5. Aplicant la matriu d'Eisenhower

Descripció de l'episodi:

En aquest episodi aprenem què es la matriu d'Eisenhower i com aplicar-la al dia a dia. Això ens pot ajudar a prendre decisions més informades sobre les nostres prioritats. Veurem que la matriu té quatre quadrants i ajuda a classificar important versus urgent. Per ser més productius, hem de ser sincers en omplir cadascun dels quadrants, prioritzar les activitats personals importants i ser proactius en la gestió del nostre temps.

Transcripció:

Transcripció literal de l’àudio. Si trobeu cap error agrairem que ho reporteu a ds.formació@diba.cat

Benvinguts a AudioFormació. Un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.

MÒNICA GÜNTHER: Benvinguts i benvingudes, de nou, a aquest capítol de pòdcast on, ja ho vam anunciar a l'episodi anterior, ens centrarem en la matriu d’Eisehower, una tècnica que ens ajudarà a distingir entre allò important i allò urgent. Marc Bara, benvingut.

MARC BARA: Hola, què tal Mònica?

MÒNICA GÜNTHER: Escolta, fes una breu introducció sobre qui va ser Dwight Eisenhower i com va sorgir aquesta tècnica.

MARC BARA: Aquest senyor va ser el 34è president dels Estats Units des del 53 al 61 i, abans de ser president, va exercir com a general als Estats Units. I segurament és destacable que va ser el comandant suprem de les forces aliades durant la Segona Guerra Mundial. Després també va ser el comandant de l'OTAN. Llavors, clar, ens podem imaginar que ser el comandant de les forces aliades, no ja només de les nord americanes, durant la Segona Guerra Mundial contra un règim feixista que volia envair el món doncs devia ser una feina bastant estressant.

MÒNICA GÜNTHER: Una miqueta potser…

MARC BARA: Sí, i llavors segur que va haver de prendre importants decisions i contínuament sobre en quina de les milers de tasques s'havia de concentrar cada dia. Imaginem que estan en guerra i per tant, és una situació on, si ell no hagués estat bo en això, potser l'hauríem perdut.

MÒNICA GÜNTHER: És clar. I nosaltres pensem que estem estressats, que hem de prendre moltes decisions i tenim fatiga de decisió com dèiem en un altre episodi…clar, imagina’t l’Eisenhower!

MARC BARA: Sí, sí, clar. I en lloc de complicar-ho, s’ho va fer fàcil. Va crear les seves llistes de tasques dividides en quatre categories importants i urgents. Les dues combinacions «no importants però no urgents» i «no importants però urgents, les no importants i les no urgents».

MÒNICA GÜNTHER: I què fem amb una llista així? Com podem aplicar nosaltres aquella tècnica que en el seu dia va idear Eisenhower?

MARC BARA: Doncs aquesta llista li va permetre concentrar-se, òbviament, en les tasques més importants i més urgents, mentre que delegava o postergava les tasques menys importants. Òbviament tenia un equip darrere, hi havia molt generals i tot un exèrcit mundial darrere. Així va poder prendre decisions molt més informades i eficaces sobre com utilitzar el seu temps i els seus recursos limitats. Volem algú que sigui l'estratega d'aquesta batalla. No volem que es perdi en reunions, en el dia a dia. Per tant, el concepte clau era la delegació. Enfocar se en l'important, òbviament. I si hi ha una cosa urgent, també. I el primer que va fer és enfrontar-se a una estructura de comandament molt complexa. Quan va entrar en aquest càrrec havia de coordinar múltiples generals oficials, cadascun amb el seu propi conjunt, òbviament, de tasques i responsabilitats. I va adonar-se que passava gran part del seu temps en reunions, debats, discussions… I això li impedia dedicar se a tasques més importants com, segurament, definir una estratègia per poder guanyar una guerra. Així que va fer va simplificar la cadena de comandament i va reduir al màxim la quantitat de reunions i discussions. Segurament molts caps d'empresa haurien de fer això en una organització i haurien de seguir aquest exemple i poder delegar, poder confiar en els seus col·laboradors. I va implementar el que després s'anomena estratègia de comandància per objectius. Amb aquesta estratègia, doncs, delegava la responsabilitat de prendre decisions als oficials subordinats en aquest exèrcit, sempre, òbviament, que estiguessin alineats amb els objectius generals de tota la missió. Per tant, havia dedicat temps a definir objectius i comunicar-los. Després tota aquesta tècnica es va adaptar, es va refinar i avui ho coneixem com a matriu d’Eisenhower. I des d'aleshores s'ha utilitzat en molts contextos planificació empresarial, gestió de persones i lideratge.

MÒNICA GÜNTHER: És clar. Ara hem de fer l'exercici d'explicar amb paraules allò que és gràfic i que és visual: com podem descriure aquesta matriu, aquests quadrants que has explicat en aquests dos eixos i com s'apliquen?

MARC BARA: Doncs ens podem imaginar quatre quadrants: al quadrant superior esquerra, en podem dir el quadrant 1, hi tenim allò important i urgent. Aquest és un quadrant, òbviament, fonamental. Tenim aquí pressions del dia a dia, projectes que tenen una data límit molt propera o una crisi sobtada que sorgeix avui i hem d'atendre. És important. És a dir, si tornem a un incendi, diguem-ne, és important atendre'l o una data límit. No perquè un projecte sigui important, sinó perquè m'he compromès que avui enviaré alguna cosa. Per tant, està clar que ho haig d'atendre i no tinc cap dubte aquí. Per tant, aquí tenim un quadrant. Al quadrant 3, que seria a sota d'aquest, hi tindríem també la urgència, però no la importància. I això el converteix en el quadrant del parany de la urgència. Aquí és on tindríem els correus electrònics, aquests que no ens aporten gaire, peticions de reunions que no sabem ni per què, trucades que ens allunyen de la importància del dia, interrupcions constants que ens faran sentir pressionats per atendre-les, però que no són importants en absolut. Aquest seria el quadrant més tòxic o un dels més tòxics: el quadrant 3. El quadrant 2 seria el de la part superior dreta i aquest és el quadrant de coses que no són urgents, però si són importants. Fixeu-vos que inclouríem activitats que ens permeten créixer personalment, desenvolupar-nos, gaudir de coses que són importants per a nosaltres com a individus també. Podria ser, doncs fer exercici, aprendre coses. Els que esteu seguint aquesta col·lecció s'entén que, si això us aporta valor, esperem, esteu invertint temps en el vostre quadrant 2, doncs no és urgent escoltar això avui, però és important, no? Hi inclouríem tasques també relacionades amb la planificació, aquesta estratègia d'un general en una batalla, muntar plans estratègics, mesurar riscos: On ens estem ficant? Què farem si això falla? Com prevenir els errors? Aquest quadrant és el que realment hauria d'ocupar gran part del nostre temps i és el nucli de la gestió personal eficaç. I, per acabar, el quadrant 4 a baix a la dreta inclou coses que no són ni urgents ni importants. No tenen res aquí, ja.

MÒNICA GÜNTHER: Llavors ja oblidem aquest quadrant? Tot el que vagi a aquesta llista és com la brossa, o no?

MARC BARA: No hauríem de dedicar temps aquí, és clar, perquè l'altre, el 3, encara tenia una excusa perquè eren coses urgents, però aquest no. Això és pèrdua de temps, lladres del temps, activitats que donen plaer immediat i no em serveixen de res, em faran sentir fins i tot malament. Tenen un impacte inclús negatiu en els nostres objectius. Allò que dèiem del Netflix o qualsevol addicció que tinguem.

MÒNICA GÜNTHER: Xarxes socials, per exemple, anirien aquí, no?

MARC BARA: Sí, el temps escombraria de les xarxes socials. Aquest quadrant 4 és un desastre. No vulguem ser perfectes, no? Com sempre estic dient, jo no ho soc ni de lluny i, per tant, ja hi caurem de tant en tant. No passa res, tranquils, però és el que hauríem d'evitar. I quin hauríem de potenciar? Doncs el quadrant 2 és el que realment hauria d'ocupar gran part del nostre temps. De tant en tant, hi ha coses del quadrant 2, que recordem que són importants i no urgents, que s'acosta la data límit i passaran al quadrant 1 perquè seran importants i urgents. Perfecte. El quadrant 1 dèiem que òbviament s'ha d'atendre.

MÒNICA GÜNTHER: També hem d'anar-nos movent entre el 2 i l'1 i posant especial focus en el quadrant 2, en allò que és no urgent però sí molt important.

MARC BARA: Exacte, això seria l'ideal. No ens acostarem a aquest món ideal cap de nosaltres, però almenys saber que seria a aquest estat on realment estem, en un estat més d'aconseguir objectius i de poder ser productius per allò que volem, comença pel quadrant 2. Algunes coses acabaran a l'1, algunes de les del 3 no ho podrem evitar i el 4 si que com que no és urgent, almenys podrem agafar el bou per les banyes i intentar no caure en el quadrant 4.

MÒNICA GÜNTHER: I ens pots posar algun exemple pràctic per aplicar aquesta matriu a la nostra vida diària per ser més productius?

MARC BARA: Bé, jo us proposaria elaborar aquesta matriu amb les tasques i projectes actuals. És un exercici interessant. Us dic que és un exercici de quadrant 2, de fer una mica de diagnòstic d'un on estem incloent totes les tasques personals, socials, les professionals importants, ser honest aquí, ser sincer i omplir hi hagi el que hi hagi. És una foto. Típicament no ens agradarà i quan la faig no m'acaba d'agradar. No passa res, omplim cadascun dels quadrants amb com estem utilitzant el nostre temps i si estem centrant l'atenció en el quadrant 2 o no. També a partir d'aquest exercici suggereixo recuperar o reescriure les prioritats personals i aquest exercici de marcar objectius a mitjà i llarg termini que hem comentat a l'episodi anterior i alinear-los amb els quadrants d'aquesta matriu. També ens permetrà tot això, idealment, enfocar-nos a fortaleses i insisteixo, com feia el general, aquest delegar tasques que no estan dins de la nostra àrea d'experiència i de coneixement i ens podem centrar en allò que som realment bons. I això també donaria per parlar de dir “no”: voler fer totes aquestes tasques m'obligarà a prioritzar i a buscar les tasques que potser seria bo que algú altre les fes perquè ho farà millor que jo.

MÒNICA GÜNTHER: És clar. I del que has dit, hi ha una cosa que és important remarcar: esmentar que aquesta matriu no s'aplica només a la vida professional, sinó també a la vida personal. Apuntem-ho tot.

MARC BARA: Sí, us recomanava apuntar-ho tot, ja no perquè vulgui portar la feina a casa o al revés, però al final som la mateixa persona, està clar i la mateixa energia. I allò de la decisió i la força voluntat és limitada alhora i per tant, què pot passar si no ho tenim en compte tot? que acabem prioritzant activitats professionals que són urgents, però les personals importants, com ara passar temps en família a fer exercici, llegir un llibre, etc. això no ho acabem de prioritzar i no hi dediquem temps. No sé, per exemple, si tinguéssim un esdeveniment important com un casament, un aniversari, doncs això seria quadrant 1. És important i és urgent. En algun moment s'acosta la data. Si volem planejar un sopar amb amics que encara no té data, doncs això seria quadrant 2: és important, però de moment no és urgent. Però clar, no podem oblidar-ho perquè al final em quedo sense amics. Per tant, insisteixo, i això aplica a tota aquesta col·lecció, cal entendre que quan diem productivitat o ser productiu també és atendre aquest tipus de necessitats. Ens assegurem que estem reservant prou temps per aquestes relacions importants. I l'exemple clar que he posat abans és l’activitat física major, menor. Doncs és crucial, està clar, per la salut i el benestar en general, i clarament és part del quadrant 2. Igual que desenvolupar noves activitats, habilitats professionals, saber més idiomes o saber fer més coses, també ens dona aquest plaer d'aprendre coses noves, emocionants. I aquest temps d'estudi, doncs, ens pot servir gairebé d'oci també.

MÒNICA GÜNTHER: Així que, en resum, la matriu d'Eisenhower és una eina valuosíssima, ho estem veient, per prioritzar les tasques, per prioritzar els projectes segons la seva importància i la seva urgència, i que el quadrant 2 és el que ha d'ocupar gran part del nostre temps.

MARC BARA: Sí, exacte. I us proposava aquesta, diguem-li, reflexió conscient i activa sobre com utilitzem el nostre temps i quines són les nostres prioritats. Sent sincers, fent-ho de tant en tant, ni que sigui cada uns quants mesos, tornar una mica a aquesta matriu i fer aquesta fotografia d’on tenim aquestes prioritats i el nostre temps serà la forma de poder millorar productivitat i assolir aquestes millors metes d'una manera més efectiva.

MÒNICA GÜNTHER: Doncs avui ens hem convertit en aquest general de l'exèrcit dels Estats Units i hem aplicat aquest mètode que ell va idear per les seves coses, però que nosaltres podem aplicar, com veiem, de manera molt útil en el nostre dia a dia, tant professional com personal. Marc Bara, un plaer, com sempre, fins el proper capítol.

MARC BARA: Molt bé. Moltes gràcies Mònica!

Heu escoltat un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.