El primer repte que hem d’afrontar en el procés d'elaboració d'una memòria de gestió és decidir-ne l'abast, és a dir, el conjunt de temes sobre els quals volem oferir informació. Es tracta d'una qüestió molt important, ja que condicionarà tot el treball que s'ha de fer posteriorment. Vegem-ho amb una activitat:
La regidora delegada de Serveis Socials de l'Ajuntament ha cridat a la cap de secció d'Acció Social al seu despatx per repassar alguns dels assumptes en curs. Entre altres, s'ha interessat per la convocatòria del Consell sectorial de participació ciutadana sobre assumptes socials, el Consell de benestar social.
-
Durant el primer trimestre de l'any s'hauria de fer la primera reunió anual del Consell, explica la regidora.
-
Tenia previst fer la convocatòria per a la segona quinzena del mes de març; així tindrem prou temps per preparar els temes que s'han d'incloure en l'ordre del dia, respon la tècnica.
-
Em sembla molt bé. Recorda, però, que en aquesta reunió vull presentar la memòria de gestió de l'any passat.
-
És cert, va ser un compromís de la darrera sessió del Consell, el passat mes de novembre. La veritat és que encara no he començat a treballar-hi. Quines indicacions tens?
-
Bé, no ho sé. Hauria d'explicar tot el que s'ha fet des de la Regidoria durant l'any passat, com més detallat millor… Però, en tot cas, ho hauries de preparar i fer-me una proposta.
-
Tot el que s'ha fet durant un any és molta informació… D'alguna manera caldrà seleccionar-la i ordenar-la. D'acord, deixa'm que hi pensi i et dic alguna cosa.
Un encàrrec com aquest és habitual en molts àmbits de l'Administració local i situa les persones que ocupen llocs de treball amb responsabilitat davant la necessitat de definir quin serà l'abast de la memòria de gestió.
Per reflexionar sobre l'abast de la memòria, us suggerim que seguiu les passes que va fer la cap de secció d'Acció Social:
-
Penseu un instant sobre quina és la missió o l’objectiu fonamental del departament on s’ubica el vostre lloc de treball.
-
A continuació, elaboreu una llista amb totes les activitats que es duen a terme des del departament per desenvolupar aquesta missió.
-
Fixeu-vos tot seguit en quina és la finalitat d’aquestes activitats i identifiqueu les que en tenen una de comuna (per exemple, les que es fan per aconseguir un mateix impacte determinat).
-
Finalment, identifiqueu quines d’aquestes activitats creieu que són serveis, tant si es presten a la ciutadania com si són interns.
Amb aquest exercici heu fet un petit repàs de les actuacions que es duen a terme des de l’àmbit organitzatiu (departament) en què s’enquadra el vostre lloc de treball.
Reviseu les notes que heu escrit.
-
Heu detectat una única missió?
-
Es troben totes les activitats relacionades per una sola finalitat o es porten a terme actuacions amb objectius diferents?
-
Tot i que normalment parlem de forma genèrica de serveis públics, creieu que totes les activitats que heu transcrit són pròpiament serveis?
Abans de treballar el contingut de la memòria de gestió, s’ha de decidir quins seran els temes sobre els quals s’informarà el públic destinatari. Bàsicament, es poden adoptar dues perspectives:
-
Perspectiva orgànica. En aquest cas, la memòria es referirà a un àmbit organitzatiu determinat de l’Administració de què es tracti: una àrea, una unitat o departament, una regidoria…
-
Perspectiva funcional. Des d’aquest punt de vista, l’accent no es posa en l’organització, sinó en les actuacions que es porten a terme per aconseguir determinades finalitats, independentment dels departaments que hi intervinguin.
Una memòria de gestió es pot elaborar per oferir informació sobre un determinat àmbit organitzatiu o sobre un conjunt coherent d’activitats.
En general, la perspectiva funcional acostuma a ser més aconsellable quan la memòria va destinada a un públic extern (com, per exemple, el consell sectorial de participació que s'esmentava en l'activitat), ja que aquest públic sempre està més interessat en les actuacions de l'Administració i en el valor que aquestes generen que en els aspectes organitzatius, que normalment preocupen més els gestors interns.
Des d'aquest punt de vista funcional, una memòria de gestió pot recollir informació sobre:
-
Tot un àmbit competencial de l'Administració local.
-
Una política pública, entesa com un conjunt d’objectius, decisions i accions que porta a terme un govern per solucionar uns problemes o aprofitar unes oportunitats que en un moment determinat es consideren prioritàries per als actors que determinen l’agenda política i que impliquen diversos agents institucionals i ciutadans.
-
Un o més programes, concrecions de les polítiques públiques que consisteixen en un paquet coherent d’actuacions que persegueixen un mateix objectiu.
-
Les actuacions realitzades, que són les unitats mínimes d’execució dels programes per tal d’assolir un o més objectius específics.
Tradicionalment, les formes d’actuació de les administracions públiques s’han classificat en quatre tipus:
-
Execució d’obres
-
Intervenció administrativa en l’activitat privada que afecta interessos públics (control, regulació, supervisió, inspecció, sanció…)
-
Foment i promoció d’activitats per part de tercers
-
Prestació de serveis públics
Les actuacions poden tenir també el caràcter de projectes en el cas que tinguin uns terminis d’execució (inici i acabament) concrets i uns objectius singulars.
Tenint tot això en compte, una memòria, des de la perspectiva funcional, podria abastar un conjunt d’actuacions relacionades que donen resposta a les necessitats derivades d’una política pública o, més restringidament, d’un programa d’actuació.
En qualsevol cas, s’ha d’assegurar que l’abast de la memòria tingui significació suficient per als públics als quals es vol adreçar: no sempre allò que és significatiu per als que elaboren la memòria ho és per als seus destinataris.
Exemples de memòries de gestió amb una perspectiva funcional són:
-
Memòria sobre les infraestructures viàries i els equipaments de titularitat municipal (competència)
-
Memòria del servei (obligatori) de recollida de residus
-
Memòria del programa d'actuació (transversal) de gent gran
-
Memòria de la creació d’una nova escola bressol municipal (projecte)
-
Memòria de l'execució del pla de mobilitat del municipi
Després de reflexionar sobre l'encàrrec que li havia fet la regidora, la cap de secció d'Acció Social de l'Ajuntament va decidir enfocar la memòria de gestió des d'una perspectiva funcional, prenent com a base la Cartera de serveis socials de competència municipal, que es defineix a partir del que estableix el Decret 142/2010, d'11 d'octubre, pel qual s'aprova la Cartera de serveis socials 2010-2011.
Així, va definir la informació que havia d’incloure a la memòria en els blocs següents:
-
Aspectes generals dels serveis socials municipals
-
El servei bàsic d’atenció social
-
Serveis d’atenció domiciliària
-
Servei de centre obert
-
Altres prestacions dels serveis socials
-
Qualitat i millora del servei
-
Treball en xarxa i participació
Lògicament, a banda de l'abast orgànic i de l'abast funcional, la memòria de gestió ha de tenir un abast temporal. Aquest abast temporal s'haurà de determinar tenint en compte la finalitat de la memòria, però normalment comprendrà tot un cicle anual i estarà relacionat amb el cicle pressupostari.