Una memòria de gestió és un tipus de document tècnic que pot servir per diferents finalitats, normalment vinculades a l’avaluació d’actuacions que es fan des de l’Administració pública: rendició de comptes, presa de decisions, processos de millora de gestió, etc.
També és un dels mecanismes utilitzats per donar compliment a les obligacions de les administracions en matèria de transparència.
L’elaboració d’una memòria de gestió es pot enfocar com un projecte, ordenant les activitats que s’han de realitzar en cinc grans fases o etapes: iniciació o preparació del que ha de ser la memòria, planificació de les activitats que cal fer per obtenir-la, execució d’aquestes activitats, control dels resultats que s’obtenen i avaluació del resultat final.
Tenint en compte la finalitat de la memòria i els públics als quals s’adreça, s’haurà d’establir quin serà el seu abast, és a dir, el conjunt dels temes que s’hi volen tractar entre tots els possibles, des d’una perspectiva que pot ser funcional o organitzativa. També s’ha de definir l’abast temporal de la memòria, que estarà vinculat al cicle de gestió general de l’àmbit de què es tracti (un servei, un projecte, un programa…).
Els continguts de cada memòria dependran de les característiques de l’àmbit funcional a què es refereix i de l’abast que s’hagi determinat. Però en qualsevol cas és imprescindible que siguin rellevants i significatius per als públics destinataris i que responguin a les necessitats que deriven de la seva finalitat. Cal anar amb compte perquè no hi hagi un excés d’informació que acabi amagant allò que és més important. És important definir una estructura de contingut de la memòria clara i que en faciliti la consulta.
Així mateix, els aspectes formals de la memòria han de constituir un element d’ajuda per a la comprensió de les informacions que es volen traslladar, i no un factor generador d’errors o de distracció. Això afecta tant el llenguatge i el seu estil, com els aspectes vinculats al disseny i la imatge del document.
Finalment, s’ha de pensar també quins seran els suports més efectius per a l’edició de la memòria i els canals de difusió més adequats perquè arribi als públics destinataris.