6. Metodologia Agile de projectes

Descripció de l'episodi:

Els entorns V.U.C.A en que ens movem propicien que la metodologia Agile vagi desenvolupant-se i oferint noves eines. Aquesta metodologia es basa, de fet, en tres principis bàsics:

• adaptar-se als canvis,
• entregar valor de manera sostinguda i
• fer-ho en períodes curts de temps.

Kanban i Scrum són maneres de fer relacionades amb aquesta metodologia. En què cosisteixen? Com triar-ne una o altra? Quins canvis cal que faci l'equip? I quins cadascun dels seus membres?

Transcripció:

Transcripció literal de l’àudio. Si trobeu cap error agrairem que ho reporteu a ds.formació@diba.cat

PRESENTADORA: En els primers episodis d'aquest pòdcast, hem estat revisant els passos de la cronologia de la metodologia clàssica de gestió de projectes, que és l'anomenada en cascada o en anglès waterfall. Aquesta metodologia, però, no és l'única i aprofitarem que tenim aquí el Marc Ambit, consultor i formador en gestió de projectes amb més de vint i cinc anys d'experiència, col·laborant amb organitzacions públiques i privades de tots els sectors per que ens expliqui quin és l'alternativa. Una que, segons ens ha confessat fora d'antena, a molta gent li canvia la manera d'acostar-se als projectes, així que les expectatives estan ben altes. Marc, ben tornat.

MARC AMBIT: Moltes gràcies. Hi ha una metodologia que es diu agile.

PRESENTADORA: I quina és la particularitat?

MARC AMBIT: Doncs que s'adapta millor, per dir-ho així, als temps que corren.

PRESENTADORA: I que els passa als temps que corren?

MARC AMBIT: Que estem fatal, que estan fatal els temps que corren. Mira, de fet, hi ha qui en diu d'això un entorn VUCA, que són les inicials en anglès de volàtil, incert, complex i ambigu. I jo crec que si ens parem a pensar una mica, realment els temps que vivim són molt així, són extremadament volàtils. No és que no canviïn tots els temps, sempre canvien. Però ara canvien d'una manera molt accelerada i costa molt seguir el ritme d'aquests temps i, per tant, ens cal una metodologia de projectes que sigui més flexible.

PRESENTADORA: Més àgil.

MARC AMBIT: Exacte. Aquesta és una mica la idea. Implica diferències organitzacionals. Per començar, per exemple, abans, com més clàssicament, teníem una tendència de les organitzacions a treballar sempre en pro de l'eficàcia, sempre era el que ens obsessionava. Però ara hem de canviar això, perquè com que els temps són tan canviants i tan ràpidament canviants, ens interessa més l'adaptabilitat abans que l'eficàcia. Hem de ser capaços de supeditar un a l'altre. Abans ens interessaven més o ens obsessionavem, fins i tot, amb els processos, els protocols, etcètera. I ara, d'alguna manera, preferim, perquè ho necessitem, la flexibilitat i l'agilitat, posar per davant les persones. No pot ser que les persones estiguin supeditades a processos absolutament ferris i inamovibles. Per tant, posem per damunt les persones.

I, seguint una miqueta el mateix fil, abans tendíem a tenir jerarquies molt verticals i ara potser ens fa falta una cosa més horitzontal, no dic del tot, però més horitzontal, encarat més el client dels nostres projectes. Ara que entrem ja una mica en els projectes, el client dels nostres projectes sempre era un client final que ens imposava una sèrie de coses i nosaltres l'havíem de satisfer com si fos ves a saber qui. I ara, realment això ha canviat perquè els temps canvien de pressa i no només canvien per nosaltres, sinó que també canvien pel client i, per tant, el client, sobre la marxa, pot rectificar, pot veure oportunitats que no havia vist. I, per tant, ara tenim un client que no és un client final; és un client que treballa amb nosaltres, treballem allò colze amb colze i anem fent-ho tot plegats.

I per acabar-ho d'arrodonir, dues qüestions importantíssimes. Una, abans es planificava a més llarg termini. Ara no podem perquè els entorns són canviants. Ho hem de fer més a curt termini. I per una altra banda, si em puc posar així una mica a lo bèstia, abans no ens agradaven els canvis. I ara, de fet, hem de forçar-nos a que ens agradin els canvis, a donar-los la benvinguda. Doncs és un repte nou. Va una mica així.

PRESENTADORA: Sí, sí, és un canvi de paradigma, de forma d'entendre la manera de treballar.

MARC AMBIT: I a més, és important entendre que ens demanarà un esforç important.

PRESENTADORA: I quina diferència hi ha a l'hora de fer un projecte amb el mètode clàssic en cascada versus en agilitat?

MARC AMBIT: Exacte. Fixa't que abans, en els episodis anteriors, hem estat parlant de waterfall, en cascada, tot molt ordenat pas a pas. I ara arriba l'agilitat. La diferència fonamental és que en cascada treballàvem pas a pas i fèiem el procés complet. El vam repassar en els diferents episodis. Començàvem fent una diagnosi, després vam dissenyar, vam planificar, vam executar i fèiem tot això seguit, des que començàvem fins que acabàvem podíem passar mesos.

Doncs ara no, en agilitat el que fem és treballar pel que se'n diu iteracions. Què són això? Doncs és, per comptes de fer una diagnosi completa durant mesos, fas una mini diagnosi que et dona una mica de coneixement sobre l'escenari de partida que et permet fer una primera mini versió del teu projecte. Només una part i aquesta petita part la pots planificar, la pots executar i per tant, i aquesta és la part interessant, la pots provar, li pots ensenyar al client, pots mirar si funciona, pots demanar opinions i gràcies a aquestes opinions tornes a l'origen i tornes al primer punt, que és la diagnosi i fas una segona ronda.

PRESENTADORA: Llavors, el mètode agile en què es basa?

MARC AMBIT: Es basa en tres principis. Hi ha una sèrie de manifestos i tal que ho especifiquen molt clarament. I els tres principis són: Primer, adaptar-se als canvis; segon, entregar valor de manera sostinguda, és a dir, no ens estem mesos sense entregar coses al nostre client, sigui qui sigui, ho anem entregant sobre la marxa en petites versions i ho fem en períodes curts de temps. No el fem esperar massa. Volem que ens vagi donant l'OK o no, i tornem enrere i rectifiquem. Aquests són els principis que són comuns a totes les variants de la metodologia àgil.

PRESENTADORA: I vols dir que hi ha diverses maneres d'aplicar-la?

MARC AMBIT: De fet n’hi ha moltíssimes. Jo faig una mena de col·lecció, en tinc quaranta dues, de moment, i van creixent. Cadascú es fa la seva. Llavors, si hi ha l'agilitat, és com un paraigua i llavors n'hi ha moltes a dins. De fet, les més conegudes, les que segurament a molta gent li sonaran, són les Scrum i el Kanban.

PRESENTADORA: Home, aquestes em sonen.

MARC AMBIT: Doncs, aquestes són les més conegudes.

PRESENTADORA: Però com funcionen?

MARC AMBIT: Mira, comencen per l'Scrum. Probablement sigui el més conegut, no sé si el més aplicat. No tinc estadístiques, però si és el més conegut. S'organitza en una cosa que es diu esprints, és un període curt de temps. Llavors poden ser esprints des d'una setmana fins a sis setmanes. Una és poca, 6 acostumen a ser una mica massa. Ens acostumem a quedar entre 3 i 4 i en aquesta es posa tres o quatre setmanes. El que fem és anar executant el projecte i anar fent. I al final d'aquest esprint el que tenim justament és això. És una petita entrega, una mini versió que podem ensenyar-li al client que ens dona opinió. Aquesta és la primera qüestió de com funciona l'Scrum.

I la segona és la que funciona per rols. Ara diré una cosa que a molta gent li sorprendrà, però aquesta manera de fer projectes per Scrum es fa sense líder. Mira que en vam parlar d'això com a necessari. El lideratge en projectes àgils quan treballes amb Scrum, no amb altres tipus de metodologies, però més amb Scrum. Si no hi ha algú que lideri, es diu que l'equip ha d'estar autogestionat, és a dir, que ha de tenir les habilitats suficients com per gestionar el projecte, organitzar-se, planificar-se i tirar endavant tant sí com no. Aquest és un dels rols que, de fet, no tenim, que és el de lideratge. El que sí tenim, per descomptat, és l'equip i després n'hi ha un parell més, un els quals és el «product owner». Us ho dic en anglès perquè és una mica com s'acostuma a fer servir, eh? És com «el propietari» del producte, que és la persona que ha parlat amb el client i per tant, sap què espera. El client és l'interlocutor però no imposa res, no és líder. No imposa res. Aquest és un altre dels rols i l'últim rol que ens queda en metodologia Scrum és el coneix com l'Scrum Màster. De fet, és només un facilitador. És algú que s'encarrega, tampoc no és lider ni molt menys, sinó que és algú que s'encarrega d'organitzar l'equip en el sentit de que les dinàmiques es facin servir o es facin com s'han de fer servir, que l'equip estigui ben engreixat, diguéssim, i que funcioni bé. En fi, se'n cuida una mica més de la metodologia que de qualsevol altra cosa.

PRESENTADORA: Però que implica no tenir líder?

MARC AMBIT: Doncs mira, de fet és justament això que dèiem si necessites autogestionar-te i, per tant, deixa'm posar-ho clar, no tots els equips estan preparats ara per ara per autogestionar-se, perquè calen moltes habilitats interpersonals, de gestió o d'organització. I ha d'estar sobretot, per damunt de tot, extremadament conscienciat i extremadament compromès amb el projecte i amb les dinàmiques de l'equip.

PRESENTADORA: I què fan? Com s'organitzen tota aquesta gent, tot aquest equip, el product owner, les màster, tots.

MARC AMBIT: Doncs bàsicament el procés és: el product owner o propietari de producte parla amb el client, el client li explica el que ha pensat. El propietari de producte se'n va parlar amb l'equip i els explica el que vol el client. I l'equip es posa a treballar en esprints de dues, tres, quatre setmanes, les que siguin. I mentrestant, aquest Scrum màster que dèiem que és el facilitador, el que fa és justament organitzar totes aquestes trobades que té l'equip que es troben diàriament per posar-se al dia o quan s'acaba un esprint. Fan una cosa molt bonica que es diu una retrospectiva, que és una cosa com una mena d'autoanàlisi que es fa l'equip i tot això està facilitat i organitzat per aquest Scrum màster. Aquest és el sistema amb què funciona.

PRESENTADORA: Déu n'hi do! Sembla ser un mètode molt complet.

MARC AMBIT: Sí, ho és. Sí que és veritat també que quan la gent intenta implementar-lo precisament perquè és complet, també és complex. I clar, això a vegades frena una mica. Hi ha moltes organitzacions que estan intentant treballar així i no se n'acaben de sortir. Quina és l'avantatge que tenim? Que, com dèiem abans, tenim moltes metodologies diferents dins de l'agilitat, l’Scrum és una i després en tenim una altra, que és el Kanban, que també és molt popular o força popular. És aquesta dels post-its, d'aquestes que pengen post-it i tenen unes columnetes, que posen tasques pendents, tasques en curs, tasques completades. Llavors les anem canviant. Doncs bé, funciona! Funciona molt bé perquè és molt més senzill.

PRESENTADORA: I quines diferències hi ha amb les Scrum? Més enllà de les evidents?

MARC AMBIT: Per exemple, el Kanban és molt més senzill perquè no hi ha rols. Hi ha un equip que funciona, hi ha un equip que treballa i ja està. No hi ha ni tan sols els esprints. És a dir, que no ens marquem fites ni que sigui curtes, sinó que constantment l'equip va entregant allò que se'n diu valor, va fent coses i va entregant-les, va fent coses i les va entregant. I llavors la diferència fonamental és el tauler Kanban, que es diu que és això que et deia dels post-its. Com a mínim ha de tenir tres columnetes on primer poses tots els post-its perquè tothom ho fa amb post-its. Tot el que ho ha ara ho poses a la primera columna, que és tasques pendents de fer. I a mesura que avancem en el projecte, doncs jo agafo un dels post-its i el poso en la segona columna, que és tasques en curs i tu agafes un altre i tu poses una altra també allà. I així anem avançant. I quan s'acaben aquestes tasques les passem a la tercera columna, que és la de completades. I així, a poc a poc, doncs es va movent tot i anem controlant on som i ens anem planificant sobre la marxa.

PRESENTADORA: Cadascun d'elles té avantatges i inconvenients, suposo.

MARC AMBIT: Sí. I a més, fixa’t que encara encara més, hi ha gent que s'ha construït el seu propi mètode, però en diu una mena d'híbrid. N'hi ha un molt fantàstic. Fixa't que hem parlat de que del Scrum i del Kanban. Aquest híbrid que barreja el millor de cadascun. Les Scrumban.

PRESENTADORA: Clar, és clar. I amb quines dificultats es troben les organitzacions que passen de treballar amb metodologies de projectes clàssiques en cascada a les agile?

MARC AMBIT: El primer jo diria que és el canvi de mentalitat, el canvi de mentalitat però a més jo diria fins i tot extrem. Perquè necessitem equips i persones professionals que siguin molt proactius, extremadament resolutius, que s'organitzin molt bé individualment, però també que siguin capaços d'organitzar-se col·lectivament, que han d'entendre que ja no intentem fer una entrega completa, una sola entrega de tot el projecte sencer enorme, sinó que fem mini entregues molt, molt petitetes, i això implica deixar coses de banda: aquesta vegada això no ho podem fer, ho deixem per la propera. I això no és una cosa fàcil d'acceptar i d'entendre. I després entendre sobretot que, per una banda, els canvis són una cosa natural i per una altra, i aquesta jo crec que de fet és la gran diferència però alhora és el gran avantatge, és que la gent sap que quan treballen amb agilitat per primer cop es poden equivocar i no passa res.

PRESENTADORA: Ho podem dir, això ens ho podem permetre?

MARC AMBIT: Ens podem permetre equivocar-nos perquè és una de les qüestions clau. És a dir, jo faig una petita part d'aquest projecte. Li presento al meu client i el client em diu m'agrada o no m'agrada. Fins i tot si em diu que no li agrada, que no li agrada gens, no és ni mala notícia, és clar. Ostres, doncs encara sort que m'ho has dit. Si no m'ho haguessin dit, jo hagués tirat milles. Doncs resulta que al final m'hauria assabentat que això no servia absolutament per res, no? Per tant, ens va bé i ens permet equivocar-nos.

PRESENTADORA: I ja parlant en general i sabent que les metodologies àgils sorgeixen com a alternativa a la gestió de projectes clàssics en cascada. Quines recomanacions podem fer per tal que la gent sàpiga si li pot ser més convenient un mètode o un altre?

MARC AMBIT: Val. Mira aquesta es bona i a més és important perquè la gent ha de poder tenir criteris per decidir. Mira, en cascada, mètode clàssic: l'has d'aplicar quan ho tens tot més o menys controlat, quan la incertesa és poca i quan la idea del què vols entregar al final la tens clara. Ho pots visualitzar i saps més o menys quin és el camí. Hi haurà més o menys dificultats, però ho veus bastant clar.

Ara bé, si no, si el que tens és un escenari molt incert, si estàs en escenaris de projectes d'innovació, per exemple, és una porta oberta al no res. Tu no saps què hi ha més enllà. De creativitat, de recerca, fins i tot que tu comences un projecte de recerca i de cop i volta, el segon dia descobreixes una cosa que canvia completament tot el que havies imaginat llavors. En aquest tipus de situacions és quan l'agilitat et dona aquesta això, agilitat, flexibilitat que et permet fer aquests projectes.

PRESENTADORA: És a dir, que hi ha un mètode per a cada circumstància.

MARC AMBIT: Sí! I, a sobre, i és molt important que la gent recordi que no cal decidir en funció de jo què sé perquè està de moda, saps? Ara últimament estan molt de moda les metodologies àgils, però no per això l'han d'implementar. Igual no ens serveix a nosaltres.

PRESENTADORA: Doncs no ho sé, és que sembla molt interessant i alhora un repte això de treballar en projectes amb metodologies àgils. Esperem que els nostres oients hagin pres bona nota de tot.

MARC AMBIT: I que s'atreveixin a més a provar-ho, eh? Ja hi ha molta gent que de debò que li ha canviat la vida professional.

PRESENTADORA: Canviar un concepte, un pensament, una manera de fer per una altra. Doncs ja ho sabeu: podem treballar els projectes de manera clàssica i també de manera àgil, i així no hi ha excusa per programar, planificar i fer un bon projecte. Hem pogut, doncs, en l'episodi d'avui, descobrir una de les metodologies més noves i revolucionàries de la gestió de projectes dels darrers anys la metodologia àgil o agile. Una metodologia que es centra en l'adaptació i la flexibilitat en entorns complexos i canviants per oferir una manera de gestionar projectes més adaptada als temps que corren.

Marc, moltes gràcies per descobrir-nos-la i detallar-nos-en les seves característiques principals. I moltes gràcies als nostres oients per seguir-nos i escoltar-nos. Ens tornarem a trobar en el proper episodi on, seguint el fil de l'agilitat que hem encetat avui, aprofundirem en les implicacions de fer projectes en entorns VUCA. En un món que canvia constantment i a una velocitat difícil de seguir i que sovint converteix les nostres planificacions en paper mullat, si no seguim una sèrie de pautes i guies. Unes pautes i guies que, per descomptat, desgranarem en el proper episodi. Fins llavors.

Marc, moltes gràcies. Salut i bons projectes!