6. El mètode " Getting Things Done" (GTD)

Descripció de l'episodi:

Introducció al mètode «Getting Things Done» (GTD): En aquest episodi ens presenten el mètode Getting Things Done (GTD) de David Allen, una metodologia per a la gestió del temps i les tasques que ha estat popularitzada a tot el món. Es destaca la importància d'alliberar la ment de tasques pendents i de mantenir un sistema organitzatiu extern per a recordar-les en el moment adequat.

Transcripció:

Transcripció literal de l’àudio. Si trobeu cap error agrairem que ho reporteu a ds.formació@diba.cat

Benvinguts a AudioFormació. Un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.

MÒNICA GÜNTHER: Hola a tots i a totes! Benvinguts i benvingudes a un nou episodi del nostre pòdcast. Després de tot el que ja hem après, sobre evitar distraccions, tenir les prioritats clares… avui ens centrarem en un mètode de gestió concret del temps i productivitat que segur que us serà d'utilitat. Per això, tenim aquí amb com sempre al Marc Bara.

MARC BARA: Hola Mònica, gràcies per convidar-me.

MÒNICA GÜNTHER: En primer lloc, Marc, ens expliques quin és aquest mètode del que parlarem en el capítol d'avui?

MARC BARA: Doncs m'agradaria parlar d'un mètode provat i conegut com és el mètode GTD, li diuen, Getting Things Done, de gestió d'activitats i de tasques. És un títol d'un llibre d'un senyor que es diu David Allen, que aquí s'ha traduït com a “Organitza’t amb eficàcia”. És un clàssic ja de fa més de 20 anys. Aquest senyor és un autor i consultor dels Estats Units i està molt especialitzat en aquests temes. I va crear aquest mètode, el GTD, com a metodologia de gestió de tasques que realment s'ha popularitzat a tot el món. I el bo d'aquest mètode és que també ell ho ha provat amb molts clients que ha tingut en aquests anys i, per tant, és tot un recull d'experiències que estan molt provades. Ha escrit diversos llibres i, per tant, és molt fiable i realment està basat en aquesta situació de falta de productivitat que estem comentant nosaltres en aquests episodis.

MÒNICA GÜNTHER: Fixa’t, fa vint anys que va crear aquest mètode i encara és vigent a dia d'avui!

MARC BARA: Sí. Mireu, el llibre és, diguem ne, molt analògic. Està basat en notes, en arxius físics, en imprimir coses i el que explicarem aquí està més orientat a temes digitals, no? està basat en eines de les que usem avui en dia. Però com a mètode, com a procés, doncs és encara vigent. Diu aquest senyor que la nostra memòria té una eficiència limitada, a vegades veiem que sovint la nostra memòria ens recorda coses en moments en què no podem fer res al respecte i al revés. Recordem coses en moments que… o no la recordem en moments en què sí que podem o hauríem de fer ho.

MÒNICA GÜNTHER: És clar, això és veritat. Resulta curiós. A vegades, recordem tasques que hem de fer en moments poc habituals, com per exemple, no sé, quan estem fent cua al supermercat o quan estem conduint que no podem apuntar.

MARC BARA: Sí, és així, sovint en aquests moments no podem apuntar-nos aquest recordatori per a la tasca i, per tant, s'acaba perdent. O, pitjor, et quedes com amb un neguit perquè no se't oblidi i per tant està la teva ment així estressada, encara estàs enganxat en aquella tasca. Per això aquest mètode de GTD defensa la idea de tenir un sistema extern a la nostra ment en el que puguem confiar per recordar tasques en el moment adequat. Gràcies a aquest sistema, doncs, la nostra ment podrà estar més tranquil·la. Ja no t'hauràs de preocupar per recordar tots els detalls. Ens podem centrar a treballar en tasques concretes i tindrem la sensació de que està tot més controlat. Si tenim un sistema així que ja veurem a la pràctica com muntar lo, eh? Podrem tenir un sistema de gestió de tasques i no de correus electrònics. Si us fixeu, a vegades l'error que cometem és que diem si, si, jo tinc un sistema de tasques, i en realitat el que tens és l'email, tens el gestor de correu amb tot d'informació allà, tots els missatges. Però això no són tasques, són missatges. Normalment usem aquests e-mail o l'Outlook com si fos un gestor de tasques quan no ho és. I hem d'aprendre això. Hem de treballar en convertir missatges en tasques. Però bé, ara, com et deia, vull destacar que necessitem tenir aquest sistema de tasques confiable, de forma que no ens estiguem estressant tot el dia perquè ho portem tot al cap.

MÒNICA GÜNTHER: És clar. Ens hem de construir una mena de cervell extern, no? És a dir, el GTD, aquest sistema, es basa en que una persona necessita, com dius, alliberar la seva ment de les tasques pendents, no?

MARC BARA: Exacte, sí. Perquè tots coneixem l'efecte de que tens sensació que et pots oblidar, t’anotes les coses a la mà mal anotades, llavors estàs una mica estressat. Si confies en aquest cervell extern, que no té per què ser molt intel·ligent, eh? Un cervell, un sistema de tasques, doncs aniràs molt millor. D'alguna forma ja ho fem. El que passa és que la gent utilitza Gmail o el gestor d’e-mail i diu “bé, amb això ja ho tinc tot”. Però veieu la diferència entre què són missatges d'entrada, que és informació, i que són tasques? És diferent.

MÒNICA GÜNTHER: Clar, clar. I de fet, com deies, aquest sistema del qual l'objectiu és alliberar la nostra ment entenc que en això és efectiu, no? Està comprovat.

MARC BARA: Sí, està comprovat per psicòlegs que treballar d'aquesta manera suposa menys soroll i major confiança i enfocament en el que fem. És un sistema molt eficaç en el que ens inspirarem durant els propers episodis per convertir tota aquesta informació que rebem, els mails, missatgeria, xarxes socials, etcètera pot provenir de moltes fonts i ho convertirem en tasques concretes i accions concretes.

MÒNICA GÜNTHER: Perfecte, Doncs aquest és l'objectiu. Això és el que aprendrem. Explica'ns quins són els principis bàsics del funcionament d'aquest mètode, Marc.

MARC BARA: Per començar, comença amb el procés que en diuen de recopilació. Això consisteix a reunir tota la informació d'entrada que tenim de tots aquests canals d'informació, com poden ser correus electrònics, notes digitals, notes de text, missatges de veu, també, qualsevol idea d'entrada, allò que fem una foto per recordar-nos d'alguna cosa i fer-ho arribar tot a una caixa d'entrada que li direm repositori.

MÒNICA GÜNTHER: I què és això del repositori?

MARC BARA: És un espai on emmagatzemar totes les dades que recollim d'aquestes diferents fonts per tal de poder accedir amb facilitat posteriorment. Un exemple ràpid és el propi programa d’emails que usem. Allà se'ns van acumulant informacions d'entrada que són aquests missatges. Però clar, no només hem de confiar en aquest sistema. Què passa quan a tu se t'acut una idea i l’anotes en un post-it? Què passa quan tens una nota de veu? Fem una captura de pantalla d'alguna cosa per recordar nos després. Tot això formarà part d'aquest repositori i com gestionar-lo serà important. I si et sembla, comentarem en el següent episodi, en el sentit que té tot una manera de fer que convindrà que l'expliquen en detall, però ara, com a idea, m'interessa que simplement entenguem això de que tindrem una safata d'entrada amb tota la informació.

MÒNICA GÜNTHER: Tindrem aquest repositori, aquesta safata que ja per sí sembla una tasca faraònica, no? Convertir tota la informació que tenim, totes aquestes idees que se'ns plantegen en un moment donat, els missatges de correu electrònic, els missatges de WhatsApp amb tasques… tot acumular-ho en un mateix lloc, en aquest repositori, no? I després dius que ens explicaràs què fem amb aquesta informació?

MARC BARA: És clar. Un cop fet això, que veureu que és relativament senzill, i ha de ser un sistema molt ràpid de capturar sense pensar, perquè si no em farà mandra i no ho faré. Per tant, el sistema ha de ser molt senzill. Després amb tota aquesta informació, que és com un “bucket” així immens de coses i que contindrà coses que venen de fora i les que jo mateix també em genero. Després hem de fer alguna cosa amb tot això, clar. El sistema que GTD et diu que després entres en el mode que en diuen processament, dedicarem un cert temps per a cada element d'aquest repositori, decidir què fem amb ell. Si és una acció, si la fem ja en aquell moment o si ho posterguem per més endavant. Ara, potser, deixarem la intriga d'aquests detalls, però és que dedicarem un episodi sencer a aquest processament.

MÒNICA GÜNTHER: Fantàstic. Doncs ens quedem amb aquesta intriga. La idea està clara: primer recopilar i després processar. I tot això es pot fer amb eines digitals?

MARC BARA: Sí, exacte, tota aquesta metodologia és GTD i utilitzarem eines digitals. Clar que d'una part la tecnologia ens ajuda i ens ajudarà a fer tota aquesta recopilació i el processament posterior. Ja us dic que serà senzill, ja veureu que no és carregar-nos ara tot un mètode complicat ni burocràtic, no? Per tant, és realment una cosa que, amb les eines inclús gratuïtes que tenim avui en dia, doncs podrem fer fàcilment. I fixeu-vos que les avantatges són moltes: alliberar la nostra ment i poder confiar en aquest sistema i tenir-lo en mobilitat, tenir-lo amb accés remot i poder treballar també amb el mòbil.

MÒNICA GÜNTHER: Deixa’m que et faci una pregunta, Marc, que se m'està acudint ara, perquè clar, això és una eina de productivitat que serveix tant per a les tasques que poden ser laborals com per allò que tenim a nivell personal. Recomanes juntar-ho tot en el mateix repositori o s'ha de separar?

MARC BARA: Sí, jo recomanaria juntar-ho. També són eines on pots tenir un parell de llibretes, diguem-ne de forma natural. Ho podries dividir en dues o tres llibretes, si vols, però que estigui al mateix lloc i que sigui igual de fàcil capturar. Un exemple fàcil seria quan veig alguna cosa que m'interessa, em pot inspirar per a algun projecte. No sé, imagina que estàs en una llibreria i t'interessa un llibre, però no el vols comprar encara. Doncs mira, normalment què fem? Fem una foto i després ja veurem què fem amb aquesta informació. O estàs en una cafeteria fent un cafè i se t’acudeixen idees de trobades amb amics i comences a anotar-ho o idees d'un projecte interessant a la feina que també ho anotaries en aquell moment. Per això jo dic que, en el fons, ets tu la persona i pots tenir un sol repositori i després a dins ja t’ho organitzaràs, si vols, en dos però convé que no ens faci mandra anotar aquestes coses perquè fixa't que l'efecte és, i a mi em passava: com que rebo molts mails i em demanen moltes tasques, doncs jo ja tinc una pila de coses a fer. Per tant, si se m'acut una idea, em feia mandra afegir-me tasques perquè ja prou saturat que em tenen, no? Per tant, això és un problema, perquè llavors soc molt passiu. Només treballo amb les coses que la gent vol que jo treballi, no? En canvi, per iniciatives pròpies, idees pròpies i brainstorming que jo faci no em volia saturar més i per tant, em feia mandra afegir-me tasques. Doncs amb aquest sistema podem estar tranquils. Podem tenir centenars de notes al cap del temps, però sabem que estan. I bé, ja veurem si les passem a tasca o no. I també confiarem que el sistema de tasques no ens agobiarà.

MÒNICA GÜNTHER: Clar. De fet, això que deies lliga amb el que vam parlar en l'episodi anterior en el que dèiem que allò urgent no tapi allò important.

MARC BARA: Exacte. Si jo no soc proactiu anotant me coses i després sabent que allò passa al meu sistema de tasques amb la mateixa importància que un projecte amb un client, m’estaré coartant i estaré només sent molt passiu, cauré amb facilitat amb la trampa de la urgència que dèiem, estaré només treballant en coses que em venen de fora, que em cauen a l'«e-mail». I les meves pròpies coses, les meves idees i interessos, doncs els deixaré de banda. Per tant, és intentar lluitar contra això.

MÒNICA GÜNTHER: Genial, doncs en propers episodis el Marc ens ajudarà a portar a la pràctica aquest sistema de gestió de temps i productivitat, aquest mètode GTD i fer-ho en un context digital i moltes vegades en treball en remot. Perquè a dia d'avui, doncs això també s'ha de contemplar i el nostre sistema ens ha de permetre adaptar per poder-lo seguir allà on estiguem fent la nostra feina, sigui a l'oficina, sigui a casa o sigui on sigui.

MARC BARA: Exacte, sí, seria poder tenir l'opció. És a dir, algú dirà “ja, però jo no vull que em persegueixi tota aquesta feina. Jo vull desconnectar quan estic fora de l'oficina”. Perfecte, doncs apaga el mòbil, desconnecta, però has de poder tenir l'opció.

MÒNICA GÜNTHER: Si ho necessites, ha d'estar allà el sistema.

MARC BARA: Exacte.

MÒNICA GÜNTHER: Doncs moltíssimes gràcies per la teva col·laboració d'avui Marc i ja ens escoltem el proper episodi.

MARC BARA: Un plaer.

Heu escoltat un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.