

MÒNICA GÜNTHER: Doncs escolta, jo crec que tenim tots moltes ganes d'endinsar-nos ja, de capbussar-nos en totes aquestes tècniques per millorar la nostra productivitat. Així que per acabar aquest primer episodi, Marc, dona’ns un petit avenç del que podrem veure en el proper.

MARC BARA: En el proper proposo parlar de com evitar distraccions. Aprendrem a identificar i evitar distraccions que poden interrompre la productivitat a la feina i veurem tècniques concretes i eines per mantenir la concentració i la motivació. És important també pensar que l'aspecte psicològic té un paper aquí i abordarem la importància d'establir límits i desconnectar de tant en tant, també per millorar la nostra salut mental i física.

MÒNICA GÜNTHER: Fantàstic! Doncs té molt bona pinta, així que no us perdeu el proper episodi on, com diem, començarem ja a endinsar-nos en el món de la gestió del temps i de la productivitat. Marc Bara, un plaer.

MARC BARA: Moltes gràcies!

Heu escoltat un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.