8. Processant la safata d'entrada

Descripció de l'episodi:

En aquest episodi aprenem sobre com mantenir la safata d'entrada del correu electrònic organitzada. Expliquem com aplicar el mètode GTD per processar tots els elements de la safata d'entrada i convertir-los en tasques de forma intel·ligent. També aconsellem en l'ús d’aplicacions de gestió de tasques, per mantenir les tasques separades del correu electrònic. També tenim consells sobre com organitzar les tasques en el gestor de tasques i com revisar-les amb una certa freqüència, i com fixar moments específics del dia per revisar el correu electrònic.

Transcripció:

Transcripció literal de l’àudio. Si trobeu cap error agrairem que ho reporteu a ds.formació@diba.cat

Benvinguts a AudioFormació. Un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.

MÒNICA GÜNTHER: Benvingut, benvinguda, un dia més el nostre post sobre productivitat. Avui, ja us ho vam dir, parlarem de com mantenir la nostra safata d'entrada del correu electrònic a zero. Atenció! I per això tenim el nostre expert en productivitat, és el Marc Vara. Marc, com estàs?

MARC BARA: Hola Mònica, tot bé, gràcies per tenir me aquí un altre cop.

MÒNICA GÜNTHER: Bé, escolta'm, hem parlat en episodis anteriors sobre aquest mètode GTD, el qual estem aprofundint. Per començar, m'agradaria que el resumissis breument per a aquells que encara no el coneixen, que expliquem en què es basa i després ja ens endinsarem en aquesta tasca que sembla gairebé una quimera: la safata d'entrada de correu electrònic a zero.

MARC BARA: Sí, és el que més crida l'atenció, per dir, aquest és el nostre objectiu. Com a resum del que hem anat dient. Aquest mètode de GTD, doncs, és una metodologia de productivitat personal que se centra en organitzar tasques i projectes. La clau serà processar tots els elements de la nostra safata d'entrada, aquests mails o les notes, i convertir-los en tasques de forma intel·ligent per ajudar-nos a evitar la procrastinació i pèrdua de temps. En aquest cas, aplicarem en els nostres exemples la metodologia a la nostra safata d'entrada del correu electrònic. Com deia, és la safata ideal a zero que tant costa. Però seria exactament el mateix si ho fem amb un repositori de notes que hem dit com pot ser Evernote o Notion i que ja hem comentat en l'episodi anterior.

MÒNICA GÜNTHER: Molt bé, doncs posem-nos ja a la feina. Explica'ns com apliquem aquest mètode GTD a la nostra safata d'entrada.

MARC BARA: Aquí crec que el primer a comentar és que necessitarem un gestor de tasques, és a dir, normalment tothom estem molt acostumats a usar Outlook o Gmail i ja està. El tenim sempre obert i d'alguna manera estem barrejant el gestor de correus amb una espècie de gestor de tasques. Això juntament amb els post-its i les tasques anotades de qualsevol manera. Doncs bé, el que aconsello és triar aquesta altra aplicació separada de l’Outlook o el Gmail, on anar anotant aquestes tasques de forma digital. Per tant, en resum, necessito una eina diferent per portar tasques. Veieu la diferència entre informació o missatges d'entrada i tasques concretes que ja em suposen una acció que he de fer jo. Com a aplicacions per a tasques n’hi ha moltes. Ens poden sonar els noms com Asana o Trello, o potser a l'entorn Microsoft us sonarà el ToDo o el Planner. La idea fonamental és tenir aquestes tasques diferenciades del correu. Així, quan processem el correu el podrem tancar i seguir treballant amb el gestor de tasques, perquè això ens ajudarà a concentrar-nos.

MÒNICA GÜNTHER: Clar, aquí ja trobem dues situacions que així, a priori, semblen fantasia: la safata de correu electrònic a zero i tancar el gestor de correu electrònic en algun moment del dia. Així que explica'ns més. Explica'ns quina app, per exemple, ens aconselles en concret com a gestor de tasques.

MARC BARA: El que dius és l'important, és primer que us convenci de que necessitem una eina de gestió de tasques. Insisteixo que en la meva experiència també he vist que acostumem a no tenir-ne i fixeu vos que això és un defecte molt important, perquè si alguna cosa fem al llarg del dia són tasques, és feina i curiosament la fem en base a missatges que no és el mateix, no? Per tant, primer que us convenci que necessitem un gestor de tasques. Avui en dia, gestors de tasques amb aplicacions web i mòbil, doncs n’hi ha centenars i cadascuna té, òbviament, les seves pròpies característiques i avantatges. El nostre requisit, el que busquem, és una aplicació que ens permeti crear tasques, establir prioritats, terminis i assignar també tasques altres membres d'un equip, perquè normalment no estem sols. També voldrem fer seguiment de les tasques. Voldrem tenir també diferents prioritats i diferents llistes, perquè, si tinc 150 tasques, doncs està clar que avui no les podré fer totes, ni demà, per tant vull concentrar-me potser en les que tenen una data límit més propera. Un requisit que li posarem també és que sigui una aplicació fàcil d'utilitzar, amb una interfície agradable. Per tant, una mica per respondre’t d’una vegada i comentar algunes opcions més concretes, podríem dir sense fer cap propaganda, destacaríem, per exemple Asana.

MÒNICA GÜNTHER: Aquesta és la que utilitzes tu?

MARC BARA: Sí, és la que jo utilitzo i és molt popular, té moltes funcions, l'utilitzen ja milions de persones i per tant és molt madura. Permet crear i assignar tasques, terminis, comentar i col·laborar dins de la tasca, és a dir, en lloc d'estar fora de l'aplicació, escrivint emails, doncs dins de la tasca hi ha té com un petit espai on poder escriure missatges de text. També té integracions amb mil altres tasques i no exagero, segurament és vora de milers de integracions amb altres aplicacions com Google Dirve, Dropbox, Slack… Per tant, per mi està molt ben resolt el tenir tasques per mi sol i també tenir tasques en un equip de treball amb més gent.

MÒNICA GÜNTHER: Per tant, Asana és una bona opció, però n'hi ha més deies…

MARC BARA: Sí, n’hi ha moltes i ja us dic que no és per fer propaganda a ningú. I és com tot, que és un mercat que està pujant molt, que la necessitat és òbvia. I també podeu investigar Trello, que té una interfície visual amb taulells i targetes. És molt guai visualment i permet organitzar tasques per projectes, fer-ne seguiments, tot el que necessitem. També afegir comentaris, assignar tasques a altres membres de l'equip. Per tant, també ens podria funcionar. Si algú diu no, jo tinc ja l'entorn de Microsoft, sobretot a la feina, i per tant no vull tenir aplicacions de diferents fabricants o empreses, doncs, a l’entorn Microsoft destacaríem allà el ToDo i el Planner. El ToDo és gestió de tasques, es connecta molt bé al l'Outlook i pot fer tot el que necessitem també. I el Planner també es connecta amb l’Outlook i ens permet fer taulers per tenir tasques en projectes, és a dir, tenir tasques compartides amb altres membres de l'equip de treball i també inclou gràfics i vistes i tot el que necessitem.

MÒNICA GÜNTHER: És clar. És a dir, tenim diverses opcions. El Marc ens acaba de presentar unes quantes. Les haurem de provar, veure quina ens agrada més, perquè també és important, i ho dèiem fa uns quants capítols, en aquest mateixa col·lecció de pòdcasts, que és important també que l'entorn que utilitzem ens sigui agradable. Per tant, l'estètica d'aquestes aplicacions doncs també és quelcom que hem de valorar: quina és i ens resulta més còmode a nosaltres i ens agrada més, per tal que la utilitzem. La idea és que això ho acabem implementant, no? Suposem que triem una, que ja hem pres la decisió, com pot ser, per exemple, Asana, que és la que la que has dit que utilitzes tu, ara que fem? Com aplico jo el mètode GTD amb aquesta aplicació? Dèiem que tenim una safata d'entrada amb molts correus, un repositori d'informació amb molts elements. I ara què fem amb tot això?

MARC BARA: Clar, ara doncs en algun moment haurem de treballar, no? haurem de posar-nos a fer feina i per això hem de convertir aquesta informació en tasques. Tenim aquesta aplicació tipus de Asana i tenim aquest repositori. Per tant, entrarem en el mode que en direm “processament”. I ara us explicaré pas a pas. És a dir, no pararem. El que sempre hem dit: hem de centrar nos i evitar la multitasca. Per tant, si jo obro el correu i veig que tinc 25 emails d'aquest matí, doncs diguem que mentalment em poso en mode “processat” i això significa que no pararé fins que els hagi processat tots. I l'objectiu d'aquest processament és convertir tots aquests elements en tasques. Llavors, les passes que seguirem, no serà complicat, ja ho veureu, és tan senzill com: agafo un element d'aquesta safata d'entrada i a tu, Mònica, què t'agradaria fer quan veus un element d'aquesta safata d'entrada, què desitjaries?

MÒNICA GÜNTHER: Et dic la veritat?

MARC BARA: Sí.

MÒNICA GÜNTHER: Doncs que desaparegui.

MARC BARA: Esborrar-lo, exacte. Jo et diré que també. Per tant, anem una mica amb la destral. Agafem, amb el ganivet a la boca , i diem: mira, aquest element el puc esborrar? Sí. Doncs l’esborro. I ja està. Ja he acabat amb aquest element.

MÒNICA GÜNTHER: Sense mirar enrere, eh?

MARC BARA: Exacte, fora. Compte amb els mails dels caps, no? Què serà? Potser em poso en problemes, però és el primer. Té alguna informació rellevant? Diguem que, si no l’esborro, potser té alguna possible informació rellevant en el futur, però que no m'inspira a fer res. No és una tasca.

MÒNICA GÜNTHER: És un per si de cas, no? També hi ha aquests mails que dius ara no em serveix, però i si d'aquí a un temps sí?

MARC BARA: Doncs bé, de moment l'arxivo i, per tant, el deixo allà llegit o hi ha qui el posa en una carpeta de missatges processats. Segurament això segon és el més recomanable, o almenys segons el senyor David Allen, fes-te una carpeta i els vas deixant allà perquè ja estan processats. Jo la veritat és que el deixo llegit i per tant ja el don per a processat, és a dir, només els llegeixo una vegada i per tant si està llegit és que ja està processat. Per tant, bé, ja tenim aquesta part. Fixeu-vos que si és un missatge o una nota, que sí que em genera una acció, ara o en el futur, és important no haver-me de pensar l'acció de després, és de generar-me l'acció ja, és a dir, no haver de rellegir els mails. Oi que passa que moltes vegades tenim els mails i els vaig rellegint diverses vegades fins a decidir què fer?

MÒNICA GÜNTHER: I de fet això sobretot passa, a mi em passa, quan el llegeixes des del telèfon mòbil i dius: “bé, demà quan arribi a l'oficina ja ho faré”.

MARC BARA: Exacte. Doncs, efectivament, aquest procés de processat jo no el faig des del mòbil perquè se'm poden perdre coses. Per tant, obro el lector de correus, diguem ne l'Outlook, i aquests 25 emails que em trobo, per no dir 50, doncs un a un vaig fent això. Imaginem que, si no l'he esborrat, si no l'he arxivat per més endavant, doncs deu ser que sobre aquest element haig de prendre una decisió ja i. per tant, d'una banda podria dir mira, si em genera un projecte, doncs m'anoto l'acció de generar-me un pla de projecte. És a dir, podria ser que em generi una tasca bastant intensa de planificació. Podria ser, oi? Doncs bé, la tasca seria la de generar un planning d'aquest projecte. El truc aquí serà que s'hi em genera una acció senzilla que es pot fer ràpidament és millor fer-la en aquell moment per evitar haver de tornar a llegir el correu. Per tant, això és important. És la frontera dels dos minuts: llegeixo aquell correu, si no l'esborrat i si no l’he arxivat, puc fer l'acció que em demanà el correu ja? abans de dos minuts? Doncs la faig ja i per tant ja està. Ja m'ho tret de sobre.

MÒNICA GÜNTHER: O sigui, menys de dos minuts: ho fem immediatament. Més de dos minuts: que fem?

MARC BARA: Més de dos minuts doncs ja em plantejo passar lo a l’Asana, al gestor de tasques, perquè després al gestor de tasques ja ho organitzaré. Per tant, fixeu-vos de què va la idea: tinc vint i cinc emails. D'entrada els processo tots, segur. No em deixo cap. Només els llegeixo una vegada. I després d'aquest procés, doncs acabo amb uns quants esborrats, uns pocs arxivats i diguem que potser unes quantes tasques fetes i oblidades perquè ja les he fet i unes poques tasques que ja passen al meu sistema per ordres de magnitud. Doncs mira, tinc 25 correus. D'entrada, potser això només em genera tres tasques que van al meu gestor de tasques.

MÒNICA GÜNTHER: Per tant, reiterem aquesta idea perquè és clau, crec, llegir tots els elements, decidir sobre tots ells en aquell moment en què ens haguem plantejat processar la safata d'entrada i fins i tot aquells que requereixin una tasca curta que es pot fer en menys de dos minuts, doncs fer-la ja i deixar-la feta.

MARC BARA: Exacte. Així veieu que és molt efectiu això, no? Volem evitar això de llegir el correu moltes vegades i deixar-lo allà mig amb una etiqueta, no sé què fer-ne… Quin rotllo, quin pal, ara no sé què fer amb això. Hem deixat moltes vegades un correu allà llegit i hem pensat que ja ho resoldrem o respondré més endavant. Estem un altre cop procrastinant una mica. Hem d'evitar-ho, això. Idealment, els missatges llegeixen una sola vegada i hem de decidir què fer amb ells. Insisteixo: arxivar, si puc esborrar-lo o definir la decisió, generar-me a una tasca pel futur o, com dius tu, tancar la tasca si és ràpida.

MÒNICA GÜNTHER: Clar, això és interessantíssim. Però Marc estava pensant que tot això de processar aquests emails que tenim a la safata d'entrada porta feina també. Quant de temps hauríem de dedicar a processar aquesta safata d'entrada del correu electrònic?

MARC BARA: Això és bona pregunta i me la fan sempre perquè em sembla que estic fent aquí com un algoritme molt, molt estrany, molt llarg i molt pesat. I si ho proves, i us animo a provar-ho, i ho tinc més que medit, sóc així de nerd… Aquest procés a mi em costa uns 20 minuts, només el processament aquest, uns 20 minuts. Òbviament depenent de la quantitat de correus que hi tinguem. La idea, com dic, és no deixar res pendent i tancar l'aplicació d'email amb la safata d'entrada a zero per poder centrar-nos a partir d'aquell moment a les tasques i ja de l’Asana, a les tasques importants. Posar-nos a treballar, que en algun moment, com dic, tot això és gestió, no aporta massa valor oi al meu client això? al meu client li és igual com m'organitzi jo i el temps que hi dedico, però sí que veurà el valor de la feina que li faig. Per tant, m'hauria de posar a treballar i no deixar que els missatges d'entrada em destorbin.

MÒNICA GÜNTHER: Clar, però això quantes vegades al dia ho hem de fer? o no sé si hi ha algun consell addicional que ens puguis donar per tenir aquesta fantasia que és tenir la nostra safata d'entrada organitzada d'aquesta manera.

MARC BARA: Jo crec que és important fixar els moments específics del dia per revisar el correu electrònic en lloc de tenir lo obert tot el dia com a distracció o fins i tot pretext per deixar a mitges el que estem fent. Ara no us estic pagant cap bronca, però a vegades passa, oi? Ho deixo allà com gairebé com a excusa, perquè així si entra alguna cosa doncs faig veure que estic molt proactiu i la resolc. Per tant és millor obrir el correu únicament quan anem a llegir i despatxar, processar aquest correu i processar-lo com hem vist en aquest episodi, i després ja ens centrarem en fer feina i en les tasques importants. Com a resum, per tant, dos o tres vegades al dia, no caldria més. Ja us dic, el correu electrònic no és un mitjà en temps real, no és per reportar un incendi, no es per reportar una urgència del minut. Per tant, tracteu-lo com a tal, tinguem lo tancat tot el temps possible.

MÒNICA GÜNTHER: Clar, però hi ha persones que reben una quantitat ingent de correus electrònics al llarg del dia. Què passa si en tenim masses i no podem processar-los tots en una sessió, com deies, d'aquests 20-30 minuts que comentaves?

MARC BARA: Primer jo ho provaria, és a dir, que cadascú vagi veient si és veritat que en 20 o 30 minuts no pot fer això. I, si és el cas, perquè és normal tenir una gran quantitat de correus entrants i diverses adreces de correu. Doncs potser ho podem fer per lots, processar, òbviament, els correus més antics primer i després els més recents, però tot i així tancar i posar-te a treballar. L'important és tenir aquesta estratègia clara i seguir aquest mètode GTD de processament de forma efectiva. A destacar també que algú pot estar pensant molt bé. M'agrada la idea, però tinc literalment 800 correus antics per processar i per llegir.

MÒNICA GÜNTHER: Encara has tirat curt, eh? Et diria que la meva safata d'entrada en té bastants més.

MARC BARA: Aleshores, bé, aquí no et lliures de dedicar-hi unes hores. A veure, un consell aquí és: si tens 100 correus de fa sis mesos, home, potser els esborres i no passarà res, oi? Ja ha passat el que hagi de passar. O potser els dones per llegits i ja està.

MÒNICA GÜNTHER: Perfecte. Jo crec que ho hem entès. El sistema sembla que està clar. És a dir, processar tots aquests correus de manera efectiva, esborrar aquells que no n’hem de fer res, respondre immediatament aquelles tasques que podem fer en menys de dos minuts i la resta, tenir-les a l'aplicació que haguem triat com a gestor de tasques. Imaginem que ja tinc totes aquestes tasques en les que he convertit els mails que he considerat importants dins d’Asana, per exemple, com a aplicació. Allà dins ho he d'organitzar d'alguna manera. Hi ha alguna consigna aquí?

MARC BARA: Exacte. Sí, aquí serà important també, perquè si no, també se’ns podrà liar i enlloc de tenir 500 mails tindrem cent tasques desorganitzades. Aquí és important i si que és molt de GTD això i jo ho tinc provat i us ho aconsello, és tenir tres prioritats diferents, tres llistes. Fixeu-vos que no són moltes, eh? Tres que són: tasques amb prioritat per avui, és a dir, són les tasques que han de ser completades avui mateix. Això inclou les que tenen una data límit i immediata, les que són essencials per objectius d'avui. És a dir, pel que sigui, si no les fem avui tindrem un problema. Són tasques que hem de fer avui. Això ens passa a tots. Cap problema. Una segona prioritat serien tasques que li podem dir per més tard. Literalment, li podem dir així: més tard. Són les tasques que caldria fer en els propers dies. Diem que en un horitzó, per exemple, d'una setmana. Si no les acabo avui i les entrego avui no passaria molt, però estan properes. I, finalment, en una altra llista que pugui amagar i que no destorbi en el dia a dia perquè no vull tenir allà 150 tasques i aclaparar-me jo solet, tinc una tercera llista, que li dic “algun dia”, que són les tasques que poden ser importants però que no són urgents i que en general no tenen una data límit concreta. Us en recordeu que en altres episodis dèiem que no volem caure en la trampa de la urgència? En aquest parany de que si hi ha una data límit m'hi poso amb allò. Jo vull poder treballar amb tasques que no tenen data límit. Són tasques a llarg termini que es podrien posposar sense afectar objectius immediats, però que en algun moment és important que faci, aquestes de fons, del quadrant 2 de la matriu d’Eisenhower que dèiem. Es podran fer en un futur llunyà. I aniré revisant aquestes prioritats. Llavors, aquestes tres llistes, algú em pot preguntar ara: i cada quant mires aquestes llistes? perquè m'agradaria tenir-les relativament amagades, aquests tres titulars, oi? Doncs la freqüència que utilitzo és per a les d'avui uns quants cops al dia. Aquesta llista sí, no els correus, això sí.

MÒNICA GÜNTHER: Clar, perquè llavors podem fer aquella sensació tan plaentera d'anar tatxant tasques ja completades.

MARC BARA: Exacte. Vaig tatxant el que ja tinc, el que és per avui, puc veure que en realitat no era per avui i la moc a un altre dia, no passa res, puc entrar urgències i focs que apareguin aquest matí. No dic que ens aïllem del món quan deia que ens en tanquem el correu, pot entrar una trucada d'una cosa que haig de fer ara, doncs entraria a la llista ja. Per tant, per això aquesta llista és molt dinàmica i és del dia a dia. Després fixeu-vos que seria maco que aquesta llista la tinguem ja feta i tancada i amb totes les tasques per avui fetes a mig matí, per tant, no és que aquell dia hagi acabat. És a dir, ens hem d'acostumar a no treballar amb dates límit, no esperar a últim moment, sinó amb dates d'inici, és a dir, en el món ideal amig matí jo he acabat les tasques d'aquell dia i començo amb la següent llista, que són les de més tard. I ja començo sense la pressió d'haver les de tenir avui, però segurament és feina que he d'anar fent ja perquè no em pilli el toro després. Aquesta llista de més tard aconsello mirar-la un cop al dia per si canvia alguna cosa, per si canvia alguna data o el que sigui. Així puc tenir centenars, literalment, de tasques sense agobiar-me massa, oi? No m’atabalaré. Estan amagades en diferents llistes, no les perdo. I si no són per ara, no em venen a buscar, no em destorben, no tinc notificacions, sinó que estan a la guardadetes i les aniré a buscar jo quan tingui el temps per fer-ho, que espero que sigui aviat, i no sigui només per urgències, sinó per tasques importants també.

MÒNICA GÜNTHER: I les altres, les d'algun dia?

MARC BARA: Aquestes jo les miro un cop per setmana. Tan poc com això. Un cop per setmana, potser dic ostres, que aquesta ja comença a acostar-se. Llavors la passo a la llista de més tard, les que ja serà més properes. Però fixeu-vos que tampoc m’autoimposo el que tinguin dates límit, eh? Sinó que simplement pel fet de ser tasca, ni que no tingui data límit, ja té entitat pròpia i té importància per fer-la. M'és igual per quan sigui. Allò de que a vegades ens preguntem i això per quan és? No, oblida’t d'aquesta pregunta! És a dir, pregunta't més aviat quan ho puc començar a fer, quan tinc la informació i tinc el temps per fer-ho. M'és igual la data límit.

MÒNICA GÜNTHER: Doncs, escolta, consells molt interessants els que hem après avui, Marc. Esperem que els nostres oients hagin après també alguna cosa nova sobre com mantenir la seva safata d'entrada del correu electrònic organitzada i amb un sistema efectiu. I també molt important, com dèiem, tenir aquest sistema de tasques i tenir-lo actualitzat. Moltíssimes gràcies Marc!

MARC BARA: Molt bé, un plaer com sempre. Gràcies per convidar me. Heu escoltat un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.