4. Disseny de la proposta de projecte

Descripció de l'episodi:

Dissenyar el projecte és bàsic per al seu èxit. En aquest capítol, se'ns informa de diversos aspectes a tenir en compte:

• El disseny de la proposta dins la cronologia del projecte
• Fonaments de la creativitat
• Eines de creativitat disponibles
• Tipologia d’objectius (generals, específics, operatius)

Transcripció:

Transcripció literal de l’àudio. Si trobeu cap error agrairem que ho reporteu a ds.formació@diba.cat

PRESENTADORA: Una de les metodologies més clàssiques de gestió de projectes és l'anomenada en cascada o en anglès waterfall. Aquesta metodologia planteja un procés format per diversos passos seqüencials que ens permeten anar avançant en la confecció d'un projecte poc a poc i amb ordre i rigor. En l'episodi anterior vam començar el nostre recorregut a través d'aquests passos parlant de la diagnosi, dels errors habituals que s'hi cometen i les eines i tècniques que podem fer servir per fer-ho bé. Ho vam fer amb el Marc Ambit, consultor i formador en gestió de projectes, amb més de vint i cinc anys d'experiència, col·laborant amb organitzacions públiques i privades de tots els sectors, que avui ens torna a acompanyar per seguir endavant en aquest recorregut. Hola Marc! Ben tornat.

MARC AMBIT: Hola! Salut. Gràcies

PRESENTADORA: Escolta'm. L'altre dia, diagnosi. Però què fem després de diagnosticar l'escenari de partida en un projecte?

MARC AMBIT: Doncs el fruit de la diagnosi és el que en diríem coneixement nou que no teníem abans i, per tant, aquest coneixement és el que, de fet, ens permetrà començar a dissenyar, que és el pas que avui m'agradaria que parléssim una estona.

PRESENTADORA: I què hem de fer per dissenyar una proposta de projecte?

MARC AMBIT: Bàsicament dues coses hem de fer: una part que és creativa (aplicar creativitat) i després hi ha una part que és dissenyar els objectius del propi projecte.

PRESENTADORA: Doncs som-hi. Anem amb la primera.

MARC AMBIT: Doncs mira, per ser creatiu tenim tècniques de creativitat. Si jo parlo o pregunto per una tècnica de creativitat?

PRESENTADORA: La pluja d'idees o brainstorming. Com et quedes?

MARC AMBIT: Doncs just, a més és una tècnica que és com molt clàssica i tothom coneix i per tant, quan parlem de tècniques de creativitat a tothom li ve una mica al cap aquesta. Llavors, si podem, podem fer servir tècniques com per exemple la pluja d'idees, que és allò de donar idees lliurement i després classificar-les, ordenar-les i finalment decidir.

PRESENTADORA: A veure, tothom el fa servir el brainstorming, però alguna recomanació particular per millorar-ne el seu ús?

MARC AMBIT: Sí, perquè fixa't que la clau del brainstorming, de fet, és que la gent se senti molt lliure participant-hi, donant idees i que no hi hagi una mena d'autocensura. Llavors, per fer-ho el problema que tenim moltes vegades és que hi ha jerarquies, que hi ha gent que no se sent del tot còmode. Això es soluciona en dos rols molt fàcilment diferenciables que són, per una banda, un secretari o secretària, és a dir, algú que s'encarregui d'anotar totes les idees perquè així la gent, lliurement, pot anar-les dient i queden registrades. I sobretot, algú que moderi, algú que tingui el rol de moderador o moderadora. El que ha de fer és establir les instruccions de com es farà, què estem buscant, què no. Per tant, fixar una mica els límits. I també assegurar que tothom se sent lliure, que ningú coarta a ningú, que ningú s'imposa a ningú i per tant facilitar que la pluja d'idees realment funcioni.

PRESENTADORA: I escolta, això de la pluja d'idees és la tècnica de creativitat que més es fa servir en projectes?

MARC AMBIT: De fet no. És la més coneguda i molta gent l'aplica. Però en realitat jo diria que hi ha alguna altra tècnica molt més útil. Jo diria que la que més s'hi adiu és la que es diu els mapes mentals o mind maps, que no sé si els nostres oients el coneixeran. Aquesta té un punt de partida central, té un node central. En comptes d'anar a buscar directament idees concretes com faríem amb la pluja d'idees, el que fem és deconstruir una mica aquesta idea en branques principals temàtiques i cadascuna d'aquestes branques en sub-branques i cadascuna d'aquestes en sub-branquetes. I al final, eventualment, sí que arribarem a tenir en els extrems aquestes idees més concretes tipus brainstorming, però hi arribes d'una manera molt més organitzada.

PRESENTADORA: Home, sembla una proposta més adient per ajudar-nos a dissenyar una proposta de projecte.

MARC AMBIT: Sí, per dues coses. Primera, perquè ens permet fer una aproximació completa a tota la proposta, perquè en aquest mapa, i es diu així, mapa mental, per tant, ho tens tot. I segona, perquè de fet ningú ens diu que no ho puguis combinar amb una pluja d'idees. Clar, comences amb una branca i després la desenvolupes amb una pluja d'idees.

PRESENTADORA: Clar: el millor de cada món? De fet, són tècniques quasi oposades.

MARC AMBIT: Cadascuna té el seu rotllo, la seva particularitat. El brainstorming és una tècnica que és molt concreta, molt directe. Va molt bé quan vols buscar coses precises. Va molt bé, per exemple, per buscar noms de coses, de productes. Per això va fantàstic, però quan vols fer una proposta de projectes, que és una cosa més gruixuda, és pràcticament una estratègia, necessites una tècnica molt més àmplia i els mapes mentals serien la tècnica aquí.

PRESENTADORA: Hi ha alternatives?

MARC AMBIT: Mira, ja ho vam veure l'altre dia amb l'anàlisi i les eines d'anàlisi. Doncs imagina, jo diria que amb creativitat encara n'hi ha més. No tindrem pas temps aquí, potser de desenvolupar-les, però potser sí de fer una llista així ràpida perquè la gent pugui anar a buscar i investigar una mica: Mira, n'hi ha una que és la BBB. Es diu així BBB, que són les inicials de Bed Boss and Bath, en anglès, tot en anglès. Aquí és tot una mica anglès. Llavors, de què va això? És una tècnica que es fa per intentar evitar l'estrès creatiu. Tu saps allò que a vegades quan et diuen «dóna idees, dona, dona’m idees» la pressió que suposa.

PRESENTADORA: No penses en res, no surt.

MARC AMBIT: Doncs clar! Llavors, la tècnica BBB què proposa? Doncs el que proposa és que tu diguis: «mira, fem una cosa: anem a buscar idees sobre aquest tema, però no me les doneu ara, sinó que tenim, per exemple, una setmana per recopilar idees, una setmana». I la reunió s'acaba i cadascú se'n va a viure la seva vida, a treballar, a dormir, a passejar, a prendre un bany, el que sigui.

PRESENTADORA: El subconscient és una passada perquè fins i tot pots somiar.

MARC AMBIT: Per exemple. Tu estàs allà dormint, i tens un somni boig que de cop i volta, si no l’anotes després ja saps que passa, que te n'oblides. Doncs dius, ostres, però aquesta és una idea molt bona per al tema aquell que vam llançar fa una setmana. Llavors al cap d'una setmana doncs les recopiles. BBB per creativitat, sense pressió.

Després en tinc una altra que a mi m'encanta que és una que es diu 4x4x4. No cal treure la calculadora ni res. Quatre per quatre per quatre, que és una tècnica que fas el següent: Individualment, cada persona de l'equip pensa quatre idees, individualment per separat. Quan ja les tenen s’ajunten per parelles. Una persona ve amb quatre idees. L'altra persona ve amb quatre idees més i s'han de posar d'acord de quines d'aquestes vuit en total són les quatre millors. Hem de fer com una mena d'eliminatòria i han de quedar-ne quatre. Llavors que fem a la tercera ronda? Agafes una parella i una altra parella que porten cadascuna les quatre idees que han sortit «guanyadores» per entendre'ns, i tornem a discutir quines són les quatre millors d'aquestes vuit. I això anem fent tantes rondes com sigui necessari perquè tothom hi estigui inclòs. I al final, què passa? Què és el que ens aporta la tècnica de quatre per quatre? Doncs que les idees que han arribat al final són idees absolutament consensuades. És una mica com la Champions de les idees, una mica: com hi ha una eliminatòria i van passant, les que arriben al final són descaradament les millors. En puc afegir una més?

PRESENTADORA: Sí, i tant!

MARC AMBIT: Mira una que a més és bastant coneguda i hi ha gent que la coneix, que és la dels sis barrets de pensar.

PRESENTADORA: Ostres! Molt bona.

MARC AMBIT: De què va això dels sis barrets? És una invenció d'un especialista en creativitat que el que deia és: Escolta, saps què ens passa amb la creativitat? Que quan ens posem a ser creatius i creatives, sovint cadascú té el seu propi rol, la seva pròpia manera de ser i per tant, només projectem això. Llavors, si jo soc una persona molt optimista totes les meves idees són molt optimistes i resulta que algú altre és molt negatiu o molt crític totes les idees que dona són molt, molt crítiques o negatives.

Llavors el senyor De Bono, que és el que es va inventar la tècnica, va dir: fem això dels barrets. Hi ha sis barrets. Cadascun té una particularitat que és un rol diferent. Per exemple, hi ha un barret que és el barret de la negativitat. Llavors, una cosa que podem fer és que en un moment donat de la sessió creativa, tothom es posa el barret de la negativitat i durant uns minuts pensem negativament, que és necessari a vegades pensar, criticar negativament i dir això no funcionarà, a posar-li pegues a tot. Però després, al cap d'un parell o tres de minuts treus aquest barret i te'n poses un altre. Hi ha un barret molt divertit que és el barret de les emocions. Llavors aquest és com “això serà espectacular”. Llavors només aportem idees en aquesta direcció i anem barrejant. Llavors, clar, és una tècnica que ajuda a pensar fora de la caixa.

PRESENTADORA: I és molt teatral.

MARC AMBIT: Hi ha gent que s'ho pren molt a pit. I quan es posa un barret de cop i volta no el reconeixes, ja t'ho dic ara. I podríem seguir. N’hi ha moltes més de tècniques, però tampoc no cal.

PRESENTADORA: Jo crec que amb aquestes ja en tenim un bon tou per anar a investigant.

MARC AMBIT: Fixa't, però, que en creativitat sempre es diu que hi ha dos moments separats i és important diferenciar-los. Hi ha un moment de divergència i un moment de convergència. Què vol dir això? Divergència es refereix a que inicialment, per ser creatius, el que has de fer és obrir la ment. Divergir. És com: «tot és possible i, per tant, que hi càpiguen el màxim d'idees possibles». Però després, en algun moment, també cal convergir. És a dir, cal aterrar aquestes idees i tornar-les factibles, implantables, perquè si no estarem fent volar coloms. Aquesta és una mica la idea. Primer divergir i després convergir.

PRESENTADORA: I això ho fem amb els altres dos elements que ens has dit al principi: els objectius i els indicadors.

MARC AMBIT: Aquesta és la idea. Les tècniques de creativitat ens obren la ment i els objectius i els indicadors ens permeten tancar-ho una mica, no? Per posar-ho fàcil i que la gent ens pugui seguir de pressa i posar-se a fer projectes, si és que no els fa ja. D'objectius en un projecte sempre n'hi ha de tres tipus diferents. Estan ordenats, diguéssim, verticalment, amb tres nivells que són objectius generals, específics i operatius. He anat de dalt a baix l'objectiu general a dalt, objectiu específic al mig i objectius operatius a baix.

L'objectiu general és la finalitat. És el motiu pel qual tu fas un projecte. És un impacte esperat. L'objectiu específic és el que fas, és exactament el que fas. Els operatius, en canvi, són els camins, les accions, els cúmuls d'accions que tu vols fer. Poso un exemple que igual s'entén millor.

PRESENTADORA: D’acord, sí.

MARC AMBIT: Objectiu general, m'invento un exemple. Si jo vull augmentar la satisfacció dels meus usuaris/clients pel que sigui, aquest és el meu objectiu general. Si és una cosa que no depèn del tot de mi, jo puc fer coses per intentar que augmenti la satisfacció, però al final els clients decidiran si estan satisfets o no. Llavors, per sota, quin és l'objectiu específic? Per exemple, se m'acut. Jo tinc un producte i m'agradaria que durés més. Augmentar la vida útil de, jo que sé… Imagina que faig bombetes, doncs que durin més enceses, que no es gastin tan de pressa. Jo crec que si faig aquest projecte, segurament la satisfacció dels meus clients augmentarà, espero. És una esperança que tinc i per sota de tot, els objectius operatius. Com ho faré això? Com faré que la vida útil del meu producte de la meva bombeta duri més? Doncs canviaré materials, buscaré proveïdors nous, canviaré coses.

PRESENTADORA: Passaré a l’acció, diguéssim.

MARC AMBIT: Exactament. És de la part d'impacte de dalt de tot a la part més d'acció de la part de baix.

PRESENTADORA: Sí. Ho entenc perfectament però pots posar un altre exemple.

MARC AMBIT: Jo vull, per exemple, un impacte que és expandir-me en el meu territori i la meva organització arriba fins a un determinat punt i vull anar més enllà. Vull expandir-me. Aquest és un objectiu general, d'acord. Ara, per fer-ho, jo podria fer molts projectes. Quin podria fer? Un objectiu específic? Obrir una nova seu, una nova delegació de la meva organització o empresa. Ara, per fer això, objectius operatius necessito buscar una ubicació, el local, l'empresa d'obres, fer les obres. Moltes coses que, com tu deies, la part d'acció està a baix i la part d'esperança, d'impacte està a dalt de tot.

PRESENTADORA: Claríssim.

MARC AMBIT: La clau està en que els tres nivells, de fet, encaixin. Aquesta és una mica la qüestió, és el que diem la lògica vertical del projecte. Si jo faig aquestes accions, si això provocarà això d'aquí dalt de tot.

PRESENTADORA: I en això convergim, és a dir, posem a terra les idees que estaven allà en la divergència.

MARC AMBIT: Exactament, aquella creativitat que teníem tant boja amb uns objectius ben alineats.

PRESENTADORA: I amb la proposta dissenyada ja creativament i els objectius, ja podríem dir que tenim una proposta de projecte amb cara i ulls?

MARC AMBIT: Ja quasi en disposició de posar-ho en marxa. Només ens fa falta una cosa. Una coseta abans.

PRESENTADORA: Ja em diràs quina és.

MARC AMBIT: Planificar. Ens hem de planificar abans de posar-nos a executar, és a dir: tenim les idees clares, tenim els objectius, però hem de trobar el camí clar.

PRESENTADORA: Perquè sense això no es farà la cosa. O arribarem a mal port, o potser no ho farem en sis mesos ni ho farem en tota una vida.

MARC AMBIT: Exactament, és clar. De fet, entenc que la planificació és un tema molt, molt interessant, però alhora també és molt feixuc perquè és una part molt tècnica.

PRESENTADORA: Però necessària.

MARC AMBIT: Molt, Molt. Però necessitem una mica de temps.

PRESENTADORA: Jo ja ho veig ja, perquè potser hauríem de dedicar-li un altre episodi.

MARC AMBIT: Doncs jo crec que sí, seria genial perquè a més, sí podem donar pistes sobre com planificar millor, com aconseguir d'una vegada per totes que els plans es compleixin. Saps que molta gent planifica però ho fa d'una manera potser del tot del tot fiable? I això fa que després, quan executen els projectes, doncs no surten bé o arriben tard o es queden sense pressupost a mitges.

PRESENTADORA: I vols dir que això ho aconseguirem? O és una utopia per part teva?

MARC AMBIT: No! Es pot fer, es pot fer! I tant que sí, però haurem de donar una sèrie de pistes.

PRESENTADORA: Tracte fet. Escolta Marc, t'esperem aquí un altre cop per acompanyar-nos en aquest següent episodi. Perquè ara, en aquest últim hem conversat al voltant de com dissenyar una proposta de projecte que sigui alhora coherent i creativa. Però també hem parlat sobre com confeccionar i alinear els tres nivells d'objectius necessaris per a tot projecte.

Ens acomiadem dels nostres oients agraint-los l'atenció i convidant-los a retrobar-nos en el proper episodi que, com ens proposava el mateix Marc Ambit, versarà sobre la planificació i les tècniques i habilitats que es requereixen perquè aquesta sigui alhora eficient i eficaç i no pas una utopia.

Doncs Marc Ambit, moltes gràcies, novament. I fins llavors, salut i bons projectes.