1. Què és la gestió de projectes i què hi guanya la meva organització?

Descripció de l'episodi:

Un projecte és un procés, un seguit de tasques a fer ordenades en el temps. Ordre. Sentit. Manera de treballar planificada. Gràcies a l'elaboració d'un bon projecte les organitzacions guanyen en estratègia, visió a mig-llarg termini, concentració en uns objectius, i aconsegueixen una millor eficàcia i eficiència.

Transcripció:

Transcripció literal de l’àudio. Si trobeu cap error agrairem que ho reporteu a ds.formació@diba.cat

PRESENTADORA: Encetem aquí un seguit de pòdcasts al voltant de la gestió de projectes, les seves eines, tècniques i mètodes. Amb la intenció de facilitar la seva implementació a totes les organitzacions que pretenguin començar a treballar-hi. Per fer-ho comptem amb el Marc Ambit, consultor i formador en gestió de projectes, amb més de 25 anys d'experiència col·laborant amb organitzacions públiques i privades de tots els sectors. Marc, hola.

MARC AMBIT: Hola! Moltes gràcies per convidar-me.

PRESENTADORA: La gestió de projectes és un tema molt ampli i amb moltes branques, així que potser caldria començar pel principi i explicar ben bé què és un projecte, no et sembla?

MARC AMBIT: Sí, sí, perquè a més hi ha una mica de confusió al respecte. Mira, de definicions de projectes n'hi ha tantes com llibres i autors i autores, és inacabable. El que sí que hi ha és una sèrie d'ingredients que ens ajuden a posar-hi límits, a entendre què és i també què no és un projecte, que també és important. Llavors, per posar-ho fàcil, un projecte, de fet, és un procés. Un projecte és un procés, això sí, un procés que implica que és un seguit de tasques ordenades en el temps. I aquest és un dels ingredients importants. És l'ordre, el sentit, és a dir, que hi ha un sentit de fer les coses i per tant, és una manera de treballar planificada. Llavors, tant se val quin sigui el projecte que tinguis entre mans. Posem exemples: jo que sé…. organitzar un esdeveniment. Això és un projecte claríssim. Reorganitzar un departament, obrir una nova sucursal, crear un nou producte, un nou servei. Tot això, qualsevol podria ser un projecte.

PRESENTADORA: D'acord, és un procés, però també deies que hi havia més ingredients, no?

MARC AMBIT: Sí. Per exemple, una de les coses que els distingeix és que tot projecte sempre està orientat a objectius. Sempre ha de tenir aquest punt com una mica d'arribada, que estàs esperant alguna cosa que es compleixi, estàs lluitant i treballant cap a aquest objectiu. Un altre dels ingredients que a més està combinat amb aquest és que, a més, aquests objectius estan limitats en el temps. És a dir, clar, aquí no podem començar a dir, vaig a intentar augmentar la satisfacció dels nostres clients tant com pugui. Ja hi hem de posar una xifra. Jo que sé: 6 mesos, un any, el que sigui, perquè així sabem aquest límit i ens hem d'esforçar per arribar-hi a temps.

PRESENTADORA: És a dir, que si tenim un procés orientat a uns objectius i un temps determinat per assolir-los, ja tenim un projecte.

MARC AMBIT: Sí, sí, majoritàriament sí. Potser ens falta algun ingredient més. L'essència ja la tenim, però un ingredient més podria ser una cosa que, a més, és molt de llibre. Això és molt, molt acadèmica, però sempre va bé dir-ho, que és que un projecte és únic, és una cosa única. És a dir, que aquest projecte que ara estàs fent o que tens entre mans no es tornarà mai a repetir exactament igual. S'assemblarà, potser, però no serà mai exactament igual. Et poso un exemple: tu imagina que a algú se li acudeix una feliç idea, que seria que ara volguessin construir una rèplica exacta de la Torre Eiffel aquí al mig de Barcelona. D'acord, és una idea una mica estranya, però imagina que algú se li acudeix i que li troba alguna utilitat a això. D'acord? Llavors clar, dius això és un projecte o no és un projecte? Perquè vulguis que no estic copiant una cosa que ja està feta, l'estic replicant i a més vull que sigui exacte. Llavors, clar, algú podria tenir dubtes de si és un projecte perquè és una còpia, però és que en realitat sí que és un projecte i és únic, com dèiem, que és aquesta característica i aquest ingredient. Perquè el senyor Eiffel, quan la va construir era en una realitat determinada que ara és diferent. Hi havia uns materials que ara són diferents, unes tècniques que són diferents i fins i tot unes motivacions i uns interessos diferents. Per tant, tot i que s'assemblen molt, no serà aquest el projecte més original de la història, ja t'ho dic, però és veritat que és un projecte sense cap mena de dubte.

PRESENTADORA: Sí. Clar, és això. El moment és diferent i canvia tot. Per tant, ja tenim una bona colla d'ingredients per definir el que és un projecte. Ja ho tenim.

MARC AMBIT: Mira, si vols, resumit una mica perquè la gent s'ho pugui anotar. No cal emmarcar-ho. Tenir una mica la idea clara que un projecte és un procés únic orientat a assolir uns objectius en un temps determinat. Llavors, és veritat que li podem afegir més ingredients? Sí, li podem afegir allò que ens farà falta: recursos, un equip de treball, indicadors, sistemes d'avaluació, planificació, potser fins i tot programari informàtic. Tot això són ingredients que podem anar afegint.

PRESENTADORA: Jo perdona que et digui, però ho veig molt complex, això.

MARC AMBIT: Bé, mira, no ens n'amaguem, ho és. Ho és. Certament, fer projectes és una cosa complexa. Sobretot perquè hi ha molts ingredients que s'han de combinar i això ja li dona complexitat.

PRESENTADORA: I per què serveix un projecte?

MARC AMBIT: Aquesta és bona. Mira, si ho puc explicar fàcil i si et serveix: per canviar un escenari a millor, a una millor versió d'aquest escenari. És a dir, tenim un punt de partida i esperem canviar-lo i donar-li la volta perquè sigui diferent i sigui millor. De fet, no només diferent, sinó que sigui millor. És una mica com la publicitat que diuen allò d'abans i després. Tu fas el projecte i el poses allà al mig, si puc dir-ho d'alguna manera. Aquesta és la gràcia o el poder que té la gestió de projectes. El poder de canviar un escenari cap a una cosa millor.

PRESENTADORA: Clar, doncs així a priori sembla una cosa molt interessant això de treballar per projectes.

MARC AMBIT: És interessant, però fixa't que també, i s'ha de dir, comporta una responsabilitat.

PRESENTADORA: Clar, clar.

MARC AMBIT: Saps per què? Perquè al damunt de cada escenari sempre hi ha persones. Llavors, aquestes persones, si tu els fas un projecte que canvia el seu escenari, els estàs obligant també a reconsiderar la manera en què es mouen en aquest escenari. Llavors, estic segur que a molts els encantarà perquè veuran els beneficis i la bondat d'aquest projecte i creuran en aquest canvi, i diran “ostres, que bé, això ens millorarà el nostre escenari, el nostre dia a dia”. Però és perfectament no només possible, sinó probable i bé, perfectament lícit, que hi hagi gent a qui no li agradi. Aquesta resistència al canvi és una cosa perfectament possible. Llavors hi ha una cosa que a mi sempre m'agrada destacar quan parlem de projectes, que és que nosaltres no fem els projectes només per als nostres beneficiaris (que ho fem per ells, eh?). Sí, però també ho fem per una altra gent. També ho fem per a tota aquella persona que se'n pugui veure afectada, per tots els perjudicats i perjudicades. Perquè hem de ser-ne conscients, han de ser responsables. I quan fem un projecte, com que canviem coses i estem obligant a la gent a canviar, com dèiem, doncs hem de ser-ne conscients. No podem simplement deixar caure un projecte i a veure què passa. No funciona així.

PRESENTADORA: Però com es fa un projecte? Quins elements principals cal tenir en compte?

MARC AMBIT: N'hi ha tres que són els que d'alguna manera sempre es fan servir com a base. Es diu, de fet, el triangle del projecte i són com tres costats d'un triangle. Llavors són: el temps que necessito per fer-ho, els recursos i l'abast. L'abast significa si el projecte fa més o menys coses. I aquests tres, de fet, si els combines, ens en donen un de quart que és la qualitat del projecte, no la qualitat entesa com a que bo o que dolent que és el projecte, sinó la qualitat en termes de normes ISO, és a dir, el que tu havies previst, doncs si finalment ho entregues, o parcialment o del tot. Això és el triangle del projecte. I aquest extra, és clar.

PRESENTADORA: Això del triangle és com s'entén a nivell conceptual, però com s'implementa? Com es duu a terme un projecte? Ja veus que jo vaig directe al gra.

MARC AMBIT: Hi hem d’anar. No podem estar allà només fent teories. Mira, hi ha dues metodologies principals. N'hi ha moltes de metodologies, però n'hi ha dues que són les més habituals i que avui en dia funcionen més i que tothom fa servir. Una és la que es diu “Waterfall” en anglès, en castellà o en català “en cascada”. I després n'hi ha una altra que és el mètode d'agilitat.

PRESENTADORA: Que són molt diferents entre si?

MARC AMBIT: Sí, de fet molt diferents, completament diferents. I de fet cadascuna d'elles té la seva particularitat. El Waterfall és un sistema més seqüencial, més pas a pas, més pautat, més clàssic. També és el de tota la vida, com aquell que diu. I, en canvi, l'agilitat té una certa modernor, és més o menys recent i justament busca el contrari, que és intentar trobar sistemes de gestionar projectes que siguin més adaptables als temps i que siguin més flexibles, més àgils.

PRESENTADORA: Doncs si són tan diferents, potser hauríem de dedicar algun episodi del pòdcast a cadascuna. No et sembla?

MARC AMBIT: Sí. A més, així donarem criteris perquè la gent pugui escollir quina és la més adequada per la seva realitat, pels seus projectes.

PRESENTADORA: Jo entenc que les organitzacions que encara no treballen per projectes potser es deuen preguntar si els és necessari, si els aportaria alguna cosa.

MARC AMBIT: És perfectament lícit que s'ho preguntin. És necessari que s'ho preguntin. La meva resposta sempre és la mateixa, que és que sí, que els és necessari, però en tot cas és necessari que es preguntin també què els aporta. Mira, per exemple, fem una llista. Els aporta estratègia, visió estratègica, és a dir, ja no visc en el dia a dia, sinó que visc posant-me unes fites i terminis que em permeten mirar sempre una mica més cap endavant i anar mirant més cap a l'horitzó i no mirar-me els peus o el melic. Si no em dona per tant, una visió a mig-llarg termini, que també em dona control. Em dona, a més a més, una certa concentració, diguem-ho així, d'objectius. És a dir, que tots els objectius que jo tinc a la casa, que si no treballo per projectes estan una mica desperdigats, doncs els aglutino una mica, els concentro i per tant, vaig en una direcció o en unes direccions més concretes. I encara una més i potser la més definitiva de totes: el gran guany, jo crec, per moltes organitzacions. Què diries tu que és més important en els projectes: l'eficàcia o l'eficiència? És a dir, eficàcia, assolir resultats o eficiència, gestionar bé els recursos, el temps.

PRESENTADORA: Bé, vaja, diria les dues, no? perquè em diràs que les dues són importants.

MARC AMBIT: És que és certament difícil decidir.

PRESENTADORA: Clar.

MARC AMBIT: Mira, a més et vull posar algun exemple. Mira tu pensa que tens un projecte que té cinc objectius per complir. Fas el projecte i compleixes els cinc objectius, per tant, ets extremadament eficaç. Sí, correcte. El que passa és que per intentar-ho, per aconseguir-ho, t'has gastat el doble del pressupost i s'ha entregat tard. Llavors això és un bon projecte?

PRESENTADORA: A veure el projecte potser és bo, però no s'ha fet bé. El projecte no és correcte.

MARC AMBIT: No podem dir que és un bon projecte. Deixa’m invertir-ho. Tenim cinc objectius i només n'assolim 2. Me n’he deixat 3. Mare meva! Assolir només dos del cinc: no sóc gens eficaç. Ara bé, això sí, no m'he gastat ni un cèntim més del que estava previst i, a més, hem entregat a temps. Per tant, soc eficient. Llavors, és un bon projecte? Tampoc, per què no has assolit els objectius? Correcte? Per tant, quina és la idea? La idea és que quan treballem per projectes volem ser alhora eficaços i eficients. No valen els termes mitjos. Aquí hi farem tot el que estigui en les nostres mans per aconseguir no una, sinó les dues coses. Aquest és el gran benefici que aporta a les organitzacions.

PRESENTADORA: Val, d'acord. Aquests són els beneficis per una organització de treballar per projectes. Però hi ha algun preu a pagar? Alguna dificultat?

MARC AMBIT: Sí, sí, és clar. I a més, no cal tampoc amagar-se'n, perquè ens hem de preparar. El primer que demana i que exigeix és que una organització, encara que sembli redundant, s'ha d'organitzar. I val a dir-ho, que de fet, no totes les organitzacions avui en dia volen organitzar-se. També t'ho dic per experiència pròpia. Hi ha organitzacions que viuen en un cert caos i ja els està bé així i els funciona. Cap pega en aquest sentit, però si volem treballar per projectes, ens hem d'organitzar. I per una altra banda, i molt relacionat també, per descomptat, els i les professionals que hagin de treballar per projectes han de ser persones extremadament professionals, extremadament exigents amb si mateixos i si mateixes. Els han de motivar als reptes, han de ser capaços d'organitzar-se fins i tot en situacions límit, treballar sota un cert estrès. En fi, han de tenir aquest perfil.

PRESENTADORA: I quin suggeriment podríem donar-li a una organització que s'està pensant a implantar la gestió de projectes?

MARC AMBIT: Doncs primer, que no s'ho pensi, que no s'ho pensi massa, que ho faci perquè avui en dia qualsevol organització que pretengui d'alguna manera millorar i ja no dic millorar, dic, fins i tot més radicalment, sobreviure en el segle XXI ja està trigant a treballar per projectes perquè és que totes les organitzacions importants i que funcionen treballen per projectes. Que ho faci, això sí, amb cura, amb planificació, amb calma, amb carinyo, però que ho faci.

PRESENTADORA: Doncs amb aquest suggeriment conclourem aquest primer episodi del pòdcast sobre gestió de projectes. Hem aclarit què és un projecte i què no ho és. N'hem vist els beneficis, però també els esforços que ens demana. Hem apuntat les metodologies més comunes i fins i tot hem tancat amb un suggeriment per a totes les organitzacions que vulguin implementar la gestió de projectes a casa seva. El temps se'ns acaba per avui, però estic segura que hi ha molts dubtes a l'aire que podríem resoldre potser en altres capítols d'aquest pòdcast. Si et sembla bé, Marc?

MARC AMBIT: Podem parlar, per exemple, dels passos a donar per fer un projecte, de les eines, les tècniques, els mètodes que podem fer servir perquè a més, ens ajudaran a fer-ho i a fer-ho millor. Podem donar guies, suggeriments, trucs. Jo encantat de tornar-hi.

PRESENTADORA: Encara tenim molta feina per fer. Marc, moltes gràcies per acompanyar-nos. I moltes gràcies també als nostres oients. Aquí aprofitem per convidar-los a retrobar-nos en el proper episodi del pòdcast, en què tractarem de la vessant humana d'un projecte i parlarem de tot allò que fa falta per aconseguir que els equips de projectes i qui els lideren puguin assolir el seu potencial màxim. Fins llavors, Marc!

MARC AMBIT: Moltes gràcies a vosaltres! Salut i bons projectes!