9. Perquè registrar el teu temps

Descripció de l'episodi:

En aquest episodi es parla de la importància de registrar el temps que dediquem a les tasques. Argumentem que el temps és un recurs valuós i limitat, i que registrar-lo pot ajudar-nos a ser més conscients de com l'utilitzem i a identificar les activitats que ens roben més temps i energia. També expliquem que hi ha moltes eines de seguiment de temps que es poden integrar fàcilment a la nostra rutina diària de treball.

Transcripció:

Transcripció literal de l’àudio. Si trobeu cap error agrairem que ho reporteu a ds.formació@diba.cat

Benvinguts a AudioFormació. Un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.

MÒNICA GÜNTHER: Hola a tots i a totes, benvinguts una vegada més el nostre pòdcast sobre productivitat i gestió de temps. En l'episodi d'avui parlarem de la importància de registrar el temps que invertim en les nostres tasques. I per parlar d'aquest tema, com sempre, tenim el Marc Bara, expert en productivitat i gestió del temps. Què tal Marc, com estàs?

MARC BARA: Hola Mònica, molt bé, gràcies per convidar-me, doncs a punt per parlar sobre la importància de registrar el temps de la nostra feina diària, tant per tasques professionals com personals. I entenc que això ja és un pas més. Diríem que és per usuaris avançats. Fixa't que estic demanant que tinguem un sistema de tasques molt ben fet. Doncs ara us demano una passa més, que és: què tal si a més registrem quant de temps dediquem a cada cosa?

MÒNICA GÜNTHER: A veure, deixa’m que et digui que així a priori sona una miqueta pesat, no?

MARC BARA: Si, doncs si podria ser-ho, sí, si no ho féssim bé, és a dir, si ens dediquéssim a registrar amb una precisió diguem-ne d'un segon a què dedico el meu temps, realment semblaria una mica obsessiu. Ho seria segur. Però no em refereixo a això. El que vull dir és registrar el temps, és tenir una mesura global, de fet, no gaire precisa, de més o menys on se me'n van les hores. M'agradaria, seria maco, diguem-ne, tenir dades de què vaig fer el mes passat, per exemple, quant de temps vaig dedicar a fer exercici o a llegir o a un hobby que m'interessi. No pretenc portar un control precís a prova d'auditors, però sí tenir dades per saber si vaig bé o si necessito corregir coses.

MÒNICA GÜNTHER: Està bé, està bé, ho entenc, eh? Però saps allò de l'angelet i el dimoni? Doncs mira, faré de dimoni i et dic que encara no n'estic del tot convençuda. Però a veure si m'expliques. Potser allò més bàsic, no? Per què dius que és important registrar aquell temps que invertim en les nostres tasques, encara que sigui, com dius, amb poca precisió?

MARC BARA: Sí, jo crec que ara donarem algunes raons. Com sempre és difícil de convèncer, però et donaré algunes raons. A veure si ho aconsegueixo. La més important de totes és que el temps és un recurs limitat, molt, molt limitat, malauradament, i això el fa molt valuós. De fet, és diferent dels diners que els podem recuperar o guanyar-ne més o perdre’ls tots. El temps no es pot recuperar una vegada que ha passat, oi? I no em vull posar així trist, però és així, és obvi. A vegades no ens en volem adonar o no ho volem veure, no? Fixeu-vos que és molt curiós que tots portem un compte bastant precís de en què gastem els diners mensualment o setmanalment, quants en guanyem, quines despeses tenim, com optimitzar-les i canvio de supermercat per estalviar-me un euro d’aquí o d’allà, i està molt bé que ho fem i ho comptem amb molta precisió, però resulta que el temps, que és encara més valuós i per a tots, per molt milionari que siguis de diners o molt pobre, passa per igual. Amb el temps no actuem així. A vegades sembla valer menys aparentment pel nostre comportament. Sembla que pensem que no té tant de valor.

MÒNICA GÜNTHER: La veritat és que vist així, m'estàs convencent bastant ràpid perquè el temps és tant o més valuós que els diners com dius. I si comptem una cosa, doncs el més lògic és també comptar l'altra, no? Però és que, clar, suposa bastant esforç i ja anem com anem, a tope, en el nostre dia a dia. Per tant, potser has d'afegir algun motiu més.

MARC BARA: Clar, que et convenci, exacte. Haurem de fer que aquest registre sigui ràpid i fàcil. Que si me l’oblido alguns dies tampoc passi res, no? I per què aquest petit esforç? Ja entenc que ha de ser petit, eh? Però, ostres! Fixeu-vos que la tasca és important, no? Per tant, bé, hi dedicarem molt poc i tindrà molt de retorn. Dóna més avantatges: ens ajuda a ser més conscients de en què inverteixo el temps, no? I això ens farà valorar si està en línia amb les nostres prioritats i objectius. Jo, per exemple, puc dir que m'interessa molt guanyar rendiment físic i fer molt d'esport, i ho dic constantment i ho vaig pregonant als quatre vents. Però després resulta que si miro el que he fet, el mes passat i l'altre mes, he fet molt poca activitat física, per tant m'estic auto enganyant. És bona voluntat, no és que pretengui enganyar a ningú, però ostres, millor ser conscient de que dedico el temps i per a alguna cosa serà, potser simplement haig de canviar l'objectiu i dedicar-me al que ja m'estic dedicant i ser conscient del que estic fent. Diguem que també m'interessa per alinear aquests objectius que em proposo, com dic. I per ser realista, per no fustigar-me si, per exemple, vull fer 10 coses i només tinc temps per fer-ne 5 i he vist que he ocupat el meu temps en fer ne aquestes 5 i les he fet molt bé i per tant em quedo content de no haver fet més perquè em quedo tranquil que no he pogut fer més. No passa res. També podrem analitzar aquestes dades de més o menys en què vaig dedicar el temps per identificar aquestes tendències o patrons. I, en el fons, és bàsic per poder millorar després. Al cap i a la fi, el que estem buscant en aquests episodis: millorar la nostra productivitat. Per això penso que mesurar el temps és un component important d'aquesta estratègia. I, de fet, està demostrat. Passa com amb les dietes, que si mesura una cosa la utilitzo amb més compte, oi? Si faig dieta, i m'anoto els aliments que prenc cada dia i fins i tot el nombre de calories doncs segurament quan tingui la tendència a menjar un aliment que no em pertoca o que no hauria de menjar, doncs per no haver-lo de registrar i ser conscient que he comès aquest error, doncs no ho faré. I és una part interessant. Ja us dic que, per exemple, l'exemple de l'exercici físic: puc comparar setmanes o mesos, ajustar una mica la meva agenda, ni que sigui a nivell mensual, per assegurar-me que així, amb una dinàmica de mesos, doncs que faig un exercici regular i tenir una vida relativament saludable. No es tracta de fer mesures diàries i prendre accions urgents, no sóc cap atleta. Qui ho sigui sí ho haurà de fer o qui sigui un esportista d'elit, ho haurà de fer també i estan molt acostumats a fer-ho, és part fonamental del seu progrés. Però en el nostre dia a dia, i sense ser res extraordinari, també seria bo fer-ho. Suggereixo també aquestes dades no revisar-les obsessivament, sinó potser un cop al mes només. Per tant, puc anar-me ajustant als meus comportaments.

MÒNICA GÜNTHER: Anem coneixent més sobre nosaltres mateixos, també, i en què dediquem el nostre temps. Bé, li començo a trobar sentit, Marc, però a més a més és que ens portes encara més motius, eh?

MARC BARA: Sí, també fixeu-vos que aquests motius eren més en positiu: veure on invertir bé el temps. També hem anat parlant en aquests episodis de les antitasques o els lladres del temps que tots tenim. I, com dic sempre, jo, per molt que ara aquí us doni consells, també em passa que també dedico temps a coses que no li hauria de dedicar i, per tant, aquest registre m'ajuda a identificar les activitats que em roben el temps i l'energia. I així intentaré buscar maneres de reduir-les o d'eliminar-les. Ja us dic que no es tracta d'optimitzar l'agenda i només treballar, perquè aleshores acabarem estressats i esgotats, sinó que registrem el temps que dedicarem a diferents activitats. I així també podem intentar, almenys, equilibrar què ens fa sentir més saludable, que ens fa sentir més feliç en el fons. I també una altra cosa que he notat al fer-ho és que m'ajuda a millorar la capacitat d'enfoc, d'estar concentrat a una tasca. I, per tant, això millora l'eficiència i redueix en realitat sobrecàrrega de treball. Si sé que ho he d’anotar, em centraré més a començar i acabar-ho quan abans.

MÒNICA GÜNTHER: Clar, això està bé. Com que estàs registrant precisament el temps que estàs dedicant a fer allò, ja que comences ho acabes, i acabes de registrar el temps complet no barrejaras tasques entre sí. Això està molt bé, eh? El tema d'evitar el multitasking. Així que farem veure que ens has convençut del tot. Explica'ns com ho fem ara, perquè clar, suposo que hi ha eines, hi ha maneres fàcils de fer això que així a priori sembla pesat com és anar registrant el temps que dediquem a cada cosa.

MARC BARA: Sí, hi ha moltes maneres i com sempre, aquí la tecnologia ens ajuda. Hi ha moltes apps i programes informàtics per això, no hi ha problema, no. Avui en dia a això li podem extreure aquest valor. Es tracta de trobar el que més ens agradi, com passava amb altres eines. Està clar que fer-ho amb paper i llapis seria una mica pesat, però podem fer servir aplicacions de seguiment a temps i ara es donarà alguns exemples. L'important és que trobem aquella que s'adapti més a la nostra manera de treballar i que sigui, sobretot, fàcil de fer servir.

MÒNICA GÜNTHER: La veritat és que tot això que dius té molt sentit. Però abans de donar aquests exemples que deies, explica'ns què passa si no registrem el nostre temps, quins són els riscos que correm.

MARC BARA: Insistint en el que dèiem abans, podem, segur, corre el risc de perdre temps en tasques no importants o de subestimar també el temps que necessitarem per completar una tasca. D’això en diuen un biaix de planificació. Fixa't que quan planifiquem una tasca futura, un projecte de futur, normalment tendim a ser bastant optimistes. Diem: va, això ho faig amb una setmana, això en dues setmanes estarà fet… Fixeu-vos que sempre estem planejant el millor cas. A això li diuen biaix de planificació, ho podeu buscar la Wikipèdia. I, per tant, si tinc dades a nivell personal, també a nivell d'equip, a nivell de gestió de projectes en equip, doncs podré ser més realista i dir “no, escolta, aquesta tasca no són dues hores”, que després passen cosetes, després m’encallo, després és més difícil del que em pensava, en realitat són 4 o 5. I si en lloc de dues hores o quatre són dos dies o quatre doncs fixeu-vos que podem cometre errors importants. Llavors m'ajudarà a no subestimar el temps que necessitem per completar tasques futures. Això és interessant també, sobretot a nivell professional, ja no dic en projectes personals o familiars. També m'ajudarà a avaluar el progrés cap a objectius i ajustar el rumb i els objectius si calgués. I, com us dic, si no ho fem, que era una mica el risc que em preguntaves, si no ho fem almenys jo he notat que tinc un risc alt de tornar a la procrastinació i, per tant, enfocar-me menys.

MÒNICA GÜNTHER: Entenc, la veritat, tots aquests motius, així que endinsem-nos ja en quines eines de seguiment de temps ens recomanes utilitzar.

MARC BARA: Com sempre, hi ha moltes, i sense ànim de fer propaganda, que no estem subvencionats per ningú aquí, les meves preferides han estat Toggl, que és la que utilitzo actualment. Podeu provar, és molt fàcil i permet diverses coses. Hi ha altres també com Clockify. I una altre que és per Mac i se't posa en background del sistema que es diu Rescue Time, que vaig utilitzar un cert temps. Cada eina, com és lògic, té pros i contres i és important que s'adapti a les teves necessitats, és clar. Bé, la part bona que us deia de Toggl és que s'integra molt bé amb altres eines que us hem recomanat, com Trello i Asana. És a dir, tot aquest ecosistema són aplicacions tan grans i tan immenses i hi treballa tanta gent a darrera, són milers de persones aquestes empreses, que tenen molts recursos per oferir-te connexió amb tot. I per tant, Toggl, per exemple, és tan fàcil de fer servir que inclús la part gratuïta t'ofereix informes detallats sobre com estem invertint el nostre temps. Aquest registre del temps el puc fer a posteriori, és a dir, puc passar un parell de dies sense haver registrat res i l’app em permet després posar-me al dia. I una altra part bona és que també té un mode rellotge que puc activar i desactivar quan m'hi poso amb alguna cosa.

MÒNICA GÜNTHER: És molt interessant, però ara expliques com s'integra aquest registre del temps en la nostra rutina diària de treball. Perquè clar, perquè no sigui una sobrecàrrega, com ho integraries?

MARC BARA: Com sempre, cadascú ho pot provar, però jo recomanaria establir horaris específics també per registrar el nostre temps, no? Per exemple, podria al final del dia, que és el que faig, doncs dir, mira més o menys he estat dos hores aquí, tres hores allà i quatre hores aquí i ja està. Veieu que no busco una precisió de minut ni de segon. També em va bé que la mateixa app, que aquestes ho tenen, tingui una espècie de rellotge perquè mira, si vull, quan començo a fer una cosa, i si me'n recordo li dono al play i allò comença a registrar el temps. I potser quan acabi, doncs li dono un altre cop a la stop i mira, ja ho tinc registrat, no? Com us deia, aquestes eines són flexibles, de forma que tant si m'oblido al començar o a l'acabar doncs després jo ho puc ajustar a mà, no? També això del Toggl té una versió mòbil, de manera que podrem tenir aquesta informació i registrar el temps quan estiguem en mobilitat. I, com us dic, important també que l'aplicació que useu permeti registrar el temps a posteriori. Perquè si feu com jo, que us oblideu o no esteu pendents d'això, perquè òbviament no és important fer-ho ara, doncs que ho pugui fer després a posteriori i fer una mica de recapitulació dient que he dedicat el temps més o menys.

MÒNICA GÜNTHER: Molt bé, doncs crec que tenim moltes coses a provar després dels consells d'aquest capítol i, si ens hi volem posar, Marc, quins consells tens per a les persones que vulguin començar a registrar el seu temps per primera vegada?

MARC BARA: El més important i el que he vist que és un motiu de que això no funcioni, és començar a poc a poc i no preocupar-se gaire o gens per la precisió. No busquem precisió, sinó una mínima guia per prendre decisions. Imaginem que més o menys el mes passat vaig dedicar 10 hores a la lectura, no sé si són 9 o 12, però més o menys. L'important és trobar una manera que sigui fàcil i que s'adapti el teu dia a dia personal.

MÒNICA GÜNTHER: Doncs interessantíssim. Avui hem dedicat aquest capítol de la col·lecció sobre productivitat a com registrar i el valor, de fet, de registrar el temps que dediquem a cada tasca en el nostre dia a dia. Marc, anem ja pel darrer episodi, que serà el proper, en el qual ja farem un resum de tot el que hem après en aquesta interessantíssima col·lecció sobre gestió del nostre temps i productivitat. Moltíssimes gràcies, Marc!

MARC BARA: Molt bé, gràcies a tu, Mònica.

Heu escoltat un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.