5. Planificació eficient de projectes

Descripció de l'episodi:

En aquest episodi parlarem de:

• La planificació dins la cronologia del projecte
• Els passos per planificar un projecte
• Com començar a planificar des de zero
• Tècniques de representació gràfica (Gantt, PERT/CPM)
• Eines informàtiques disponibles (Trello, MS Project, Project Libre)
• Estimació acurada de durades
• Què ens ensenyen els Germans Marx a l’hora de planificar?
• Diferència entre imprevistos i imprevisibles
• Les deadlines

Transcripció:

Transcripció literal de l’àudio. Si trobeu cap error agrairem que ho reporteu a ds.formació@diba.cat

PRESENTADORA: Una de les metodologies més clàssiques de gestió de projectes és l'anomenada en cascada o, en anglès, waterfall. Com hem vist en anteriors episodis d'aquest pòdcast, aquesta metodologia planteja un procés format per diversos passos seqüencials que ens permeten anar avançant en la confecció d'un projecte poc a poc i amb ordre i rigor. Vam començar el nostre recorregut a través d'aquests passos, parlant de la diagnosi primer i del disseny de la proposta després. Ho vam fer amb el Marc Ambit, consultor i formador en gestió de projectes, amb més de vint i cinc anys d'experiència, col·laborant amb organitzacions públiques i privades de tots els sectors que avui ens torna a acompanyar per seguir endavant en aquest recorregut. Hola Marc, Salut i ben tornat!

MARC AMBIT: Moltes gràcies per convidar-me. Molt content de seguir endavant en aquest repàs de la cronologia d'un projecte.

PRESENTADORA: A veure si acabarem fent-nos uns experts de projectes! Avui arribem a un pas que conté un dels temes clau de la gestió de projectes.

MARC AMBIT: I tant, i tant! La planificació.

PRESENTADORA: Correcte.

MARC AMBIT: Sí! I, a més, haurem de veure totes les seves particularitats, perquè hem d'insistir molt amb les tècniques que ens ajuden a planificar de manera més eficient i més eficaç, les dues coses alhora.

PRESENTADORA: Perquè, siguem sincers, Marc: els plans no es compleixen mai quan els duem a la pràctica.

MARC AMBIT: Sí, és veritat. És cent per cent veritat això que dius. Si vols matisar una mica, és que no es compleixen mai exactament. Es compleixen, però mai exactament. Sempre hi ha desviacions, habitualment ens quedem curts en moltes coses. Però hi ha tècniques que ens permeten aconseguir que un pla sigui fiable. A més a més, fiable és justament l'única i gran condició que li demanem a un pla: que sigui fiable; que jo el pugui seguir i es vagi complint. Això és l'únic que necessita.

PRESENTADORA: I com es fa això? Com hem de fer perquè els nostres plans siguin fiables?

MARC AMBIT: Mira, el primer que cal entendre és que hi ha un ordre. És a dir, es planifica amb una seqüència de passos, de 6 passos de fet.

PRESENTADORA: Doncs comencem pel principi: definir les tasques.

MARC AMBIT: Aquest és el primer. Et faig una pregunta d'examen. Imagina't que ens encarreguen un projecte: planificar unes olimpíades. Com ho veus això?

PRESENTADORA: Jo m'asseuré i que ho facin.

MARC AMBIT: Atenció a la pregunta de trivial que tinc per tots vosaltres. Quantes tasques creus que podria tenir una planificació d'un projecte com aquest? Organitzar unes olimpíades? Una xifra? Quantes tasques?

PRESENTADORA: 10.000? Jo que sé.

MARC AMBIT: T'has quedat curta. Centenars de milers. Hi ha molta gent que té un projecte de 50 tasques i ja ens tornem bojos. Doncs imagina't de tot plegat. Tornem al tema aquest primer dels sis passos que hem de fer per planificar. Jo haig de definir les tasques, aquest centenar de milers de tasques. Clar, com ho faig?

El que fem és partir-ho en blocs, en blocs que es van desfent cada vegada més petitets, més petitets, més petitets. De fet hi ha una tècnica que fem servir que es diu organigrama tècnic, es diu així. La gent ho pot buscar i veure alguns exemples en línia. L’organigrama tècnic no és més que això: agafar el projecte, per gros que sigui, és a dir, si són les olimpíades o el que sigui, i el vas partint en trossets. Quins trossets vas partint? Doncs jo que sé, tornant a les olimpíades, tot el tema d'infraestructures, és clar. Imagina't quin tros de part de bloc enorme, però després tota la part de comunicació, tota la part d'esdeveniments esportius i podríem seguir i cadascun d'ells l'anirem desfent en trossets, cada vegada més petitet, més petitet, més petitet. Hi ha una paraula que fem servir sempre en projectes que m'agrada molt perquè és una mica rara, que és la granularitat. Intentem granularlitzar les coses: convertir en gra, és clar, convertir en gra! I per això fem servir l'organigrama tècnic. Partim en trossets més petits, més petits, fins que al final el que et queda són les tasques i ara ja sí, tens definides les tasques.

PRESENTADORA: Així tot és més ordenat. Això que dius per granets, clar. I un cop tenim les tasques que?

MARC AMBIT: Llavors toca relacionar-les entre sí. Hem de trobar el que se'n diuen les dependències. Hi ha tasques que tu no pots fer fins que altres tasques s'hagin acabat perquè no tindria sentit. Jo no puc penjar un quadre en una paret si no he pintat abans, no tindria sentit fer-ho al revés. Doncs aquestes dependències a vegades en diem predecessores, les que venen just abans són les que em permetran muntar el que se'n diu l'esquelet lògic del meu pla. És a dir: l'essència pura de la meva planificació.

PRESENTADORA: I amb això ja ens podem llançar als recursos i a les durades de les tasques que m'has dit que es feien quasi alhora.

MARC AMBIT: Sí. De fet, són dos passos, aquests d’assignar recursos i d'estimar les durades de les tasques que es poden fer més o menys alhora, perquè depenen molt l'un de l'altre. Aquí hi ha dues coses importants a destacar i que la gent ha de seguir perquè, si no, després no funcionarà el pla. Primer, quan s'assigna recursos, és important establir quin nivell de delegació li dones. Què vol dir això? Aquesta cosa que sona tan estranya? Doncs que tu una tasca a algú li pots encarregar i dir-li mira, necessito que facis això i que ho facis així. Li dius el què i el com, però després tu també li pots dir mira, necessito que facis això una mica com tu vegis. I, si de cas, abans de tenir la versió definitiva, doncs m’ho ensenyes i jo et dono l'ok. Però encara podríem anar més enllà i dir mira, saps què? Fes-ho com et doni la gana, perquè tu ja en saps tant d'això i ets tan crack en això que jo ja me'n refio i per tant, tu ho fas i ja ho presentes. Doncs primer de tot, establir això, establir els nivells de delegació. I segona qüestió, molt relacionada entre els recursos i les persones que ho fan i el temps, és precisament negociar amb aquesta persona quant de temps necessita per fer-ho. Molta gent fixa't que pensa que quan assignes una persona a fer una tasca li pots imposar una durada i li pots dir mira, això tens dos dies per fer-ho i la veritat és que no funciona així. Una cosa és que tu tinguis un temps límit, que no pots passar-te d'allà i li pots dir escolta'm, pot estar això en dos dies? però clar, la persona també ha d'encabir aquesta tasca en el seu dia a dia. Fa més coses. Aquesta persona no treballa només pel teu projecte. Llavors cal negociar això i a més, negociar en el bon sentit de la paraula. Tu fins a on podries arribar? És que és massa temps per mi. Jo ho hauria de fer més ràpid. Com ho veus? Com ho podem solucionar? I si et poso alguna altra persona, això t'aniria bé? Aquest és el joc, una mica, de la negociació.

PRESENTADORA: Agafar un compromís entre ambdues parts no és anar a comprar unes sabates que ja estan fetes. Clar és que és allò que dius. El temps de l'altra és important.

MARC AMBIT: Exactament, és una cosa que s’ha de respectar.

PRESENTADORA: És una cosa que no ho tenim en compte a l'hora de fer una cosa que no està feta. Clar, clar.

MARC AMBIT: Mira, de fet, deixa'm si puc afegir una qüestió que em sembla absolutament clau al respecte de la negociació, de la durada de la tasca i de com ens afecta, per si els plans finalment es compleixen o no. Tu imagina't que ara ens encarreguen una feina que és redactar un informe, un informe que ja has fet moltes vegades i el coneixes. És un informe una mica dens i has de calcular quant de temps necessites per entregar-lo. I doncs, mira, anem a pensar. És un informe que he fet diverses vegades i ho sé, per les altres vegades que l'he fet, que amb quatre hores teclejant. l'informe està fet. Llavors dius: val, quatre hores teclejant. M'agafo una mica de marge. Posa-li tres o quatre horetes més. Doncs mira, quatre i quatre, vuit hores, un dia. És a dir, si m'ho encarregues avui, demà t'ho puc entregar. D'acord? Aquest seria el punt de partida. Llavors, què passa amb això? Primera possibilitat. Primer escenari: demà, que és el dia que has de fer l'informe, a les 8 del matí que entres a treballar, t'hi poses, a treballar-ho. Llavors fas una hora, dues hores, teclejant tres, quatre hores i a les 12 ja ho tens fet i està entregat a mig matí i ja està, la resta del dia a gaudir! Això no ha passat mai a la vida. Això no li ha passat mai a ningú. Per què no? Perquè a les 8 del matí no t'hi posaràs. I perquè, a més a més, a les onze esmorzaràs, a les dotze estaràs amb la inspiració que no hi serà, trucaran per telèfon i para-ho tot que no sé què ha passat, etcètera. Llavors, què passa? Que per això dèiem allò de la negociació que hem de saber com col·locar aquestes quatre hores al llarg d'aquest termini que ens hem donat nosaltres mateixos de vuit hores o d'una jornada per tal de poder-lo començar quan puguem, que potser a primera hora no ens hi posarem, ens hi posarem a segona hora, les interrupcions. Hem de gestionar una mica tot això.

PRESENTADORA: Doncs ja portem quatre passos de la planificació. I ara què?

MARC AMBIT: Efectivament, ja tenim els quatre primers passos que són: la definició de totes les tasques que necessitem, les predecessores o dependències que tenen entre elles, els recursos que calen i el temps que cal per fer-les. Amb aquests quatre ja tenim tot el que necessitem per fer un diagrama de Gant, que es diu així. Un diagrama de Gant (que és un senyor que es deia així i que es va inventar una cosa que, encara que només sigui de veu, segur que quan l'expliqui tothom ho visualitza) són aquelles barretes de colorins que es col·loquen damunt. Molta gent ho fa amb un Excel, això sí. Es trascta de posar-ho damunt d'un panell on a la franja inferior hi ha el temps. I aquestes barretes de Gant el que fan és explicar el termini en el qual es desenvolupa cada tasca. I així, gràficament, per entendre'ns, doncs veus la teva planificació perquè, si no, només veus numerets i dates i no és massa clar.

PRESENTADORA: Sí, sí.

MARC AMBIT: I només anava a dir que el diagrama de Gant és una de les tècniques, per dibuixar això, a vegades en diem cronograma. Però hi ha diverses maneres de representar gràficament la feina, la planificació en el temps.

PRESENTADORA: I això en quin suport ho fem? Vull dir, no hi ha pas alguna eina informàtica que ens pugui ajudar a dibuixar-lo?

MARC AMBIT: I tant. Afortunadament en tenim moltíssimes, eh? I de fet és una cosa que recomano molt a la gent, precisament, que les faci servir perquè li donarà molta més potència i quasi l’obligarà a treballar millor les planificacions. Mira, per exemple, tenim una que és una eina molt coneguda, probablement de les millors que hi ha en el mercat, que es diu Microsoft Project. Llavors, clar, és de pagament i barata tampoc no és. Però en qualsevol cas és una molt bona eina per planificar. Tinc molts clients meus que no volen pagar tots aquests diners perquè a més, clar, tot això ho pagues per llicències. Per tant, si tens vint persones fent projectes, has d'anar fent números. Llavors hi ha qui busca una alternativa gratuïta. Per exemple, un que es diu ProjectLibre.com i us el podeu descarregar i és gratuït. Que no és tan bo com el Microsoft Project? No. Que és boníssim? Sí, també. Molts projectes jo els faig només amb aquest i vaig sobrat.

PRESENTADORA: Tu abans em deies que avui parlaríem dels germans Marx, eh? S'està acabant l’episodi i encara han sortit. Què passa amb això?

MARC AMBIT: Parlem-hi. Mira, hi ha una escena dels germans Marx, no sé quina pel·lícula és, que estan en un camarot. No sé com es diu, però que hi ha molta gent que vol entrar, no para d'entrar. Hi ha un moment en què em sembla que és el Groucho que diu: “Más madera”, no sé si en català el doblatge era més fusta. Doncs mira, a mi m'agrada treure aquest tema dels germans Marx quan parlem de planificació, perquè cal que qui lidera els projectes i qui lidera les organitzacions sigui conscient que el que no podem fer és passar-nos de càrregues de feina amb la gent. És a dir, que si comencem a acumular feina i a llençar-la, si ho pots veure una mica en vertical, sembla com que algú des de dalt de tot de la jerarquia deixa caure la feina, és com deixar caure paquets de feina que li van caient al cap dels altres i els altres els van entomant com poden. Llavors, clar, si ho fem així, si no regulem aquesta càrrega, seguint una mica el tema dels germans, el que cremarà no serà la fusta el que cremaran seran les persones. Hem de saber controlar la càrrega de feina que anem deixant anar. I en les planificacions precisament podem fer això. Podem tenir en compte aquestes càrregues i no llençar-li tota la feina al damunt a les persones, perquè som humans.

PRESENTADORA: Es tracta d'evitar cremar bona gent fent projectes o qualsevol cosa. Per tant, bona cosa això dels germans Marx.

MARC AMBIT: És veritat que la gent es crema molt amb els projectes, perquè som molt exigents, perquè hi ha molts objectius, amb terminis molt curts i si les planificacions no estan ben fetes, doncs clar, també la gent al final s'acaba agobiant perquè no es compleixen els terminis. Sempre estàs corrent, corrent, corrent, amb molta pressió. De fet, hi ha una distinció que jo crec a que molta gent li ajudarà. No és el mateix, encara que ho sembli, els imprevistos que els imprevisibles. S'ha de pensar.

PRESENTADORA: A veure, crec que sí que ho entenc.

MARC AMBIT: Que és un imprevist?

PRESENTADORA: Una cosa que no esperava que passaria.

MARC AMBIT: És una cosa que no has previst i, per tant, no ens eximeix de cap responsabilitat. Si no l’has previst és cosa teva, l'hauries d'haver previst. Altra cosa són els imprevisibles. Posa per cas una pandèmia. Home, doncs tu estaves fent una planificació a principis de març del 2020. Ara ningú et vindrà a reclamar que no la vas complir perquè ningú podia preveure això. Ara, els imprevistos com a excusa fora. Hem de preveure totes les coses i incloure-les en la planificació, per descomptat.

PRESENTADORA: O sigui que, vist d'aquesta manera i contra tot pronòstic, es pot fer una planificació que després es compleixi. Jo no les tenia totes. Ja t'ho dic ara.

MARC AMBIT: Sí, sí, sí, perquè a més, mira, ara seré una mica injust perquè generalitzaré una mica, però culturalment parlant jo diria que a casa nostra no en tenim massa tradició. Ho dic el més elegantment que puc, d'acord? Cadascú que hi posi el que vulgui. No tenim massa tendència a, com diu un amic meu, invertir temps a estalviar-nos maldecaps després, llavors deixem que les coses flueixin una mica. Aquí sempre diem allò de “això és un pim-pam”. Un projecte no és un pim pam, és un projecte, és una cosa molt rumiada, pensada i amb una planificació que per això fèiem avui aquest episodi.

PRESENTADORA: Penso en el moment en què pinto casa meva. Jo soc de les que no poso la cinta, comences a posar-la i dius no cal. Ara ja sabem què hem de fer, què hem de planificar. I això és el que ens ha explicat l'episodi d'avui del pòdcast que ens ha fornit amb un munt de tècniques, d’habilitats i fins i tot de programari informàtic que ens ajuda a fer planificacions fiables, probablement un dels pals de paller de la disciplina de la gestió de projectes. Allò de posar, el que dèiem, el paperet del pintor.

Moltes gràcies Marc per acompanyar-nos en aquest trajecte. I moltes gràcies als nostres oients per seguir-nos i escoltar-nos. Us emplacem a retrobar-nos en el proper episodi, un de molt especial en què descobrirem una de les metodologies més noves i revolucionàries de la gestió de projectes dels darrers anys: la metodologia àgil o agile. I el Marc ens ha assegurat que és molt possible que molts oients aquest episodi sobre les metodologies àgils els canviï la manera d'aproximar-se als seus projectes.

Tot això, però, serà en el proper episodi. Fins llavors. Marc, moltes gràcies i salut i bons projectes!