9. Per què cal planificar?

Descripció de l'episodi:

A vegades hem sentit a dir que “Planificar no serveix per a res!”. Cal matisar un xic. El que de debò no serveix per a res és:

  • Planificar amb poc detall
  • Planificar i no seguir el pla
  • Presumir de no tenir pla: els “improvisadors nats”

Perquè la planificació sigui realment una bona eina cal planificar més a prop de la realitat i executar més a prop del pla En definitiva, planificar serveix, però només a aquells que ho fan bé.

Transcripció:

Transcripció literal de l’àudio. Si trobeu cap error agrairem que ho reporteu a ds.formació@diba.cat

PRESENTADORA: En un episodi anterior ja vam estar parlant de la planificació i de com dur-la a terme per assegurar el seu compliment. Ens vam quedar, però amb ganes de més, així que hem convidat al Marc Ambit, consultor i formador en gestió de projectes, amb més de vint i cinc anys d'experiència, col·laborant amb organitzacions públiques i privades de tots els sectors per seguir conversant al respecte. Doncs, Marc! Benvingut de nou.

MARC AMBIT: Gràcies per convidar-me de nou. Sí que ens vam quedar amb ganes de més.

PRESENTADORA: Ja, perquè és un tema ben complex i ampli. De fet, vam parlar de la planificació des d'un punt de vista tècnic, però potser no vam tenir ocasió de veure-ho des d'una perspectiva més aplicada. Més que res perquè els estudis ens diuen que la gran majoria dels plans es desvien en temps i en costos. És a dir, que alguna cosa no estem fent bé.

MARC AMBIT: Mira, de fet, hi ha un estudi del Project Management Institut, que és una institució nord americana que marca estàndards de gestió de projectes. Crec que el 2019, a finals del 2019, va fer un estudi intersectorial arreu del món, fins i tot introduint o incloent a l'administració a empreses privades i els preguntava com anaven els projectes. Llavors va treure un informe amb unes estadístiques absolutament lamentables. El 189% és la mitjana d'entrega de pressupostos. És a dir, si dius això em costarà 100.000 i t'acaba costant quasi 200.000, estàs pràcticament doblant. I fins i tot hi havia una altra estadística que recordo que era la del temps que deia que 222% és el temps mig d'entrega. És a dir, que tu dius que això ho entregues en un mes i al cap d'un mes ni s'hi ha posat.

PRESENTADORA: En necessites dos i mig.

MARC AMBIT: Com a mínim una cosa així. I a més, pensa això que són temps de mitjana, aquestes xifres són mitjanes. Per tant, si dèiem 222% de temps, doncs hi ha gent que està en el 300% o 350%. Total, que ens planifiquem fatal! La moralina és aquesta.

PRESENTADORA: I, a més, he sentit gent que diu que fins i tot planificar no serveix de res.

MARC AMBIT: Jo també l'he sentida. Però saps el que no serveix de res? Mira, tres coses: No planificar amb detall, ja et dic ara que no serveix de res. Després li donem més detalls si cal, però no planificar en detall no serveix de res. No seguir el pla, un pla que tu tens, no seguir-lo no serveix de res i encara més no fer un seguiment d'aquest pla i intentar comprovar si s'està complint. Tampoc no serveix per a res, per tant.

Donem una mica d'explicació, si vols. Si jo no planifico amb detall les tasques són gruixudes: totes les tasques que tinc en el meu pla són molt gruixudes. I, per tant, què vol dir si són gruixudes? Doncs que tenen un marge d'error enorme. Hauríem de fer això. Però clar, el marge d'error és enorme. Per tant, després es desvia tot. Quan dèiem que no seguir el pla no serveix de res, clar! Si tu tens un pla i després passes del pla, és paper mullat. Davant d'això, primer no sé perquè feies un pla si no pensaves seguir-lo. I segona que és que el pla és la teva guia, per tant, has d'intentar seguir el pla. I en tercer lloc, per descomptat, dèiem si no fas un seguiment del pla, evidentment se't desviarà. No te n'adonaràs que t'estàs desviant i per tant, no podràs reconduir. Per tant, això sí que no serveix.

PRESENTADORA: És que si no fas aquestes coses és com si no tinguessis un pla.

MARC AMBIT: De fet, aquesta és una altra. Pensa que hi ha gent que presumeix, fins i tot presumeix, de no tenir un pla, són els improvisadors.

PRESENTADORA: Sí, sí, sé de què parla això.

MARC AMBIT: Perquè clar, és molt fumut això. És a dir, una cosa és que no tinguis pla. Però clar, quan ja vas així, quan tu dius: «no, no! Jo és que soc un improvisador nat. Es veu que vaig néixer així». Ja, clar. És un problema terrible, perquè té conseqüències. Les conseqüències són que no hi ha un lloc on et puguis agafar ni tu ni el teu equip.

PRESENTADORA: És que aquest és el problema. Suposo que improvisar a nivell particular, personal, per coses teves és una cosa, però, quan depens d'altres persones en un equip, té conseqüències, improvisar.

MARC AMBIT: Imagina't que vas en un vaixell i el vaixell va canviant de rumb cada dos per tres. Ara cap aquí, a babord i estribord. Es diu així, ara babord ara a estribord. Clar, doncs els que estan a dins, els passatgers, van dient “Escolta què està passant aquí? cap on anem?” I aquesta sensació, doncs, fa que perdis una mica l'esperança que aquest projecte serveixi d'alguna cosa. I, evidentment, si vols seguir amb l'analogia del vaixell, si vas canviant de rumb, doncs cada vegada que et colpeja una onada torna a girar, torna a girar una mica el timó i clar, llavors sempre vas improvisant a reacció, sempre vas a una mica a rebuf del que va passant i la planificació. I això és una cosa que en projectes per a nosaltres és molt sagrada. Sempre és justament el contrari. És a dir, és intentar preveure quan i com vindrà aquesta onada per després poder-la navegar una mica amb una certa comoditat.

PRESENTADORA: I per què creus que la gent improvisa o que simplement no té tendència a planificar? És un tema cultural?

MARC AMBIT: Podria ser, sempre generalitzem així. No vull pas que s'ofengui ningú. Però sí que és veritat que potser hi ha uns trets culturals a casa nostra que tendeixen una mica més que a altres part del món.

PRESENTADORA: Jo penso que sí.

MARC AMBIT: I ho dic amb prudència. Però sí que és veritat que tenim aquesta tendència una mica a anar fent sobre la marxa. I clar, llavors ens passen aquestes coses, no? Fixa't que ja no només és que sigui una qüestió cultural perquè sí sí som així. Fins i tot escoltant algú podria dir que ens en podríem sentir orgullosos. Però la gràcia d'això és que a vegades també tenim la manca d'habilitat tècnica per compensar això, perquè quan es vol fer un projecte, em sap greu, però no serveix improvisar-ho tot. Per tant, està bé que tu per naturalesa siguis d'improvisar. Però quan estàs en un projecte hi ha una part que no pots improvisar, perquè si comences a improvisar-ho tot provoca una deixadesa enorme, uns plans que acaben molt gruixuts. I com dèiem l'altre dia que parlàvem de planificació, també plans poc fiables, plans que l'equip no pot refiar-se'n d'ells.

PRESENTADORA: Alguns diran que sense fer aquest esforç que demanes de planificar a fons, també se'n van sortint. Que els projectes es van entregant.

MARC AMBIT: Sí, sí, es van entregant, però què entregues? perquè moltes vegades hi ha gent que entrega a temps les coses. Però clar, en el moment en què ho entreguen comencen a córrer perquè el client no els vagi al darrere. De fet, això genera una figura dels projectes que és molt divertida: els projectes zombi.

PRESENTADORA: Jo sé el que és un zombi, però un projecte zombi…

MARC AMBIT: Mira, el projecte zombi és un projecte que en teoria hauria d'haver acabat, hauria d'estar mort, per dir-ho així, però no l'hem matat.

PRESENTADORA: Del tot no s'acaba de morir.

MARC AMBIT: No s'acaba de morir mai. L'hem entregat. Tingui senyor client o qui sigui, ja li entregues i tu te'n vas. Però l'endemà, què passa? que el telèfon comença a sonar. “Escolta'm, no m'havies dit que hauria de fer això. Això no funciona. No sé què passa”. I llavors no s'acaba mai.

PRESENTADORA: Llavors sembla com que els projectes s'entreguen a temps, però en realitat és fer trampa perquè no els has acabat de fer bé. Llavors és quan el client es queixa.

MARC AMBIT: Totalment. És trampa, trampa total. Ara, però, pregunta-li al client. El bon projecte sempre ha de complir amb els tres pilars de la gestió de projectes que en la primera píndola que vam fer i el primer episodi vam parlar que són el temps que necessito per fer-ho, els recursos que se'm donen per fer-ho i l'abast. I hem de complir els tres. Si no compleixes els tres, el teu projecte no és un bon projecte. Mira-t’ho com vulguis.

PRESENTADORA: Per tant, podem dir clarament que planificar sí que serveix d'alguna cosa.

MARC AMBIT: Ja sé que hi ha gent que és molt descreguda, però sí que hi podem posar arguments. Per què serveix planificar? Primer de tot, per tenir els clients contents, és clar, clients de dins o clients de fora. Però qui t'ha encarregat un projecte? Tu el vols content? Imagino que el vols content. Doncs planificar serveix per a això. A banda d'això, i no diria que menys important, sinó potser fins i tot més, tens els membres del teu equip també contents per allò que dèiem del vaixell aquell que gira. Doncs no. Un vaixell estable que navega bé i que tothom sap cap a on va. I per últim, si vols, per què no? Posem-nos també en l'equació a tu mateix, o a tu mateixa, si lideres aquest projecte, per estar content i satisfet de la feina que fas, que per alguna cosa la fas. Així que si volem planificar, per favor, no ho discutim massa més. Planificar serveix d'alguna cosa. Això sí, clar, només a qui planifica bé.

PRESENTADORA: Doncs esperem que aquestes pistes que hem donat avui puguin servir per millorar les planificacions que es fan i, de retruc, com deia, per tenir a tothom més content i satisfet.

MARC AMBIT: Esperem que sí.

PRESENTADORA: Doncs ens ha quedat claríssim que sí, que cal planificar i que, ja posats, cal fer-ho amb detall i minuciositat per reduir el marge d'incertesa, fugint de la improvisació com a recurs principal. Aquesta sembla ser la fórmula per construir planificacions més fiables i segures, i ens les ha explicat en Marc Ambit.

Moltíssimes gràcies per les pistes, recomanacions i també moltes gràcies als nostres oients. Us convidem a retrobar-nos en el proper episodi, que de fet serà l'últim d'aquesta primera temporada del pòdcast sobre gestió de projectes. Per tancar hem triat un tema que sabem que molta gent li preocupa: l'avaluació i els sistemes d'indicadors per certificar que hem assolit o no els objectius dels nostres projectes. Per tant, Marc, ens retrobarem per parlar d'aquest tema tan interessant en el darrer episodi de la temporada. Moltes gràcies, Marc! Salut i bons projectes!