7. Gestionar projectes en temps incerts i inestables

Descripció de l'episodi:

Som en uns temps incerts. (VUCA). Cal que aprenguem a diferenciar entre imprevistos i imprevisibles. També, que sapiguem dibuixar una cronologia del risc que assolim (identificar, ponderar, minimitzar, monitoritzar) D'altra banda, també caldrà assegurar emocionalment el teu equip, visualitzant possibles escenaris desfavorables i amb una major proximitat per copsar la seva situació.

Transcripció:

Transcripció literal de l’àudio. Si trobeu cap error agrairem que ho reporteu a ds.formació@diba.cat

PRESENTADORA: En el darrer episodi dedicat a les metodologies àgils, el Marc Ambit, expert en gestió de projectes amb més de vint i cinc anys d'experiència que ens acompanya en aquest pòdcast sobre gestió de projectes, ens comentava que aquestes noves metodologies havien sorgit per adaptar-se a uns temps incerts i inestables com els d'ara.

És per això que avui tornem a conversar amb ell per traslladar-li un dubte que segur que moltes organitzacions s'han plantejat: Com es pot fer un projecte en uns temps tan canviants i inestables com els actuals?

Hola Marc, ben tornat!

MARC AMBIT: Moltes gràcies per convidar-me. Doncs mira és una pregunta ben complicada de respondre, però també és molt necessària.

PRESENTADORA: L'altre dia ens parlaves dels entorns VUCA, és a dir, volàtils, incerts, complexos i ambigus.

MARC AMBIT: Si resumim una miqueta, la idea bàsica és que vivim en un entorn que canvia molt de pressa i, per tant, no només és que canvia de pressa, sinó que ho fa d'una manera que ens dificulta molt seguir el ritme i, per tant, seguir el ritme dels temps que corren. Llavors hi ha canvis molt disruptius i ens costa. A les organitzacions els costa moltíssim de seguir endavant. Com planifiques avui, a novembre del 2022, un esdeveniment que has de fer d'aquí a un any? Clar, és que ves a saber què pot passar d'aquí a un any a més, amb el llançament d'un producte que tinguis previst. El vull llançar a finals de l'any que ve. És que pot haver passat de tot… o ampliar el teu negoci? Sí és una mica a llarg termini, tot es complica.

PRESENTADORA: Fins i tot una pandèmia, m'entens?

MARC AMBIT: Per això, és que hem après una mica a les dures.

PRESENTADORA: Clar, clar, és que la incertesa és enorme, però no ho podem pas canviar. Els nostres temps són així. Llavors, com ens dificulta un entorn VUCA a l'hora de fer projectes?

MARC AMBIT: Ens dificulta perquè de fet són com contraris. La gestió de projectes és control, intentar controlar coses una mica complexes, i en canvi l'entorn VUCA tendeix justament al contrari. Posem-nos-ho fàcil tot, tot lo fàcil que puguem. Recordem allò que vam comentar en un episodi anterior de la diferència que hi ha entre imprevistos i imprevisibles, és a dir, imprevistos, una cosa que jo no he previst és responsabilitat meva, ho haig de poder preveure. I després hi han els imprevisibles, que són, per exemple, una pandèmia. Però, això sí, certament és una cosa que ningú t’exigirà res.

PRESENTADORA: D'acord, llavors concentrem-nos en els imprevistos i tornem-los previsibles, no? Com ho fem, això?

MARC AMBIT: Exactament, és la idea. El principal problema que tenim és que hi ha nous factors de risc. És a dir, ja teníem molts factors de risc abans, però ara en tenim de nous. I a més, la pandèmia ho ha deixat claríssim i estic segur que a tothom li vindran al cap persones concretes i situacions concretes o els ha passat a ells mateixos. Hi ha persones i actors que es relacionen en els nostres projectes, que han canviat d'objectius. Tenen diferents objectius que fa dos anys. Perquè amb la pandèmia, per exemple, la situació econòmica els ha canviat moltes coses i han trobat amenaces, moltes amenaces noves. Alguns han hagut d'afrontar, per exemple, situacions dramàtiques d'haver de tancar o tancar temporalment o no poder treballar com es treballava. I alhora també en positiu, perquè potser també hi ha una lectura positiva. Han aparegut oportunitats noves que no existien abans. Per tant, primer, factor nou de risc. Hi ha actors amb diferents objectius. Han canviat? Sí, però aquest només és un.

Després n'hi ha un altre, per exemple, molt, molt habitual, que trobem molt, que és els canvis de prioritats. Perquè, el que dèiem, hi ha gent que està afrontant situacions molt límit i el que l'importava fa un cert temps ara ja no li importa tant. Ha canviat aquestes prioritats. I un factor més de risc molt important és que hi ha coses que abans teníem per certes i ara ja no ho són. Canvien els comportaments de la gent. La legislació. Quantes vegades ha canviat la legislació en els últims dos anys degut a la pandèmia? Però clar, seguirà passant, segurament, i han canviat moltes coses. Han canviat les percepcions, els comportaments de la gent, han canviat moltes coses.

PRESENTADORA: I ara que parlaves d'oportunitats, els entorns VUCA també en poden generar? És tot dolent d'un entorn VUCA?

MARC AMBIT: No, de fet, és que no és ni bo ni dolent. Com és allò? A casa meva es deia t'hi pots posar fulles, eh? Saps què seria el dolent? Seria no ser-ne conscient, fer com que no passa res i no adaptar-se.

Llavors sí, és veritat. Com deies, poden haver sorgit oportunitats. Per exemple, el treball a distància, el teletreball que mira que feia anys que parlàvem i ha hagut de venir una pandèmia per obligar a posar-nos-hi i tenir els mitjans. Ha sigut dur per moltes organitzacions adaptar-s'hi. Però ara podem treballar a distància. Aquesta és una oportunitat claríssima. Podem treballar de manera asíncrona, és a dir, avui tu envies un correu electrònic que jo et puc contestar demà quan em vagi millor. Per tant, és una opció que la tecnologia ens dóna. Ens permet ser també més tolerants a l'error propi i al dels altres, perquè tots vivim en el mateix món complicadíssim. Per tant, la gent jo crec que ens hem tornat una mica més comprensius, potser, davant dels errors, allò típic, les espifiades, perquè ens ha passat a tots i a totes i, per tant, mira, aquesta és una cosa bona també. Potser li hem tret una mica de dramatisme a la feina. Hem contextualitzat en aquests dos anys de pandèmia, tant durs a nivell humà. A nivell personal molta gent ha acabat d'entendre, per si no ho teníem del tot clar, que la feina potser no és el primer i que hi ha altres coses més importants, no?

PRESENTADORA: Llavors, com fem projectes en aquest entorn?

MARC AMBIT: Anem a provar de donar algunes pistes, quatre idees inicials. Després podem ampliar-ho, però quatre idees inicials serien: per una banda, hem d'assegurar que el nostre equip està emocionalment cobert. Què vull dir amb això? Fixa’t que el poso el primer, el factor humà, la vessant humana dels projectes, eh? Si els entorns són canviants, si hi ha molta pressió, si venim d'una pandèmia, si estem en una crisi econòmica que portem no sé quants anys, hem d'assegurar que l'equip està bé i hi ha una norma no escrita en els projectes que és que, quan s'acaba un projecte, els membres de l'equip han d'estar vius. D'acord? És una exageració, però no pot passar que pel camí se'ns quedin, no pot passar això! Aquesta és una de les idees.

Hem de ser molt hàbils visualitzant els possibles escenaris desfavorables, perquè sabem que el món ens presentarà escenaris desfavorables. Per tant, les nostres planificacions, els nostres projectes, ho han de tenir en compte més que abans encara.

També estaria molt bé estar molt més a prop d'aquells actors amb qui ens relacionem perquè, recordes que dèiem fa un minut que han canviat les prioritats dels actors? doncs l'única manera de copsar la nova realitat d'aquests actors amb qui ens relacionem, aquests agents, és estant més a prop, per tant, major proximitat.

I l'última, l'última de les idees inicials, hi ha una frase que en català és molt bonica, que diu “mal de molts, conhort de savis”. En castellà és allò de “mal de muchos, consuelo de tontos”.

PRESENTADORA: Exacte.

MARC AMBIT: Doncs seria una mica la idea. El que necessitem és que siguem molt conscients que tothom estem en aquesta situació i per tant, que ens hem de fer costat els uns amb als altres, que no podem pressionar-nos més del que toca.

PRESENTADORA: Però entenc que el moment més difícil de gestionar projectes en uns entorns tan canviants deu ser el de la planificació.

MARC AMBIT: Sí. I és el primer que hem de fer. No valen excuses aquí, hem de seguir planificant. És a dir, els temps són incerts. És més complicat, d'acord. Però això no impedeix que hem de seguir planificant, no? I llavors, evidentment, tenim una sèrie de camins que ens ajuden. Si els seguim, doncs, ens ajuden precisament a seguir planificant en aquests entorns. Per exemple, les planificacions, com dèiem, les hem de fer a més curt termini. I si són planificacions de projectes que són molt ambiciosos perquè tu pots seguir tenint projectes molt ambiciosos, el que has de fer és el que en diem fasejar-los, és a dir, convertir-los en fases, en trossets: Fase 1, Fase 2, Fase 3. Llavors vas planificant una mica sobre la marxa. Això per una banda. Segona qüestió: les planificacions han de ser molt més flexibles que abans. Menys microgestionar, menys aquelles tasques tan absolutament concretes, i han de ser una mica més amples i donar una mica de marge d'actuació a les persones. Deixar que la gent també pugui posar-hi cullerada. I després tenim els famosos plans B, que són una mica el que ens ajudarà en els moments més crítics.

PRESENTADORA: I a veure, sempre es parla de tenir plans B, però jo no ho sé. Tinc la sensació que ningú sap ben bé com fer-los. Hi ha alguna fórmula?

MARC AMBIT: Sí, perquè és veritat això que dius que sempre en parlem. S'ha de tenir un pla B. Però com ho faig això? Com va? Doncs mira, de fet, això té a veure amb una cosa que es diu la gestió dels riscos. I la idea és tan senzilla com la següent: quan jo ja tinc una planificació feta, el primer que em toca fer és buscar en aquesta planificació i identificar quins són els punts de risc. És a dir, vigilar perquè en aquest pas d'aquí, en aquesta setmana d'aquí, tenim un risc. L'identifiquem claríssimament. Això és el primer. La segona qüestió que fas és agafar aquest risc i dir: és un risc molt greu o no ho és tant? El podríem tolerar o ens farà molt de mal? perquè si ens fa molt de mal, llavors cal seguir amb els altres passos de la gestió del risc, que són primer minimitzar-lo. Hi ha alguna manera d'aconseguir que no passi aquest risc? Intentar que les probabilitats siguin menors? I tant si sí com si no, el que haurem de fer quan comencem a executar aquest pla i ens acostem a aquest risc és monitoritzar, anar veient quan ens acostem, fa pinta que si, fa pinta que no, i ja està.

PRESENTADORA: El que més m'ha agradat de tot el que hem conversat és que malgrat viure en un entorn VUCA, sembla que hi ha llum al final del túnel. Vull dir, és possible fer projectes fins i tot en les condicions més adverses.

MARC AMBIT: Sí, i a més, cal recordar-li a la gent que la solució als entorns VUCA no és deixar-se endur una mica pel caos i anar fent. És que tot és molt complicat i posar excuses perquè no ens serviran de res aquestes excuses, sinó que de fet la solució és la gestió de projectes. Ara més que mai.

PRESENTADORA: Perquè, a més, com hem vist, hi ha un munt de pautes que podem seguir per no ser engolits per aquest temps incert que ens ha tocat viure. Per tant, hem d'estar preparats, no?

MARC AMBIT: Aquesta és la idea i tenim eines per fer-ho.

PRESENTADORA: Doncs Marc, moltes gràcies novament per donar-nos aquestes pistes davant la incertesa davant d'aquests entorns VUCA de què parlàvem. De ben segur que permetrà a moltes organitzacions capejar el temporal i poder seguir remant en temps complicats com els que estem vivint recentment. I moltes gràcies als nostres oients per seguir-nos i escoltar-nos.

Us convidem a retrobar-nos en el proper episodi, en què parlarem de motivació d'equips de projecte i més concretament, desvetllarem els tres factors més importants del desànim en la gestió d'un projecte per permetre'ns posar en marxa mecanismes eficaços per a la gestió de les persones que hi treballen. Ja tinc ganes de sentir-ho i de parlar-ne. Fins llavors, Marc!

MARC AMBIT: Moltes gràcies i a vosaltres.

PRESENTADORA: Salut i bons projectes!