7. Eines de captura d'informació

Descripció de l'episodi:

En aquest episodi es debat sobre la importància de capturar i organitzar la informació de manera eficient. El procés de captura implica recopilar informació rellevant i guardar-la en un lloc segur per al seu posterior ús, i és la primera part del mètode GTD (Getting Things Done) que s’ha presentat abans. Es destaca la importància de capturar les idees que neixen, i de recopilar la informació de forma organitzada per poder trobar-la fàcilment quan la necessitem, el que ens estalvia temps i redueix l'estrès. Les fonts d'informació poden ser diverses, com ara reunions, trucades telefòniques, correus electrònics, missatgeria i articles que veus per internet.

Transcripció:

Transcripció literal de l’àudio. Si trobeu cap error agrairem que ho reporteu a ds.formació@diba.cat

Benvinguts a AudioFormació. Un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.

MÓNICA GÜNTHER: Benvinguts, benvingudes! Avui, ja us ho vam prometre en el capítol anterior, parlarem sobre el procés de captura i d'organització de la informació. Estem en el marc d'aquest sistema que explicàvem en el capítol anterior, el mètode GTD. Marc Bara, benvingut, Què tal?

MARC BARA: Hola!

MÒNICA GÜNTHER: Escolta, recorda’ns això que explicava ara. Què és això de la captura d'informació?

MARC BARA: La captura és aquell procés de recopilar informació rellevant i guardar-la en un lloc segur per al seu posterior ús. Diem que és la primera part d'aquest mètode de GTD que proposem. Això de capturar vol dir qualsevol cosa: des d'idees, tasques, anotacions i qualsevol material de referència.

MÓNICA GÜNTHER: I això ja vam dir en el capítol anterior que era molt important capturar tota aquesta informació. Per què?

MARC BARA: El fet és que moltes idees tenen segurament poc valor en el moment en que neixen, però poden ser molt útils en el futur i per tant se'ns poden passar. És a dir, em ve al cap una idea i potser no l’anoto bé perquè és igual, ja me'n recordaré. Però clar, si capturem aquestes idees o aquesta informació, aquestes veus, imatges o vídeos podrem desenvolupar-les després i utilitzar-les en el moment que sigui més factible treballar sobre elles. Si, a més, la capturem de forma organitzada, eficient, podrem trobar-la fàcilment després i això ens estalviarà temps i ens reduirà l'estrès aquest d’haver d'anar amb post-its i tenir la informació en mil llocs diferents. Per exemple, algun dia, no sé, et trobes en una reunió davant de clients, estic parlant i em poden venir idees al cap i, si no, se m'obliden, no? Obvi que les podria anotar en un tros de paper, en un post-it, en un bloc de notes o escriure's a la mà com fem a vegades no? Però clar, seria una mica caòtic i normalment acabaré perdent aquesta nota. Necessito tenir-ho en un sol lloc. També és part d'un problema que és la dispersió, que estic explicant. Ara tenim notes amb post-its, tenim emails, missatges de Whatsapp, tweets interessants que puc veure d'algun canal que m'interessi o del LinkedIn. Tinc anotacions de tota mena, notes d'àudio, ja que cada cop posem més notes d'àudio, està bé. Fins i tot a vegades ens enviem emails a nosaltres mateixos.

MÓNICA GÜNTHER: Jo ho faig.

MARC BARA: Això també es pot fer amb Whatsapps. Ara fa poc que ens enviem Whatsapps a nosaltres mateixos, que és una mica trist, sembla que no tinguis amics, però ho fem. I és normal, clar, si no tenim cap sistema m'acullo a l'únic que sé que funciona que és auto saturar-me a e-mails. Per tant, no és el millor, òbviament millor que no fer res, clar, però no és el millor.

MÓNICA GÜNTHER: Clar, perquè després passa això que si anem fent captures de pantalla de coses que ens van interessant. Després ens hem d'enrecordar d'anar a buscar-les o de revisar-les o que les vam fer en el seu moment. No? I això és complicat si no ho tenim tot agrupat en un mateix lloc.

MARC BARA: Exacte. L'exemple és aquest. Tots crec que ja capturem la pantalla del mòbil o fem fotos de coses per anotar com a nota mental, no? però després ves-ho a buscar… on no tinc? al carret de fotos? o s'ha pujat al Google Fotos sol? o no ho tinc? Per tant el problema és treballar amb mil repositoris i no saber on tens les coses. A més, per acabar te de convèncer-te, tota aquesta informació que veus que pot ser molt informal, formal o amb mil formats diferents. De fet, és informació, encara no és res. Per tant, això serà l'entrada per poder treballar, per poder fer coses, per fer tasques. En teoria, si no organitzem aquest repositori d'entrada no sabríem quina tasca toca fer. Hem d'endreçar primer aquesta informació que ens arriba i de fet l'hem de recollir primer com a informació que li direm d'entrada.

MÓNICA GÜNTHER: Has mencionat a més reunions, notes d'àudio. Però ens podries aclarir exemples d'on prové la informació de la qual estem parlant o d'on pot provenir?

MARC BARA: Sí, hi ha moltes fonts d'informació on ens arriben aquests missatges amb informació important i que d'alguna forma no volem perdre. A vegades, com deia, els creem nosaltres mateixos i és bo que ho fem. És bo que no ens agobiem o ens quedem aclaparats perquè em venen moltes tasques al cap, perquè potser alguna d'elles té algun sentit. Per tant, generem molta informació, reunions, trucades telefòniques amb notes que prenc, xerrades amb altres persones. Són notes i la necessitem recopilar. Doncs home, estaria bé usar una eina digital perquè així la tindrem a tot arreu i, a més, una única eina. Idees, com dic, que et vinguin al cap. Perquè es suposa que el nostre valor serà ser creatius perquè cada vegada les eines digitals faran la feina per nosaltres. Per tant, això és superimportant. Mantenir-nos amb aquest valor de crear coses, inventar coses. Obvi que també ens venen de mil correus electrònics i de mil missatges, no? I també, sent proactiu, doncs està clar que per internet, per xarxes socials també veus molts articles interessants, ja sigui des d'un laptop o quan estàs al mòbil en una cafeteria. Doncs estaria bé, com dic, recopilar-ho a un sol lloc i és el repositori que estem comentant. De fet, jo a la pràctica en tinc dos de repositoris, perquè no els sé unir més. D'una banda tinc el mateix gestor d’emails, perquè de forma natural ja ens arriben els missatges allà, siguie el gmail, l’Outlook o el que sigui. Per tant, jo això ja li podria dir que és un repositori d'informació que m’entra, perfecte. I això no veig que ens en podem lliurar. I d'altra banda, tinc un segon repositori, que és on tinc tot això que diem, en un sol lloc. Hi ha moltes eines per això, no farem aquí propaganda. Ens és igual quina eina utilitzem. Potser a alguns oients els pot ser familiar el OneNote, perquè és una eina Microsoft que ens trobem amb les subscripcions de Microsoft. Però n'hi ha d'altres, eh? Jo he utilitzat molts anys una que es diu Evernote, que és precisament la idea que té el sistema GTD, està molt basada en GTD i últimament m'he mudat a una que es diu Notion, que també és molt potent per això, molt fàcil d'usar, molt ràpida i molt potent.

MÓNICA GÜNTHER: S'ha fet, a més a més, molt coneguda aquesta, Notion que dius. És a dir, tindríem d'anar els missatges d'email com una altra sola eina amb tota la resta, no? I a més dius que utilitzes certes aplicacions per poder capturar la informació de manera efectiva.

MARC BARA: Sí, hi ha moltes eines d'aquestes digitals, una mica el requisit és que tinguin l'aplicació i que pugui connectar des de l'ordinador i també des del mòbil quan a mi m'interessi, no? Obviament, els oients que triïn el que més us agradi i podeu provar, ja us dic, hi ha grans noms com OneNote o Notion. El propi bloc de notes del mòbil, tot i que recordem que el format d'aquesta informació no té per què ser text, sinó que poden ser imatges, àudio… A vegades és allò que capturem en una foto i després ens queda la foto perduda al carret del mòbil. És important que a aquest oceà digital, podem dir és com un mar enorme d'arxius digitals, sabem que podem tenir informació important, no? I, per tant, per això recomano que això li diguem repositori. Per eines, doncs hem donat ja algunes idees. Cadascú és important que la utilitzi i li sigui còmoda. El que és important, crec, i jo he viscut això, és que no pot ser un procés tediós o lent això, sinó no ho farem. Si fem una foto i m'haig de passar com 3 minuts per guardar-la i arxivar-la, posar-li etiquetes, en quin directori la poso i posar-li colorets i tal no ho farem. O almenys jo no ho faig, sóc molt gandul i no em faria molta mandra. Necessito que sigui literalment donar li un clic que vagi directa al repositori, al núvol del repositori també. I després ja ho trobarem.

MÓNICA GÜNTHER: Clar, però deixa’m ara que faci una mica d'advocada del diable, que saps que de tant en tant m'agrada. Perquè, clar, si tu parlaves abans de l'oceà digital, clar, aquest mateix repositori digital en el qual hi anem posant totes aquelles idees o informacions que en algun moment creiem que ens poden servir per alguna cosa i que volem tenir les totes emmagatzemades en aquest repositori, doncs clar, al final acabarem tenint centenars milers de fitxers, no? Com podem organitzar aquesta informació que capturem?

MARC BARA: Bé, aquí la tecnologia juga a favor nostre. De vegades dèiem que ens va una mica en contra o ens persegueix aquí juga a favor perquè dins de cada aplicació de les que hem anomenat tenim buscadors molt potents. És a dir, la meva recomanació no és usar moltes etiquetes o directoris o classificar-ho, sinó que tranquil·lament pots tenir tots els elements bolcats allà dins i després creieu-me que és fàcil trobar coses. Són eines amb buscadors interns tipus Google molt potents. Per exemple, Evernote troba fins i tot text que estigui dins de les imatges, te reconeixement de caràcters. Per tant, per això, tranquils. Està demostrat que la informació, si la busquem, la trobarem, i que tot el temps de classificació per si un cas, la meva recomanació almenys o la meva visió, és que no cal que després el temps de recuperar aquella informació és molt ràpid.

MÓNICA GÜNTHER: I què fem després amb tots aquests elements que hem recopilat en el nostre repositori?

MARC BARA: Clar, com bé deies, si no féssim res, aquí es van acumulant centenars, si no milers al cap de les setmanes, o els mesos. A més, us he animat a que sigui així, que generem notes sense cap problema, sense censura, diguem. Clar, després, de forma periòdica, amb una freqüència determinada, sigui un cop per setmana o depèn del volum que se't acumuli allà, doncs el que has de fer és processar totes aquestes notes, ja siguin emails, com deia, que també els considero com a informació d'entrada, o siguin aquestes notes i per tant passarem al següent procés del mètode Getting Things Done que es diu processar. Si et sembla en el següent episodi ja ho explicarem amb detall. Ara és important que entenguem que hem de fer la recopilació de tota aquesta entrada de coses i després tranquils, que la processarem.

MÓNICA GÜNTHER: Aleshores, quin consell donaries a algú que vol millorar aquest procés de captura i d'organització de la informació?

MARC BARA: En resum, en primer lloc, triar una eina de captura que s'adapti a les teves necessitats i assegurar-te que sigui fàcil d'utilitzar, que tingui versió mòbil, versió d’ordinador, que t'agradi més o menys com funciona i et sigui ràpid i còmode. Després establirem aquest sistema d'organització coherent amb tot això i consistent, no? I, al final, recordar això: que la captura i organització d'aquesta informació és un procés continu i és tan important que està bé que li dediquem una miqueta de temps i atenció de forma regular.

MÓNICA GÜNTHER: Molt bé, doncs tenim detalls ja de com capturar tota aquesta informació. En propers episodis explicarem com processar-la. Marc, com sempre, moltíssimes gràcies per compartir els teus coneixements amb nosaltres en aquest capítol.

MARC BARA: Molt bé, gràcies a vosaltres. Heu escoltat un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.