Les memòries de gestió són un tipus de document tècnic que descriu aspectes significatius i d'interès d'un seguit d'actuacions desenvolupades i que s'utilitza molt freqüentment en les administracions públiques locals.
La finalitat d’una memòria de gestió pot ser diversa. Es tracta d’un instrument que pot ser necessari per:
-
Fer el seguiment d’actuacions complexes, com projectes o programes de llarga durada, com una eina de seguiment que permeti sistematitzar informació necessària per ajustar els processos de treball i assegurar l’assoliment dels resultats desitjats.
-
Retre comptes de la gestió efectuada a les diferents parts interessades i facilitar que aquesta pugui ser avaluada. En aquest vessant es pot incloure la justificació de finançament rebut per altres administracions, que també demana sovint la presentació d’una memòria, tot i que en molts casos sigui sobre un format prefixat.
-
Prendre decisions de caràcter estratègic. Ajuda que les persones responsables de la gestió (càrrecs electes, directius, comandaments…) puguin determinar quelcom com, per exemple, una reorientació de la forma de gestió d'un servei públic, o qüestions de caire operatiu, com podria ser l'assignació de recursos en el moment de l'elaboració d'un pressupost.
-
Millorar la gestió reflexionant sobre els resultats obtinguts i les actuacions desenvolupades per tal que el mateix equip de treball pugui posar en marxa processos per aconseguir-ho.
En qualsevol cas, la memòria de gestió és una eina que acostuma a ser molt significativa en la fase d’avaluació del procés genèric de gestió. Aquest procés, aplicable a qualsevol àmbit de l’Administració local, es basa en el clàssic cicle de millora continuada PDCA, acrònim en anglès dels verbs plan, do, check i act, que normalment es tradueixen per planificar, executar, controlar i avaluar.
La fase d’avaluació és aquella en què l’equip de treball analitza la informació disponible sobre com s’han dut a terme les diferents actuacions realitzades i extreu conclusions per a la millora: ajusta els objectius, redissenya els processos de treball o reformula els projectes, proposa millores organitzatives i de gestió dels recursos, etc.
Pel que respecta a la rendició de comptes, cal tenir present que les memòries de gestió encaixen perfectament amb l'obligació de transparència que tenen les administracions públiques, tal com es recull en la Llei 19/2014, de 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern. És per aquest motiu que un dels vehicles de difusió de les memòries són els anomenats «portals de transparència».
L'article 6 de la Llei 19/2014, de 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern, assenyala:
Article 6. Obligacions de transparència
1. Per fer efectiu el principi de transparència, els subjectes obligats han d’adoptar les actuacions següents:
a) Difondre la informació pública d’interès general d’una manera veraç i objectiva, perquè les persones puguin conèixer l’actuació i el funcionament de l’Administració pública i exercir el control d’aquesta actuació.
b) Garantir que la informació a què fa referència la lletra a) es difon de manera constant i s’actualitza permanentment, amb la indicació expressa de la data en què s’ha actualitzat per darrera vegada i, si és possible, de la data en què s’ha de tornar a actualitzar.
c) Organitzar la informació de manera que sigui fàcilment accessible i comprensible per a les persones i que es faciliti una consulta àgil i ràpida per mitjà d’instruments de cerca dotats de les característiques tècniques que ho garanteixin.
d) Ordenar temàticament la informació perquè sigui fàcil de localitzar de manera intuïtiva. Aquesta ordenació s’ha de fer, com a mínim, amb criteris temàtics i cronològics, seguint el quadre de classificació documental corporatiu –si se’n disposa– i incorporant-hi índexs o guies de consulta.
e) Facilitar la consulta de la informació amb l’ús de mitjans informàtics en formats fàcilment comprensibles i que permetin la interoperabilitat i la reutilització.
[…]
En qualsevol cas, en aquest manual es considera que la memòria de gestió és una eina pràctica per a la millora que ha de permetre l'avaluació del treball desenvolupat en el marc d'un determinat abast i durant un període de temps.
Dissortadament, els resultats i l'efectivitat que deriven d'aquests documents no sempre són proporcionals a l'esforç que comporta la seva elaboració. Sovint, a un procés laboriós de recollida i tractament de dades, redacció de textos explicatius, disseny de gràfics, taules i il·lustracions i edició més o menys sofisticada, segueix una lectura superficial, una interpretació parcial i un arxiu definitiu que poc tenen a veure amb l'esmentada vocació d'eina pràctica per a la millora.
Aquesta situació pot ser resultat de diferents deficiències que es poden produir en el procés d'elaboració de la memòria de gestió i que es podran evitar tenint en compte algunes de les recomanacions i orientacions que es proporcionen en aquest manual, que en conjunt pretenen aconseguir que la memòria sigui un document interessant i significatiu per a la persona que l'ha de llegir.
Aquest manual s’estructura en els sis apartats o blocs temàtics següents:
-
En el primer es proposa considerar l’elaboració de la memòria de gestió com un projecte, i per tant, emprendre els treballs que cal realitzar d’acord amb les fases de preparació, planificació, execució, control i avaluació.
-
En el segon apartat es tracten detalladament diferents aspectes relatius a com determinar correctament l’abast de la memòria.
-
En el tercer bloc s’examinen alguns punts clau amb relació als públics als quals volem adreçar la memòria de gestió, amb la finalitat que aquesta sigui un document significatiu per a ells i que els generi valor.
-
La quarta part està dedicada als continguts de la memòria. Lògicament, aquests continguts depenen de l’àmbit funcional de què es tracti, de l’abast i de la finalitat d’aquesta memòria, però es proposen alguns aspectes genèrics que poden ajudar a fer que l’estructura sigui clara i comprensible per als destinataris.
-
En el cinquè apartat es revisen alguns elements que cal tenir en compte pel que fa als aspectes formals de la memòria, des d’aquells més vinculats a l’estil i el llenguatge fins als components més visuals.
-
Finalment, el darrer bloc ofereix pautes i suggeriments respecte al darrer moment de confecció de la memòria de gestió: l’edició i la difusió del document final resultant.