10. Avaluació de projectes amb indicadors

Descripció de l'episodi:

Els indicadors lligats als objectius. Aspectes a considerar:

  • Variables o paràmetres
  • La rellevància de les variables com a clau de l’èxit
  • RIs, KRIs, PIs i KPIs
  • Els verbs prohibits
  • Els I.V.O.s
  • Indicadors SMART
  • Quantitatius VS qualitatius
  • No ens definim pel que fem sinó per allò que aconseguim

Transcripció:

Transcripció literal de l’àudio. Si trobeu cap error agrairem que ho reporteu a ds.formació@diba.cat

PRESENTADORA: Arribem a l'últim episodi de la primera temporada d'aquest pòdcast sobre gestió de projectes adreçant un tema que sabem que molta gent li treu la son: l'avaluació amb indicadors dels seus projectes. I com que el tema és tècnicament complex, hem pensat conversar una estona amb el Marc Ambit, consultor i formador en gestió de projectes, amb més de vint i cinc anys d'experiència i que ve col·laborant amb organitzacions públiques i privades de tots els sectors perquè ens doni algunes pistes sobre com muntar un sistema d'avaluació dels nostres projectes de manera fàcil i eficaç. Novament, benvingut Marc!

MARC AMBIT: Hola de nou, ja ho tenim aquí! Encantat d'abraçar un tema amb tantes arestes com aquest dels indicadors i de l'avaluació.

PRESENTADORA: Doncs, vinga! Per on comencem amb un tema tan complex i dens?

MARC AMBIT: Doncs el primer seria aclarir que els indicadors i l'avaluació sempre van lligats als objectius i, per tant, no tan sols no és un satèl·lit d'una cosa que va solta, sinó que van lligades als objectius. Per tant, cada objectiu ha de tenir com a mínim un indicador, fins i tot potser més d'un. Un cop tinguem aquesta idea clara, veiem, si et sembla, quins són els passos que ens servirien per establir allò que té un mecanisme per mesurar si un objectiu s'ha assolit. Sí? No? En quin grau i de quina manera?

PRESENTADORA: Doncs vinga, anem-hi! Si hi ha diversos passos, comencem pel primer. Tinc un objectiu i vull mesurar-lo, què haig de fer?

MARC AMBIT: Primer de tot, escollir un bon indicador. Això és una cosa que en diem la rellevància de l'indicador. És a dir, que aquell que tries realment t'ajuda a mesurar aquell objectiu i no una altra cosa, o no parcialment.

Un exemple que ens permetrà entendre-ho millor: imagina que estàs intentant augmentar l'ocupabilitat d'un col·lectiu. Tens una entitat de barri i tens aquest objectiu, que és augmentar l'ocupabilitat d'un col·lectiu. Llavors un indicador equivocat, no rellevant…quin seria? Hi ha molta gent que intentaria avaluar això amb un indicador que seria el nombre d'assistents al curs d'ocupabilitat que els has fet. Llavors, ha vingut molta gent. Ha sigut un èxit i tal,… diu: «ja, però quin era el teu objectiu? Augmentar l'ocupabilitat. Què és el que estàs mesurant amb això? Estàs mesurant l'èxit de la convocatòria? Si ha vingut més gent o no? Ja està». L’indicador correcte, quin seria per mesurar l'ocupabilitat? Què has de mesurar? Has de mesurar, per exemple, el percentatge d'aquesta població que està ocupada, que ha acabat trobant una feina? Seria això?

Un altre exemple: vull millorar un producte o un servei que ja tinc. Llavors, un indicador que fa servir molta gent: l'augment de les vendes, perquè, clar, fan la relació que és “si el meu producte és millor, al final la gent ho sabrà i per tant, acabaran comprant-lo més”. Sí, això és possible que sigui així. Però, fixa't que hem hagut de fer com una mena de causa efecte, no? Llavors, el correcte què seria? Si tu vols mesurar si el teu producte o servei és millor, intrínsecament millor, el que has de fer és comptar, per exemple, quants productes defectuosos surten? O quin és el grau de satisfacció dels usuaris amb aquest producte o servei? O el temps d'entrega. Per exemple, si tu entregues un servei amb menys temps, un servei de menjar a domicili, si entregues el mateix menjar igual de bo amb menys temps, el servei és millor intrínsecament.

PRESENTADORA: Aquest és un primer error a evitar, però segur que n'hi ha d'altres que aniran sortint. Però no ens desviem. M'has dit que hi havia diversos passos.

MARC AMBIT: Sí, aquest indicador que hem escollit l'hem de convertir en una cosa que es diu smart, que de fet alguns oients recordaran que vam fer-ho servir l'altre dia parlant dels objectius. També ho podem aplicar als indicadors, és a dir, que sigui específic. Ens hem d'assegurar que sigui específic, mesurable. En aquest cas la “a” la fem servir per accessible, és a dir, que la dada estadística estigui accessible en algun lloc, en alguna font d'informació. Que sigui rellevant i que estigui temporitzat. Si fem això, doncs, és una mica el que ens ajuda. Si vols, posem un exemple: imagina't que tenim un objectiu, sempre hem de partir d'un objectiu, com és: volem ser una organització més sostenible ecològicament. Volem fer l'esforç de ser una mica més ecològics. Llavors, què et sembla, quin indicador podríem fer servir per mesurar-ho? Hi ha algun que se t'acudeixi?

PRESENTADORA: No ho sé. El consum elèctric?

MARC AMBIT: Per exemple. Aquest seria un. Què hem de fer amb aquesta dada? Aquest indicador que és el consum elèctric, que és una xifra que es mou, que puja, baixa. Doncs el que hem de fer és afegir-li la resta d'ingredients que el convertiran en smart. Per exemple. Mira, és ben senzill. Vaig a afegir-li un verb, unes quantitats i un temps. Llavors comencem pel principi de com va. Has dit que el consum elèctric?

PRESENTADORA: Sí.

MARC AMBIT: Que és el que vols que passi amb el consum elèctric?

PRESENTADORA: Que es redueixi.

MARC AMBIT: Just ja tenim el verb. El consum elèctric es redueix. Val, per què segueixo, eh? Quant vols que es redueixi?

PRESENTADORA: No ho sé. Trenta per cent.

MARC AMBIT: Sí, ja tens les quantitats. El consum elèctric es redueix en un 30% i ara, per acabar, l'última. En quant de temps creus que ho podríem aconseguir, això? Aquest 30 per cent de reducció.

PRESENTADORA: 6 mesos?

MARC AMBIT: 6 mesos, fa bona pinta. Per tant, ja està. Ja ho tenim fixat. El consum elèctric es redueix en un 30% en 6 mesos, ja ho tenim. Saps què és això ara? Ara ho veuràs. Preneu nota d'això. Això és el que se'n diu un IVO.

PRESENTADORA: No sabem el que és, però no és tan complicat el concepte.

MARC AMBIT: Sí, l'IVO, de fet són les inicials d'indicador verificable objectivament. Per tant, el que busquem és una frase com aquesta que hem dit, “el consum elèctric es redueix en un 30% en 6 mesos”, que ens ajuda a mesurar aquell objectiu que teníem de ser ecològicament més sostenibles. Mira, també un altre exemple, i així es veurà encara més clar. D'acord, objectiu: augmentar l'ús de la bicicleta a la ciutat. Bé, podria ser un objectiu augmentar l'ús de la bicicleta? D'acord. Llavors, quin indicador podem fer servir? Doncs mira, per exemple, podríem fer servir el percentatge de població que utilitza la bicicleta per anar regularment a la feina.

PRESENTADORA: Seria la millor manera, és clar. Llavors hem de smartificar d'alguna manera els indicadors.

MARC AMBIT: Exacte. Llavors la gràcia, quina és? L'important és smartificar-los bé per evitar dos altres errors molt comuns en aquests indicadors.

PRESENTADORA: Que són…?

MARC AMBIT: Primer, no quantificar-los. Hi ha molts projectes que tenen indicadors però no estan quantificats. És com “augmentar això” però no diu quant. Reduir el consum elèctric que deies, però quant?

PRESENTADORA: Clar, t'has de mullar.

MARC AMBIT: Sinó, no saps quan arribes, o si hi arribes.

PRESENTADORA: Has de ser molt específic.

MARC AMBIT: Aquest és un.

PRESENTADORA: Sí, i l'altre error?

MARC AMBIT: No temporitzar-los.

PRESENTADORA: No posar-los en el temps. Ja, perquè això està relacionat amb les quantitats.

MARC AMBIT: Justament, llavors la combinació dels dos ens dóna el que podríem dir la magnitud d'aquest objectiu. Com es quantifica aquest objectiu? És a dir, de quina manera ho mesurarem i en quant de temps assoliràs, per exemple, aquell 30% de reducció que tu buscaves?

PRESENTADORA: Doncs tampoc sembla tan complicat vist d'aquesta manera. I, escolta, a banda d'errors, tens alguna recomanació?

MARC AMBIT: Sí, en podem fer vàries. Mira, primer, ja que dèiem que el primer que hem de fer és buscar indicadors, busquem-ne més d'un. És a dir, no ens casem amb el primer que trobem, perquè si fem una bateria de diversos indicadors, després podrem escollir quin d'ells o quins d'ells ens van una miqueta millor. De fet, en alguns casos fins i tot podem fer servir més d'un indicador per objectiu. Tu imagina't per un moment que estàs intentant mesurar una cosa tan gruixuda com augmentar el compromís dels treballadors, per exemple, a la teva organització. Complicadíssim. El compromís, què vol dir? és una cosa molt, molt subjectiva. Llavors, amb un sol indicador no en tindrem prou. Com a mesures: hi ha gent que mesura el compromís, per exemple, pel grau de puntualitat. Però clar, no n'hi ha prou. Podria estar relacionat amb el compromís, però fan falta més coses. Podríem mesurar, per exemple, hi ha gent que compta amb el nombre d'hores extres voluntàries que fa. Bé, ja, però ostres, igual…

PRESENTADORA: Són moltes hores extres i no les compensa.

MARC AMBIT: Exacte. Per tant, com que és una cosa tan complexa, amb un sol indicador no n'hi haurà prou. Llavors n'hem de fer servir més d'un. I aquesta és la primera recomanació. I una segona que m'agradaria fer també és que cal començar a mesurar-ho tot, però ja. O sigui, començar a acumular dades de la teva gestió de projectes, però també de la teva organització ja mateix, avui. En el proper projecte potser no, però d'aquí un any, dos anys, estàs fent un projecte i diràs: ai, que bé que ens aniria posar un indicador d'aquest tema i llavors no el tens i no l'has acumulat. No tens aquestes dades. I per tant, doncs això és la cultura de l'avaluació i aconseguir que aquesta cultura qualli una mica en l'organització. Fixa't que si puc afegir una cosa és que em van venint idees. Per què mesurem? Per què avaluem? Quina és la idea? La idea, de fet, és una sola i és garantir que allò que fem en els projectes genera un impacte. És a dir, si tota aquesta feinada que hem fet, perquè és una feinada fer un projecte, és una feinada de mesos, a vegades d'anys, sí, ha servit d'alguna cosa. La idea bàsica és aquesta. Per tant, com a instrument no només és útil, és que és necessari, és clar. Vols saber-ho.

PRESENTADORA: M'ha agradat molt tancar aquesta primera temporada del pòdcast sobre gestió de projectes adreçant un tema tan complex i difícil. Sabem que molta gent ho estava esperant i, a més a més, ho hem pogut fer donant pistes molt concretes i tècniques que esperem que els nostres oients els puguin facilitar aquesta complicada tasca d'avaluar els seus projectes. Jo per part meva no em queda més que agrair-li al Marc Ambit que ens hagi acompanyat al llarg d'aquests 10 episodis d'aquesta primera temporada del pòdcast. Marc, moltes gràcies!

MARC AMBIT: Ha estat un plaer. Pensa que porto tota la meva vida professional intentant ajudar la gent i ajudar-los a afrontar els seus projectes amb garanties i amb ajut. I clar, poder-ho fer des d'aquí és un plaer. La veritat és que molt agraït que m'hi hagueu convidat.

PRESENTADORA: Nosaltres encantats. I, als nostres oients, agrair-los també l'atenció, però sobretot la confiança de seguir-nos i mirar entre tots de millorar la manera en què treballem per projectes, una disciplina tan apassionant com complexa. Esperem haver pogut aportar una mica de llum i alguns suggeriments i pautes i permetre'ls així pujar un graó més en la posada en marxa dels seus projectes.

Ens trobarem, potser, en una altra ocasió, que encara hi ha molts més temes per endreçar dins de la gestió de projectes. Fins llavors, com sempre, moltes gràcies Marc Ambit i molta salut i molts bons projectes. Adeu siau!