3. Antitasques i procrastinació

Descripció de l'episodi:

Abordem les antitasques i la procrastinació i com aquests hàbits poden afectar la nostra productivitat. Es defineixen les antitasques com totes aquelles tasques que ens fan sentir ocupats, però que en realitat no ens porten més a prop dels nostres objectius. També parlem sobre la procrastinació que és l'acte de posposar una tasca important i que inevitablement hem de fer, i de com combatre-la establint prioritats clares i descomposant les tasques en parts més petites i manegables.

Transcripció:

Transcripció literal de l’àudio. Si trobeu cap error agrairem que ho reporteu a ds.formació@diba.cat

Benvinguts a AudioFormació. Un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.

MÒNICA GÜNTHER: Benvinguts, benvingudes al nostre pòdcast sobre productivitat. Avui parlarem d'un tema que a tots ens afecta més o menys i són les antitasques i la procrastinació. Marc Bara, què tal, benvingut de nou.

MARC BARA: Hola Mònica.

MÒNICA GÜNTHER: A veure, explica’ns això de les antitasques, què són?

MARC BARA: Les antitasques són un terme que es va popularitzar en els últims anys en l'àmbit de productivitat i gestió del temps. Hi ha un autor d'un llibre que es diu “La setmana laboral de 4 hores”, Tim Ferris, que algú deu conèixer ja que es va fer prou conegut com a best seller. Ell defineix les antitasques com totes aquelles tasques que ens fan sentir ocupats però que en realitat no ens porten més a prop dels objectius que ens haguem marcat. Per exemple, quan estem responent correus electrònics que no són importants o assistint a reunions innecessàries, literalment, o fent tasques que podem haver delegat a altres persones. Per tant, en general, antitasques són totes aquelles activitats o hàbits o rutines que tenim que no ens aporten valor a la nostra feina o a la nostra vida diària. Exemples: pot ser des de revisar contínuament el correu electrònic que estem addictes a comprovar-ho, en tinguem o no, passar hores a xarxes socials, hores que no ens aporten res, fem coses que no tenen res a veure amb les nostres tasques importants i quan la importància la definim nosaltres, està clar. Per tant, t'allunya dels teus objectius, son antitasques, són molt perjudicials per a la nostra productivitat, com és obvi per definició. Quan estem fent una cosa important i paro per revisar el correu electrònic o el telèfon, estic perdent temps, energia, estic tenint una interrupció i això no m'apropa al meu objectiu. Quan passem hores a les xarxes socials, doncs és temps valuós que després ja no recuperaré i podria haver fet altres coses. No cal haver inventat aquí grans coses, sinó coses que almenys m’apropin una miqueta al que a mi m'interessa aconseguir. Com sempre, és la definició que tu hagis fet de què és important per tu. Si, per exemple, tu ets community manager, òbviament has d'estar revisant xarxes socials d'altres empreses i per tant és part de la teva feina i seràs molt bon community manager. Perfecte, no? Si la teva feina és ser crític de cinema i estàs tot el dia a Netflix, doncs potser t'anirà bé a la carrera. No ho sé. És el que toca, no? Però clar, sent sincers, a molts de nosaltres no són coses que s'alineïn amb els nostres propis objectius personals o laborals i, per tant, estar tot el dia a aquestes xarxes o a Netflix ens allunya del nostre millor “futur jo” que hem comentat algun dia i, per tant, serien antitasques.

MÒNICA GÜNTHER: És clar, és interessant el que hem comentat en els capítols anteriors d'establir aquests objectius, el què volem assolir i després poder identificar aquestes antitasques. Es pot tractar d'alguna manera aquest problema que és tan comú en tots?

MARC BARA: Si primer és identificar, és ser honestos, conscients de què ens passa. És com quan et vols aprimar i t'has de pesar. No passa res, no t'agrada el que veus, però has d’identificar-les com a primer pas. I alguns autors fins i tot suggereixen, si et va bé, portar un registre d'aquestes antitasques i identificar patrons que hauràs de treballar de forma més proactiva. No passa res, no et flagel·lis, i no et juguis molt malament, simplement és el que et passa, ho estàs fent i ja està. I per tant, identificar les antitasques com a exercici és molt senzill. Pren un paper i llapis, escriu-les, escriu la llista de tot el que et distreu de les coses importants, allò que t'allunya dels teus objectius, quines tasques et desgasten, quines no t’aporten valor i amb quines, per exemple, no hauries de començar el teu dia de feina.

MÒNICA GÜNTHER: Això és important. Amb què comencem el dia ens marca.

MARC BARA: Si, perquè hi ha creació com d’un flow de treball més positiu i alineat amb el que tu vols, ja tens el control. Si ja comences el dia despistant-te o fent coses que no t'aporten, ja l’has començat amb mal peu, no?

MÒNICA GÜNTHER: I creus que hi ha alguna relació entre aquestes antitasques i la manca de motivació que puguem tenir a la feina?

MARC BARA: Sí, sí, aquesta és una pregunta clau. És molt bona pregunta, perquè la manca de motivació és una de les causes de les antitasques. Quan no estem motivats a la nostra feina és fàcil caure en temptacions de fer altres coses. Jo necessito desconnectar, no? I això ens allunya del que volem. Per exemple, si hem de fer una tasca important a la feina, no estem motivats i caurem més fàcilment en la temptació de revisar el correu electrònic com a excusa, navegar en xarxes socials, etcètera. Una mica la procrastinació que comentarem. Hi ha qui diu que si t’identifiques amb aquests comportaments vol dir que no estàs motivat amb el que fas i potser hauries de replantejar-te coses a la teva vida. Potser sí, és un símptoma. I ja parlarem més endavant, però una manera és aclarir aquests objectius i saber què és important versus l'urgent, no? Fixa't que ho estem enllaçant amb coses tan importants com el propòsit a la nostra feina. Com estàs impactant positivament amb els altres o la teva comunitat, en el teu entorn, o en tu mateix, o al planeta, si calgués. I com dic, ho anirem tractant en altres capítols també.

MÒNICA GÜNTHER: I té a veure tot això amb aquesta paraula que has mencionat: la procrastinació. Què és exactament?

MARC BARA: És clar. Està relacionat, perquè potser tots hem sentit aquesta paraula i la definició de procrastinació és que és l'acte de posposar una tasca important i que inevitablement haurem de fer. Per tant, no és ser mandrós. Hi ha qui diu que està relacionat amb ser mandrós. No exactament, és fer altres coses, perquè aquella tasca, pel motiu que sigui, no ve de gust fer-la ara. Pot ser una manca d'interès o, potser, estàs indecís de com es comença, és a dir, és una cosa que no he fet mai, no sé exactament com començar i em fa una mica de mandra per això o de seguida veig una altra cosa que passa per davant i és més atractiva i em despisto. La procrastinació és humana, diguem. Pot semblar inofensiva però això es va acumulant i ens va portar a nés pressió, més estrès a mesura que s'acosta el termini per completar una tasca. És a dir, jo sempre dic jo soc gandul, però no irresponsable. Per tant, si vaig posposant coses, jo sé que me les estic posposant i que tocarà fer-les aviat i, per tant, a mesura que s'acosta la data límit em poso més nerviós i m'estresso més i no hauria valgut la pena. Per tant, és perjudicial i m'afecta negativament.

MÒNICA GÜNTHER: Però és mandra.

MARC BARA: Això no és exactament mandra, no. Al revés, de vegades és tenir tants interessos, ser tan creatiu, que et despistes ràpidament amb altres coses. Diuen que els genis, que tenen molta capacitat de creació i d'invenció, són molt procrastinadors. Perquè dius, home, enlloc d'escriure aquest informe tan avorrit, que el client espera des de fa uns dies i que ja comença a estar enfadat, doncs mira, em dedico a fer altres coses que m'interessen més o em dedico a donar me un plaer instantani perquè clar, com estic estressat, doncs home, mereixo un petit descans i em dedico a posar like a les xarxes socials, no? O a vegades decidim fer tasques d'endreçar la casa o netejar la casa per no haver de treballar en un projecte important, perquè no sabem ni per on començar.

MÒNICA GÜNTHER: Això a mi em passava quan estudiava, que recollia l'habitació sencera abans de posar-me a estudiar per un examen. Era com que ho anava posposant.

MARC BARA: Veus? I no és ser mandrosa, aquella habitació probablement s’havia de recollir i feia bé recollir-la, però no deixa de ser una excusa. Has d'estudiar per un examen i dius “home, em desestresso i miro vídeos a Youtube”. I sí que Youtube és una font immensa de coneixement i d'aprenentatge, hi ha vídeos no només entretinguts, sinó amb molta informació molt útil, però no és apropar-te a l'objectiu que és aprovar aquell examen.

MÒNICA GÜNTHER: És clar. I es pot combatre d'alguna manera aquesta procrastinació?

MARC BARA: Sí, hi ha moltes maneres. Hi ha algunes estratègies grans. Diguem-ne que és com establir prioritats clares, assegurar-nos dels objectius de les tasques diàries que siguin alineats als objectius, veure la motivació, el propòsit de la teva feina. Totes aquestes coses que diem són molt grans i remouen una mica per dins. Altres estratègies, diguem-ne més de batalla, doncs, és ser conscient de la nostra energia i organitzar el dia segons el tipus de tasca. És ser conscients de quan estem més actius i organitzar-nos d'acord a aquest ritme. De vegades estem més predisposats a treballar en tasques que siguin interaccionar amb persones, com trucades telefòniques. I, per tant, ja estic en un mode on m'agrada i m'ho estic passant bé i ja no em costa fer la 21a trucada després de 20 trucades anteriors. I altres vegades estarem en un mode on volem més concentració i volem fer tasques més solitàries i amb molt de focus, molt d'anàlisi i no estar interaccionant amb ningú.

MÒNICA GÜNTHER: Clar que també canvia, suposo, en funció del que dèiem abans, de l'hora del dia també, no? Hi ha qui és més productiu a una hora que a una altra.

MARC BARA: Aquí hem de ser conscients que cadascú és com és i analitzar-ho. I és normal això. No tens perquè pretendre canviar. Hi ha persones que a primera hora del matí tenen més energia, estan més concentrades, per tant, és bon moment per abordar tasques complicades que requereixen un alt nivell d'atenció i concentració com escriure un informe important o fer una tasca analítica. Hi ha persones, a mi em passa, que després de dinar experimenten la disminució en energia i capacitat de concentració. Per tant, que faig: no fer res o despistar me amb els vídeos dels gatets del Youtube? Potser és bon moment per obrir el correu electrònic, aleshores sí. I faig tasques simples. Respondre a correus electrònics que no requereixin pensar gaire, fer alguna trucada telefònica o potser alguna gestió que tampoc he d'estar gaire concentrat. També pot variar segons el dia. És important saber que cada persona tenim el nostre ritme i energia i organitzar-nos d'acord a això. Per tant, recordem que això és una estratègia fonamental per intentar combatre aquesta procrastinació que dèiem.

MÒNICA GÜNTHER: Moltes estratègies i trucs els que ens estàs donant avui. N'hi ha un altre que va relacionat amb un concepte que té un nom graciós i que m'agradaria que ens expliquessis: què són les tasques elefant?

MARC BARA: Sí, moltes vegades, procrastino, i a mi encara em passa, perquè la tasca que haig de fer que és important i inclús ja urgent i algú l’està esperant, és molt gran i no sé per on començar. No sé què és. És com un elefant. Que són? Són tasques grans, complexes i que aleshores evito perquè semblen almenys aparentment massa aclaparadores o difícils de manegar. Aquestes tasques poden ser tan grans que fins i tot poden portar dies o setmanes si les vull fer. Per tant, ostres, i ara què faig ara? Tinc una horeta per fer això i no, no sé ni com fer ho. Un exemple seria: Imagina que has d'escriure un llibre. Això és una tasca elefant que és molt intimidant, no? O ja no ens posem en projectes tan grans. Imagina't que has de fer una presentació important a la feina i per tant, això t'ocuparà unes quantes hores i has de recopilar informació, has de crear slides, has d’analitzar unes dades i això com no ho defineixi bé em quedo travat perquè no sé ni per on començar i per tant això és també un portal a la procrastinació. Que faré: aquesta presentació tan complexa de fer o entro al correu i contesto quatre correus que tinc allà a la safata d'entrada que em serà més fàcil? És clar, fixeu-vos, què és important per mi amb l'èxit a curt i llarg termini? Doncs fer la presentació, per tant, és un altre cop intentar evitar la procrastinació i aquest estrès que em va creant la pròpia procrastinació. L'estratègia que recomano és descomposar. Descomposar la tasca gran en parts més petites i manegables. Per tant, aquesta presentació o aquell llibre doncs, òbviament el desgranarem en capítols, en seccions més petites. La presentació la podem dividir en diapositives o en parts també més petites o en un petit anàlisi i buscar els gràfics. Per tant, la tasca elefant, que era una, ara s'ha convertit en 10 tasques molt més petites, molt més concretes, que ja no em faran tanta mandra. Ja em posaré a treballar en elles molt més fàcilment. Quan més fraccionada i petita sigui una tasca molt millor.

MÒNICA GÜNTHER: És clar, és, de fet, el que deies també el capítol anterior de posar nos ho fàcil, conèixer-nos i posar-nos-ho el més fàcil possible perquè allò acabem aconseguint-ho.

MARC BARA: Si, a l'hora de definir tasques ja parlarem dels sistemes de tasques, a l'hora d'escriure, què és una tasca, si una tasca és molt elefant o molt dispersa, com completar una presentació d'un treball que ha ocupat sis mesos, aquesta tasca és tan gran que no la faré. Em costarà molt posar-me a fer-la i l’aniré posposant. Per tant, he de crear deu tasques que siguin concretes i molt petites com obrir el PowerPoint, posar li un nom, gravar-lo i crear simplement una portada. Veus, això ja és molt concret. Ja no em fa mandra, oi? Vinga, va, m’hi poso. Ja està.

MÒNICA GÜNTHER: Doncs Marc, moltíssimes gràcies, com sempre, per compartir aquests consells, aquestes eines tan útils amb nosaltres. Jo estic seguríssima que els nostres oients podran aplicar-los a la seva vida diària per millorar la seva productivitat, que és l'objectiu d'aquesta col·lecció de pòdcast.

MARC BARA: Sí, jo també crec que és realment molt important. Com dèiem, és important evitar aquestes antitasques i evitar la procrastinació, perquè si no, després qualsevol mètode, eina o aplicació informàtica que usem no servirà i és tan important que afecta a les habilitats que tinguem en el futur. I jo crec que la gràcia és tenir aquestes estratègies: una mica d'esforç, una mica de dedicació i consciència del problema i atacar aquest problema amb aquests trucs que estem dient aquí, doncs, podem millorar. I com sempre, gràcies per convidar me.

MÒNICA GÜNTHER: Gràcies a tu per ser aquí amb nosaltres i fins el capítol següent.

Heu escoltat un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.