2. La vessant humana dels projectes

Descripció de l'episodi:

Tècnica vs factor humà. Els projectes els fan persones i són destinats a persones. Per això, el segon capítol de la sèrie el dediquem al factor humà. Quins papers cal que hi hagi dins d'un equip? I el rol de facilitador, en què consisteix?

Transcripció:

Transcripció literal de l’àudio. Si trobeu cap error agrairem que ho reporteu a ds.formació@diba.cat

PRESENTADORA: En el primer episodi vam introduir la metodologia de la gestió de projectes, definint bé els seus marges, mirant d'aclarir què li aporta a la nostra organització i, fins i tot, donant algun suggeriment per facilitar-ne la implantació. Avui, però, volem fer èmfasi en què els projectes no es fan sols i hi ha persones al darrere. Per això, avui parlarem de la vessant humana dels projectes. Ho farem conversant amb el Marc Ambit, consultor i formador en gestió de projectes, amb més de vint i cinc anys d'experiència col·laborant amb organitzacions públiques i privades de tots els sectors. Com d'important és, Marc, aquesta vessant humana en els projectes? Bé, suposo, en tot a la vida també.

MARC AMBIT: Sí, sí. De fet, és la més important, eh? No hi ha cap dubte d'això. Fixa't que tenim la tendència a pensar que la gestió de projectes és una qüestió molt tècnica i certament ho és. Té una vessant tècnica important, però no podem oblidar que qui acciona aquesta tècnica i aquests mecanismes són persones i, per tant, el factor humà pesa moltíssim. Els projectes els fan persones i, a més, estan destinats també a persones, que acaben sent-ne beneficiàries, així que el factor humà ha de ser prioritari.

PRESENTADORA: Evidentment, a més, dins la gestió d'un projecte es deu requerir de diferents tipus de professionals.

MARC AMBIT: Sí, i tant. De fet, hi ha diferents rols. Els tenim com una mica classificats,, fins i tot, perquè tenim molta experiència en això de la gestió de projectes des de fa molts anys. Llavors tenim, per exemple, el primer gran rol que hi ha, per descomptat, és l'equip, l'equip de projectes, que és qui ha d'acabar executant les tasques i és una mica el nucli dur d'un projecte i, per tant, és qui estira el projecte. És el que el fa.

PRESENTADORA: Però s'entén que aquest equip potser necessita una direcció, oi? que tots remin a una.

MARC AMBIT: Exacte. I per tant, el segon rol que tindrem aquí és qui lidera aquests equips de projectes. Qui lidera, de fet, té diverses funcions i se li gira feina, per dir-ho d'alguna manera, perquè té feines de coordinació, de monitoreig i de seguiment, de motivar i incentivar el seu equip. De vegades, fins i tot, es parla de protegir l'equip, de protegir-lo de qüestions externes. Per tant, té molta, molta feina i, sobretot, el que se li demana és que no faci allò que a vegades se'n diu el micro managing, és a dir, que estigui tan al damunt de l'equip que no els deixi ni respirar. Has de deixar-li espai a l'equip perquè funcioni. Per tant, és més un facilitador. Aquest rol de líder d'un equip de projectes ha de ser un facilitador perquè l'equip pugui desenvolupar-se bé.

PRESENTADORA: Per tant, tenim l'equip, tenim el seu líder i qui més necessitem?

MARC AMBIT: Hi ha un rol que, de fet, té molta importància, tot i que sovint és oblidat, que és el rol del patrocinador o sponsor. Un patrocinador és aquella persona que llença el projecte, és a dir, és qui d'alguna manera detecta que hi ha una necessitat de fer un projecte o algú li diu “escolta, hem detectat una necessitat, com ho veus?”. I té una certa autoritat dins l'organització per dir “doncs d'acord, fem un projecte” i per tant és qui de manera formal arrenca aquest projecte. I això què vol dir? Doncs això vol dir, per exemple, organitzar un primer equip o una primera versió de l'equip. Potser escollir fins i tot qui podria liderar això. Posar una mica els instruments i, sobretot, convertir-se en el que podríem dir l’avalador o avaladora d'aquest projecte. Davant l'organització ha de convèncer algú que aquest projecte és necessari i que, per tant, cal invertir i invertir-hi recursos, temps i persones.

PRESENTADORA: Per tant, ja tenim l'equip, el líder, i el patrocinador, qui més?

MARC AMBIT: Avui la llista és llarga. Podem parlar, per exemple, del client. El client entès com qui ens demana aquest projecte, pot ser que sigui un requeriment de fora o intern. Igualment, també li diem client a un client intern i, per tant, és davant de qui responem. Però també hem de diferenciar-lo dels usuaris i usuàries, perquè jo puc estar fent, per exemple, un programari informàtic que m'ha encarregat un client. Però potser aquest client com a persona no el farà servir. El farà servir la seva gent i, per tant són usuaris i usuàries, i els hem de tenir en compte. Després n'hi ha un altre que és una paraulota en anglès. Ja em perdonaràs, però no trobo traducció que són els stakeholders

PRESENTADORA: Ens explicaràs el què és això?

MARC AMBIT: Ho intentarem. Sí, sí, perquè a més, el que passa és que té molt mala traducció. Si busques ser massa literal, no et surt res massa clar. Alguns ho tradueixen per interessats afectats pel projecte, però afectats té una vessant com molt pejorativa i no ens agrada massa. Al final podem dir que són totes aquelles persones que, d'alguna manera, acaben sent afectades per aquest projecte. D'alguna manera, pot ser positiva o negativa. És la gent que està allà al voltant, una mica actors, agents que estan allà al voltant. I parlant de rols, perquè t’he dit que la llista era molt llarga, encara n'hi ha un altre que és com molt avançat, si tu vols, que és el que es diu el PMO que són les inicials en anglès de Project Management Office, és a dir, l'Oficina de Gestió de projectes. T'explico què és això, aquesta cosa tan fantàstica i necessària: qualsevol organització que pretengui treballar seriosament per projectes la necessita en algun moment, perquè tindrà molts projectes alhora encetats, i, per tant, molts recursos mobilitzats i moltes persones mobilitzades. Necessita que hi hagi algú que estigui, per dir-ho així, per damunt de tots aquests projectes, coordinant-los, monitoritzant, decidint si en un moment de conflicte, perquè hi ha dos projectes que van alhora i tots dos necessiten casualment el mateix recurs, doncs arbitrar una mica aquí i fer aquest joc de suport i de coordinació de tots els projectes de la casa. Doncs això és l'oficina de gestió de projectes.

PRESENTADORA: L'àrbitre, sí, és l'àrbitre del joc.

MARC AMBIT: No cal que vagi vestit de negre, també.

PRESENTADORA: Exacte. Però bé, està allà rondant perquè tot allò estigui ben coordinat. Llavors tenim molts rols diferents. No ha de ser gens fàcil de gestionar tot això, tot plegat. Hi ha algun factor particularment determinant per aconseguir gestionar-ho eficaçment?

MARC AMBIT: Si, mira: si hagués d'escollir, potser n’escolliria dos. El primer és un que són les agendes ocultes. Es diu així: «agendes ocultes» o «agendes encobertes». Ho explico una miqueta. Les agendes ocultes són les motivacions personals de cada persona que participa en un projecte per participar en aquest projecte. Cadascú participa per algun motiu. A vegades se'ns ha explicat això de manera com molt bonica en el sentit que ens diuen: «tu quan participes en un projecte, ho fas pel projecte». No, en realitat no és així. En realitat tothom participa en un projecte esperant treure'n alguna cosa. Aquesta agenda oculta, aquesta cosa que vols, que esperes treure'n, pot ser la més bàsica de totes. Podria ser que m'ho ha manat el meu cap o la meva cap, i per tant ho vull fer perquè no vull ni que em fumi bronca ni que em faci fora. D'acord, és una agenda oculta, però hi ha qui participa o s'apunta en un projecte doncs què sé jo, perquè veu l'interès a la vessant tècnica d'aquest projecte i vol aprendre o vol guanyar experiència o perquè es vol fer ric i famós amb aquest projecte d'emprenedoria, que sé jo… És a dir, sempre hi ha alguna cosa al final. Sempre hi ha una cosa que esperem. Llavors, quina és la qüestió important de les agendes ocultes? I per què és un d'aquests factors determinants que em preguntaves? Doncs perquè no podem assumir que els projectes funcionen sols, per això la vessant humana. Per això cal un capítol del pòdcast, que és com el que estem fent i per tant el que hem de fer i qui lidera és qui probablement ho hagi de fer, doncs ha de gestionar aquestes agendes ocultes: perquè la gent ha vingut a buscar unes coses i si passen les setmanes i veu que no les està aconseguint i que el camí que s'està fent no va en aquella direcció, probablement caigui en el desànim, en la desmotivació o fins i tot en el conflicte de gent que va a buscar el mateix (una certa rellevància o el que sigui) i poden entrar en conflicte. Doncs les agendes ocultes, com veus, és una de les qüestions absolutament determinants, gens fàcils de gestionar. És a dir: la gent no anem pel carrer dient “jo és que el que he vingut a fer aquí és…” no ho diem, llavors, és feina de qui lidera estar una mica a prop, escoltar…

PRESENTADORA: Descobrir aquestes agendes ocultes.

MARC AMBIT: Tu ho has dit, és el primer pas, descobrir-ho, tenir una miqueta com de feeling, si tu vols, i estar molt a prop de l'equip precisament per notar aquestes coses i poder dir: “jo diria que aquesta persona ha vingut a buscar això”. Pot ser que una part me la digui, alguna part la pugui verbalitzar, però pot ser que altres parts no i, per tant, l'haig de descobrir jo.

PRESENTADORA: Ha d'estar molt al cas de totes les persones i de la seva psicologia. Parlaves de les agendes ocultes i també deies que hi havia dos factors molt determinants un és les agendes ocultes i l'altre?

MARC AMBIT: La motivació, que certament té molta relació. Si en parlàvem i ha sortit ja el tema. Però clar, és particularment complicat en un projecte mantenir la motivació, perquè un projecte acostuma a ser una cosa llarga en el temps. Hi ha projectes que poden durar més d'un any i, per tant, tu pots entrar en un projecte motivadíssim de la vida. Però costa mantenir aquesta motivació perquè passen coses, perquè a vegades hi ha dificultats i poden haver-hi friccions amb l'equip, pot haver-hi coses i, per tant, gran part de la feina de qui lidera un projecte té a veure justament amb això, amb mantenir i sostenir aquesta motivació al llarg del temps. La clau? La clau jo crec que està en que aquesta motivació es faci en la persona, en la persona i no en les coses que fa. És a dir que, no saps com, quan hi ha algú que ha fet un esforç molt gran, doncs que es reconegui, però que es reconegui l'esforç d'aquesta persona concreta, no l'important que és la feina que ha fet i tal. Aquesta manera tan fantàstica que tu tens d'haver fet aquesta feina.

PRESENTADORA: Valorar la persona pel que és, no pel que fa.

MARC AMBIT: Exacte, justament això. I si puc afegir una cosa més al respecte de la motivació, una excusa que sovint em sento dir per molta gent de diferents perfils i amb diferents tipus d'organització és: “jo, ja motivaria ja, el que passa és que és molt car motivar” i no és veritat. Em sap greu, però hem de ser molt radicals en això. Si tu vols gastar-te els diners per motivar, ho pots fer. És a dir, pots donar incentius a tothom i regalar-los-hi cotxes de luxe si ho vols. Però aquesta no és la millor manera de fer-ho. De fet, hi ha estudis que ho demostren. No és la que té els millors efectes, diguem-ho així, i en canvi en tenim moltes altres que, per dir-ho fàcilment, no costen un cèntim i que motiven tant o més. I abans deia, per exemple, que és reconèixer-li a la gent la feina que fa com la fa.

PRESENTADORA: Clar, però hi ha una cosa que es diu mandra, saps?

MARC AMBIT: Aquest és el tercer dels factors que hauríem de tractar: les agendes encobertes, la motivació i la mandra. Perquè és veritat que bona part de la feina de qui lidera un projecte ha de ser temps dedicat precisament a motivar. No és una cosa que passi sola, que pots arreglar, per dir-ho així, amb un talonari i posar-ho damunt de la taula. No està bé fer un esforç aquí.

PRESENTADORA: I a més a més, és una qüestió que va molt lligada amb el temps, perquè el projecte potser tot just s'allarga en el temps.

MARC AMBIT: Sí, a més és una de les qüestions, ja dèiem, que mantenir la motivació al llarg del temps és una qüestió difícil. Però certament, a més és que hem fet una mena com de canvi, jo diria, un procés de canvi i de transformació al llarg dels anys. Però a finals del segle XX la major part d'equips de projectes eren equips molt centralitzats, on hi havia una persona que era qui liderava i era qui ho feia tot per entendre's i repartir el joc, era qui deia fes això o fes allò altre, i ja està. Bàsicament la seva feina era aquesta. Això poc a poc va anar canviant. Vam anar descentralitzant i, per tant, un projecte el vam partir en diversos trossos i cadascun d'aquests trossets tenia algú expert o experta que liderava aquesta part i això permetia una mica més de distribució de tot això. I ara estem en una època que, de fet, se'n diu l'organització rizomàtica.

PRESENTADORA: Rizomàtica?

MARC AMBIT: Això, de fet, és un terme que ve de la biologia. Però, en qualsevol cas, més enllà del que sigui que la gent ho pot googlejar a casa seva, té a veure amb una distribució del coneixement i de les persones dins d'un equip de projectes per tal que no hi hagi jerarquies, sinó que el que hi hagi siguin molts canals de comunicació bidireccionals i, per tant, tothom estigui connectat amb tot el projecte i tothom sàpiga exactament no només què ha de fer (que això ja ho sabíem a finals del segle XX), sinó també per què ho ha de fer. Sap, a més, qui està esperant la seva feina i què espera de la seva feina i, per tant, el procés de tot plegat és molt més ric.

PRESENTADORA: Exacte. Per això és important fer aquest capítol del pòdcast, sobre què és la vessant humana dels projectes, perquè així ens queda molt més clar que els projectes no es fan sols, sinó que darrere hi ha tot un equip de persones amb la seva idiosincràsia personal de cadascú i, per tant, és absolutament determinant per a l'èxit dels projectes conèixer les persones i la seva manera de ser. Sense aquest coneixement els projectes no funcionen o no funcionen de la manera que haurien de funcionar. Doncs només ens queda agrair-te que ens hagis acompanyat en aquest episodi i als nostres oients agrair-los l'atenció convidant-los a retrobar-nos en el proper episodi en què descobrirem la cronologia, el pas a pas, què cal fer per dur a terme un projecte i, fins i tot, encetarem el camí amb el primer dels passos: la diagnosi.

MARC AMBIT: Encantat de tornar-hi!

PRESENTADORA: Doncs moltes gràcies Marc! Salut i bons projectes. Adéu siau!