2. Com evitar distraccions

Descripció de l'episodi:

En aquest pòdcast es parla sobre com evitar distraccions i ser més productius en el treball. Es comparteixen algunes estratègies pràctiques, com ara eliminar les distraccions dels telèfons intel·ligents i les xarxes socials, establir horaris específics per revisar el correu electrònic, i crear un ambient de treball lliure de distraccions. També es parla de la importància de dissenyar el teu entorn per promoure hàbits saludables, en lloc de confiar només en la força de voluntat, i com la fatiga de decisió pot afectar la capacitat de crear hàbits positius.

Transcripció:

Transcripció literal de l’àudio. Si trobeu cap error agrairem que ho reporteu a ds.formació@diba.cat

Benvinguts a AudioFormació. Un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.

MÒNICA GÜNTHER: Hola a tots. Benvinguts a un nou episodi, com sempre, de la mà de Marc Bara. Què tal?

MARC BARA: Hola, què tal?

MÒNICA GÜNTHER: Avui parlarem, i ho vam anunciar al final del capítol anterior, d'un tema que ens afecta a tots com són les distraccions. Perquè, quantes vegades t'has trobat navegant per les xarxes socials o revisant el teu correu electrònic en lloc de concentrar-te en la feina que has de fer? Les distraccions poden ser una veritable barrera per a la productivitat i la concentració, oi Marc?

MARC BARA: Sí, com bé dius, també crec que les distraccions són un problema molt comú. Ens passa a tots. Tots ja ens hi enfrontem en el nostre dia a dia. I bé, sovint, les conseqüències de no abordar-les, de no tractar aquest problema, poden ser greus: tindrem menys productivitat, ens distraurem més, ens estressarem més… Per això m'agradaria compartir-te algunes estratègies pràctiques per intentar evitar-les i mantenir-nos enfocats.

MÒNICA GÜNTHER: Doncs vinga, som hi! Quines són algunes formes pràctiques per evitar les distraccions?

MARC BARA: Mira, molt fàcil. La primera i la més efectiva és eliminar-les del tot, que siguem radicals.

MÒNICA GÜNTHER: Però és difícil.

MARC BARA: Sí. D'entrada és important reconèixer que els nostres telèfons intel·ligents i tot tipus d'aparells, xarxes socials, correu electrònic, són les nostres principals fonts de distracció. Hem de ser conscients d'això, no ens podem amagar. Hem de ser sincers aquí. Per tant, bé, apagar el telèfon o allunyar-lo o tancar la sessió a les xarxes socials i tancar pestanyes innecessàries a l'ordinador ens ajudarà a mantenir aquest focus, a la tasca que tinguem entre mans en cada moment. I ja sé que costa molt, però també podeu establir horaris específics durant el dia per revisar el correu o les xarxes socials si voleu, en lloc d'estar contínuament fent-ho durant tot el dia. Amb això ajudem a minimitzar almenys el nombre de distraccions o interrupcions què és el que ens fa més mal, i et permet concentrar-te millor en tasques i evitar el famós multitasking.

MÒNICA GÜNTHER: És clar. Però a veure, deixem fer d'advocada del diable, Marc, perquè entenc que eliminar les distraccions és una bona idea, sense cap mena de dubte, però què passa si necessito respondre correus electrònics importants del meu cap o de clients o de col·laboradors tota l'estona?

MARC BARA: Sí, òbviament és bona observació, bona objecció. Molta gent em diu si és que jo he de tenir el correu electrònic obert perquè rebo missatges d'importants. Bé, primer ho posem en dubte un momentet. És a dir, i si et recomano que estableixis horaris específics durant el dia per revisar el correu, en lloc de tenir ho obert totalment? Parlem del correu electrònic de moment, només, tenir-lo obert és com una finestra per a que t'hi interrompin constantment, no? Per tant, et proposo, a veure si m’ho acceptaries, només consultar-lo dos o tres cops al dia, però no més, això hauria de ser suficient en moltes de les nostres feines. A no ser que et dediquis a atendre urgències de no sé quin tipus, però aleshores el correu electrònic no és un mitjà per atendre aquestes urgències. No està pensat per ser en temps real el correu electrònic. Per tant, no em serveix aquesta objecció. És a dir, em costa de pensar que no puguis tancar el correu electrònic.

MÒNICA GÜNTHER: Jo t'entenc, però deixa'm que insisteixi perquè hi ha vegades en què els correus electrònics o els whatsapps o a vegades una confluència de totes dues coses, perquè també hi ha persones que envien correu electrònic i quan veuen que en deu minuts no has respost, t'envien un missatge de WhatsApp, o a vegades tenim aquest tipus de missatges o de correus que són urgents i que no podem esperar fins al proper horari designat en cas que ens designem aquests dos o tres cops al dia per mirar el correu electrònic, hi ha alguna cosa que puguem fer en aquests casos?

MARC BARA: Si, com deies, és un tema de l'entorn, a vegades és un tema cultural. I clar, no només perquè el nostre entorn ho esperi, sinó que tenim tendència a voler estar constantment al servei de qui ens vulgui interrompre, com si aquestes interrupcions fossin més importants que els meus propis plans, les meves pròpies tasques. Per això la tendència ha de ser resistir-nos a això. Tanca el correu electrònic i no el consultis, perquè si no t'està manant ell enlloc de manar tu. Que dius “ostres, hi ha un incendi!”, doncs ja em trucaran i tindré el telèfon a prop, que no al costat, i girat si cal, però el tindré a prop per si efectivament hi ha una urgència i he de sortir de l'edifici. Però, si no, hem d'evitar tenir obertes les xarxes socials, per exemple.Si estem fent algunes tasques que requereixen concentració, és absurd tenir hi xarxes socials obertes i ja entenc que poden ser útils per mantenir se actualitzat i per tant, rebre notícies per allà. Però, un altre cop, amb les xarxes socials també establim horaris específics per revisar-les. Si has d'estar al dia de noticies doncs ja et subscriuràs a butlletins informatius o seguiràs alguns comptes rellevants amb bona informació i actualitzacions importants, però has de limitar el temps i controlar-ho tu i que no et persegueixi, sinó buscar-ho tu quan toqui i que no t'estigui interrompent.

MÒNICA GÜNTHER: Interessant això que dius de no caure en les urgències dels altres. Una altra cosa que podem fer, entenc, és crear un ambient de treball lliure de distraccions. Això significaria trobar un espai tranquil on no ens puguin interrompre altres persones o sorolls. No sé si això és possible i si seria un bon consell.

MARC BARA: Si, és, com sempre diem, ser proactiu, no deixar-se portar massa. I si realment l'espai on estàs no et permet gaire aquest aïllament, de tant en tant, doncs busca fabricar-te’l. Pots buscar tenir auriculars amb cancel·lació de soroll, que van molt bé, o taps a les oïdes per bloquejar el soroll extern. De tant en tant busquem un espai de treball més tranquil per certes tipus de tasques o programem el treball per un moment en que els nivells de soroll sigui més baixos. És molt, molt important. Hem de recordar que no evitar distraccions comporta segur una disminució en la productivitat. No arribarem a fer les coses a temps i això ens provocarà un nivell d'estrès augmentat i és, per tant, important preparar-se per aquest èxit que busquem, minimitzant les distraccions tant com sigui possible. És així d'important.

MÒNICA GÜNTHER: Així d'important, i tant. I abans d'aquest pòdcast em vas dir tu que segons un psicòleg de Stanford, Brian Jeffrey Fogg, el disseny supera la força de voluntat, explica aquest concepte.

MARC BARA: Sí, això és molt interessant. Segons aquest psicòleg, el senyor Fogg, el disseny de l'entorn és millor que la força de voluntat, és a dir, que hem de dissenyar el nostre espai de treball, el nostre entorn en general, d'una manera que promogui els bons hàbits, perquè això és més efectiu que confiar només en la força de voluntat per sostenir aquests hàbits. És a dir, aquest senyor et diu “mira, la força de voluntat no funciona. Caurem en la trampa un altre cop. Per tant, has de crear te un entorn que promocioni els bons hàbits que tu vulguis impulsar”.

MÒNICA GÜNTHER: És clar, això és interessantíssim. Perquè, aquesta força de voluntat, com funciona exactament?

MARC BARA: Pel que diuen aquests gurús de la psicologia, la força de voluntat l'han investigat molt i l’associen a un símil com si fos un múscul que es fatiga ràpidament. I com més decisions haguem de prendre al llarg del dia, més ràpid s'esgota aquesta força del múscul, aquesta força de voluntat. I clar, aquesta energia ve d'aquesta font. Diguem que quan et despertes al matí, encara no saps que faràs, i tu vols anar a fer exercici. Doncs si has de començar a prendre tota mena de decisions complexes com: “on aniré a fer exercici?” “quina part del cos vull exercitar avui?”. Bé, totes aquestes decisions m'esgoten a poc a poc, esgoten la força de voluntat i al llarg del dia ho acabo notant. És per això que tots notem que al final del dia estem més cansats mentalment, com si la força a voluntat estigués baixa. Per tant, típicament al final del dia acabes prenent decisions de curt termini, de premi immediat, de plaer instantani i coses diguem-ne, de poc valor. Busques consumir mitjans o aliments escombraries. Busques una satisfacció immediata. Perquè bé que m'ho he merescut, perquè estic cansat de tot el dia, no?

MÒNICA GÜNTHER: Sofà, bossa de patates fregides i la sèrie de Netflix, no?

MARC BARA: I això realment és que la força de voluntat se t'ha esgotat. Per això aquests psicòlegs et diuen que no hi pots confiar en aquesta força de voluntat. Això que de vegades ens deien de petits “es disciplina, has de tenir força voluntat”. Sí, però no. Compte, que hem de ser conscients que la força de voluntat s'esgota.

MÒNICA GÜNTHER: Té molt sentit això que estàs dient. Llavors, quina és la manera més efectiva de superar aquest problema que ens planteja la força de voluntat que s’esgota?

MARC BARA: Aquí m'agradaria citar un altre treball d'un tal Dr.Sean, professor de psicologia positiva a Harvard, que parla d’un concepte interessant que jo he utilitzat també que es diu la regla dels 22 segons. Aquesta regla suggereix que si alguna cosa et porta més de 20 segons fer-la, doncs et fa mandra i sovint és suficient mandra i suficient fricció perquè no la facis. Per exemple, si algú vol començar l'hàbit de tocar la guitarra a casa perquè vol aprendre, doncs si li ha de costar més de 20 segons treure la guitarra de l'armari, buscar la cadira on tocarà seure… Si tota la preparació costa massa, doncs no ho faràs. I, per tant, el que has de fer és fer-t’ho fàcil. Has de col·locar la guitarra potser, al centre de la sala en lloc de tenir-la a l'armari, de forma que siguin cinc segons posar-te a tocar.

MÒNICA GÜNTHER: De nou la importància de l'entorn per crear bons hàbits, per canviar els nostres hàbits. Aquesta és una molt bona manera, com dius, explica’ns d'una altra manera com podem aplicar aquest concepte a les nostres vides, al nostre dia a dia.

MARC BARA: En realitat el resum és que vols fer que el comportament sigui tan fàcil que no puguis evitar fer-ho. És a dir, posa't el camí més fàcil. És reconèixer, i m'ho dic a mi mateix, que soc un gandul. Per tant, sé que triaré el camí més fàcil. Si es tracta per exemple del que deia abans de fer exercici al matí. Doncs home, preparar la roba del gimnàs la nit anterior, preparar l'ampolla d'aigua, preparar-ho tot perquè no hagis de pensar en res. Ja has pres la decisió la nit anterior, així que quan despertis ja hi ets i ja tens l'entorn preparat. No has de pensar, ja només has de fer. Si constantment has de prendre decisions petites, serà la manera més fàcil d'esgotar aquesta força de voluntat i al llarg del dia arribaràs en pitjors condicions per prendre les millors decisions. Has d’eliminar el que s’anomena la fatiga de decisió.

MÒNICA GÜNTHER: El tema de la quantitat de decisions que prenem al llarg del dia és un tema també molt interessant. Parlem sobre aquest concepte: la fatiga de decisió. Explica’m una mica més a fons què és i com afecta la nostra capacitat per crear hàbits positius.

MARC BARA: La fatiga decisió és la idea que com més decisions hagis de prendre, més s’esgota la força de voluntat. És com si el nombre de decisions al llarg del dia es consumís i fos limitat. I crec que tots hem sentit parlar d'exemples com el de Steve Jobs, que vestia sempre igual, o Barack Obama, que tots els vestits que tenia a l'armari eren iguals i així no consumien aquest, diguem-ne, ample de banda mental per prendre decisions mundanes que no aporten valor. I fixa't que estem parlant de grans personalitats, grans cervells, que eren conscients d'aquesta limitació seva que és humana i per tant, hi posaven ordre. No vull gastar la meva capacitat de decidir en quin vestit em posaré avui, quan en realitat en realitat soc el president de la nació més important del món. Llavors, hi ha exemples també que podem fer servir el dia a dia: si et rentes les dents, si uses fil dental, doncs tenir-ho tot preparat. Ho hem de fer tan fàcil que ni haguem de decidir o no: entres i el fa servir. Qualsevol hàbit funcionaria així. En resum, canviar l'opció predeterminada perquè sigui la més fàcil per a un mateix. I tenim més referències: tots hem sentit cites d'aquestes famoses, per exemple, la de Michael Jordan, que deia: “una vegada que prenc una decisió ja no hi torno a pensar. Ja l'he pres”. És clar, és la manera més fàcil de crear aquests hàbits positius.

MÒNICA GÜNTHER: És a dir, que es tracta de no pensar gaire, no?

MARC BARA: Sí, perquè m'ho he preparat. M'he creat l'entorn, l'escenari, per evitar esgotar la meva capacitat de decisió, l'ample de banda decisió i la força voluntat. Per tant, la guardo per les coses importants que sorgeixin al llarg del dia que la necessitaré. Per exemple, si no vols arribar a casa i sentar-te al sofà i posar Netflix, perquè no t'aporta res, doncs no tinguis el comandament al sofà, posa t'hi un llibre o la guitarra que dèiem abans, així l'entorn ja et fa més fàcil això. Per què no li treus les piles al comandament? Si realment ha vingut un amic o estàs amb la família i vols veure una pel·lícula interessant perquè moltes ho són, doncs no et costarà tant posar les piles al comandament perquè en poc temps ho faràs, però és suficient barrera per si estàs en mode negatiu doncs ja no ho facis, no? Hi ha qui diu també que això de tenir el Netflix en la tele… doncs home, què tal si la contrasenya l'has de posar cada vegada?

MÒNICA GÜNTHER: És clar. Sí, seria anar nos creant facilitats i traves, les traves per a allò que no volem i les facilitats per allò que sí que volem que es converteixin en hàbits nostres.

MARC BARA: Exacte. Es tracta de crear aquests 20 segons de fricció per a un comportament que vols evitar, i així serà menys probable que el facis. Potser el fas igual, però serà menys probable. I dissenyar un entorn per donar suport, reforçar el que vols fer i crear aquest estat on ja no hi penses gaire perquè és el més fàcil. El camí més fàcil és naturalesa humana. Per això segurament estem aquí encara, perquè hem après a gastar la mínima energia. Anant pel camí més fàcil et sentiràs atret. Naturalment, el camí que tu has dissenyat prèviament. És com enganyar se a un mateix. I, per tant, a mesura que acumules aquestes petites victòries, si veus que vas bé, que tens el control sobre en què inverteixes el temps, és positiu en general. No volem la perfecció, però amb un temps positiu construeixes més confiança i per tant, és més probable, molt més probable que continuïs amb aquest mode i et sigui molt més fàcil. És com les dietes. Costa molt començar-les i després ja és lo normal, no?

MÒNICA GÜNTHER: Quan veus que funciona tires endavant.

MARC BARA: Si, per tant, veieu que és com si estiguéssim parlant gairebé de dues persones, jo mateix, avui que m'estic dissenyant i creant aquest entorn quasi de forma maquiavèl·lica per intentar enganyar-me en el futur i triar el més fàcil. I llavors hi ha el concepte del futur self o el futur jo que aquest l'introdueix un senyor que es diu Benjamin Hardy. Us recomano veure alguns vídeos seus. Ell parla del future self el futur jo, on tu dissenyes aquest entorn pel teu futur. Com us deia, i això era la meva referència personal, jo sé que el meu “futur jo” és molt gandul, per tant he d'intentar posar-li fàcil. I és la manera de crear-li l'entorn, per què ell no ho farà. Ell tendirà a la mala pràctica i a una addicció, diguem-ne de plaer instantani, de baix valor. I per tant, soc jo que creo l'escenari per al meu jo futur. I al final és aquest pensament més estratègic de recolzar els teus objectius i per tant, el teu jo futur. Intentaràs no buscar la perfecció, ni sempre ser impecable, ni molt menys, però intentar seguir un camí més o menys cap a la direcció correcta i també sense estrès. Sabem que els canvis no passen de la nit al dia, no? És mantenir aquest cert compromís amb els objectius i implementar aquests petits canvis a l'entorn dels hàbits. I poc a poc això es va acumulant i si que al cap del temps, al cap de mesos, al cap d'anys, sí que hi ha una diferència enorme en com et van les coses a la vida en general.

MÒNICA GÜNTHER: Doncs escolta, molt interessant avui aquest capítol sobre com evitar les distraccions i com enfocar nos en aquests hàbits, aquests bons hàbits que volem adquirir. T'ho agraeixo molt, Marc, que hagis compartit amb nosaltres els teus coneixements i els teus consells.

MARC BARA: Ha estat un plaer, Mònica, com sempre, i espero que sigui útil pels oients recordar això que el canvi comença amb petits passos, no cal buscar la perfecció, sinó aquests petits passos per la creació d'hàbits més saludables. És la base per assolir els objectius i aquestes millores que busquem.

MÒNICA GÜNTHER: Doncs ens escoltem el proper capítol.

Heu escoltat un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.