4. Important vs urgent

Descripció de l'episodi:

En aquest pòdcast es parla sobre la importància de diferenciar entre el que és important i el que és urgent per aconseguir la productivitat i l'eficiència. Parlem del «parany del sí», que es produeix quan ens costa dir que no davant noves propostes o reptes, el que ens pot portar a la saturació de tasques i allunyar-nos del que realment considerem important. També expliquem el parany de la urgència, en què ens enfoquem en tasques que són urgents, però no necessàriament importants; i la «urgència dels altres», en què anteposem les necessitats dels altres als nostres propis objectius. Proposarem una tècnica per planificar metes a curt i mitjà termini, anomenada onirograma.

Transcripció:

Transcripció literal de l’àudio. Si trobeu cap error agrairem que ho reporteu a ds.formació@diba.cat

Benvinguts a AudioFormació. Un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.

MÒNICA GÜNTHER: Benvinguts, benvingudes al nostre pòdcast. Avui, a més a més, tenim un tema molt interessant i absolutament essencial per aconseguir la productivitat i l'eficiència a la nostra feina. Oi que sí? Marc Bara, què tal?

MARC BARA: Hola, què tal?

MÒNICA GÜNTHER: Parlarem de l'important versus allò urgent.

MARC BARA: Sí, bé, després de parlar en els episodis anteriors de com evitar distraccions, com minimitzar la procrastinació, doncs home, ja toca començar a parlar de com treballar. En algun moment hem de començar a fer feina. Per tant, per començar, m'agradaria distingir entre els tipus de tasques que recauen sobre nosaltres. No sempre tot és tan urgent, oi?

MÒNICA GÜNTHER: No ho és, però ho sembla eh?

MARC BARA: Ho sembla, sobretot pels caps i pels clients i per tothom. Tot és urgent, tot és per ja, i m'agradaria compartir algunes idees sobre com diferenciar dos conceptes rellevants aquí: l’important i l’urgent.

MÒNICA GÜNTHER: Clar, però hi ha un parany, un parany en el que caiem. El parany del sí, que és això?

MARC BARA: Sí, ja sé que una de les dificultats més comunes que tenim en les tasques és tenir-ne masses. Si estem saturats, segurament és perquè hem dit que sí a moltes coses, no? Un dels motius és que ens costa molt dir que no. Davant d'una nova proposta sigui d'un company, d'un amic, davant d'un nou repte, una nova idea que en aquell moment ens pot semblar excitant, doncs tendim a dir que sí, molt ràpid. No ho pensem gaire i això provoca que ens anem comprometent i provoca aquest parany. Per això se li diu així de saturació de tasques, de temes i que ens allunya del que en teoria havíem considerat que era important, o almenys era important si ho haguéssim reflexionat més. En aquest parany també, és clar, ens sentim molt forts, estem il·lusionats i creiem que podem amb tot i segurament hem d'aprendre més a delegar i a demanar ajuda quan sigui necessari. I a efectes també psicològics, per què diem que sí a gairebé tot? Doncs bé. Per què ens ve primer? És perquè és molt més fàcil, és més ràpid, és més guai, quedo millor. No haig de pensar, no hi ha cap dilema, quedo molt bé amb els altres. És a dir, és un senyor que diu que sí a tot i és molt, molt agradable perquè sempre és molt actiu, té molta energia… I per tant, estic intentant transmetre una suposada millor imatge de mi mateix que després potser caurà quan vegin que no puc complir amb les promeses que faig. Sí és més còmode, no haig de decidir prioritats. Dic que sí a tot, no. És més impulsiu i tot és més divertit també. Així, un dels motius de per què fem això, a part del que estic dient, és que en realitat potser no sabem què volem de debò.

MÒNICA GÜNTHER: Clar.

MARC BARA: No hem fet aquest exercici de preguntar-nos a nosaltres mateixos si tenim unes prioritats clares que poden ser dinàmiques. Poden anar canviant amb els mesos, amb els anys. Però si no tinc gaire clar què vull fer amb el meu temps, doncs a la primera cosa que passi, que sigui lluent, doncs m'hi enganxaré.

MÒNICA GÜNTHER: Clar, per això és important i molt interessant aquesta idea que és el pal de paller del capítol del pòdcast d'avui, que és aquesta distinció entre allò que és important i allò que és urgent. Explica per què és tant interessant fer aquesta distinció i fer-la correctament.

MARC BARA: Sí, és essencial per aconseguir aquesta productivitat que volem en aquests episodis. Si confonem allò important amb allò urgent, acabarem centrant la nostra atenció, la nostra energia, en tasques que són urgents però no són necessàriament importants.

MÒNICA GÜNTHER: Tens algun exemple per entendre millor això que dius?

MARC BARA: Un exemple és quan tenim, per exemple, una tasca important que no té una data límit. Per exemple, podem voler estar bé de salut i ens hem proposat anar al gimnàs. Aquesta tasca no és urgent per avui. És a dir, podria anar demà. Podria anar un altre dia. Però és important, oi? Perquè jo vull estar millor de salut i vull cuidar-me. Doncs això seria un exemple d'important versus urgent. En canvi, una tasca pot ser urgent perquè té una data límit propera i haig d'enviar un informe avui a no sé quin client. Per tant, què faré: anar al gimnàs o acabar aquesta tasca que la faré en quinze minuts i l'haig de fer avui i és urgent fer-la avui. Per tant, m’enfoco en la tasca urgent i vaig posposant la tasca important perquè no té data límit. Això ens passa molt amb els missatges de xarxes socials o de correus electrònics. Quan tenim un avís de missatge, el nostre cervell ens empeny a respondre’l ja, necessito treure-me’l de sobre. Tenim aquesta tendència natural a completar les tasques que ens criden l'atenció d'una forma immediata.

MÒNICA GÜNTHER: Clar, de fet, jo crec que no és d'estranyar en aquest sentit, no és casualitat que els avisos gràfics de quan tenim un missatge nou o un mail nou siguin vermells.

MARC BARA: Clar, ens intenten captar l'atenció. Aquí qui dissenya aquestes aplicacions… hi ha molta ciència darrere. Saben com d'alguna forma hackejar el nostre cervell perquè està dissenyat per recompensar-nos quan completem tasques petites de les urgents, de les que tenen data límit, encara que no siguin importants. Quan veiem un avís vermell a la nostra safata d'entrada, doncs immediatament mato aquest tema perquè això em fa sentir bé.

MÒNICA GÜNTHER: Clar, això té alguna cosa a veure amb la famosa dopamina?

MARC BARA: Sí, la dopamina és aquest neurotransmissor que sembla que té un paper molt important al cervell humà i d'altres espècies. És, pel que sembla, una substància química que s'allibera a certes àrees del cervell quan experimentem aquest plaer, satisfacció o recompensa. Quan mengem alguna cosa que ens agrada o fem exercici o aconseguim un objectiu, el cervell allibera aquesta dopamina i això ens fa sentir bé. Està estudiat. Està involucrada en la motivació i el propi procés d'aprenentatge. Segurament sense això no aprendríem. No, no seríem on som com a éssers humans, perquè no podríem ni aprendre. És el que proporciona com un reforç positiu quan l'aprenentatge et fa ser millor en alguna cosa. Per tant, és bona. Si estem motivats, ens ajuda a enfocar la nostra atenció, ens impulsa a prendre acció i assolim aquests objectius i ens dona aquesta recompensa. És a dir, un sistema de recompenses no és un sistema perfecte. Però de vegades, clar, el cervell ens enganya o deixem que l'entorn enganyi el nostre cervell. Fem coses fàcils, ràpides per aconseguir aquesta dopamina de forma ràpida, en lloc de fer coses importants a llarg termini, i això ens pot portar a caure en el parany de la urgència i no assolir aquestes metes més a llarg termini.

MÒNICA GÜNTHER: I què és això del parany de la urgència?

MARC BARA: Passa com estem dient ara, quan ens enfoquem a tasques que són urgents però no necessàriament importants. És com estar buscant aquest xute de dopamina.

MÒNICA GÜNTHER: Com una addicció.

MARC BARA: Quasi sí és una addicció. Estem addictes i la tecnologia cada vegada ens porta més a caure en el parany de la urgència. És un patró de comportament on tendim a prioritzar aquestes tasques urgents perquè tenen data límit ni que no siguin importants. És com que ens enfoquem en tasques que ens estan cridant. Com deies, ens estan posant avisos lluents allà i gràfics de fes-me ara mateix.També està clar que això és molt perillós en el sentit que ens deixem portar per això i per tant, el nostre benestar està en entredit. No ens sentim ocupats, estem fent moltes coses, però no estem aconseguint realment les metes a llarg termini. A tots ens passa que podem estar molt, molt atrafegats i passen setmanes, passen mesos i a vegades dic que és com un hàmster que està corrent en una roda i que passen mesos i què he aconseguit dels meus objectius així més de fons? potser cap. I això llavors redunda en que la procrastinació està enfocada en les tasques més fàcils enlloc de les importants.

MÒNICA GÜNTHER: I això per la motivació és una bomba. Vull dir, ens desmotiva no aconseguir els nostres objectius.

MARC BARA: És clar, et vas minant la motivació i per tant és un cercle viciós on encara cauràs més fàcilment en la recompensa del plaer immediat i en aconseguir aquesta dopamina. Diguéssim que és com el colesterol del dolent i el bo, doncs la dopamnia dolenta. de la satisfacció immediata de donar like a les xarxes socials. I fixa't que això sona a urgències, que deixo caure jo per tot això que estem dient, però també tindríem la urgència dels altres.

MÒNICA GÜNTHER: Què és això de la urgència dels altres?

MARC BARA: Això és bastant comú també. I és semblant, però és bàsicament avantposar els desitjos i necessitats dels altres als nostres propis. Imagina que tens un amic que et demana ajuda per organitzar una festa sorpresa per la seva parella. Encara que aquesta tasca honestament no és realment important per tu i tens altres tasques que són més importants per la teva pròpia vida o de la teva comunitat o de la teva família, potser estàs en projectes importants de voluntariat social, per tant, estàs fent coses molt importants ja no dic per una empresa, o per una organització, sinó per a la societat, no? I ve aquest amic: et pots sentir obligat a ajudar el teu amic i acabes dedicant temps i esforç a una cosa que no és prioritària per a tu i per aquests objectius tan macos que tenies.

MÒNICA GÜNTHER: Per tant, hem de posar-nos nosaltres per davant, i això hi ha qui diria que és ser egoista…

MARC BARA: Clar. És una visió una mica egoista. Home, caldria veure cada cas, però no té per què ser-ho. Fixa't que he triat un exemple una mica trampós on jo no m’estava posant a mi sinó avantposava un projecte de voluntariat social, no? És a dir, jo puc tenir, jo haig de tenir els meus propis objectius i de fet, no podem ser el millor de nosaltres mateixos si constantment estic anteposant els projectes i objectius dels altres. Hi ha qui diu que hem d’estar preparats per servir, és a dir, sí que has de servir als altres, però clar, prioritzant-te tu mateix, és allò de que per servir als altres primer has d'estar bé tu. I has de saber dir que no a aquest amic perquè ara estàs amb un projecte, ho sento, una mica més important per tu, per això. I ja està. Ostres diràs, aquest amic s'enfadarà? No hauria i no ho sé, i potser llavors ja ho arreglarem. Tampoc m'ha estaré justificant contínuament.

MÒNICA GÜNTHER: No, és clar, però hem vist que tenim aquí, entre la dificultat en dir que no i el parany de la urgència que podem tenir nosaltres mateixos i la urgència dels altres, tenim molts paranys i com podem evitar caure-hi?

MARC BARA: La manera d'evitar caure és prioritzar les tasques segons importància i urgència. És a dir, fixa't que per defecte, allò més fàcil que dèiem en altres capítols, per defecte, jo aniré a lo fàcil, a la urgència. La data límit d'avui no em deixo portar per aquest mar d'obligacions que inclús m'imposen des de fora, i és més fàcil dir que sí. I hauríem de fer l'exercici de fer-nos un quadro de tant en tant. I és important tenir aquesta claredat de metes a curt i a llarg termini. Així tindrem aquesta base per dir que no a coses i dir-ho diguem-ne estant una mica més tranquils. A dir mira, no és el moment ara de distreure’m amb això. Ho sento, tinc límits, també amb la meva pròpia energia.

MÒNICA GÜNTHER: Clar, això a la teoria està molt bé, però a la pràctica, Marc, què passa?

MARC BARA: És clar, és també comunicar tot això d'una manera clara i respectuosa als altres. No es tracta d'ofendre a ningú. No es tracta de voler ser rebel amb ningú, sinó simplement ser honestos amb l'energia que tenim i on la podem dedicar. És difícil a la pràctica. I comença per preguntes fonamentals que són difícils de respondre: Què vull? Què m'agrada fer? Què m'importa en realitat? I aquests objectius vitals són els meus, que poden ser orientats al meu entorn, eh? És a dir, no dic que els objectius meus siguin cap a mi, siguin totalment egocèntrics, ni molt menys, no. I és un exercici interessant de priorització. Amb això sí que em ve al cap una tècnica que vaig fer servir i em va cridar l'atenció en el seu moment. I està bé fer de tant en tant. Fixeu-vos que tampoc dic que haguem de ser uns obsessius i fer això cada dia, ni molt menys, sinó cada 6 mesos. Una tècnica que es diu onirograma que va proposar el tal Tim Ferris en el seu llibre de la setmana laboral de quatre hores i és un mètode de planificació i visualització de metes a curt i mitjà termini. Fixa't que dic a curt i mitjà termini. I té la seva arrel el nom en això oníric, en allò relatiu als somnis. És com crear el teu mapa de somnis per a curt termini, sigui en format paper o format electrònic. El que pots fer són dues columnes. En una escriuràs la data present + 6 mesos i l'altra la data present + un any. I fixa’t que és mig termini, podríem dir. És al cap d'uns pocs mesos. A cada columna hauries de definir cinc coses que t'agradaria tenir, cinc coses que vols ser i cinc coses que t'agradaria fer. Fixa't que són coses diferents. Si només ponderem què vull tenir doncs només estarà enfocat en guanyar diners, comprar coses i posseir coses. Compte, per tant, això diu 5 coses que t'agradaria fer. Quines experiències vols haver fet en els propers sis mesos o en el proper any?

MÒNICA GÜNTHER: És a dir, inmaterials, no coses materials.

MARC BARA: No val dir d'aquí cinc mesos, d'aquí a sis mesos, vull tenir 1 milió d'euros ni que el poguessis aconseguir. No val. Perquè amb allò que faràs. I sí que val dir mira, em faria il·lusió, doncs, fer això, fer allò. I aquí ningú et jutjarà. Potser en lloc de tenir un Ferrari et faria il·lusió passejar te amb un Ferrari. Escolta, doncs aquí no jutjarem si et fa il·lusió, perfecte. Però no val a dir tenir diners si no dius què faràs amb ells, no? Per tant, és un exercici interessant perquè llavors, a partir d'aquesta llista, aquest senyor proposa un següent pas, que és convertir tot allò en accions. Cada somni de la llista ha de tenir un pla d'acció per poder-lo aconseguir. Activitats concretes, mesurables, no elefants, que podem mesurar en temps i diners. Potser, si la meva il·lusió és passejar me un Ferrari, doncs no cal que me'l compri. I si això és la il·lusió de la meva vida, doncs escolta, estalvio una miqueta i el llogo uns dies. No ho sé. Què em costarà aquell lloguer? Doncs ho investigo. Miro quin temps i diners em costen aquests petits somnis i com aconseguir-ho. I normalment me n'adono que, home, doncs potser no és tan car. I sí ho trobo car deu ser que no és el que vull i, per tant, doncs li torno a donar una volta a la llista de coses que vull fer o vull experimentar.

MÒNICA GÜNTHER: És molt interessant fixar-nos en aquests grans objectius que tenim i no a tan llarg termini, sinó a mig any o a un any vista. Però una vegada tenim aquests grans objectius, com seguim?

MARC BARA: Fixa't que els hem descompost en tasques i tasques concretes gestionables. Llavors ja anem pel bon camí. Jo ja començo a veure-ho més clar, més concret. A partir d'aquí el que us proposo és, per no caure en les trampes que hem dit anteriorment, doncs endreçar-les segons importància i urgència. Per això muntarem una matriu de quatre quadrants que es diu Matriu d’Eisenhower. I a això segurament podem dedicar una xerrada o episodi sencer de la nostra col·lecció, si et sembla.

MÒNICA GÜNTHER: I tant! Interessantíssima aquesta matriu d'Eisenhower a la que li dedicarem un capítol en concret i serà molt útil per molts de nosaltres, seguríssim! Marc, moltíssimes gràcies per compartir les teves idees i els teus consells una vegada més amb nosaltres.

MARC BARA: Gràcies Mònica, sempre un plaer estar aquí i espero que en el següent episodi segur que seguirem treballant en això.

MÒNICA GÜNTHER: Seguríssim! Fins el proper episodi!

Heu escoltat un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.