Elaboració de memòries de gestió

L’elaboració d’una memòria de gestió es pot considerar com un més dels processos que s’han de desenvolupar des de qualsevol dels àmbits de gestió d’una Administració local. Tenint en compte les característiques d’aquest procés, una de les formes més adequades de dur-lo endavant és tractar-lo com un projecte.

Una definició acurada de projecte és la que proporciona la International Organization for Standardization (ISO) en la seva norma ISO 10006:2003 (existeix versió espanyola: UNE 66916:2003):

Així, doncs, en la definició exposada destacarem les característiques següents:

• Procés únic: Un projecte té com a finalitat produir un resultat singular, amb unes característiques individualitzades que el fan diferent i distingible de qualsevol altre. En conseqüència, tot i que es puguin seguir unes pautes i unes metodologies de treball estandarditzades, cada projecte concret s’ha de dissenyar i gestionar ex novo.

• Coordinació i control: Per aconseguir l’assoliment del resultat esperat (en el nostre cas, la memòria de gestió), cal que les activitats siguin controlades i coordinades, per tal de reduir al màxim la incertesa sobre els seus resultats i les característiques que aquests tindran.

• Límits temporals: Cada projecte té unes dates d’inici i d’acabament fixades.

Així, doncs, la confecció d’una memòria de gestió pot tractar-se com un projecte de treball, i com a tal, es pot planificar seguint el model de les fases estàndard d’un projecte qualsevol:

Tot seguit, proposem la definició de les fases del projecte d’elaboració d’una memòria de gestió.

Durant la fase d’iniciació o de preparació del treball de confecció de la memòria de gestió, l’objectiu principal és definir clarament la seva finalitat. Com s’ha vist a la introducció d’aquest manual, una memòria de gestió es pot fer per complir diferents finalitats (en ocasions, simultàniament): fer el seguiment d’actuacions complexes, retre comptes de la gestió, facilitar la presa de decisions a la direcció o donar suport als processos de millora.

És en aquesta fase on també s’estudiarà a quins públics ens volem adreçar, quines són les seves característiques i quines les seves necessitats i expectatives amb relació a la informació de gestió, ja que això condicionarà tant els continguts com els formats de la memòria.

Tenint en compte la finalitat i els públics destinataris, s’hauran de preveure d’entrada aspectes com la metodologia que s’emprarà o l’enfocament general del document. És important que durant aquesta fase es consensuïn amb les parts interessades tots aquests aspectes, sempre que sigui possible (per exemple, quan la memòria la demana la direcció de l’Administració local o un òrgan fiscalitzador).

Planificar consisteix a dur a terme les accions de previsió necessàries per tal de garantir que s’assolirà el resultat del projecte; en el nostre cas, que s’obtindrà una memòria de gestió amb les característiques determinades en la fase de preparació dins del termini previst.

Les accions més importants que s’han de realitzar són:

• Determinar l'abast de la memòria, tenint en compte la seva finalitat i els públics als quals es destina.
• Definir les dades i la informació que s’haurà d’obtenir i qui les haurà de proporcionar, tenint present que en molts casos aquestes dades hauran de ser subministrades per persones alienes a l’equip de treball (en ocasions, per tercers de fora de la mateixa organització).
• Concretar els formats que tindrà la memòria i els seus suports. En el cas que s’hagin de fer formats (com formularis) estandarditzats per tercers, caldrà revisar-los i aclarir qualsevol dubte.
• Establir quina serà l’estructura de continguts de la memòria, per complir amb els requisits que deriven de la seva finalitat.
• Determinar els recursos necessaris per a la confecció de la memòria, que poden incloure des de suports informàtics per al tractament de les dades, personal que hagi de fer anàlisis estadístiques, suport per al disseny i l’elaboració formal de la memòria, empreses per a l’edició i la difusió, etc. Sempre que calgui s’hauran de preveure els recursos pressupostaris adients.
• Determinar quan s’hauran de dur a terme les diferents accions d’elaboració de la memòria, començant per l’obtenció de la informació i seguint pel seu tractament, la redacció del document i la resta d’etapes de confecció.
• Assignar les tasques que calgui fer a l’equip de treball.

Pel que fa a la fase d’execució, en l’elaboració de la memòria de gestió podem distingir quatre moments:

• Obtenció i revisió de la informació, és a dir, disposar de totes les dades que es necessitaran per satisfer els objectius de la memòria, ja sigui de fonts pròpies o de tercers. Cal fer esment de la importància de verificar la qualitat (integritat, consistència i correcció) d’aquestes dades abans de donar-les per bones i incorporar-les a la memòria.

• Tractament de la informació. És en aquest moment quan es procedeix a la redacció material de la memòria, seguint l’estructura prevista en la fase de planificació (i revisant-la, quan sigui necessari, a la vista de la informació obtinguda): textos, quadres, gràfics, diagrames…

• Aplicació dels formats previstos segons les necessitats i tenint en compte els suports que es vulguin utilitzar per a la difusió de la memòria.

• Edició i difusió del document de la memòria, novament en funció de les característiques que s’hagin previst en la fase de preparació: suport digital, suport en paper, difusió electrònica, distribució física…

En la fase de control s’han de dur a terme les tasques necessàries per tal d’assegurar que la memòria no tindrà errors de contingut ni formals. Tot i que aquesta fase apareix després de l’execució, és convenient fer-la paral·lelament, abans de l’edició i difusió definitives. Es recomana que les tasques de control incloguin tres tipus de revisions:

• Una revisió completa per part de l’equip redactor.
• Una revisió per part de tercers que coneguin la matèria de la memòria però que no hagin participat en la seva redacció.
• Una revisió per part de les persones responsables de l’àmbit funcional que correspon a l’abast de la memòria, que han de donar la seva conformitat formal (aprovació) abans de l’edició definitiva.

No s’ha d’oblidar la necessitat de preveure una fase final d’avaluació de la memòria, que ha de servir perquè l’equip redactor sàpiga si s’han assolit les finalitats previstes en la fase de preparació del document, és a dir, si la memòria ha aconseguit els seus objectius amb efectivitat. Aquesta fase haurà de proporcionar la informació suficient per corregir i millorar tots els aspectes que calgui amb vista a una nova edició de la memòria en un nou cicle temporal de gestió.