3. La diagnosi com a base de l’èxit en els projectes

Descripció de l'episodi:

Una bona diagnosi és fonamental per a l'èxit del projecte. En aquest capítol et presentem diferents eines i analitzem els moments clau per aconseguir-ho.

• Com podem assegurar una recollida d’informació curosa, àmplia i fiable?
• Quines diferències existeixen entre anàlisi interna, externa i de context?
• Quines eines de diagnosi existeixen? Quines són les més freqüents?
• El DAFO, el Mapa d'Actors, les 5 forces de Portes i l'arbre de problemes.

Transcripció:

Transcripció literal de l’àudio. Si trobeu cap error agrairem que ho reporteu a ds.formació@diba.cat

PRESENTADORA: Una de les metodologies més clàssiques de gestió de projectes és l'anomenada en cascada o en anglès «waterfall». Aquesta metodologia planteja un procés format per diversos passos seqüencials que ens permeten anar avançant en la confecció d'un projecte poc a poc i amb ordre i rigor. Comencem aquí una sèrie d'episodis en què repassarem aquests passos un per un, per veure de què es tracta cadascun, quins reptes i dificultats ens presenta i sobretot, quines eines, tècniques i mètodes podem emprar per sortir-nos-en amb més garanties. Ho farem conversant amb el Marc Ambit, consultor i formador en gestió de projectes amb més de vint i cinc anys d'experiència col·laborant amb organitzacions públiques i privades de tots els sectors. Salut Marc! Benvingut de nou!

MARC AMBIT: Salut! Molt content de tornar.

PRESENTADORA: Aquí estàvem esperant amb candeletes. A veure, comencem pel principi. Quina és la cronologia bàsica d'un projecte?

MARC AMBIT: Doncs si estem parlant d'un projecte amb metodologia en cascada o «waterfall», hi ha com 4 fases gruixudes molt destacades que són, primer, la definició del projecte: significa que, a través d'una sèrie de passos que després podem desgranar, li dónes forma a què vols fer, a quin projecte vols fer. Per resumir-ho en una pregunta bàsica és: què vols fer? Llavors hi ha una sèrie de processos aquí de diagnosticar o de veure quin és el punt de partida, una part creativa i de disseny i una part de valoracions que ens permet, doncs això: fer una proposta. Fem una proposta a algú, a qui sigui que s’ha d'entregar això i que ens ha d'aprovar això. I llavors entrem a la segona part, la part de planificació, perquè ja ens han donat el sí. Ho planifiquem amb molt de detall, amb molt de rigor. I d'aquí ens surt un pla i podem anar a la tercera fase, que és executar-lo. L'execució seria la tercera fase, que és on executem el pla, és a dir, en el dia a dia ja tenim marcat què hem de fer i per tant, ho intentem dur a la pràctica. Però alhora i en paral·lel, hem de fer altres coses. També hem de monitoritzar si s'està complint, és a dir, si hi ha coincidències o no, o diferències clares entre el que estava previst i el que finalment està passant. I, si és així, si hi ha diferències, doncs també hem de replanificar sobre la marxa. Aquesta seria la tercera fase. I la quarta, i última, és l'avaluació. És a dir, quan ja està tot executat, el projecte ja existeix, hem de veure si realment hem complert amb tot allò que havíem previst, que complim els objectius, els resultats esperats, els terminis, els pressupostos, etcètera.

PRESENTADORA: D'acord, llavors hem de començar per la fase de definició.

MARC AMBIT: Exacte. Aquesta és la més important del projecte. Jo sempre hi insisteixo molt en això, perquè d'alguna manera són com els fonaments del projecte. Tot el que fem bé aquí, després serà el que aguantarà la resta del projecte. De fet, fins i tot si ho vols veure a la inversa, és a dir, si cometem algun error aquí en aquesta fase inicial, després, molt més endavant, potser mesos més endavant, en una altra fase, a la planificació de l'execució, cometrem un error que direm: “mira, ara ens hem equivocat”, però en realitat no és en aquell moment que t'has equivocat, sinó que et vas equivocar en la definició. Va haver-hi alguna part d'informació que no vas recollir bé, algun coneixement que hauries d'haver tingut i no vas tenir, unes coses que vas assumir i que vas tirar milles i no haurien de ser així. I això ho pagues més endavant. Clar, és una mica el problema que tenim.

PRESENTADORA:El que fas ara té conseqüències amb el que vindrà després. Tot s'ha de planificar. Per tant, en aquesta fase, al seu torn, també deu tenir diverses passes.

MARC AMBIT: Exacte. I de fet, fixa't que ara deies que tot és un seguit d'idees, per això en cascada.

PRESENTADORA: Exacte, estava pensant que això va per aquí.

MARC AMBIT: El pas número 1 cau sobre el 2 i aquest sobre el 3, etcètera. I de fet, aquesta primera fase de definició té 4 passos clarament diferenciables que són: Primer: recollir informació del punt de partida d'un escenari inicial: on estem? Què està passant en aquest moment? Si hi ha algun client en concret que és qui ens ha demanat aquest projecte, doncs parlar amb aquest client perquè ens doni els seus requeriments, ens expliqui què espera o què vol o que desitja, recollir aquesta informació. I després d'això, el que podem fer és analitzar i treballar aquesta informació per treure'n conclusions. Quan traiem conclusions d'aquesta informació recollida tenim coneixement que no teníem abans i, per tant, ja podem començar a dissenyar el tercer pas i, finalment, presentar el que se'n diu un avantprojecte, que és la proposta que li volem fer, per exemple, a aquest client que l'aprova o no.

PRESENTADORA: I els dos primers passos són potser allò que anomenem diagnosi, és això.

MARC AMBIT: Molta gent li diu així. No he dit quatre passos per poder-los separar, però en realitat sí, eh? La suma d'informació i anàlisi és el que se'n diu la diagnosi d'un projecte.

PRESENTADORA: I què cal fer en la diagnosi d'un projecte?

MARC AMBIT: Doncs mira, si dèiem que són dues coses. Una és recollir informació. El primer que hem de tenir en compte aquí és una cosa que es diu la balança de la informació. Què és això de la balança de la informació? és una balança que té dos plats i a cada plat tenim en un la quantitat d'informació i l'altre la qualitat o la fiabilitat de la informació. I necessitem les dues. No podem començar un projecte, engegar un projecte recollint menys informació de la que ens fa falta o recollint una informació que no és fiable, que està basada en ves a saber què, que a mi m'han dit. No són uns bons fonaments, no són uns fonaments sòlids, no. Per tant, el que necessitem és això, una balança d'informació perfectament equilibrada i que, a més a més, com que en buscarem molta i en trobarem molta, ens donarà allò que es diu avui en dia: una visió 360. Una cosa meravellosa que tu estàs allí, és una mica egocèntric, que tu estàs al mig i tot gira al voltant teu. Però bé, d'acord?

PRESENTADORA: Però així ens entenem.

MARC AMBIT: Exacte. I així ho veiem. Ho veiem tot. I a més, per fer-ho podem fins i tot a la gent donar-li pistes. Perquè com recull la informació? De mil maneres! Pots recollir-la a través d'enquestes o pots recollir-la a través de publicacions, articles, llegir llibres, pots fer entrevistes, pots fer proves, testejos i d'aquí en treus informació. Doncs bàsicament això és el que busquem: informació ben variada, vingui d'on vingui.

PRESENTADORA: I amb tota aquesta informació recollida. Llavors, què fem?

MARC AMBIT: Doncs llavors és quan la processem. És quan l'analitzem, que dèiem. El segon pas és analitzar. Llavors, el primer que hem de tenir en compte és que quan analitzem, de fet, analitzem tres coses diferents. A veure si em sé explicar. Analitzem internament, és a dir, tot allò que està sota el nostre abast i control. Si posem exemples que potser s'entén millor què fem, com fem les coses, que fem bé, què fem malament si tenim més o menys recursos, com ens organitzem, … Tot això, internament. Després hi ha una segona àrea, una segona direcció en la que analitzem què és la part externa. Per exemple, poden ser proveïdors, clients o usuaris. Poden ser els bancs fins i tot, qualsevol agent extern o actor extern a nosaltres. I després tenim el que se'n diu el context, és a dir, les normes del joc. Per exemple ho són la tecnologia, les lleis, la situació política, la societat. Tots aquests factors de context són coses que estan com estan, no els canviaràs ara i per tant, t'hi has d'adaptar una mica. El joc és aquest. Analitzarem en aquestes tres direccions.

PRESENTADORA: Ja, però ens posem a analitzar la informació així pim pam, tal com ve.

MARC AMBIT: No. De fet tenim ajut, tenim eines, eines d'anàlisi. Tot un ventall enorme d'eines d'anàlisi. Si jo et dic: escolta, implementem una eina per analitzar?

PRESENTADORA: A veure la més famosa, el DAFO.

MARC AMBIT: El DAFO. Exacte. Aquest és un clàssic de tota la vida. Hi ha poques organitzacions que no coneguin o que no facin servir en algun moment el DAFO. El DAFO és una d'aquestes eines que podem fer servir per analitzar sempre. El DAFO és una eina que fa servir tothom perquè a més és molt senzilla de fer servir. Però si et mires els DAFO que es fan, moltes vegades…. sincerament molt ben fets, molt ben fets, no estan. Si no estan del tot ben fets vol dir que, de fet, no els estem traient tot el profit que podríem i per tant, després passa el que passa amb els passos que han de seguir després en cascada, com hem dit en un projecte. Fem un DAFO però ben fet.

PRESENTADORA: O sigui, prenem nota i hem de fer-lo bé. Però llavors, quins criteris ens poden fer decidir fer servir el DAFO i no una altra eina d'anàlisi?

MARC AMBIT: Aquesta és molt bona perquè, com que hi ha moltes eines, una de les coses que necessitarem és criteris per decidir quina faig servir o quines faig servir. Llavors el DAFO, per posar-ho fàcil i ràpid de decidir, és per projectes de millora, és a dir, projectes d'algun escenari que ja existeix. Alguna cosa, una organització que ja existeix, algun producte que ja existeix, alguna cosa que ja existeix, que ja és viva i l'intentem millorar. Per això els DAFO són perfectes, perquè tenen la part interna i la part externa. Igual que et dic que va molt bé per aquests projectes de millora. Per on no va tan bé és per projectes on parteixes de res.

PRESENTADORA: Com les startups, per exemple.

MARC AMBIT: Exactament, això no hi és. És que, clar, no hi ha una part interna per analitzar. Per tant, en aquest cas no seria la més útil.

PRESENTADORA: Per nosaltres ja val el DAFO. Ja el tenim, doncs molt integrat i més ara que sabem quins errors hem d'evitar. Però ens has dit que hi havia un munt d'eines d'anàlisi. Quines altres podem recomanar?

MARC AMBIT: Mira, una de les meves favorites és el mapa d'actors. Es diu així. El mapa d'actors. I aquesta és, de fet, una eina que és una multi eina, podem dir, perquè té diverses mini eines a dins. Fonamentalment cal fer una cosa que és llistar els actors. Quan diem actors (potser cal explicar-ho) em refereixo a persones amb noms i cognoms, però també col·lectius, grups, entitats, associacions, empreses… La dimensió pot canviar però, d'alguna manera, estan en aquest entorn on estem començant a fer el projecte. Llavors, quan els tens llistats, els tens identificats, pots fer diverses coses. En el mapa d'actors pots fer una cosa que es diu un sociograma que no és més que connectar els diferents actors en funció de la relació que tenen entre sí. També pot ser una taula amb els diferents objectius i les motivacions i els interessos que tenen. Pots fer una matriu d'interès i de poder. Hi ha mil coses que pots fer dins aquest paraigua que es diu el mapa d'actors.

PRESENTADORA: Però què ens aporta el mapa d'actors?

MARC AMBIT: Doncs mira: ens aporta la possibilitat de fer una anàlisi, però posant les persones al mig. El DAFO, per exemple, és una eina més genèrica… És com una visió una mica divina, com per damunt de tot. En canvi, el mapa d'actors, no. El mapa d'actors és una cosa on el que fas és fixar-te en les persones i entendre l'escenari a partir de les persones, de les seves necessitats, inquietuds; una mica de com es mouen.

PRESENTADORA: Aquest mapa d'actors quan l'hem de fer servir?

MARC AMBIT: Doncs mira, aquest, a diferència del DAFO que potser posava condicions, aquest el podem fer servir pràcticament en qualsevol projecte. Sí que és veritat que li treus més suc quan aquest projecte parteix d'un escenari, doncs on hi ha molts actors molt diferents i tenen unes dinàmiques una mica complicades que no acabes de veure. I llavors, en aquests casos va encara millor per entendre'ns.

PRESENTADORA: Doncs ja tenim el DAFO i el mapa d'actors. Alguna eina d'anàlisi més que ens puguis recomanar?

MARC AMBIT: Si mira, va, per coses concretes, eines absolutament concretes. El DAFO és molt generalista, el mapa d'actors també una mica. Si tu vols treure un producte nou a un servei nou al mercat, el teu projecte és aquest. Hi ha una cosa que es diu les cinc forces de Porter, que és un senyor que es va inventar això que va dir: “quan llances un producte o un servei al mercat hauries de saber on et fiques, a la piscina, on et tires. Hauries de preguntar quina aigua hi ha, si n'hi ha i de quina hi ha”. Bàsicament el que ens diuen aquestes cinc forces és: si hi ha molta competitivitat, és un factor a tenir en compte; si els proveïdors amb qui has de treballar tenen molt de poder o no, o tu els hi pots imposar coses; el mateix amb els clients o usuaris, si tenen molt de poder o si tu els hi pots imposar la manera o el producte que tu vulguis. I després si és un mercat que és fàcil d'entrar. Si algú altre pot venir darrere nostre i copiar-nos, per entendre'ns, i apuntar-se al carro i pujar-se a l'onada. I també, si és fàcil trobar el que se'n diuen productes substitutius. Per exemple, imagina que vols viatjar. Tu pots anar a una agència de viatges, però hi ha un producte substitutiu, que és que tu a casa teva, amb internet ho busques. Doncs això. Llavors el senyor Porter et diu això. Mira't aquestes cinc forces i depenent de com surtin, si són molt fortes, igual t'ho has de pensar i potser no treure el producte o potser preparar-te bé, en tot cas, i establir una estratègia perquè et permeti entrar.

PRESENTADORA: Carai! Déu n'hi do! Ja en tenim unes quantes, eh?

MARC AMBIT: Si mira, n’hi ha una més.

PRESENTADORA: És que sabia que n'hi havia alguna més.

MARC AMBIT: No em resisteixo a no comentar-la perquè a més, de fet, és la meva favorita: l'arbre de problemes.

PRESENTADORA: Això ja fa por.

MARC AMBIT: Sona fatal. Mira, no vull enrotllar-me massa. Per posar-ho fàcil, és una eina que ens permet analitzar un escenari problemàtic i analitzar els diferents problemes i com es relacionen entre si per causa-efecte. I, per tant, doncs això el que t'acaba dient és què passa, però també t'explica quins són els motius i les causes per les quals passa. De manera que, si fas servir aquesta eina, l'arbre de problemes, si vols solucionar el problema principal que tens, què has de fer? Donar-li la volta a les arrels, diguem-ho així, d'aquest arbre, a les causes d'aquest arbre. Per tant, és una eina poderosíssima, sobretot quan el teu projecte és del que se'n diu de resolució de problemes, que tens una situació compromesa i la vols arreglar.

PRESENTADORA: Doncs si no m'he descomptat, crec que portem cinc eines d'anàlisi.

MARC AMBIT: No està malament. Sí, sí, podríem seguir. Jo crec que amb aquest ventall ja ens permet atacar qualsevol tipus de projecte que se'ns posi al davant. Per tant, el que sí que és important és recordar una qüestió que jo diria que afecta a totes elles, que és que quan analitzem amb sigui quina sigui l'eina que fem servir, no li podem dir diagnosi si no és profunda aquesta diagnosi. És a dir, si tu simplement el que fas és una observació superficial del punt de partida i dius coses una mica generals,… Això no et servirà de res. Has d'anar al moll de l’os de les coses, has d'aprofundir i això pot comportar errors de precisió, decisions basades en ves a saber què. I en fi, és tan fàcil com simplement buscar dues vies que és, per una banda, analitzar bé amb les eines correctes, fer servir el DAFO què dèiem abans. I per una altra banda, tenir tota la informació allà, en aquella balança que hem dit abans de la informació. Perquè si no ens perdem coses.

PRESENTADORA: Doncs escolta, jo crec que ja ho tenim tot i estem preparadíssims per diagnosticar qualsevol escenari de partida d'un projecte.

MARC AMBIT: A més és que si ho fem bé ens prepararà pel proper pas, que és un pas molt important que és el disseny de la proposta, és quan ja, finalment et tornes creatiu i dius: «mira, doncs volem fer això en base a aquesta diagnosi que hem fet».

PRESENTADORA: Aquest és una mica el nucli de la fase de definició.

MARC AMBIT: I aquí és on tu dissenyes, li dones forma, trobes una solució. En fi, al final és el nucli creatiu.

PRESENTADORA: D'això n'hem de parlar. El que passa és que no ho farem ara perquè ens estem quedant fora de temps. Hem de fer-ho en calma. Per això et sembla si ho deixem per a un proper episodi, per exemple?

MARC AMBIT: Encantadíssim de tornar.

PRESENTADORA: Doncs Marc, només ens queda agrair-te que ens hagis acompanyat en aquest episodi en què ens hem endinsat en la cronologia, el pas a pas que cal fer per dur a terme un projecte i fins i tot hem començat a recórrer el camí insistint en la importància d'una bona diagnosi del punt de partida per tal que la resta del projecte descansi sobre uns fonaments sòlids. I els nostres oients? Doncs us agraïm l'atenció i us emplacem a retrobar-nos en el proper episodi en que veurem el pas a pas cronològic a l'hora de fer un projecte, parlarem de com dissenyar una proposta de projecte que sigui alhora coherent i creativa. Però també descobrirem com confeccionar els objectius de la proposta de manera ordenada i eficaç. Oi que sí, Marc?

MARC AMBIT: Això ho farem en el proper.

PRESENTADORA: Doncs no ens queda res, no ens queda res. Moltíssimes gràcies. Salut i bons projectes!