10. Resum i conclusions

Descripció de l'episodi:

En aquest darrer episodi, fem un resum dels principals temes i eines que hem vist al llarg de la col·lecció, i us donem consells finals perquè pugueu seguir millorant la vostra gestió del temps.

Transcripció:

Transcripció literal de l’àudio. Si trobeu cap error agrairem que ho reporteu a ds.formació@diba.cat

Benvinguts a AudioFormació. Un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.

MÒNICA GÜNTHER: Hola! Benvinguts i benvingudes al nostre pòdcast sobre productivitat i eficiència personal, avui arribem al final d'aquesta col·lecció, el darrer capítol. Així que el que ens resta és fer un resum, una recapitulació, de tot el que hem après realment al llarg d'aquest camí d'aquests deu capítols. Marc Bara.. Molt bon dia, benvingut de nou.

MARC BARA: Hola Mònica. Gràcies per convidar-me un altre cop.

MÒNICA GÜNTHER: Escolta, com t'has sentit al llarg d'aquesta experiència, per compartir el teu coneixement en productivitat amb tots nosaltres, que ha estat molt.

MARC BARA: Un plaer i un honor compartir aquest coneixement amb els oients i simplement intentar compartir aquestes tècniques, penso que útils, per posar ordre en aquesta marea d'informació i tasques que ens pot arribar a saturar. I com us deia, jo soc el primer que procrastino i que soc desendreçat i és una mica aquesta batalla contínua per intentar sobreviure en aquesta era de la informació. Espero que tothom hagi obtingut coneixements pràctics i útils que no siguin només teoria, sinó alguna cosa aplicada en la vida diària.

MÒNICA GÜNTHER: Que provenen de la teva pròpia experiència, de la teva lluita personal per l'organització i la productivitat. Així que, si et sembla, per recapitular, Marc, m'agradaria que em parlessis dels temes que hem tractat en el curs i dels seus beneficis. Així, de forma resumida.

MARC BARA: Sí, jo crec que és interessant perquè clar, és un curs on en veiem coses més d'estratègia, més de pensar, més de planificar, unes altres de mètode que gairebé semblen algoritmes de com portar la safata d'entrada a zero i altres que són pràctics de com utilitzar una eina. I per tant, és clar, són temes molt diversos i que passen per diferent naturalesa de coses, però que estan interconnectats i que si s'aborden de manera adequada, ens poden ajudar a ser més efectius en la vida diària tant personalment com professionalment.

MÒNICA GÜNTHER: És clar, aprofundim en aquesta idea de definir les prioritats, perquè per aquí és per on vam començar. Per què vas triar aquest tema com el l'inicial?

MARC BARA: És el més important, perquè si no sabem quines són les nostres prioritats, doncs literalment no podem organitzar la nostra vida per aconseguir aquests objectius. És a dir, si no tenim objectius, no sabem com optimitzar el dia a dia perquè no tenim guia. I en aquest pas, primer, recordeu que vam tirar molt d'introspecció. És la clau per a això, que ens ajuda a entendre'ns a nosaltres mateixos, a definir què és realment important per a nosaltres. Hi havia gairebé tècniques psicològiques allà. I a partir d'aquí, doncs, establir prioritats, perquè està clar que no podrem atendre a tot ni fer-ho tot. I per tant, ja comencem a veure, si tinc clar això, que és la base de tot, ja em puc començar a plantejar quin mètode utilitzo per com posar hi ordre, no? I això recorda també al conte de les pedres, pedretes i la sorra. No sé si la coneixes.

MÒNICA GÜNTHER: Doncs no. La veritat és que no. Explica’m.

MARC BARA: Doncs imagina't que tenim una bossa amb sorra, una bossa amb pedretes petites i unes pedres més grans i també una galleda, un lloc on posar-ho tot. La història és que un professor demana a un estudiant que posi les roques grans, les pedretes i la sorra en la galleda. Llavors l'estudiant comença posant la sorra, després hi posa les pedretes més petites i després acaba posant-hi les roques. Però clar, passa que aleshores les roques no caben a la galleda. Ja està tot ocupat per la sorra i les pedretes i per tant no hi ha espai per a res més. Llavors, en aquell moment, el professor a explicar que això és una analogia d'una mala gestió del temps. Si primer haguéssim posat les roques, el que ocupa més, el més difícil d'encaixar, després les pedretes en els forats que quedin i després la sorra que es colarà per tot arreu, doncs tots tres probablement haurien encaixat. Doncs és un símil de la nostra gestió del temps, no? Si completem primer les tasques més grans, les més importants, d'alguna forma l'espai que queda quedarà per completar les tasques mitjanes, les pedretes i després les més petites, les que són com grans de sorra. En completar les tasques més petites primer, si dediques tant de temps, si fas primer a la sorra, ets incapaç de completar llavors satisfactòriament cap de les tasques mitjanes o grans.

MÒNICA GÜNTHER: Quina bona analogia, la veritat, és una molt bona metàfora per recordar els oients i recordar-nos tots plegats que hem de prioritzar les tasques més importants. I la resta, doncs ja ho farem encabir. Perquè, a veure, tot això requereix d'una mica de gestió i, per tant, necessitem mètode. Necessitem una eina de gestió de tasques també, oi? Recorda’ns això.

MARC BARA: És un tema clau. És a dir, en el món que vivim i cada vegada més estem exposats a aquesta quantitat immensa d'informació i missatges que ens poden distreure. A part, estan dissenyats per distreure'ns de les tasques importants per nosaltres. Per tant, és molt, molt important que tinguem un sistema de gestió de tasques. Pot ser amb eines gratuïtes, avui en dia, i ens ajudarà a canalitzar tota aquesta informació de manera òptima i alhora mantenir-nos enfocats en les tasques més importants.

MÒNICA GÜNTHER: És clar, i per això vam aprendre sobre el mètode GTD, oi?

MARC BARA: Sí, la manera que proposàvem per mantenir la safata de correu electrònic organitzada era utilitzar el mètode Getting Things Done, el GTD, que també ens serveix per capturar informació de tota mena i convertir-la en una tasca de forma ràpida. Recorda que vam aprendre a processar tots els elements de la safata d'entrada. Convertir-los en tasques de forma intel·ligent i intentar evitar la procrastinació i perdre temps. Vam dir que és important fixar moments específics del dia per revisar aquest correu electrònic en lloc de tenir lo obert tot el dia com a distracció, fins i tot pretext per deixar a mitges el que estem fent.

MÒNICA GÜNTHER: Important això, com important també és ser constant, tenir constància, perquè un cop tenim una manera de fer les coses que ens agrada, doncs ens puguem mantenir per aquell camí.

MARC BARA: Sí, això de mantenir l'hàbit, no? I respecte a això també una altra anècdota interessant és relacionada amb la gestió de tasques. En aquest cas l'explicava un actor que es diu Jerry Seinfeld, que a algú li deu sonar, és un monologuista, un humorista de Estats Units que va adquirir fama per crear i protagonitzar també una sèrie de televisió als anys 90 molt coneguda. Era un còmic i és un còmic d'aquests que ha de crear molts acudits i molts guions, i actuava moltes nits. Molt de material humorístic en clubs de Nova York. Doncs bé, clar, quan tens aquesta feina tan artística, però que requereix tanta constància i haver d'escriure molt cada dia, no es podia permetre, com els escriptors, potser estar un temps inspirant-se, sinó que cada dia havia de generar material. Doncs es diu que simplement tenia una paret amb un calendari en blanc i cada dia que escrivia un nou gag, doncs marcava amb una creu. La seva meta era no trencar mai la cadena de creus per mantenir-se així motivat i productiu en la tasca de crear material còmic. Fixeu-vos que això potser ho hem fet tots alguna vegada això de marcar dates en el calendari. A vegades quan s'acosta una data important, però sobretot ho aconsello per mantenir un hàbit. Fixeu-vos que és molt senzill i m’ajuda a crear un com un flow, així com un momentum i una inèrcia bastant interessant. Seria el concepte que anomenen en un llibre que es diu Day Zero, o dia zero, i això del “day zero” és una tècnica que es pot utilitzar per mantenir aquest ritme i l'interès. Consisteix en pensar que cada dia és important i no deixa de ser un dia on tornem a començar. Fixeu-vos que a vegades ens passa que si un dia deixem de fer una cosa, per exemple, imaginem que estem fent una dieta i hi ha un dia que deixem la dieta, anem a un casament i ens inflem i i mengem sense cap mirament, doncs segurament ja a l'endemà ja ens sentim culpables i això fa que perdem l'interès, perdem el ritme o l'hàbit i només per un error, només per un dia, ja perdem fins i tot l'oportunitat de fer aquesta dieta i seguir amb aquesta dieta.

MÒNICA GÜNTHER: Clar, diem “ja l'hem liat, ja està, ja no val per a res… total, si ahir me la vaig saltar avui perquè l'he de seguir, no?”

MARC BARA: Exacte. Això ens passa molt, a mi també, i és una pena. Fixa't que potser porto 3 mesos fent una dieta i ara, només per un dia on efectivament l'he liat molt, doncs ja perdo l'hàbit. És una pena, no? És un tema de mentalitat. Si tinc aquest calendari del Seinfeld i a més tinc en ment que sempre estem al dia zero doncs, bé, si un dia m'he saltat una dieta no vol dir que ja no estigui a dieta. Jo puc seguir cada dia és el dia zero, per tant segueixo a dieta. Cada dia torna a ser el dia zero i cada dia torna a començar.

MÒNICA GÜNTHER: És clar, això és molt interessant. M'ho apunto això del dia zero per no trencar un hàbit o per recomençar si tenim un lapsus.

MARC BARA: Sí, és pensar que recomença cada dia, encara que ho hagi fet bé, eh? Llavors no m’adormo “en los laureles”. És a dir, és igual. Estic a dieta i ja està. Avui estic a dieta. I què vaig fer ahir? És igual, Avui és el dia zero, un altre cop.

MÒNICA GÜNTHER: És a dir, si estem implementant un sistema de productivitat, doncs bé, per molt que hi hagi un dia que ens haguem saltat el sistema que teniem pensat, és igual. El dia següent tornem a recomençar, no? I per seguir recordant, Marc, el que hem après amb aquesta col·lecció: també ens vas destacar la importància de registrar el temps que dediquem a cada tasca o a cada projecte. Recorda’ns alguna cosa més sobre això.

MARC BARA: Això dèiem que era crucial per a la gestió del temps perquè, literalment, si no sabem quant de temps dediquem a cada cosa, no podem ser conscients del nostre rendiment o l'eficiència. Registrar el temps d'ajudar a identificar tasques que et poden robar el temps, ser més conscient del valor que té i, per tant, l'optimitzes també i al final se suposa que tindràs millors resultats. Podem anar veient com anem, sense fustigar-nos. No es tracta de buscar maneres de dir que ho fas tot malament, sinó de ser realista, veure com inverteixes el temps i si més o menys està bé o si més o menys has de prendre decisions, no? I fixeu-vos que sense mesurar-ho no hi ha bones decisions. Això és com quan, seguint amb l'exemple de la dieta, imagina't amb peso i no m'agrada el que veig, no vaig prou ràpid o, no ho sé, no m'agrada. Fixeu-vos que a vegades no ens pesem, diguem-ne, per no passar-ho malament.

MÒNICA GÜNTHER: En castellà diuen “ojos que no ven, corazón que no siente”.

MARC BARA: Exacte. Llavors és bo agafar el toro per les banyes: mesurar i prendre decisions. Ja està. Fixeu-vos que un cop mesurat ja et passa una mica l’enuig i després pots prendre millors decisions. També potser no està tan malament com pensaves o, si estàs pitjor del que tu creies, doncs has de reajustar els plans, és clar.

MÒNICA GÜNTHER: Doncs genial. Jo crec que hem fet una bona recapitulació, així que ara. I per acabar, Marc, deixa'm que t’agraeixi que hagis compartit el teu coneixement amb tots nosaltres, i per ser part d'aquesta experiència educativa tan interessant sobre productivitat.

MARC BARA: Al contrari, moltes gràcies a tu, Mònica, per tots aquests episodis. També a tots els estudiants, els oients que han seguit fins al final. I realment ha estat un plaer tenir aquestes converses i espero que sobretot hagi ajudat a qui ha seguit la col·lecció a ser més efectius en la seva vida diària.

MÒNICA GÜNTHER: Segur que sí. Moltíssimes gràcies!

Heu escoltat un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.